Chứng từ nguồn — hóa đơn, phiếu thu, sao kê ngân hàng — nằm rải rác trong email, Zalo và file Excel riêng lẻ. Công ty kế toán phải yêu cầu từng tài liệu trước mỗi kỳ nộp báo cáo.
Kho lưu trữ tài liệu số có cấu trúc với hóa đơn và phiếu thu được phân loại tự động — công ty kế toán được chỉ định có thể truy cập trực tiếp mà không cần yêu cầu từng tài liệu.

