El alta en el RFC se hace ante el SAT, en línea o con cita, presentando acta constitutiva, identificación del representante y comprobante de domicilio. Al terminar recibes la constancia de situación fiscal, que muestra tu clave, tu régimen y tus obligaciones, y habilita la facturación.
El Registro Federal de Contribuyentes identifica a cada persona física o moral que realiza actividades por las que debe tributar. En una persona moral la clave tiene doce caracteres y en una persona física trece, y se construye a partir del nombre o la denominación, la fecha de nacimiento o de constitución y una homoclave que asigna el SAT.
Esta clave aparece en todos los comprobantes fiscales, en los contratos con clientes grandes, en las cuentas bancarias empresariales y en la relación con las dependencias de seguridad social. Un error de una sola letra puede hacer que el CFDI del cliente no sea deducible, de ahí la importancia de copiarlo directamente de la constancia de situación fiscal.
Un detalle útil es que el RFC no se elige: lo genera el SAT a partir de tus datos. Lo único que puedes controlar es que el nombre, la fecha y la denominación estén escritos exactamente como en el acta o en tu acta de nacimiento, porque esos datos alimentan la clave.
Para una persona moral se solicita normalmente el acta constitutiva inscrita o con los datos de inscripción, la identificación oficial del representante legal, el poder que acredita sus facultades y un comprobante del domicilio fiscal. Para una persona física se piden identificación, CURP y comprobante de domicilio.
Los requisitos exactos y los formatos aceptados cambian con el tiempo, así que se verifican en el portal del SAT antes de iniciar el trámite. Lleva copias digitales legibles de todo; los rechazos más frecuentes se deben a documentos borrosos, nombres escritos de forma distinta o domicilios que no coinciden con los comprobantes.
Al inscribirte el SAT te asigna uno o varios regímenes según tu actividad. Las personas morales con fines de lucro tributan, por regla general, en el régimen general de ley; las personas físicas con actividad empresarial pueden estar en un régimen general o, si cumplen las condiciones de la ley, en el de confianza para pequeños contribuyentes. Los límites se consultan en la normativa vigente.
Cada régimen implica obligaciones distintas: declaraciones provisionales, declaración anual, expedición de CFDI, contabilidad electrónica en los casos que corresponda y avisos de cambio de datos. Este análisis corresponde a tu contador público; nuestros productos no seleccionan el régimen ni calculan impuestos mexicanos.
Si cambias de régimen más adelante, el SAT lo refleja en la constancia y los clientes tendrán que actualizar tus datos en sus sistemas. Avísales con tiempo y envíales la nueva constancia, para que sus CFDI hacia ti no salgan con el régimen anterior.
El documento más útil después del alta es la constancia de situación fiscal. Los clientes la piden para registrar proveedores, y tú la necesitas para emitir facturas con el nombre, el código postal y el régimen que el SAT tiene guardados. En el CFDI 4.0 esos datos del receptor deben coincidir con los del SAT.
Otro documento frecuente es la opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales, que muchas empresas exigen antes de contratar. Mantenerla en sentido positivo exige presentar a tiempo las declaraciones y tener actualizada la información de contacto en el buzón tributario, canal oficial por el que el SAT te notifica.
Con el RFC activo, el siguiente paso para facturar es obtener los certificados de sello digital y contratar un proveedor autorizado de certificación. Después, cada comprobante debe incluir los datos fiscales completos del cliente y la clave de uso que él te indique.
Dentro del ecosistema, 4invoices.net permite preparar facturas en PDF y archivarlas con los datos de tu empresa, y 4softerp.net sirve como contabilidad multiempresa general. Ninguno valida claves ante el SAT, y tampoco timbra: la validación y el timbrado se hacen con tu PAC. Úsalos como apoyo administrativo, no como sustituto del cumplimiento fiscal.
Una vez que el flujo de facturación está en marcha, programa una revisión trimestral con tu contador: constancia vigente, buzón sin pendientes, certificados sin vencer y lista de clientes con sus datos fiscales actualizados.
Los rechazos suelen tener causas banales. El nombre del representante aparece con una letra distinta en la identificación y en el poder; el comprobante de domicilio tiene más antigüedad de la admitida; el acta está inscrita pero la copia que se presenta no muestra los datos de inscripción. Antes de la cita, revisa documento por documento con una lista y compara los nombres letra por letra.
Otro problema frecuente es elegir mal la actividad económica. El SAT asigna obligaciones según las actividades que declares, y declarar una que no realizas, o no declarar la principal, genera requerimientos más adelante. Describe el negocio con precisión y, si hay dudas, pide a tu contador que lo revise antes de enviar la solicitud.
El buzón tributario es el canal electrónico por el que el SAT te notifica requerimientos, resoluciones y avisos. Se configura con un correo y un teléfono móvil, y exige revisar las notificaciones con regularidad, porque los plazos para responder empiezan a correr desde que se consideran notificadas.
Designa a una persona responsable de revisarlo y registra más de un medio de contacto. Muchas empresas descubren un requerimiento meses después de recibirlo porque el correo registrado era el de un empleado que ya no trabaja allí. Es un error fácil de evitar y con consecuencias caras.
El RFC es incorrecto en los comprobantes y el SAT puede rechazar el timbre.
Verifica el RFC del emisor y del receptor antes de timbrar con tu PAC; la validación la realiza el SAT. 4invoices.net no timbra ni valida RFC ante el SAT.
No sé qué régimen fiscal usar ni cómo afecta mis obligaciones.
El régimen fiscal y el uso de CFDI los confirma tu contador según tu situación. Nuestros productos no los configuran ni emiten CFDI.
El trámite ante el SAT no tiene costo. Lo que sí puede tener costo son los servicios de terceros, como el notario que protocoliza el acta de una sociedad o un contador que te acompañe en el proceso. Desconfía de intermediarios que cobren por un trámite que el portal del SAT ofrece de forma gratuita.
El SAT ofrece trámites en línea y también atención con cita en sus módulos. Qué opción aplica depende del tipo de contribuyente y de los documentos que debas presentar. Revisa el portal oficial, agenda la cita si hace falta y lleva originales y copias de tus documentos. Algunos trámites permiten agendar la cita desde el portal.
Solicita la actualización de datos ante el SAT con los documentos que respalden el cambio, por ejemplo un acta modificada o un comprobante de domicilio nuevo. Hasta que se actualice, evita emitir comprobantes con datos distintos a los del registro, porque el timbrado puede ser rechazado. Guarda la constancia actualizada para compartirla con clientes.
La CURP es la clave única de registro de población y se asigna a las personas, mientras que el RFC es la clave de identificación tributaria y existe también para las sociedades. Las personas físicas usan la CURP para inscribirse en el RFC, pero son claves distintas con fines diferentes.
Sí. Los cambios de actividad económica, régimen, domicilio u obligaciones se avisan al SAT dentro de los plazos que fija la normativa. Tu contador debe revisar cada cambio importante de la empresa para decidir si requiere un aviso y en qué plazo debe presentarse. Cuando tengas dudas, pregunta antes de presentar.
Información general sobre el tema; no sustituye la consulta a la autoridad competente ni a un contador.
