Die luxemburgische Niederlassungserlaubnis ist die Gewerbeberechtigung, französisch autorisation d'établissement: Jede gewerbliche, handwerkliche, industrielle oder bestimmte freiberufliche Tätigkeit braucht sie. Beantragt wird sie online über Guichet.lu beim Wirtschaftsministerium. Sie ist an eine Tätigkeit und eine Adresse gebunden.
Das Niederlassungsgesetz verlangt die Berechtigung von jeder natürlichen oder juristischen Person, die haupt- oder nebenberuflich eine gewerbliche, handwerkliche oder industrielle Tätigkeit ausübt, außerdem für bestimmte freie Berufe. Betroffen sind also die S.à r.l., die ein Geschäft eröffnet, ebenso wie der Berater, der in eigenem Namen fakturiert. Berufe mit eigenem Regime, etwa bestimmte Heil- oder Rechtsberufe, unterstehen zusätzlich ihren Aufsichtsstellen, die gesondert zu fragen sind.
Die Gewerbeberechtigung ist weder mit der Handelsregistereintragung noch mit der Mehrwertsteuernummer identisch. Es handelt sich um drei getrennte Verfahren bei verschiedenen Stellen mit je eigenen Voraussetzungen. Viele Gründer stellen erst spät fest, dass ihre Gesellschaft rechtlich existiert, aber noch nicht tätig werden darf. Prüfen Sie deshalb schon bei der Formulierung des Gesellschaftszwecks, dass jede geplante Tätigkeit von der künftigen Berechtigung gedeckt ist.
Hinzu kommt, dass manche Tätigkeiten zusätzlich besondere Zulassungen verlangen, etwa im Finanzsektor, im Gesundheitswesen oder im Transportgewerbe. Diese Genehmigungen werden von anderen Stellen erteilt und laufen neben der Gewerbeberechtigung. Wer mehrere Tätigkeiten kombiniert, sollte vorab ein Verzeichnis aller erforderlichen Erlaubnisse erstellen und deren Reihenfolge klären, damit keine Genehmigung die andere blockiert.
Der Antragsteller muss berufliche Zuverlässigkeit nachweisen, die sich unter anderem aus Vorstrafen und der finanziellen Lage ergibt. Zudem ist die für die Tätigkeit erforderliche Qualifikation zu belegen, je nach Branche durch Abschluss, Zertifikat oder Berufserfahrung. Bei einer Gesellschaft werden diese Voraussetzungen in der Person der leitenden Führungskraft geprüft, die einen echten Bezug zum Unternehmen haben und tatsächliche Entscheidungsbefugnis besitzen muss.
Das Erfordernis der tatsächlichen Leitung wird von ausländischen Konzernen, die eine Tochter gründen, oft unterschätzt. Ein rein formaler Geschäftsführer ohne Präsenz und Befugnisse riskiert die Ablehnung. Wenn Sie eine eigene Führungskraft einstellen, achten Sie darauf, dass ihr Profil zur Tätigkeit passt und ihr Vertrag echte Verantwortung widerspiegelt. Das Ministerium kann vor der Entscheidung ergänzende Unterlagen verlangen.
Dabei zählt auch der Nachweis, dass die Leitung nicht nur formal, sondern in der Praxis erfolgt: regelmäßige Anwesenheit, Entscheidungsbefugnis über Einkauf, Verkauf und Personal sowie eine Vergütung, die der Verantwortung entspricht. Verwaltungen achten darauf, dass der benannte Leiter nicht gleichzeitig in zahlreichen weiteren Gesellschaften als bloßer Strohmann auftritt.
Der Antrag wird über das Portal Guichet.lu gestellt, mit Ausweisen, Strafregisterauszügen, Diplomen oder Bescheinigungen, der Satzung der Gesellschaft und Angaben zum Sitz. Die Akte nennt die angestrebte Tätigkeit und die Betriebsadresse. Nach Abschluss der Prüfung erhalten Sie die Berechtigung als offizielles Dokument, das Sie für Bankkonto, Mehrwertsteuer-Anmeldung oder Ausschreibungen benötigen.
Die Bearbeitungsdauer hängt von der Vollständigkeit der Akte und der Auslastung der Verwaltung ab; planen Sie den Verkaufsstart deshalb nicht auf Grundlage einer optimistischen Annahme. Bewahren Sie Kopien aller eingereichten Unterlagen und des Schriftwechsels auf, denn das Ministerium kann nacheinander Rückfragen stellen. Erfordert die Tätigkeit besondere Räume, etwa Werkstatt oder Lager, prüfen Sie zusätzlich kommunale Genehmigungen für die Nutzung des Gebäudes.
Rechnen Sie außerdem mit einem Rückfragezyklus. Häufig verlangt die Verwaltung eine Klarstellung zur Qualifikation des Leiters oder zur Art der Räume. Antworten Sie schriftlich, vollständig und zügig, und verweisen Sie auf die entsprechenden Anlagen. Jede unvollständige Antwort verlängert das Verfahren um eine weitere Runde und verschiebt den Starttermin Ihres Geschäfts.
Die Berechtigung gilt für eine bestimmte Tätigkeit und einen bestimmten Ort. Wer einen weiteren Geschäftszweig aufnimmt, den Sitz verlegt oder die Leitung wechselt, muss unter Umständen eine Änderung oder einen neuen Antrag stellen. Wachsende Unternehmen, die ohne Mitteilung umziehen, übersehen das oft. Richten Sie einen internen Kontrollpunkt ein: Jeder Gesellschafterbeschluss zu Zweck, Sitz oder Geschäftsführung löst die Frage nach der Berechtigung aus.
Bei Einstellung der Tätigkeit oder Tod des Leiters gelten je nach Lage besondere Regeln. Für strukturelle Änderungen wie Verschmelzung oder Verkauf eines Geschäftsbetriebs holen Sie vor der Unterzeichnung eine schriftliche Auskunft ein. Eine Tätigkeit ohne gültige Berechtigung zieht Sanktionen nach sich und schwächt abgeschlossene Verträge. Ihr Berater oder die zuständige Direktion des Ministeriums klärt Grenzfälle.
Auch bei einem Inhaberwechsel der Gesellschaft sollten Sie prüfen, ob die Berechtigung weiterhin trägt. Wechselt der Gesellschafterkreis, ohne dass sich Leitung und Tätigkeit ändern, bleibt sie oft bestehen; ein Wechsel der verantwortlichen Führungskraft ist dagegen regelmäßig meldepflichtig. Lassen Sie die Einzelheiten vor dem Vollzug einer Übernahme von Ihrem Berater beurteilen.
Stellen Sie von Anfang an eine vollständige Akte zusammen: Ausweiskopien, aktuelles Führungszeugnis, gegebenenfalls übersetzte Diplome, Lebenslauf mit Erfahrungen, Satzung oder Entwurf, Miet- oder Domizilierungsvertrag und eine genaue Tätigkeitsbeschreibung. Ausländische Unterlagen können Beglaubigung oder eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer erfordern, was Wochen kostet. Planen Sie diese Formalitäten ein, statt sie erst bei der Rückfrage der Verwaltung zu entdecken.
Die größte Zeitfalle ist die Verwechslung paralleler Verfahren. Die Registereintragung kann voranschreiten, während die Berechtigung geprüft wird, doch die tatsächliche Tätigkeit muss auf die Entscheidung warten. Informieren Sie Kunden über einen bedingten Starttermin und vermeiden Sie feste Verträge vor Erhalt des Dokuments. Hängt eine Einstellung von der Tätigkeit ab, orientieren Sie sich an der Antwort der Verwaltung und nicht an Ihrem internen Plan.
Behalten Sie die Berechtigung als Teil Ihrer Compliance-Akte im Blick: Legen Sie sie zusammen mit Registerauszug, Satzung und Mehrwertsteuerbescheid ab und prüfen Sie einmal jährlich, ob Tätigkeit, Adresse und Leitung noch dem Wortlaut entsprechen.
Mit der Berechtigung kann die Gesellschaft die Mehrwertsteuer-Registrierung beantragen und zu fakturieren beginnen. In 4invoices tragen Sie die Firmendaten und die Mehrwertsteuernummer selbst ein, das Produkt erzeugt PDF-Rechnungen mit Archiv; Berechtigung und Nummer prüft es nicht bei den Behörden. Die Verantwortung für die behördliche Konformität bleibt bei Ihnen und Ihrem Treuhänder.
Damit Fristen bei Änderungen der Tätigkeit oder zu erneuernde Unterlagen nicht untergehen, können Sie eigene Erinnerungen formulieren und per SMS oder E-Mail über 4notify verschicken. Das ist kein automatischer Verwaltungskalender: Er wird nicht von Behörden gespeist. Eine einfache interne Übersicht, die bei jeder Gesellschafterversammlung überprüft wird, genügt oft, um laufende Berechtigungen im Griff zu behalten.
Ohne Erlaubnis darf das Unternehmen rechtlich keine Rechnungen stellen.
Die Erlaubnis beantragen Sie über Guichet.lu. Danach tragen Sie Ihre MwSt.-Nummer in 4invoices ein, das Rechnungen als PDF erstellt; Erlaubnis und Nummer werden nicht geprüft.
Verlängerungen und Tätigkeitsänderungen werden nicht verfolgt.
Verwaltungsfristen behalten Sie selbst oder mit Ihrem Treuhänder im Blick. Selbst verfasste Erinnerungen können Sie per SMS oder E-Mail aus 4notify versenden; automatische Behördenerinnerungen gibt es nicht.
Die ausgeübte Tätigkeit geht über die ursprünglich erteilte Berechtigung hinaus.
Fragen Sie vor einer Erweiterung oder einem Umzug das Ministerium, ob eine Änderung nötig ist; die Berechtigung ist an Tätigkeit und Adresse gebunden.
Der Antrag wird online über Guichet.lu an die zuständige Direktion des Wirtschaftsministeriums gestellt. Beizufügen sind Ausweise, Strafregisterauszug, Qualifikationsnachweise und die Satzung der Gesellschaft. Nach Erteilung dient die Berechtigung als Referenz für Folgeschritte, insbesondere Mehrwertsteuer und Eröffnung eines Geschäftskontos. Das Verfahren ist online abzuwickeln. Das Dokument gilt als Nachweis gegenüber Banken.
Das hängt von der Tätigkeit ab. Gewerbliche, handwerkliche und industrielle Tätigkeiten sind erfasst, ebenso bestimmte freie Berufe. Reglementierte Berufe können einem anderen Regime mit eigener Kammer unterliegen. Fragen Sie vor der ersten Rechnung die zuständige Stelle, ob Ihre Tätigkeit die Berechtigung verlangt und in welcher Form. Reglementierte Berufe haben eigene Regeln.
Nein, sie ist an Tätigkeit und Adresse gebunden. Eine Sitzverlegung oder Erweiterung der Tätigkeit kann eine Änderung oder neuen Antrag erfordern. Informieren Sie das Ministerium vor dem Umzug, denn eine Tätigkeit an einer nicht gedeckten Adresse führt zu Sanktionen und erschwert Bank- und Vertragsbeziehungen. Eine Auskunft der Verwaltung gibt Sicherheit.
Grundsätzlich nicht: Die Ausübung setzt die Berechtigung voraus. Sie dürfen das Unternehmen vorbereiten, Verträge unter Bedingung verhandeln und den Start organisieren, doch die Fakturierung einer genehmigungspflichtigen Tätigkeit verlangt das Dokument. Bei Zweifeln fragen Sie die Verwaltung schriftlich, statt ein Risiko einzugehen. Warten Sie die Entscheidung ab. Eine schriftliche Bestätigung schafft Klarheit.
Infoseite: PDF-Rechnungen mit manuell eingetragener MwSt.-Nummer.
