Računovodstvo in poročanje

Osnove računovodstva po slovenskih standardih

Gospodarske družbe v Sloveniji vodijo poslovne knjige po načelu dvostavnega knjigovodstva v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah in Slovenskimi računovodskimi standardi. Vsak poslovni dogodek se zapiše na debetno in kreditno stran, tako da je bilanca vedno uravnotežena, izkaz poslovnega izida pa odraža prihodke in odhodke.

Samostojni podjetniki lahko izberejo enostavnejše vodenje evidenc, če izpolnjujejo pogoje, vendar morajo še vedno zbirati dokazila in poročati. Katera oblika je ustrezna, je odvisno od prometa, števila zaposlenih in izbranega davčnega režima. Odločitev sprejmite skupaj z računovodjo.

Standardi določajo način vrednotenja, amortiziranja, rezervacij in prikazovanja. Zato ima vsako podjetje svoje računovodske usmeritve, ki opredeljujejo, kako se obravnavajo posamezne postavke. Dokument s temi usmeritvami je pomemben ob reviziji in kontroli.

Pri mikro in majhnih družbah so zahteve glede pojasnil v letnem poročilu lažje, a osnovna načela ostajajo: previdnost, resničnost in nepretrganost poslovanja. Računovodja mora ob koncu leta oceniti tudi, ali ima družba težave, ki ogrožajo njen obstoj.

Kontni načrt in dokumenti

Kontni načrt je seznam kontov, na katerih se evidentirajo dogodki. Slovenija ima enotni kontni načrt, ki ga podjetja prilagodijo svojim potrebam. Uporaba pretirano razdrobljenega kontnega načrta povzroča težave pri poročanju, premalo podroben pa onemogoča analizo stroškov.

Podlaga za knjiženje je dokument: račun, pogodba, bančni izpisek, plačilna lista. Brez dokumenta knjiženje ni utemeljeno. Dokumente pregledujte ob prejemu in jih označujte z datumom prejema, da bo jasno, v katero obdobje sodijo.

Pri hrambi dokumentov upoštevajte roke, ki jih določajo računovodski in davčni predpisi. Roki so različni glede na vrsto dokumenta in nekateri so več let. Elektronska hramba je dovoljena, če je zagotovljena celovitost in berljivost, zato preverite pogoje pri računovodji.

Vsak račun, ki ga prejmete, mora biti pravilno naslovljen na vaše podjetje, sicer ga ne morete uveljaviti kot strošek. Dobavitelje opozorite na pravilen naziv, sedež in davčno številko, še preden izdajo prvi račun.

Letno poročilo in oddaja na AJPES

Po koncu poslovnega leta družba pripravi letno poročilo, ki vključuje bilanco stanja, izkaz poslovnega izida in pojasnila. Obseg je odvisen od velikostnega razreda: majhne družbe imajo lažje zahteve kot velike. Velike družbe in nekatere druge morajo imeti poročilo revidirano.

Poročilo se predloži AJPES v zakonskem roku. Poročilo mora odobriti pristojni organ, na primer skupščina ali nadzorni svet, odvisno od oblike. Predložitev poteka prek spletnega portala z digitalnim potrdilom, in jo običajno opravi računovodski servis ali zastopnik.

Ker je poročilo javno, ga preberejo tudi poslovni partnerji in banke. Zato ga pripravite natančno in pojasnila napišite jasno. Če rok zamudite, lahko sledi globa. Priprave začnite že pred koncem leta z inventuro in uskladitvijo odprtih postavk.

Priporočljivo je, da pred oddajo poročila pregleda tudi druga oseba, ne le tista, ki ga je sestavila. Dodatna kontrola pogosto odkrije napake v pojasnilih ali v izračunih, ki ob prvem branju niso očitne.

Sodelovanje z računovodskim servisom

Večina majhnih podjetij vodi knjige prek zunanjega računovodskega servisa. Dobro sodelovanje temelji na jasnem dogovoru: katere dokumente pošljete, do kdaj, v kakšni obliki in kaj prejmete nazaj. Dogovorite se tudi o tem, kdo odgovarja za oddajo davčnih prijav in kdo za plačilo davkov.

Pogosta težava je, da podjetje pošilja dokumente neredno ali nepopolno, računovodja pa naknadno opravlja izterjavo računov. Rešitev je mesečna rutina: do določenega dne v mesecu pošljete vse račune, izpiske in pogodbe za prejšnji mesec.

Pri izbiri servisa vprašajte za reference, strokovne kvalifikacije, zavarovanje odgovornosti in dostop do podatkov. Podatki ostanejo vaša last, zato dogovorite tudi vračilo ob prenehanju pogodbe. Nikoli ne dovolite, da ima podatke le računovodja.

Dobro je, da v pogodbi z računovodskim servisom določite tudi odzivni čas in kontaktno osebo. Če se računovodja zamenja, naj nova oseba prejme popoln izvoz podatkov in seznam odprtih zadev.

Pri vsaki spremembi računovodskega servisa se dogovorite, kdo prejme arhiv dokumentov, dostope do portalov in pooblastila. Brez tega lahko obstane obračun ali oddaja poročila, tudi če sta servisa v dobrih odnosih.

Kaj ekosistem prispeva k urejeni evidenci

4invoices.net izdaja račune v PDF in hrani izdane račune v arhivu. 4softerp.net je finančni ERP z računovodsko evidenco za več podjetij in je lahko osnova za izmenjavo podatkov z računovodjo. Oba modula sta namenjena temu, da je dokumentacija na enem mestu.

Ekosistem ne pripravlja davčnih prijav za Slovenijo in ni povezan z državnimi portali. Kontni načrt, knjiženje in davčne obračune uskladite z računovodjem. Lokalne davčne prijave v ekosistemu veljajo samo za Romunijo.

Prednost tega pristopa je pregled: vodstvo vidi račune, stranke in stroške, ne da bi potrebovalo vsak dan klicati servis. Pomanjkljivost je, da morate sami vzdrževati disciplino pri vnosu. Brez redne rutine tudi najboljši program ne pomaga.

Pri vodenju več podjetij je koristno, da ima vsako svojo nastavitev kontnega načrta in svoje uporabnike. Tako se zmanjša tveganje, da bi se podatki ene družbe znašli v knjigah druge, kar bi povzročilo težave pri reviziji.

Notranje kontrole in revizijska sled

Notranja kontrola pomeni, da ima vsak poslovni dogodek odgovornega, dokument in odobritev. V majhnem podjetju je to lahko ena oseba, a odobritev večjih zneskov naj vedno poteka po načelu dvojnega nadzora. Ločitev nalog zmanjša tveganje napak in zlorab.

Revizijska sled je zapis, ki omogoča, da od številke v poročilu pridete do izvornega dokumenta. Dobro vodena evidenca omogoča, da ob vprašanju revizorja ali davčnega inšpektorja v nekaj minutah najdete račun, pogodbo in plačilo. Brez sledi je vsak spor težji.

Redno naredite kontrolni pregled: primerjava stanja na bančnem računu z evidenco, pregled odprtih terjatev, pregled dobaviteljev. Ob koncu leta naredite inventuro in uskladitev. Takšna rutina je cenejša od popravkov, ki jih zahtevajo kontrole.

Pomemben del notranjih kontrol je tudi pregled pooblastil za podpis pogodb in odobravanje plačil. Seznam pooblaščencev naj bo posodobljen ob vsaki spremembi. Zastarelo pooblastilo je pogost vir težav pri bankah in pri kontrolah.

Gospodarske družbe vodijo knjige v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah in Slovenskimi računovodskimi standardi. Nekatere družbe, na primer podjetja javnega interesa, uporabljajo mednarodne standarde računovodskega poročanja. Izbira je odvisna od pravne oblike in velikosti. Za vaš primer vprašajte računovodjo ali revizorja. Standard izberete skupaj z revizorjem. Podjetja javnega interesa imajo dodatne zahteve.

Letno poročilo oddate AJPES v zakonskem roku po koncu poslovnega leta, ki je določen v zakonu o gospodarskih družbah. Rok se lahko razlikuje glede na vrsto poročila. Natančen rok in postopek preverite na spletni strani AJPES ali pri računovodji. Zamuda lahko pomeni globo. Poročilo oddate prek spletnega portala. Poročilo mora biti podpisano.

Zakonsko je to mogoče, če imate znanje in izpolnjujete pogoje. V praksi mora oseba, ki vodi knjige, poznati standarde in davčne predpise. Večina majhnih podjetij vodi knjige prek računovodskega servisa, ker je nasvet pri davkih in obračunih dragocen. Pri tem pazite na pravilno obliko in podpise. Znanje se obnavlja s spremembami predpisov.

Roki hranjenja so določeni z računovodskimi in davčnimi predpisi in se razlikujejo glede na vrsto dokumenta. Nekateri dokumenti se hranijo več let, drugi trajno. Natančen rok za posamezne dokumente potrdite z računovodjo. Elektronska hramba je dovoljena pod pogojem celovitosti. Z računovodjo dogovorite vsebino mesečne izmenjave. Davčni dokumenti imajo včasih daljše roke.

Ne. 4softerp.net je finančni ERP z računovodsko evidenco za več podjetij, vendar ne pripravlja in ne oddaja slovenskih davčnih prijav. Lokalne davčne prijave so na voljo samo za Romunijo. Davčne obveznosti uredite z računovodjo ali sami prek portala eDavki. Odgovornost za davčno skladnost ostane pri podjetju. Orodje ni nadomestilo za svetovanje.

Evidenca na enem mestu

Dokumenti in računovodska evidenca; prijave urejate z računovodjo.