Fatturazione elettronica 2026 — Cosa devono sapere le PMI italiane
Guida completa all'obbligo di fatturazione elettronica B2B, B2G e forfettario
L'Italia è stata pioniera europea della fatturazione elettronica: dal 2019 obbligatoria per B2G, dal 2020 per B2B tra soggetti P.IVA, dal 2024 estesa al regime forfettario sopra €25.000 di fatturato. Dal 2026 anche i forfettari sotto soglia rientrano nell'obbligo. Questa guida spiega come funziona FatturaPA, il ruolo dello SdI (Sistema di Interscambio), il Codice Destinatario, la conservazione sostitutiva e i passi pratici che ogni PMI italiana deve compiere per essere conforme.
Cos'è FatturaPA e come funziona lo SdI
FatturaPA è il formato XML pubblicato dall'Agenzia delle Entrate per la fatturazione elettronica italiana. Tutte le fatture devono essere emesse in formato XML e inviate allo SdI (Sistema di Interscambio), il nodo centrale gestito dall'AdE. Lo SdI verifica la sintassi del file, la coerenza dei dati anagrafici (P.IVA, codice fiscale) e poi recapita la fattura al destinatario. Il destinatario può essere identificato tramite il Codice Destinatario (7 caratteri) per chi ha un canale telematico, oppure tramite indirizzo PEC. Per i privati e i forfettari sotto soglia, il codice convenzionale 0000000 indica che la fattura sarà disponibile nell'area riservata AdE del destinatario.
Obblighi 2025-2026 e regime forfettario
Dal 1° gennaio 2024 il regime forfettario sopra €25.000 di fatturato è entrato nell'obbligo di fatturazione elettronica B2B. Dal 1° gennaio 2026 anche i forfettari sotto questa soglia sono obbligati ad emettere fatture elettroniche. Il forfettario continua ad applicare il bollo virtuale €2 per fatture sopra €77,47 esenti IVA, gestito tramite invio trimestrale all'AdE. Le sanzioni per fatturazione non conforme partono da 90% dell'IVA evasa per omessa fattura, fino a 180% per fatture false. È quindi essenziale arrivare al 2026 con un software conforme e con i clienti correttamente censiti con Codice Destinatario o PEC.
Conservazione sostitutiva e archivio decennale
La normativa italiana (D.M. 17 giugno 2014 e CAD) obbliga alla conservazione sostitutiva digitale di tutti i documenti fiscali — fatture elettroniche incluse — per 10 anni. La conservazione deve avvenire tramite un sistema certificato AgID, con marca temporale apposta al pacchetto di conservazione, firma del responsabile della conservazione, audit log immodificabile di ogni accesso. Molte software house offrono conservazione esternalizzata (a costo), ma soluzioni come 4b2b la includono nativamente nel canone senza limiti di volume.
Checklist pratica — cosa fare ora
1) Validare la P.IVA di tutti i clienti via AdE (per italiani) o VIES (per UE) ed inserire correttamente Codice Destinatario o PEC. 2) Verificare che il software gestionale generi XML FatturaPA conforme alle ultime specifiche AdE (versione 1.7+). 3) Configurare invio diretto allo SdI (no più intermediari onerosi). 4) Attivare conservazione sostitutiva conforme AgID. 5) Per il regime forfettario, prepararsi all'obbligo 2026 con tempo — chi arriva impreparato rischia sanzioni dal primo giorno. 6) Formare i collaboratori amministrativi sulla gestione delle ricevute SdI (consegnata, mancata consegna, scarto) e su come rispondere a ciascuna.
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Domande frequenti
Devo emettere fatture elettroniche se sono forfettario?
Dal 1° gennaio 2024 i forfettari sopra €25k di fatturato hanno l'obbligo. Dal 2026 anche quelli sotto soglia. Le sanzioni per omessa fatturazione elettronica partono da 90% dell'IVA evasa.
Cos'è il Codice Destinatario?
È un codice di 7 caratteri assegnato dall'AdE che identifica un canale telematico di ricezione delle fatture. Le aziende che hanno un proprio sistema gestionale lo richiedono per riceverlo (0000000 + PEC è la convenzione per chi non lo ha).
Posso usare la PEC al posto del Codice Destinatario?
Sì. Per i clienti senza Codice Destinatario puoi usare la loro PEC come canale di recapito. Il sistema SdI riconosce automaticamente l'indirizzo PEC e consegna la fattura.
Cosa succede se lo SdI scarta una fattura?
Riceverai una ricevuta di scarto con motivazione (errore sintattico, P.IVA non valida, ecc.). Hai 5 giorni per correggere e reinviare, mantenendo la data emissione originaria. Se non corregga in tempo, la fattura non è emessa.
Le fatture sotto €77,47 sono esenti dal bollo virtuale?
Sì. Il bollo virtuale €2 si applica solo a fatture sopra €77,47 esenti IVA (es. forfettari, esportazioni). Il versamento è trimestrale tramite F24 al codice tributo 2501.
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