Agenția Servicii Publice ține Registrul de stat al persoanelor juridice, iar datele din acest registru sunt cele care contează în fața băncilor, a clienților și a instanțelor. Denumirea, IDNO-ul, sediul și administratorul de pe facturi trebuie să coincidă literal cu extrasul de la ASP.
Registrul de stat este evidența oficială a persoanelor juridice și a întreprinzătorilor individuali din Republica Moldova, administrată de Agenția Servicii Publice. Orice firmă înființată, reorganizată sau lichidată are o înscriere acolo, cu un număr de identificare de stat, IDNO, care o urmează în toate relațiile cu instituțiile.
Registrul este public. Un partener care vrea să verifice dacă firma ta există, cine o administrează și unde este sediul poate cere un extras sau poate consulta informațiile disponibile. Asta înseamnă că neconcordanțele dintre contracte și registru se văd ușor.
Un caz tipic: o firmă care a schimbat administratorul acum doi ani, dar a uitat să înregistreze modificarea. Banca vede în extras fostul administrator și refuză ordinul de plată semnat de cel nou; deblocarea cere acte și timp exact atunci când plata era urgentă. Registrul curat este deci o chestiune de funcționare zilnică.
Cere un extras și înainte de fiecare deschidere de cont la o bancă nouă, fiindcă ea îl va cere oricum la zi.
Extrasul reflectă denumirea completă, forma juridică, IDNO, sediul, genul principal de activitate, administratorul, asociații și capitalul social, în măsura în care legea le face publice. Documentul se cere frecvent la deschiderea unui cont bancar, la semnarea contractelor mari și la participarea la achiziții.
Păstrează un extras recent în dosarul firmei și compară-l cu modelul tău de factură și de contract. O diferență mică, o prescurtare sau un sediu vechi, pare nesemnificativă până când un client o folosește ca motiv pentru a refuza plata sau banca ca motiv pentru a opri o operațiune.
Informația din registru poate fi consultată și de concurenți, de creditori și de persoane interesate de reputația ta. De aceea denumirea comercială, obiectul și sediul trebuie să fie coerente cu modul în care firma se prezintă public, inclusiv pe site și pe facturi.
Un extras recent merită cerut și înainte de a acorda credit unui client nou: dacă firma a fost înființată de curând, schimbă des administratorul sau are sediu la o adresă de grup, vei ști să ceri avans sau garanții. Verificarea durează puține minute și se dovedește utilă mai des decât pare.
Schimbarea sediului, a administratorului, a denumirii sau a structurii asociaților nu devine valabilă față de terți doar prin decizia internă; ea se înregistrează la ASP, pe baza unei cereri și a documentelor care o justifică. Procedura și actele cerute se confirmă la agenție, fiindcă variază după tipul modificării.
Planifică modificările înainte de momentele sensibile: un contract important, o licitație, o mutare de sediu. Dacă mutarea fizică precede înregistrarea, scrisorile oficiale pot ajunge la o adresă pe care nimeni nu o mai deschide, iar notificările de la organele fiscale se consideră primite.
Unele modificări au efecte în lanț: schimbarea denumirii cere actualizarea contractelor, a contului bancar, a ștampilei (dacă o folosești) și a facturilor. Fă o listă a documentelor și sistemelor în care apare denumirea și bifează-le pe rând după înregistrare.
Când firma e în reorganizare, divizare sau lichidare, registrul reflectă acest lucru. Înainte să semnezi sau să livrezi pe credit unei societăți aflate într-o astfel de procedură, clarifică cine răspunde pentru obligațiile existente și cine preia contractele în curs.
O factură corectă poartă denumirea exact ca în registru, IDNO-ul, sediul, contul bancar și, la plătitorii de TVA, codul TVA. Pentru contracte, adaugă și funcția și numele persoanei care semnează, verificate pe extras.
Un obicei bun este un singur document intern cu „datele oficiale ale firmei”, copiat din extras și actualizat de fiecare dată când se schimbă ceva. Toate șabloanele din companie, de la oferte la facturi, pornesc din el, iar greșelile de transcriere dispar.
Un obicei sănătos este verificarea anuală: ceri un extras actual, îl compari cu datele din contracte și din profilurile de pe platformele pe care lucrezi și corectezi diferențele. Operațiunea durează puțin și te scutește de neplăceri cu banca sau cu autoritățile.
În 4invoices.net completezi profilul firmei cu datele din extras, iar ele apar pe fiecare factură PDF emisă. La o modificare, actualizezi profilul tu însuți; programul nu citește registrul ASP și nu schimbă singur datele.
La fel, în 4softerp.net definești societățile pe care le administrezi, cu propriile date. Nu există o conexiune cu ASP, deci responsabilitatea pentru corectitudinea informațiilor rămâne la tine sau la contabilul tău.
Când colaborezi cu mai multe firme din același grup, ține un tabel cu datele fiecăreia: denumire, IDNO, sediu, administrator, cont bancar. Devine rapid lista de care ai nevoie la fiecare contract nou sau la fiecare întrebare a contabilului.
Pentru un grup de firme, desemnează o persoană care primește notificările de la ASP și le distribuie. Corespondența oficială ratată este una dintre cauzele cele mai simple și mai scumpe ale amenzilor și ale termenelor pierdute.
Pe documentele comerciale folosește denumirea oficială completă cel puțin o dată, iar apoi, dacă vrei, o variantă scurtă. Forma juridică (SRL, SA, ÎI) face parte din denumire și nu se omite pe facturi, contracte sau cereri oficiale.
Adresa se scrie exact ca în registru: localitatea, strada, numărul, biroul sau apartamentul. Diferențele de abreviere par minore, dar în sistemele băncilor sau ale autorităților o nepotrivire poate bloca o operațiune sau cere explicații suplimentare.
Semnatarul din document trebuie să fie persoana care are dreptul să reprezinte firma. Dacă semnează un împuternicit, anexează procura, valabilă pentru acel act. Această disciplină ține la distanță litigiile despre valabilitatea contractelor.
Datele juridice diferă de la un document la altul — facturile nu sunt întotdeauna corecte.
Datele juridice se preiau din extrasul ASP. Facturile PDF din 4invoices.net se completează cu aceste date de către dumneavoastră; nu există sincronizare cu ASP.
La modificare (sediu, administratori) actualizez manual zeci de șabloane.
Modificările de sediu sau administratori se trec în documente de către dumneavoastră; ecosistemul nu se conectează la ASP și nu actualizează șabloanele automat.
Facturare online cu facturi PDF și arhivă de facturi. Nu transmite documente la autoritatea fiscală locală; integrarea de e-facturare este disponibilă doar pentru România.
ERP financiar multi-societate și contabilitate. Declarațiile fiscale locale sunt disponibile doar pentru România.
IDNO este numărul de identificare de stat atribuit persoanei juridice la înregistrare. Îl găsești în documentele primite de la Agenția Servicii Publice și în extrasul din Registrul de stat. Îl scrii pe facturi, contracte, cereri bancare și declarații, iar un singur caracter greșit poate bloca o plată sau o raportare, deci copiază-l din extras, nu din memorie.
Da, informațiile din Registrul de stat sunt publice în limitele prevăzute de lege, iar un extras se poate solicita la ASP. Verifică înainte de un contract mare denumirea, sediul și administratorul, apoi cere semnătura persoanei înscrise. Astfel eviți contractele semnate de cineva fără drept de reprezentare și surprizele de la executare.
Da, schimbarea sediului juridic se înregistrează la ASP, pe baza documentelor care dovedesc dreptul de folosință asupra noii adrese. Până la înregistrare, pentru terți contează adresa veche. Cere agenției lista exactă de acte, apoi actualizează facturile, contractele, datele bancare și profilurile de pe platformele pe care lucrezi. Păstrează și dovada depunerii cererii, pentru eventualele litigii privind data modificării.
Nu. Datele din profilul firmei în 4invoices.net le schimbi manual, după ce ai înregistrarea. Facturile deja emise rămân neschimbate, iar cele noi vor purta datele noi. Dacă ai facturi emise cu date vechi, informează contabilul, pentru a vedea ce corecții cere situația, și anunță clienții despre noile date. Păstrează o listă a locurilor unde apar datele firmei, pentru actualizări ulterioare mai rapide.
Ghid despre datele juridice din registrul ASP; nu există integrare cu ASP.
