Contabilitate și obligații

Cadrul legal al contabilității

Baza este Legea contabilității și raportării financiare nr. 287/2017, completată de standardele naționale de contabilitate și, pentru anumite entități, de standardele internaționale de raportare financiară. Ce standard aplici depinde de mărimea și de tipul entității.

Firmele mici și microîntreprinderile beneficiază de reguli simplificate de raportare, dar nu sunt scutite de evidență. Încadrarea în categorie se face după criterii legale legate de active, cifră de afaceri și număr de angajați; verifică-le anual, pentru că depășirea pragurilor schimbă obligațiile.

Dacă ai deja un contabil, întreabă-l ce legislație aplică pentru firma ta și ce rapoarte depui în fiecare an. Un răspuns clar, în scris, arată că vă înțelegeți și îți dă o listă de verificare pentru termenele de peste an; un răspuns vag e un semnal de alarmă.

Pentru o firmă mică, cel mai bun început este o ședință de o oră cu contabilul, în care stabiliți documentele lunare, termenele și persoana de contact. Notați totul într-un e-mail scurt; acel mesaj devine ghidul vostru comun și evită neînțelegeri despre cine trimite ce și până când.

Documente primare și registre

Orice operațiune are nevoie de un document justificativ: factură, contract, ordin de plată, bon, proces-verbal. Fără document, operațiunea nu poate fi înregistrată corect, iar la un control cheltuiala poate fi refuzată ca nedeductibilă.

Documentele se înregistrează în registrele contabile, în ordine cronologică și sistematică, iar la sfârșit de perioadă se întocmesc balanța și situațiile financiare. Termenele de păstrare a documentelor sunt stabilite de lege și diferă pe categorii; cere contabilului lista și ține arhiva în ordine.

Un obicei care salvează timp: numerotarea și datarea tuturor documentelor la intrare, plus un dosar pe luni. Contabilul poate lucra de la distanță, dar cu un set complet și etichetat termină mai repede și face mai puține întrebări.

Documentele electronice sunt acceptate dacă respectă condițiile legii privind semnătura și arhivarea, dar mulți contabili preferă totuși copii imprimate pentru anumite acte. Convino din start ce se trimite în ce format, ca să nu pierzi timp cu dubluri.

Atenție la sezonalitate: în perioadele de închidere (sfârșit de lună, trimestru, an) contabilul este aglomerat, deci documentele trimise cu o săptămână mai devreme se procesează mai repede. Anunță din timp și evenimentele neobișnuite, precum o achiziție mare, un contract nou sau o schimbare de administrator, pentru a evita surprize în balanță.

Planul de conturi și politica contabilă

Planul de conturi contabile este stabilit la nivel național, iar entitatea îl aplică prin politica sa contabilă: metode de evaluare, de amortizare, de recunoaștere a veniturilor. Politica se scrie o dată și se modifică doar cu motiv și cu efecte aplicate corect.

Nu copia o politică din alt domeniu. O firmă de servicii IT recunoaște veniturile altfel decât un importator de mărfuri, iar un contabil competent adaptează textul la activitatea ta. Cere o copie și citește-o măcar o dată, ca să știi pe ce principii se calculează profitul tău.

Politica contabilă influențează direct profitul raportat. De exemplu, metoda de amortizare a unui utilaj sau tratamentul unui contract pe termen lung pot muta venituri dintr-un an în altul. Discută aceste alegeri înainte de închiderea anului, nu după.

Situațiile financiare anuale

La sfârșitul anului, entitatea întocmește situațiile financiare: bilanț, raport de profit și pierdere, iar în anumite cazuri și note explicative. Ele se aprobă de asociați și se depun la autoritatea fiscală în termenul stabilit prin lege.

Pregătirea începe cu inventarierea: stocuri, imobilizări, creanțe, datorii. Diferențele găsite se justifică în documente. Un inventar făcut în grabă, în ultima săptămână, produce erori care ajung în bilanț și în declarațiile fiscale.

Situațiile financiare sunt citite de bănci, de parteneri și de potențiali investitori. Un bilanț coerent, cu cifre explicabile, deschide ușa unui credit sau a unui contract mare mai bine decât orice prezentare comercială.

Bilanțul cerut de o bancă pentru credit este analizat altfel decât cel depus doar pentru raportare. Dacă planifici un împrumut, cere contabilului indicatori precum lichiditatea și gradul de îndatorare cu câteva luni înainte, ca să poți corecta ce se poate corecta legal.

Contabil angajat sau firmă externă

Un contabil angajat cunoaște firma și răspunde rapid, dar costă salariu și contribuții tot anul, chiar și când activitatea este redusă. O firmă de contabilitate oferă acoperire de echipă și experiență pe mai multe cazuri, iar costul este de obicei legat de volumul de documente.

Alege după volum și complexitate: sub câteva zeci de documente pe lună, un contract extern este adesea mai economic; peste, un contabil intern poate deveni util. Indiferent de formă, cere un contract clar cu termene, responsabilități și accesul tău la propriile registre.

Reținerea documentelor de către furnizori sau clienți provoacă lacune. Stabilește un termen intern de primire a facturilor, de exemplu până pe 5 ale lunii următoare, și amintește-l partenerilor. Un contabil care nu are un document nu îl poate inventa.

Cum te ajută ecosistemul

Facturile PDF emise din 4invoices.net se păstrează în arhivă și se pot trimite contabilului la sfârșit de lună, ceea ce ordonează jumătate din dosar. 4softerp.net este un ERP financiar multi-societate pentru cine administrează mai multe firme, dar nu conține planul de conturi moldovenesc și nu produce declarații locale.

Contabilitatea propriu-zisă, balanța, situațiile financiare și declarațiile rămân în sarcina contabilului tău. Ecosistemul este un instrument de organizare, nu un înlocuitor al evidenței legale.

Când firma crește, contabilitatea de gestiune devine la fel de importantă ca cea financiară: costuri pe proiect, marje pe client, stocuri pe depozit. Gândește de la început structura datelor, ca să nu reconstruiești totul peste doi ani.

Firma este obligată să țină evidența contabilă conform legii, dar legea permite organizarea ei prin contabil angajat, prin conducerea de către administrator, în anumite condiții, sau prin servicii externe. Alegerea depinde de volum și complexitate. Oricare variantă ai alege, răspunderea pentru corectitudinea evidenței rămâne la conducerea firmei. Discută cu un specialist alegerea, pentru că răspunderea nu se transferă.

Se aplică Legea nr. 287/2017 și standardele naționale de contabilitate, iar anumite entități de interes public folosesc standardele internaționale de raportare financiară. Încadrarea depinde de mărimea și natura entității. Contabilul tău poate spune ce regim ți se aplică și ce rapoarte depui în fiecare an. Întreabă contabilul în ce categorie de raportare te încadrezi.

Termenele de păstrare sunt stabilite de lege și diferă după tipul documentului, de la documente primare la registre și situații financiare. Cere contabilului lista actualizată și ține arhiva, pe hârtie sau electronică, în ordine. Nu arunca nimic înainte de a verifica termenul, pentru că lipsa documentelor se sancționează. Notează-le într-un calendar anual, alături de termenele de declarare.

Nu pentru Moldova. 4softerp.net este un ERP financiar multi-societate, dar nu include planul de conturi moldovenesc și nu produce declarații fiscale locale. Poate fi folosit ca instrument de organizare, însă evidența legală și situațiile financiare se țin în soluția contabilului tău. Păstrează-l totuși ca registru comun pentru mai multe firme, dacă ai nevoie.

Pagină informativă

Ghid despre contabilitate în Moldova; informații generale.