Conciliación bancaria

Qué compara una conciliación bancaria

Dos fuentes registran el mismo dinero con ritmos distintos: el banco anota cuando el dinero entra o sale de la cuenta, y tu contabilidad cuando decides o recibes el documento. Esa diferencia de tiempos y de criterios genera partidas conciliatorias, y conciliar consiste en identificarlas y demostrar que el saldo final coincide.

No es un trámite de cierre: es el control que detecta pagos duplicados, abonos sin identificar, cheques no cobrados y, sobre todo, errores o fraudes. Una conciliación mensual puntual encuentra un problema cuando es pequeño; una anual lo encuentra cuando ya es grande.

Ejemplo: tu libro dice 25 millones y el extracto 27; la diferencia puede ser un cheque de 3 millones sin cobrar y una comisión de 1 millón sin registrar. Explicadas las dos partidas, el saldo cuadra.

Preparación: qué necesitas antes de empezar

Reúne el extracto del mes, el libro auxiliar de la cuenta de bancos, el listado de facturas pendientes de cobro y de pago y las conciliaciones de meses anteriores. Parte siempre del saldo conciliado del mes anterior: si arrastras diferencias sin explicar, el error se multiplica.

Verifica que los comprobantes de egreso, las notas de contabilidad y las consignaciones estén registrados con la fecha efectiva. Un pago hecho el 30 y contabilizado el 2 del mes siguiente aparecerá como diferencia aunque sea correcto.

Define quién concilia. Idealmente, alguien distinto de quien ordena o aprueba los pagos, para que el control sea real.

Si usas varias cuentas o bancos, concilia cada una por separado y no mezcles saldos; el cierre de cada cuenta debe llevar su propio soporte y su fecha. Las transferencias entre tus propias cuentas aparecen como salida en una y entrada en otra, y deben coincidir en valor y fecha para no parecer un ingreso.

Partidas conciliatorias típicas en Colombia

Las diferencias más frecuentes son los cheques girados y no cobrados, las consignaciones en tránsito, los cargos del banco que la contabilidad aún no registra (comisiones, cuota de manejo, intereses) y el gravamen a los movimientos financieros, el 4 por mil, que el banco descuenta sin que medie un documento tuyo.

También aparecen abonos de clientes que pagan con retención: el valor recibido es menor que el de la factura, y la diferencia se registra como retención a favor con el certificado correspondiente. Otro caso son los pagos masivos de nómina o proveedores, que el extracto muestra en una sola línea mientras tu contabilidad los detalla.

Para cada partida, anota fecha, valor, tercero y soporte. Una partida sin soporte durante más de un mes merece una investigación inmediata.

Los intereses ganados y los rendimientos de inversiones de corto plazo también aparecen en el extracto; regístralos como ingreso financiero, con la retención que el banco haya practicado. Esa retención es un anticipo de tu impuesto de renta, así que solicita el certificado anual al banco y guárdalo para tu declaración.

Cruzar abonos con facturas

Una vez conciliada la cuenta, queda el cruce entre abonos y cuentas por cobrar. Si el cliente puso el número de factura en el concepto, el cruce es directo; si no, se compara valor, fecha y nombre del ordenante. Los abonos sin identificar van a una cuenta transitoria que debe vaciarse cada mes.

Cuando un cliente paga varias facturas en una sola transferencia, divide el abono según los valores y fechas y deja la nota con la lista de facturas. Cuando paga un valor parcial, registra el pago a cuenta y deja el saldo abierto.

Las facturas vencidas son el resultado visible de esta tarea: un reporte de antigüedad de cartera, con cortes por 30, 60 y 90 días, te dice a quién llamar primero.

Para clientes recurrentes, pide que usen siempre el mismo concepto en la transferencia, así el cruce se vuelve casi automático. Si un cliente paga por una plataforma que agrupa pagos, solicita el detalle de liquidación: sin él, un solo abono puede esconder diez facturas distintas.

Frecuencia, control y evidencia

Concilia mensualmente como mínimo, y semanalmente si el volumen de movimientos es alto. Firma y fecha cada conciliación, adjunta el extracto y la lista de partidas pendientes, y conserva el archivo con el resto de los soportes contables.

Ante una revisión de la DIAN, la conciliación respalda que los ingresos declarados corresponden a lo recibido y que los gastos se pagaron efectivamente. Un extracto sin conciliar se lee como una contabilidad en desorden.

Revisa también los topes y las condiciones de bancarización para pagos en efectivo, que la norma limita para efectos de costos y deducciones. Pagar por transferencia deja huella y facilita la defensa.

Cuando haya sospecha de fraude, como un pago a una cuenta desconocida, notifica al banco de inmediato; los plazos para reclamar son cortos. Conserva la evidencia del movimiento y, si hubo suplantación, presenta la denuncia correspondiente, porque el banco la pedirá para investigar el caso y eventualmente reversar el pago.

Qué puedes automatizar y qué no

El ecosistema no se conecta con bancos ni lee extractos, de modo que el cruce lo haces tú o tu contador. 4invoices.net conserva el archivo de facturas en PDF que te sirve para identificar qué se cobró y qué sigue abierto, y 4softerp.net registra los asientos de varias empresas en un mismo lugar.

Para la cobranza, 4notify.net envía los recordatorios por SMS o correo que tú redactas. Combínalo con la revisión semanal de cartera para que los avisos salgan a los clientes correctos y en el momento oportuno.

Deja constancia de quién preparó y quién revisó cada conciliación, con fecha: esa doble firma es la evidencia de control interno que un auditor o un banco buscan al evaluar tu empresa.

Como mínimo una vez al mes, al cierre del periodo. Si manejas muchos movimientos diarios, conviene hacerla cada semana para detectar abonos sin identificar o pagos duplicados mientras es fácil rastrearlos. Una conciliación anual ya no sirve de control: el error se vuelve difícil de reconstruir y puede afectar los estados financieros.

El banco lo descuenta de forma automática, así que aparece en el extracto y no en tu contabilidad. Regístralo como un gasto mediante una nota contable al conciliar, con el extracto como soporte. Tu contador definirá cómo tratarlo fiscalmente según las normas sobre el gravamen y su posible descuento en la declaración de renta.

Regístralo en una cuenta transitoria de abonos por identificar y averigua su origen: revisa el nombre del ordenante, el valor y la fecha frente a tus facturas abiertas, y pregunta al cliente probable. Si pasa más de un mes sin identificación, investiga con el banco. No lo contabilices como ingreso sin soporte.

Es un depósito que registraste en tu contabilidad, pero que aún no aparece en el extracto, normalmente porque se hizo al final del mes. Se espera que figure en el extracto del mes siguiente. Si no aparece después de unos días, verifica con el banco, porque podría haberse rechazado o acreditado a otra cuenta.

Aparecen como partidas conciliatorias: ya salieron de tu contabilidad, pero el banco no los ha pagado. Llévalos en una lista y revísalos cada mes. Los cheques con mucho tiempo de girados deben gestionarse con el beneficiario para su pago o su reposición, porque un cheque vencido puede ser rechazado por el banco.

Página informativa

Contenido informativo; los trámites se realizan ante la autoridad competente.