Sjedište i registrovana adresa firme

Zašto je adresa sjedišta više od poštanske adrese

U BiH sjedište nije formalnost za pisma. Ono određuje nadležni sud ili agenciju za registraciju, poresku upravu koja vodi firmu, zakon o radu i računovodstvu koji se primjenjuje i organ koji rješava sporove. Firma sa sjedištem u Sarajevu i firma sa sjedištem u Banjoj Luci podliježu različitim entitetskim zakonima, iako obje obračunavaju PDV pri istoj državnoj instituciji.

Zato se pri izboru lokacije uzimaju u obzir i takse, lokalne naknade, dostupnost radne snage i način na koji kupci doživljavaju firmu. Za mnoge uvoznike bitna je blizina carinskih terminala, za IT firmu važnije su radna snaga i internet.

Kad firma više puta mijenja lokaciju, svaka promjena nosi administrativni trošak, pa se isplati odabrati adresu koja će trajati bar nekoliko godina.

Za firme koje većinu posla rade na terenu, sjedište je često samo adresa za poštu, ali mora biti stvarno dostupno. Banka ili inspekcija koja dođe i ne zatekne nikoga može dovesti u pitanje cijeli upis.

Prostor: zakup, vlasništvo i virtuelni ured

Za upis sjedišta registar traži dokaz da firma ima pravo koristiti prostor, a to može biti vlasništvo, ugovor o zakupu ili saglasnost vlasnika. Ugovor o zakupu zaključuje se tako da traje dovoljno dugo i da dozvoljava obavljanje upisane djelatnosti.

Neke firme koriste adresu pružaoca usluga ili zajednički prostor. To je moguće samo ako propisi i vlasnik objekta dozvoljavaju takvu upotrebu, i ako se pošta stvarno preuzima. Izdavanje poslovne adrese kao puke formalnosti može izazvati probleme pri provjeri banke ili inspekcije.

Primjer: firma s dva zaposlena koja radi od kuće obično upisuje stan kao sjedište uz pisanu saglasnost vlasnika, pa se u ugovoru o zakupu traži da se prostor smije koristiti i u poslovne svrhe. Zakup treba da navodi namjenu, trajanje, uslove raskida i ko plaća režije; banka i inspekcija mogu tražiti uvid u ugovor, a vlasnik prostora će morati dati i saglasnost za upis sjedišta.

Ako prostor iznajmljujete od fizičkog lica, zakup se plaća i oporezuje po posebnim pravilima. Provjerite s računovođom ko plaća porez na prihod od zakupa i kako se zakupnina knjiži kao trošak firme. Zakupodavac može tražiti da se u ugovor unese klauzula o prestanku zakupa u slučaju prodaje prostora. Takva klauzula ugrožava stabilnost sjedišta, pa je pregovarajte, ili tražite pravo prvenstva pri produženju.

Poslovne jedinice i rad u drugom entitetu

Firma s jednim sjedištem može otvoriti prodavnicu, skladište ili ured u drugom gradu ili entitetu kao poslovnu jedinicu. Ona se prijavljuje u registar i kod poreske uprave mjesta gdje radi, a može nositi obaveze prema lokalnom organu: dozvole, inspekcije, komunalne naknade.

Zaposleni raspoređeni u drugi entitet najčešće ostaju u istom pravnom subjektu, ali se doprinosi i porezi na plate određuju prema propisima koji važe za njih. Zbog toga prije otvaranja filijale u drugom entitetu zatražite mišljenje računovođe o tome kako se obračunavaju plaće i doprinosi.

Provjerite i lokalne naknade: komunalna taksa, naknada za isticanje firme i dozvole za reklame razlikuju se među općinama i mogu uticati na izbor lokacije.

Prije otvaranja poslovne jedinice odredite i ko je njen odgovorni rukovodilac, jer lokalni organi traže ime osobe koja odgovara za rad prostora.

Promjena adrese ili prelazak u drugi entitet

Promjena adrese unutar istog sudskog područja prijavljuje se registru u propisanom roku, uz novi ugovor o prostoru. Obavijestite i banku, UINO, poresku upravu, zavode za osiguranje, kupce i dobavljače, te promijenite adresu na fakturama, memorandumu i internet stranici.

Prelazak u drugi entitet je ozbiljniji: mijenja se nadležni registar, poreska uprava i često računovodstveni obrasci, pa se planira kao projekat s datumom prelaska i spiskom dokumenata. Do završetka postupka firma ne bi trebala istovremeno raditi pod dva režima.

Dobro je unaprijed upozoriti kupce da će se adresa na budućim fakturama promijeniti, da ne dođe do odbijanja računa zbog nepodudarnosti. Ako firma ima ugovore sa državnim institucijama, promjena adrese se prijavljuje i njima, jer se ugovori šalju na adresu iz registra.

Ako firma ima ugovore o održavanju, osiguranju ili internet usluzi vezane za staru adresu, svaki od njih treba izmijeniti ili raskinuti. Lista ugovora na jednom mjestu ubrzava cijeli prelazak. Prelazak na novu adresu radite postepeno: prvo ažurirajte registar i banku, zatim fakture i ugovore, na kraju internet stranicu i oglase. Tim redom izbjegavate da klijenti vide novu adresu prije nego što je uvedena u dokumente.

Adresa na dokumentima i u digitalnom prostoru

Fakture, ugovori i internet stranica moraju sadržavati naziv, sjedište i identifikacione brojeve firme kako su upisani u registar. Odstupanja, poput skraćenice ili stare ulice, mogu učiniti fakturu spornom pri odbitku PDV-a ili pri provjeri ugovora.

Šablon u 4invoices.net omogućava jednom unijeti podatke firme i primijeniti ih na sve PDF fakture. Time se mogućnost greške smanjuje, ali pravilnost podataka i dalje je odgovornost firme. Domen i e-mail adrese možete držati na 4hosting.net.

Pazite i na pečat, zaglavlje, elektronski potpis i potpis e-maila: na svima treba ažurirati adresu istog dana kad stupi na snagu promjena u registru.

Korisno je i imati pisan kratak dokument o tome koji podaci o firmi se objavljuju na internet stranici, u e-mail potpisu i na fakturama, da se ne razilaze.

Šta provjeriti prije izbora sjedišta

Sažet spisak: kojem entitetu pripada lokacija, koliko iznosi zakup i da li dozvoljava poslovnu namjenu, da li je potrebna dozvola za djelatnost na toj adresi, ko preuzima poštu i da li kupci mogu doći ili ih to uopšte ne zanima.

Ova stranica je informativna. Za konkretan slučaj obratite se advokatu, računovođi ili nadležnoj opštini.

Konačno, pitajte računovođu o poreskim posljedicama: lokalne naknade, mjesto oporezivanja nekretnina i način iskazivanja zakupa nisu isti u svakoj općini ni u svakom entitetu.

Ukratko, odabir sjedišta je poslovna odluka s pravnim posljedicama. Napravite kratku tabelu s tri ponuđena prostora i uporedite ih po entitetu, cijeni, dozvolama i dostupnosti saobraćaja prije potpisa ugovora o zakupu.

Može, ako vlasnik prostora da saglasnost i ako zakon ili ugovor o zakupu dozvoljavaju poslovnu upotrebu. Registar traži dokaz o pravu korištenja prostora. Provjerite i pravila zgrade te da li djelatnost traži poseban prostor, na primjer zbog sanitarnih uslova, jer inspekcija može provjeriti stanje na terenu. Pitajte i vlasnika zgrade. Pitajte i vlasnika zgrade da li postoji kućni red koji ograničava djelatnost.

To je dio firme koji radi na drugoj lokaciji, na primjer prodavnica, skladište ili ured, a nije samostalno pravno lice. Prijavljuje se u registar i kod poreske uprave mjesta gdje radi, a može nositi obaveze prema lokalnim organima, poput dozvola i komunalnih naknada. Odgovornost ostaje na firmi. Obavezu prijave provjerite kod poreske uprave. Pitajte nadležnu opštinu i koje lokalne naknade se plaćaju za poslovnu jedinicu.

Mijenja se nadležni registar, poreska uprava i entitetski propisi o računovodstvu, radu i doprinosima. Postupak traži novi upis i prenos poslovanja, pa ga planirajte unaprijed i dogovorite datum s računovođom. PDV ostaje pod UINO-om, jer je jedinstven za cijelu državu, ali se mijenja način obračuna plata. Računovođa će vam pomoći oko rokova. Napravite kalendar prelaska sa tačnim datumima po koracima.

Registar, banku, UINO, poresku upravu, zavode za osiguranje, kupce i dobavljače. Promijenite i adresu na fakturama, ugovorima i internet stranici da ne dođe do nepodudarnosti sa upisom, koju kupac može iskoristiti kao razlog za odbijanje računa. Datum početka primjene dogovorite sa računovođom. Pripremite i listu ugovora vezanih za adresu. Pitajte registar da li ste dužni priložiti ugovor o prostoru.

Informativna stranica

Vodič o sjedištu i entitetu; opće informacije, bez automatizacije.