Conservazione sostitutiva — 10 anni a norma AgID
Come conservare digitalmente fatture e documenti fiscali
La conservazione sostitutiva digitale è il processo, normato dalla legge italiana (D.M. 17 giugno 2014, CAD, Linee guida AgID), che permette di sostituire con tutta validità giuridica la conservazione cartacea di documenti fiscalmente rilevanti. Per le PMI italiane è obbligatoria per le fatture elettroniche emesse e ricevute (10 anni minimo) e fortemente raccomandata per tutti gli altri documenti fiscali. Questa guida spiega come funziona la conservazione sostitutiva, quali sono i requisiti tecnici e legali, e come scegliere un fornitore.
Cos'è e quando è obbligatoria
La conservazione sostitutiva è il processo digitale che garantisce nel tempo l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e la reperibilità di un documento informatico. È obbligatoria per le fatture elettroniche (B2B, B2G e dal 2024/2026 forfettari) per 10 anni dalla data di emissione. È consigliata anche per: registri IVA, libro giornale, bilanci, modelli F24, dichiarazioni fiscali, contratti, lettere d'incarico, e qualsiasi documento che potrebbe servire in caso di verifica. Sostituisce a tutti gli effetti la conservazione cartacea (art. 2220 c.c.) e ha pieno valore probatorio in giudizio.
Pacchetti di conservazione e marca temporale
Tecnicamente, la conservazione sostitutiva funziona così: i documenti vengono raggruppati in pacchetti di versamento (PdV), trasformati in pacchetti di archiviazione (PdA) dal conservatore (firma digitale del responsabile + marca temporale TSA qualificata), poi conservati per il periodo richiesto. Al bisogno (verifica fiscale, contenzioso) si genera un pacchetto di distribuzione (PdD) che può essere esibito all'autorità. Le marche temporali vengono apposte annualmente sul pacchetto per garantirne l'integrità nel tempo. La marca temporale qualificata (TSA accreditata AgID) ha pieno valore legale ai sensi del regolamento eIDAS.
Responsabile della conservazione e manuale
Ogni soggetto che adotta la conservazione sostitutiva deve nominare un Responsabile della Conservazione (RdC) — può essere interno (un dipendente, il titolare per le ditte individuali) o esterno (outsourcing al conservatore). Il RdC è responsabile di: definire i flussi di conservazione (Manuale della Conservazione), supervisionare l'esecuzione, garantire l'idoneità del sistema di conservazione, gestire le richieste di esibizione. Il Manuale della Conservazione deve essere redatto e mantenuto aggiornato, descrivendo dettagliatamente il processo. È un documento esibibile in caso di verifica.
Come scegliere un conservatore accreditato AgID
L'AgID mantiene un elenco pubblico dei conservatori accreditati (agid.gov.it). I principali sono: InfoCert, Aruba, Namirial, Poste Italiane, Notartel, Comdata. Quando scegli, valuta: 1) costo (può essere a documento o a canone, attenzione ai costi nascosti come 'esibizione documento'), 2) capacità di gestire volumi (per chi emette 1000+ fatture/mese), 3) integrazione con il tuo software gestionale (alcuni sono nativi, altri richiedono export manuali), 4) reportistica e audit log. Alcune soluzioni SaaS moderne (come 4b2b) includono la conservazione AgID nativamente nel canone senza limiti di volume.
Domande frequenti
La conservazione è obbligatoria anche per le fatture ricevute?
Sì. Tutte le fatture elettroniche, sia emesse che ricevute, devono essere conservate per 10 anni in modalità sostitutiva. Se il fornitore te le manda via SdI, hai obbligo di conservarle anche tu.
Posso conservare le fatture su Drive/Dropbox?
No. Drive, Dropbox, e archivi non certificati AgID non rispettano i requisiti di conservazione sostitutiva. In caso di verifica, le fatture sarebbero considerate non conservate, con sanzioni e contestazioni.
Cosa succede se cambio conservatore?
Hai diritto al trasferimento dei tuoi documenti conservati verso un altro conservatore accreditato (portabilità). Il vecchio conservatore deve fornirti i pacchetti in formato standard. Spesso c'è un costo di trasferimento — valuta nei contratti.
Devo nominare un Responsabile della Conservazione esterno?
Non è obbligatorio. Il RdC può essere interno (es. il titolare per ditte individuali o un dipendente per società). L'importante è che sia formalmente nominato e che gestisca effettivamente il processo, con il Manuale della Conservazione.
Le marche temporali sono incluse nel costo?
Dipende dal conservatore. Alcuni le includono nel canone, altri le addebitano separatamente (es. €X per ogni marca temporale apposta). Verifica nei contratti prima di sceglierlo.
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