La contabilidad electrónica obliga a ciertos contribuyentes a llevar sus registros en medios digitales y a enviar al SAT, por el buzón tributario, el catálogo de cuentas y las balanzas de comprobación en formato XML. Las pólizas y los auxiliares se entregan cuando la autoridad los solicita.
La contabilidad electrónica es la obligación de llevar los registros contables en sistemas digitales que permitan generar archivos con una estructura definida por el SAT, y de enviar parte de ellos por internet. Su finalidad es que la autoridad cuente con información contable estructurada y pueda cruzarla con los comprobantes fiscales y las declaraciones.
No todos los contribuyentes tienen la misma carga: el Código Fiscal de la Federación y las reglas anuales del SAT definen quiénes están obligados, quiénes pueden estar exentos y qué información deben enviar. Confirma con tu contador si estás obligado y con qué periodicidad, porque las reglas cambian con las resoluciones misceláneas.
La razón de fondo de esta obligación es el cruce de información. El SAT recibe los CFDI emitidos y recibidos, las declaraciones y la contabilidad, y puede contrastarlos de forma automática. Una balanza que no concuerda con el IVA declarado o con los ingresos facturados es una señal que suele desencadenar preguntas y, en ocasiones, una revisión formal.
El catálogo de cuentas es la lista de cuentas contables de la empresa, asociadas a un código agrupador publicado por el SAT. Esa asociación permite que, aunque cada empresa nombre sus cuentas de manera distinta, la autoridad reconozca qué representa cada una. Si cambias la estructura de tu catálogo, debes enviar la actualización.
La balanza de comprobación mensual muestra, para cada cuenta, el saldo inicial, los movimientos del periodo y el saldo final. Su envío es periódico y se hace en un archivo XML. Para que la balanza cuadre con las declaraciones, los registros contables deben estar al día y conciliados con los CFDI emitidos y recibidos.
Al construir el catálogo, procura que cada cuenta tenga un código agrupador del nivel adecuado y evita cuentas genéricas que mezclan conceptos. Un catálogo claro facilita la lectura del contador y de cualquier tercero, como un auditor o un banco que analiza tus estados financieros para otorgar un crédito.
Las pólizas contables documentan cada asiento, y los auxiliares muestran el detalle de las cuentas. Normalmente no se envían de forma periódica, sino cuando el SAT los solicita en el curso de una revisión o requerimiento. Por eso es indispensable que cada póliza se pueda ligar al comprobante que la respalda.
Un buen archivo electrónico permite responder con rapidez: cada póliza indica el CFDI relacionado, la fecha, el concepto y los importes. Si el sistema contable no permite generar el XML con la estructura que exige el SAT, la empresa debe usar otra herramienta para hacerlo. No esperes a un requerimiento para descubrir esta limitación.
Ten presente que las pólizas deben conservar su relación con el documento fuente. En una póliza de ingreso, por ejemplo, se identifica el folio fiscal de la factura; en una de egreso, el del comprobante recibido. Si esa vinculación se pierde, reconstruirla meses después consume tiempo y se presta a errores.
El envío se hace a través del buzón tributario, con la e.firma de la empresa, dentro de los plazos que fija la normativa para cada tipo de información. Los plazos se calculan a partir del cierre del mes y cambian para el catálogo, la balanza inicial y los ajustes anuales; confírmalos cada año con tu contador.
Enviar tarde o enviar información con errores puede acarrear multas y, según el caso, una restricción temporal de sellos digitales. Es una obligación formal sencilla de cumplir cuando hay procesos ordenados, y muy costosa cuando se descuida durante varios meses y se acumulan rezagos que obligan a reconstruir periodos.
Si cambias de contador o de sistema, haz una entrega formal: balanza al último cierre, catálogo vigente, acuses de envío y lista de pendientes. Una transición sin documentación suele terminar en periodos sin enviar y en discrepancias entre el catálogo reportado y el que realmente se usa.
Define un calendario mensual: antes del día cinco se cierran los registros del mes anterior, hacia el día diez se concilian bancos y facturas, y luego se genera la balanza. Cada responsable debe tener tareas, fechas y un lugar donde dejar los documentos, de modo que el contador reciba la información completa.
Mantén un archivo digital con los XML de los CFDI, los estados de cuenta, los contratos y las pólizas, con nombres uniformes. Una estructura de carpetas por año, mes y tipo de documento facilita cualquier consulta posterior. Esta disciplina vale más que cualquier software sofisticado.
Un último hábito útil es hacer una prueba trimestral de recuperación: pedir a quien lleva la contabilidad que localice, en pocos minutos, la póliza y el comprobante de una operación al azar. Si no puede, el proceso necesita mejoras antes de que un requerimiento real lo ponga a prueba.
4softerp.net permite llevar contabilidad multiempresa de manera general, con plan de cuentas propio, para quienes necesitan ordenar sus registros internos. 4invoices.net permite preparar facturas en PDF y conservarlas en un archivo ordenado, útil para localizar documentos de respaldo.
Ninguno de los dos usa el catálogo de cuentas ni el código agrupador del SAT, genera la balanza en el formato XML oficial o envía información al buzón tributario. La contabilidad electrónica para el SAT debe prepararse con herramientas y procesos que cumplan el estándar oficial, bajo la responsabilidad de tu contador público.
Antes de contratar a un contador o un software, pregunta si genera los archivos XML de la contabilidad electrónica, si asocia las cuentas con el código agrupador del SAT y si guarda los acuses de envío. Estas tres preguntas permiten distinguir una herramienta pensada para México de una genérica.
El catálogo de cuentas de mi sistema no coincide con el catálogo SAT y el envío falla.
El catálogo de cuentas del SAT y el envío de la contabilidad en XML se preparan con tu contador o con un software autorizado. 4softerp.net no incluye el catálogo SAT ni genera el XML de contabilidad electrónica.
El despacho contable pide la información en otro formato cada mes.
Puedes pedirle a tu despacho el formato que necesita y comprobar si 4softerp.net ofrece la exportación que buscas; no generamos el formato del SAT.
ERP financiero y contabilidad multiempresa. Las declaraciones fiscales locales solo están disponibles para Rumanía.
Facturación en línea con facturas en PDF y archivo de facturas. No se presenta ante la autoridad tributaria local; la integración de facturación electrónica solo está disponible para Rumanía.
En general, las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial que están obligadas a llevar contabilidad, con excepciones y reglas para ciertos regímenes o niveles de ingresos. Cada año el SAT publica sus reglas. Pregunta a tu contador si debes enviar información y con qué frecuencia, según tu régimen.
Habitualmente el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación mensual en formato XML, además de los ajustes anuales. Las pólizas y los auxiliares se entregan cuando el SAT los solicita. Todos deben cumplir la estructura técnica oficial, que se puede validar antes del envío con las herramientas que el SAT ofrece.
Puedes usar el software que prefieras siempre que permita generar los archivos con la estructura oficial y asociar tus cuentas al código agrupador del SAT. Si tu herramienta no lo hace, deberás usar otra para producir el XML. Pregunta a tu proveedor si tiene esa función antes de contratarlo. Compara varias opciones y pide una demostración con tus propios datos.
Pueden aplicarse multas y, en determinados casos, restricciones temporales en el uso del certificado de sello digital, lo que impediría emitir facturas. Si te atrasaste, regulariza cuanto antes con tu contador y envía los periodos pendientes en orden. Es preferible hacerlo antes de que el SAT te notifique. Guarda siempre la evidencia de tu regularización.
El buzón tributario genera un acuse de recibo que indica si el archivo se recibió y si cumplió la estructura. Guarda cada acuse junto con la balanza correspondiente. Si el SAT rechaza el archivo, el mensaje señala el error, que normalmente se corrige y se reenvía dentro del plazo. Revisa también las fechas límite del siguiente periodo.
Información general sobre el tema; no sustituye la consulta a la autoridad competente ni a un contador.
