Une facture luxembourgeoise doit identifier le fournisseur et le client, porter une numérotation continue, une date, la description des biens ou services, la base, le taux et le montant de TVA. Pour les marchés publics, la facture électronique passe par Peppol. 4invoices produit des factures PDF avec archive, sans Peppol.
Une facture à usage professionnel mentionne la date d'émission, un numéro unique selon une série continue, l'identité complète du fournisseur et du client, leur adresse et le numéro de TVA du fournisseur. Elle décrit la nature et la quantité des biens ou services, la date de livraison ou de prestation si elle diffère, la base d'imposition par taux, le taux de TVA et le montant de TVA à payer. La loi du 12 février 1979 en fixe le cadre. Selon la nature de la transaction, d'autres informations peuvent s'y ajouter, par exemple la date de paiement d'un acompte, le numéro de commande ou la référence du contrat, que votre client peut exiger dans ses propres procédures.
Pour une société, s'ajoutent la forme juridique, le numéro d'immatriculation au registre de commerce et l'adresse du siège. En cas d'exonération ou d'autoliquidation, la facture doit indiquer la raison de l'absence de TVA, par exemple une livraison intracommunautaire ou une prestation soumise à autoliquidation chez le client. Ces mentions sont vérifiées par votre client pour accorder la déduction : une facture incomplète lui est refusée et vous revient pour correction.
La numérotation doit être continue et unique pour permettre à l'administration de vérifier l'absence de factures supprimées. Vous pouvez gérer plusieurs séries, par exemple par site ou par type de document, à condition que chacune reste cohérente. Un avoir se rattache à la facture d'origine et la corrige sans la supprimer. Il porte son propre numéro et indique la facture qu'il rectifie, la base et la TVA corrigées. Un modèle d'avoir bien conçu reprend le détail des lignes corrigées et facilite le travail comptable de vos clients, qui doivent annuler la TVA déduite à l'origine.
Ne modifiez jamais une facture déjà envoyée au client : émettez un avoir puis une nouvelle facture. Documentez les raisons de la correction, car l'administration peut les demander lors d'un contrôle. Si vous changez de logiciel de facturation en cours d'année, notez le dernier numéro de l'ancienne série et reprenez la suite sans trou. Un numéro manquant sans explication suscite immédiatement des questions.
La facture peut être émise sur papier ou sous forme électronique, à condition que l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité soient garanties pendant toute la période de conservation et que le client accepte le format électronique. Un PDF envoyé par e-mail est couramment utilisé entre entreprises, avec l'accord du destinataire. L'archivage doit rester accessible pendant dix ans, durée de conservation des pièces comptables.
4invoices génère des factures PDF dont vous complétez vous-même les mentions et qu'il conserve dans une archive. Il ne vérifie pas leur conformité et ne remplace donc pas un contrôle par votre fiduciaire lors de la mise en place du modèle. Faites relire un exemplaire complet, avec TVA à plusieurs taux, avoir et exonération, avant de lancer la facturation en volume, afin de corriger le modèle une seule fois.
Les fournisseurs de l'État et des entités publiques luxembourgeoises sont tenus, pour les marchés publics, d'émettre des factures électroniques structurées suivant la norme européenne EN 16931 et transmises via le réseau Peppol. Il ne s'agit pas d'un simple PDF, mais d'un fichier de données lisible par machine. Les acheteurs publics précisent les modalités dans leurs documents de consultation, ce qu'il faut lire attentivement avant de soumissionner.
Pour les relations entre entreprises, la facture reste libre dans son format tant que les mentions légales sont respectées et que le client l'accepte. Les évolutions réglementaires sur la facturation électronique entre entreprises se suivent sur les sites du gouvernement et de l'administration. 4invoices n'exporte pas au format Peppol ni EN 16931 ; si vous répondez à des marchés publics, prévoyez une solution de transmission adaptée ou un prestataire certifié.
Une facture peut être rédigée en français, en allemand, en anglais ou dans une autre langue, tant que son contenu est compréhensible par les parties et les autorités. Pour un client étranger, soignez la précision de la description et indiquez sans ambiguïté la devise et le taux de conversion si la TVA doit être exprimée en euros. Un IBAN, un BIC et une référence de paiement unique réduisent les retards d'encaissement.
Lorsque vous facturez un assujetti d'un autre État membre, vous mentionnez son numéro de TVA et la mention d'exonération ou d'autoliquidation applicable, après avoir vérifié sa validité dans VIES. Pour un particulier de l'Union européenne, d'autres règles s'appliquent, notamment le guichet unique. Faites établir par votre fiduciaire un tableau des cas types que vous facturez, avec le texte exact à reporter sur la facture pour chacun. Cette précaution évite des corrections répétées et protège le droit à déduction de votre client.
Avant de facturer, rassemblez vos données de société, votre numéro de TVA, vos conditions générales de vente, les taux de TVA de votre catalogue et vos coordonnées bancaires. Testez un cycle complet : devis, facture, envoi, paiement, avoir. Désignez un responsable de la série de numérotation et limitez les droits d'édition, afin que personne ne puisse modifier une facture envoyée. Sauvegardez l'archive à intervalles réguliers.
Au quotidien, un contrôle mensuel de cohérence vaut mieux qu'une correction massive en fin d'année : comparez le total facturé par taux à ce que votre comptabilité enregistre, et vérifiez que chaque avoir est rattaché à une facture. 4invoices vous aide à garder ces documents ordonnés, mais la conformité reste de votre responsabilité. Signalez à votre fiduciaire tout changement de modèle ou de logiciel avant qu'il ne prenne effet.
Des mentions obligatoires manquent sur certaines factures, risquant un refus de la TVA déductible par le client.
Vérifiez les mentions obligatoires auprès de l'AED ou de votre fiduciaire. 4invoices crée des factures PDF dont vous complétez les mentions ; il ne vérifie pas leur conformité.
Les clients publics exigent des e-factures au format PEPPOL — l'outil actuel ne le supporte pas.
4invoices n'exporte pas au format PEPPOL/EN 16931 ; pour les marchés publics, renseignez-vous sur les exigences de l'acheteur. Le produit fournit des factures PDF.
Une facture est corrigée à la main après son envoi, ce qui rompt la piste d'audit.
N'altérez jamais une facture émise : émettez un avoir référencé puis, si besoin, une nouvelle facture ; l'archive de 4invoices conserve chaque version émise.
La date, un numéro unique en série continue, l'identité et l'adresse du fournisseur et du client, le numéro de TVA du fournisseur, la description des biens ou services, la base par taux, le taux et le montant de TVA. Pour une société, la forme juridique, le numéro de registre et le siège s'ajoutent. Il peut également le refuser.
Entre entreprises, un PDF envoyé par e-mail est couramment accepté si le client est d'accord et si l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité sont garanties jusqu'à la fin de la conservation. Pour les marchés publics, en revanche, une facture électronique structurée, transmise via Peppol, est attendue, et un simple PDF ne convient pas.
N'altérez jamais la facture d'origine. Émettez un avoir portant son propre numéro et référençant la facture rectifiée, puis, si nécessaire, une nouvelle facture correcte. Conservez la trace de la raison de la correction, car l'administration peut la demander lors d'un contrôle, de même que votre client pour sa propre comptabilité.
Non. 4invoices produit des factures PDF avec archive, mais n'exporte pas au format Peppol ni EN 16931 et ne transmet rien à l'administration luxembourgeoise. Pour répondre à des marchés publics, renseignez-vous sur les exigences de l'acheteur et recourez à une solution ou à un prestataire de transmission adapté. Anticipez ce besoin dès la phase de réponse à l'appel d'offres.
Page informative : factures PDF ; pas de PEPPOL ni de transmission à l'administration.
