GST पंजीकरण के बाद: अपने GSTIN के साथ invoicing

पंजीकरण कब लागू होता है

वस्तु और सेवा कर (GST) में पंजीकरण तब अनिवार्य होता है जब कुल टर्नओवर राज्य की सीमा पार कर जाए, जो आम तौर पर वस्तुओं के आपूर्तिकर्ताओं के लिए ₹40 लाख और सेवाओं के लिए ₹20 लाख है, और कुछ विशेष श्रेणी वाले राज्यों में कम। कुछ श्रेणियों, जैसे ई-कॉमर्स ऑपरेटर और अनिवासी कर-योग्य व्यक्ति, को टर्नओवर की परवाह किए बिना पंजीकरण कराना होता है। अपने राज्य और गतिविधि की वर्तमान सीमा अकाउंटेंट से पूछें।

मंज़ूरी पर आपको 15 अक्षरों का GSTIN मिलता है, जिसके पहले दो अंक राज्य का कोड और अगले दस अंक कारोबार का PAN होते हैं। यह बनावट invoicing में मायने रखती है, क्योंकि GSTIN का राज्य-कोड आपूर्ति के स्थान से मिलाकर तय किया जाता है कि कौन-सा कर लगेगा।

आवेदन GST पोर्टल पर कारोबार के PAN, प्रमोटर के आधार प्रमाणीकरण, व्यावसायिक पते के प्रमाण, बैंक खाते के विवरण और एक फ़ोटो के साथ किया जाता है। पोर्टल आवेदन संदर्भ संख्या देता है, और अधिकारी आम तौर पर कुछ कार्य-दिवसों में पंजीकरण मंज़ूर करता है या स्पष्टीकरण माँगता है। GSTIN मिलने तक GST इनवॉइस जारी न करें; इस बीच बिक्री का रिकॉर्ड रखें, ताकि पहला रिटर्न उन्हें शामिल कर सके।

टैक्स इनवॉइस में क्या होना चाहिए

CGST नियम अनिवार्य फ़ील्ड गिनाते हैं: आपूर्तिकर्ता का नाम, पता और GSTIN; वित्त वर्ष के लिए अनूठा क्रमिक इनवॉइस नंबर, जो 16 अक्षरों से अधिक न हो; तारीख़; पंजीकृत हो तो प्राप्तकर्ता का नाम, पता और GSTIN; वस्तुओं के लिए HSN कोड या सेवाओं के लिए SAC कोड; विवरण, मात्रा और इकाई; कर-योग्य मूल्य; हर कर की दर और राशि; आपूर्ति का स्थान; और हस्ताक्षर या डिजिटल हस्ताक्षर।

सबसे आम चूक नंबर-क्रम की है। साल की शुरुआत INV/26-27/0001 से हो तो उसके बाद हर इनवॉइस बिना अंतराल के श्रृंखला जारी रखता है, और रद्द इनवॉइस रद्द किया जाता है, मिटाया नहीं जाता। हाथ से भरी स्प्रेडशीट की श्रृंखला कभी न कभी दोहराव पैदा करेगी; अगला नंबर अपने-आप देने वाली प्रणाली यह जोखिम हटा देती है।

HSN या SAC कोड को हर इनवॉइस पर दोबारा टाइप करने के बजाय उत्पाद या सेवा-सूची में रखें। हर मद के लिए एक-सा कोड रहने से मासिक रिटर्न पर अकाउंटेंट का काम भी छोटा हो जाता है।

एक उदाहरण में CGST, SGST और IGST

पुणे की एक कंसल्टेंसी मुंबई के क्लाइंट को 18 % मानक स्लैब पर सेवाओं के लिए ₹1,00,000 का बिल देती है। दोनों पक्ष महाराष्ट्र में हैं, इसलिए यह अंतर्राज्यीय नहीं, राज्य के भीतर की आपूर्ति है और इनवॉइस में CGST 9 % (₹9,000) और SGST 9 % (₹9,000) दिखते हैं, कुल ₹1,18,000। क्लाइंट बेंगलुरु में होता तो आपूर्ति अंतर्राज्यीय होती और इनवॉइस में IGST 18 % (₹18,000) दिखता, कुल वही।

विशिष्ट वस्तुओं और सेवाओं के लिए अन्य दरें भी हैं और दर-अनुसूची समय के साथ बदली है, इसलिए 18 % मान लेने के बजाय अपने HSN या SAC कोड की दर पुष्टि करें। इनवॉइस टेम्पलेट को हर पंक्ति पर दर स्वीकार करनी चाहिए, क्योंकि एक दस्तावेज़ में अलग-अलग दरों वाली मदें हो सकती हैं।

छोटे आपूर्तिकर्ता अक्सर रिवर्स चार्ज भूल जाते हैं। कुछ अधिसूचित आपूर्तियों पर GST आपूर्तिकर्ता नहीं, प्राप्तकर्ता चुकाता है, और इनवॉइस या स्व-इनवॉइस में यह लिखा होना चाहिए। अगर आपका कारोबार किसी अधिसूचित श्रेणी में अपंजीकृत आपूर्तिकर्ता से सेवाएँ लेता है, तो अकाउंटेंट से पूछें कि क्या यह लागू होता है, और सहायक बिल को बिक्री इनवॉइस के आर्काइव में ही रखें।

समय, सुधार और अपवाद

सेवाओं का टैक्स इनवॉइस आपूर्ति के 30 दिन के भीतर जारी होना चाहिए, और वस्तुओं का हटाने या सुपुर्दगी पर या उससे पहले। कोई आँकड़ा ग़लत हो तो आप उसी नंबर वाला दूसरा इनवॉइस नहीं, बल्कि मूल इनवॉइस से जुड़ा क्रेडिट नोट या डेबिट नोट जारी करते हैं। कंपोज़िशन योजना वाले कारोबार बिल ऑफ़ सप्लाई जारी करते हैं और GST नहीं लगा सकते; छूट-प्राप्त आपूर्तियाँ भी वही दस्तावेज़ इस्तेमाल करती हैं।

अधिसूचित टर्नओवर सीमा के ऊपर, जो चरणों में घटाई गई है, कारोबार को सरकार के इनवॉइस रजिस्ट्रेशन पोर्टल पर B2B इनवॉइस भी रिपोर्ट करने और IRN लेने होते हैं। 4invoices न IRN बनाता है, न उस पोर्टल से बात करता है, इसलिए उस श्रेणी के कारोबार पंजीकरण के चरण के लिए अपना GST सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते रहते हैं।

अगर ग्राहक सही GSTIN के साथ इनवॉइस दोबारा जारी करने को कहे, तो पुरानी फ़ाइल पर ओवरराइट न करें: मूल के विरुद्ध क्रेडिट नोट और सही ब्योरे वाला नया इनवॉइस जारी करें, ताकि आर्काइव में दोनों कदम दिखें।

इनपुट टैक्स क्रेडिट और इनवॉइस की गुणवत्ता

पंजीकृत कारोबार आपूर्तिकर्ताओं को चुकाए GST पर इनपुट टैक्स क्रेडिट ले सकता है, पर केवल वैध टैक्स इनवॉइस पर जो आपके अपने स्वतः-निर्मित विवरण GSTR-2B में दिखें, जो आपूर्तिकर्ताओं की रिपोर्ट से बनता है। आपका इनवॉइस ग़लत हो या आपूर्तिकर्ता रिटर्न न भरे, तो आपके ग्राहक का क्रेडिट ख़तरे में पड़ता है, और जिस ग्राहक का क्रेडिट आपकी ग़लती से जाए वह सुधार माँगेगा।

ख़रीद पर भी यही तर्क लागू है। क्रेडिट तभी मिलता है जब बिल पर आपका सही GSTIN हो, और 180 दिन तक अदत्त रहा आपूर्तिकर्ता आपको पहले लिया क्रेडिट वापस करने पर मजबूर कर सकता है। ख़रीद बिल और भुगतान के सबूत साथ रखें और हर महीने मिलान करें, साल के अंत में नहीं।

इसलिए इनवॉइसिंग का सबक व्यावहारिक है: ग्राहक का GSTIN ठीक वैसे ही दर्ज करें जैसे उसने दिया, राज्य-कोड को आपूर्ति के स्थान से मिलाएँ, और पहले फ़ाइलिंग की समय-सीमा के बाद नहीं, पहले इनवॉइस से पहले ब्योरे की पुष्टि कराएँ।

रिकॉर्ड व्यवस्थित रखना

GST कानून अपेक्षा करता है कि आप वार्षिक रिटर्न की देय तारीख़ के बाद कई साल तक रिकॉर्ड रखें, और आपका अकाउंटेंट आपकी बिक्री का मिलान उससे करता है जो आपके ग्राहक अपने रिटर्न में देखते हैं। छूटे या असंगत इनवॉइस नोटिस बन जाते हैं।

एक चलने-लायक दिनचर्या: 4invoices में कंपनी का विवरण और GSTIN एक बार भरें, हर इनवॉइस सिस्टम से जारी करें, ग्राहक का GSTIN उसके 4softcrm रिकॉर्ड में रखें, और हर फ़ाइलिंग चक्र से पहले अकाउंटेंट को आर्काइव तक पहुँच दें। रिटर्न GSTR-1 और GSTR-3B 4b2b के बाहर तैयार और दाखिल होते हैं।

अगर आप सीमा से नीचे हैं और पंजीकरण के लिए अन्यथा बाध्य नहीं, तो आप साधारण व्यावसायिक इनवॉइस या बिल ऑफ़ सप्लाई जारी कर सकते हैं, GST लगाए बिना। पंजीकृत होने के बाद आपको अपने GSTIN, क्रमिक नंबर और कर-विभाजन के साथ GST टैक्स इनवॉइस जारी करना होगा। अपने राज्य और गतिविधि की सीमा अकाउंटेंट से पूछ लें।

CGST नियमों के अनुसार क्रमिक सीरियल नंबर 16 अक्षरों से अधिक नहीं होना चाहिए, जिसमें अक्षर, अंक, हाइफ़न या स्लैश हो सकते हैं, और वह वित्त वर्ष के लिए अनूठा हो। छोटा उपसर्ग चुनें, जैसे INV/26-27/0001, ताकि पूरे साल की श्रृंखला सीमा में आए और कोई नंबर दोबारा न बने।

आपूर्ति के स्थान की तुलना आपूर्तिकर्ता के राज्य से करें। दोनों एक ही राज्य में हों तो CGST और SGST बराबर-बराबर लगाएँ। अलग राज्यों में हों तो IGST लगाएँ। पंजीकृत ग्राहक का GSTIN उसके राज्य-कोड से शुरू होता है, जो निर्णय में मदद करता है, पर सेवाओं के लिए आपूर्ति-स्थान के नियमों में अपवाद हैं, इसलिए अकाउंटेंट से पूछें।

नहीं। 4b2b, GST नेटवर्क या इनवॉइस रजिस्ट्रेशन पोर्टल से जुड़ा नहीं है। 4invoices इनवॉइस जारी करता है, PDF सहेजता है और पेमेंट लिंक देता है; GSTR-1, GSTR-3B और कोई भी IRN आपका GST सॉफ़्टवेयर या अकाउंटेंट संभालता है, और पंजीकृत करदाता होने के नाते वह आपकी ही कानूनी ज़िम्मेदारी है।

ऐसे इनवॉइस जिन पर अकाउंटेंट आसानी से काम करे

स्लैब और फ़ाइलिंग की पुष्टि अपने अकाउंटेंट से करें; 4b2b दस्तावेज़ व्यवस्थित रखता है।