إصدار فاتورة ضريبية مستوفية للمتطلبات في الإمارات

وظيفة الفاتورة الضريبية

الفاتورة الضريبية هي المستند الذي ينقل ضريبة القيمة المضافة من المورّد إلى إقرار العميل. يستخدمها المورّد لإظهار مقدار الضريبة المحصَّلة على المبيعات، ويعتمد عليها العميل المسجل دليلًا لاسترداد ضريبة المدخلات. وإذا كانت بياناتها خاطئة فقد يُرفض استرداد العميل، ويتعرض المورّد لأسئلة عند المراجعة.

لهذا يطلب العملاء فاتورة مصححة قبل أن يدفعوا. وتكلفة قالب نظيف صغيرة، أما إعادة إصدار خمسين فاتورة بعد أن يرفضها محاسب العميل فليست كذلك.

وتفكر في الفاتورة كمستند يقرؤه ثلاثة أطراف: العميل ومحاسبك والهيئة. وإذا لم يستطع أحدهم متابعتها فقد فشلت حتى لو كانت الحسابات صحيحة. والبنك قد يطلبها أيضًا عند مراجعة حجم أعمالك، ولذا فإن حسن إعدادها فائدته أوسع من الضريبة وحدها.

وتذكّر أن الفاتورة ليست إجراءً شكليًا عند البنوك وشركات التمويل أيضًا، فهي مستند الإثبات الأول لوجود بيع حقيقي بقيمة محددة بين طرفين محددين. وعندما تُعرض عليها مستندات لتمويل أو لتجديد تسهيلات تبدأ غالبًا بمقارنة الفواتير بالمبيعات المسجلة في الإقرار الضريبي.

البيانات الواجب إظهارها

وفق قواعد ضريبة القيمة المضافة في الإمارات تُظهر الفاتورة الضريبية الكاملة عادةً عبارة فاتورة ضريبية في مكان واضح، واسم المورّد وعنوانه ورقمه الضريبي، واسم العميل وعنوانه ورقمه الضريبي إن كان مسجلًا. وتتضمن رقمًا متسلسلًا يحددها بشكل فريد، وتاريخ الإصدار، وتاريخ التوريد إذا اختلف، ووصفًا واضحًا لما جرى توريده.

وتبيّن في كل بند الكمية وسعر الوحدة وأي خصم ونسبة الضريبة ومبلغها، ثم الإجماليات. ويجب أن يظهر مبلغ الضريبة والإجمالي بالدرهم حتى لو كانت الفاتورة التجارية بعملة أخرى. اقرأ اللائحة التنفيذية أو اسأل مستشارك قبل تثبيت القالب، فالمتطلبات تختلف في بعض الحالات كالمبيعات الصغيرة.

واطبع فاتورة تجريبية واقرأها كما يقرؤها محاسب العميل. ثم اطلب من شخص من خارج المالية أن يشرح لك ما بيع ولمن وبكم وكم الضريبة؛ فإن تردد فالقالب يحتاج تسميات أوضح وعناصر زخرفية أقل.

وإذا كنت تبيع لعملاء من أفراد لا يسجلون في الضريبة فاسأل مستشارك هل تنطبق صيغة مبسطة للفاتورة على مبيعاتك، فالقواعد تعرف أنواعًا مختلفة من الفواتير بحسب العميل وقيمة العملية. ولا تفترض أن القالب الكامل يناسب كل بيع.

وللبيع إلى عميل خارج الدولة أو داخل منطقة محددة أو بالاحتساب العكسي ملاحظات إضافية يجب أن تظهر على الفاتورة، فاسأل مستشارك عن العبارات المطلوبة لكل حالة بدل الاعتماد على قالب واحد.

الترقيم والتواريخ وتاريخ التوريد

يجب أن تكون الأرقام فريدة وتتبع تسلسلًا تستطيع شرحه. ويفضل كثيرون بادئة للسنة والكيان ثم رقمًا متتابعًا، بسلسلة واحدة لكل شركة. وتحدث الفجوات حين تُحذف مسودة؛ والممارسة الآمنة أن تُلغى بإشعار دائن لا أن تُحذف.

ويحدد تاريخ التوريد لحظة استحقاق الضريبة، ومن ثم الفترة الضريبية التي يُبلَّغ فيها عن ضريبة المخرجات. وهو في السلع عادةً التسليم أو الدفع أيهما أسبق، وفي الخدمات يتبع الإنجاز أو الدفع. وحين يختلف عن تاريخ الفاتورة فاذكر التاريخين في المستند.

وللتقريب قاعدة أيضًا: احسب الضريبة لكل بند أو على الإجمالي، لكن بطريقة واحدة دائمًا، وأخبر محاسبك بها حتى يطابق الإقرار الفواتير.

ويجدر أن تتفق داخليًا على قاعدة رسمية للتواريخ: متى تصدر الفاتورة بالنسبة للتسليم، وكم يوم مهلة بين التوريد والإصدار، ومن يوافق على الاستثناءات. فالتواريخ المتضاربة بين الفواتير والعقود هي ما يلفت نظر المراجع أولًا.

ولا تبدأ سلسلة ترقيم جديدة في منتصف السنة دون سبب موثق، فتغيير النظام أو القالب يستدعي مذكرة تبين آخر رقم في القديم وأول رقم في الجديد.

إشعارات الدائن والتصحيحات والنسب المختلطة

تتبع إشعارات الدائن الانضباط نفسه: تُظهر رقمك الضريبي وتشير إلى رقم الفاتورة الأصلية وتذكر السبب ولها تسلسلها الخاص. أصدرها عند إرجاع بضاعة أو تخفيض سعر أو وجود خطأ في الفاتورة. ومن يعتمد الخصومات يجب أن يعرف كيف تظهر على الفاتورة، فخصم يُمنح بعد الإصدار يحتاج إشعار دائن لا تعديلًا هادئًا للفاتورة التالية.

وإذا ضمت فاتورة واحدة بنودًا بنسبة أساسية وأخرى بنسبة صفر وأخرى معفاة فاعرض كل بند بمعاملته. والنسبة المدمجة الواحدة تدعو إلى الأسئلة. يتيح لك 4invoices.net إصدار فواتير PDF وحفظها في أرشيف؛ وأنت المسؤول عن تحديد المعاملة الضريبية لكل بند، والوحدة لا تقدّم شيئًا للهيئة.

وسجّل سبب الإلغاء في الإشعار نفسه، مثل تصحيح سعر أو بضاعة مرتجعة، فالسبب الواضح يوفر الوقت عندما يراجع المحاسب أو المدقق الملف لاحقًا.

وتأكد أن من يوافق على الخصومات يعرف كيف تظهر على الفاتورة، وأن رسوم التوصيل والتأمين وغيرها تُعامل بالنسبة الصحيحة، فكثير من الأخطاء تأتي من بنود جانبية لا يراجعها أحد.

الأرشفة وبرنامج الفوترة الإلكترونية

احفظ كل فاتورة وإشعار دائن في أرشيف قابل للبحث طوال مدة الحفظ، مع أمر الشراء ومستند التسليم وإثبات الدفع إن وُجدت. فقد يطلبها مراجع، وقد يطلب عميلك نسخة بعد سنوات. وسمِّ الملفات برقم الفاتورة واسم العميل ليبقى أرشيف آلاف الفواتير قابلًا للبحث.

أعلنت الإمارات عن برنامج إلزامي مرحلي للفوترة الإلكترونية يقوم على مزودي خدمة معتمدين، ويتوقف موعد التطبيق على حجم النشاط ونوعه. وفواتير PDF ليست فواتير إلكترونية مهيكلة، فالمنشآت الداخلة في النطاق ستحتاج مزودًا معتمدًا. تابع إعلانات وزارة المالية والهيئة، وخطط للتغيير مع محاسبك قبل أن تبدأ مرحلتك.

وللفواتير المرسلة إلى عملاء خارج الدولة المعاملة نفسها من حيث التوثيق، فالمستند الواضح يسهّل أي نقاش لاحق حول المعاملة الضريبية للتوريد.

وسمِّ الملفات باسم متسق يتضمن رقم الفاتورة والعميل، واعمل نسخة احتياطية منها، واختبر استرجاع فاتورة عشوائية مرة كل ربع.

قوالب موروثة وأخطاء شائعة

كثير من مشكلات الفواتير تأتي من قالب موروث من مرحلة ما قبل الضريبة: عبارة فاتورة ضريبية مفقودة، أو رقم ضريبي بخط صغير جدًا في التذييل، أو مبلغ الضريبة بالدولار فقط، أو إجمالي مقرّب بشكل يختلف عن مجموع البنود. فاطبع فاتورة تجريبية وراجعها كما يفعل محاسب العميل.

وتحقق من بيانات العميل أيضًا. فعميل الأعمال يحتاج اسمه القانوني وعنوانه كما سُجّلا، لا اسمه التجاري المختصر، ويظهر رقمه الضريبي حيث تقتضي القواعد. اطلب هذه البيانات عند فتح حساب العميل، لا بعد أن تُرفض أول فاتورة.

وأخيرًا حدد من يحق له إصدار الفواتير، وقلّل عدد الأشخاص الذين يملكون هذا الحق، وراجع الأرشيف شهريًا بحثًا عن فجوات في التسلسل. فمراجعة شهرية قصيرة تكتشف المشكلات وهي صغيرة.

وراجع قالبك كل سنة مع محاسبك لأن القواعد تُحدَّث، وما كان كافيًا في العام الماضي قد يحتاج تعديلًا.

لا. يُنتج 4invoices.net فواتير PDF وأرشيفًا للفواتير، وهو ليس مزوّد خدمة معتمدًا ضمن برنامج الفوترة الإلكترونية في الإمارات ولا يتصل بالهيئة الاتحادية للضرائب. أما المنشآت الداخلة في نطاق التطبيق الإلزامي فستحتاج إلى مزوّد معتمد لتبادل الفواتير المهيكلة، فتابع إعلانات وزارة المالية. وراجع إعلانات الجهات المختصة بانتظام. وتحقق من الإعلانات الرسمية بانتظام.

عادةً عبارة فاتورة ضريبية، واسم المورّد وعنوانه ورقمه الضريبي، واسم العميل وعنوانه، ورقم فريد متسلسل، وتاريخ الإصدار وتاريخ التوريد إن اختلف، ووصف السلع أو الخدمات والكمية والسعر، ونسبة الضريبة ومبلغها بالدرهم، والإجمالي. وتبيّن لوائح الضريبة التفاصيل، فراجعها قبل تصميم القالب. ولا تتجاهل أي حقل يتطلبه القانون. ولا تنسَ اسم العميل الكامل وعنوانه.

نعم، يمكنك الفوترة بعملة أخرى، لكن مبلغ الضريبة يجب أن يظهر بالدرهم باستخدام سعر الصرف الذي يسمح به القانون، كسعر المصرف المركزي للدولة. وتعرض شركات كثيرة العملتين على الفاتورة. اتفق مع محاسبك على طريقة التحويل وطبقها بانتظام على كل الفواتير. وسجّل سعر الصرف المستخدم على كل فاتورة. وطبق القاعدة نفسها على الإشعارات الدائنة.

لا تعدّل فاتورة أُرسلت. أصدر إشعار دائن ضريبيًا يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية، ثم أصدر فاتورة ضريبية جديدة عند الحاجة. يحمل كل مستند رقمه المتسلسل الخاص ويُحفظان معًا. بهذا يبقى إقرار الضريبة متسقًا ويجد المدقق أثرًا واضحًا لما جرى. وأرفق السبب بكل إشعار تصدره. واحتفظ بنسخة من كل تصحيح. ويحسن تدوين السبب في الإشعار الدائن.

عمومًا خمس سنوات لسجلات ضريبة القيمة المضافة، وأطول لبعض السجلات المتعلقة بالعقارات، بينما تُحفظ سجلات ضريبة الشركات سبع سنوات. ولأن المدد تختلف، تحتفظ شركات كثيرة بكل فاتورة سبع سنوات. تأكد من المدة المناسبة لحالتك لدى الهيئة الاتحادية للضرائب أو مستشارك. ويكفي سؤال واحد للهيئة لتحسم المدة. ولا تتردد في طلب تأكيد من الهيئة.

صفحة إرشادية

هذه الصفحة للاطلاع العام فقط. تأكد من المتطلبات لدى الجهة المختصة في الإمارات أو مستشارك؛ وأدوات 4b2b تغطي الفوترة والتواصل وحفظ السجلات بشكل عام فقط.