Para constituir uma sociedade em Timor-Leste, define-se primeiro a forma jurídica, os sócios e a sede, e depois pede-se o registo no SERVE, que também trata do número de identificação fiscal e da licença. Só com esses dados fechados faz sentido preparar faturas, contratos e contabilidade.
A primeira escolha é a forma da empresa. Quem trabalha sozinho e quer separar o património pessoal do do negócio olha para uma sociedade unipessoal; dois ou mais sócios, por exemplo um timorense e um parceiro estrangeiro, costumam optar por uma sociedade por quotas. Há também o empresário em nome individual, mais simples de abrir, mas em que a pessoa responde com os seus bens. As formas e os requisitos de cada tipo constam da legislação societária em vigor, e convém confirmá-los no SERVE ou com um advogado antes de assinar qualquer documento.
Essa decisão arrasta várias outras. O capital social inicial, a repartição das quotas, a identidade de quem assina pela empresa e o objeto social têm de constar do pedido, e o que ficar escrito será o que aparece nos contratos e nas faturas durante anos. Alterar o objeto social mais tarde obriga a novo ato junto do registo, por isso vale a pena redigi-lo com alguma largura, sem o transformar numa lista de vinte atividades que a empresa nunca exercerá.
Antes do pedido, junte num único ficheiro os elementos de cada sócio: nome completo como consta do documento de identificação, nacionalidade, morada e contacto. Para sócios estrangeiros, confirme com o SERVE que documentos e que tradução são exigidos, porque a lista varia conforme a pessoa seja singular ou coletiva e resida ou não no país.
Escolha também uma denominação e uma alternativa, porque o nome proposto pode já estar em uso por outra empresa. Defina a morada da sede com precisão: um arrendamento em Dili com contrato escrito, ou uma morada cedida por um familiar, produz documentos diferentes, e o endereço escolhido será o que a Autoridade Tributária e os clientes verão. Para fazer isto sem pressas, uma folha de cálculo simples com estes campos evita pedir os mesmos dados três vezes.
O SERVE, Serviço de Registo e Verificação Empresarial, funciona como balcão único: o mesmo pedido cobre o registo comercial, o número de identificação fiscal e a licença para exercer a atividade. Isto poupa a ida a várias entidades, mas não elimina a verificação. Se os dados dos sócios, da sede ou da atividade não forem coerentes entre si, o processo pode ser devolvido para correção, e cada devolução custa dias.
Guarde o comprovativo do pedido e, quando a empresa estiver registada, as certidões ou documentos que o SERVE emitir. Vai precisar deles para abrir a conta bancária, para assinar contratos de arrendamento em nome da empresa e para responder a clientes de maior dimensão que pedem prova do registo antes de adjudicar um fornecimento. Taxas, prazos e formulários atuais devem ser confirmados diretamente no SERVE.
Timor-Leste usa o dólar americano como moeda oficial, pelo que preços, propostas e recebimentos já nascem em dólares. A conta empresarial abre-se num banco comercial com o registo, o número de identificação fiscal e os documentos dos representantes. Peça logo ao banco quais os extratos disponíveis e com que periodicidade, porque o contabilista vai precisar deles todos os meses.
Convém separar desde o primeiro dia as despesas da empresa das pessoais. Quando o sócio paga do próprio bolso um computador ou a renda do escritório, registe o pagamento e guarde o recibo em nome da empresa, para que o fecho do exercício não termine numa discussão sobre o que pertence a quem.
Antes da primeira venda, decida como as faturas vão ser numeradas, que dados da empresa nelas constam e onde ficam guardadas. Na 4invoices.net emite-se a fatura em PDF e guarda-se no arquivo de faturas, onde é possível procurar por número ou por cliente; a plataforma não submete a fatura à Autoridade Tributária, pelo que as obrigações perante esta continuam a tratar-se à parte, com o contabilista.
Para a contabilidade, a 4softerp.net permite manter os registos da empresa e partilhá-los com o contabilista externo. Não substitui o profissional que conhece o enquadramento fiscal local, mas evita a situação habitual de um ano de recibos numa caixa de sapatos entregue em dezembro. Uma boa regra é lançar as faturas e os pagamentos todas as semanas, enquanto ainda se lembra de quem pagou o quê.
Se o gerente ainda não decidiu como vai cobrar, uma boa primeira tarefa é redigir três modelos: proposta, fatura e mensagem de lembrete. Com os três escritos antes da primeira venda, as respostas aos clientes ganham uma voz uniforme e o negócio parece mais organizado do que o tamanho real da equipa sugere.
Na primeira semana, fechem-se as decisões que dependem dos sócios: forma jurídica, denominação principal e alternativa, capital, repartição de quotas e quem gere. Na segunda, reúnem-se os documentos e prepara-se o pedido. A partir daí, o ritmo é do SERVE; o que a empresa controla é a rapidez com que responde a pedidos de correção.
Enquanto aguarda, avance com o que não depende do registo: escolher o contabilista, redigir o modelo de proposta, definir a tabela de preços em dólares e desenhar o logótipo. Tudo o que não for feito antes ficará para quando já houver clientes à espera, que é o pior momento para decidir.
Quando o registo chegar, a ordem útil é: conferir os dados do documento recebido, abrir a conta bancária, configurar a conta de faturação com os dados oficiais, assinar o contrato com o contabilista e só então enviar a primeira proposta. Uma empresa que fatura antes de ter a conta bancária aberta acaba a receber transferências na conta pessoal de um sócio, e desfazer isso custa mais tempo do que a espera.
Logo após a constituição chegam as primeiras operações e não está claro que documentos emitir.
O registo e a licença tratam-se junto do SERVE. A 4invoices.net não se liga ao SERVE nem à Autoridade Tributária; permite emitir faturas em PDF e guardá-las no arquivo de faturas.
A contabilidade é obrigatória desde o início e a empresa ainda não tem equipa interna.
A 4softerp.net permite manter a contabilidade multiempresa e partilhar os registos com o contabilista externo; não inclui declarações junto da Autoridade Tributária.
Os dados dos sócios e da sede andam em mensagens e ficheiros soltos.
Num CRM como a 4softcrm.net pode guardar as fichas de contactos, sócios e fornecedores de forma organizada, com histórico das conversas.
Faturação online com faturas em PDF e arquivo de faturas. Não é submetida à autoridade fiscal local; a integração de faturação eletrónica existe apenas para a Roménia.
ERP financeiro e contabilidade multiempresa. As declarações fiscais locais só estão disponíveis para a Roménia.
O prazo depende da complexidade do pedido e da rapidez com que os documentos dos sócios estão completos. Pedidos com denominação já verificada, sede definida e documentos corretos costumam andar mais depressa. Os prazos e as taxas atuais mudam, por isso confirme-os diretamente no SERVE antes de marcar assinaturas ou abrir contas.
A lei societária prevê formas adequadas a um único titular, como a sociedade unipessoal, e existe também o empresário em nome individual, com responsabilidade pessoal. Qual escolher depende do risco que aceita assumir e do tipo de clientes. Peça aconselhamento a um advogado ou ao SERVE antes de decidir, porque a forma escolhida condiciona o resto.
Em geral os estrangeiros podem participar em empresas, mas certas atividades e formas de investimento têm regras próprias. Documentos e tradução exigidos variam conforme se trate de pessoa singular ou coletiva. Confirme os requisitos atuais com o SERVE e, se houver investimento relevante, com um advogado que conheça o regime de investimento privado.
Não. O registo faz-se no SERVE, pelos próprios sócios ou por quem os represente com poderes para o ato. O ecossistema 4b2b serve para o que vem depois do registo: emitir faturas em PDF, manter a contabilidade, gerir clientes e enviar mensagens por SMS ou correio eletrónico. Não existe ligação ao SERVE nem à Autoridade Tributária.
É recomendável, pelo menos para definir o plano de contas, o calendário de obrigações e a forma de guardar documentos. Não precisa de um contrato a tempo inteiro: muitas empresas começam com um acordo mensal simples. O que custa caro é reconstruir a contabilidade de vários meses depois de os documentos se terem perdido.
Guia informativo; os trâmites oficiais realizam-se junto da entidade competente.
