حفظ سجلات ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات

أي السجلات ولأي مدة

تشمل سجلات ضريبة القيمة المضافة الفواتير الضريبية وإشعارات الدائن الصادرة والواردة، ومستندات الاستيراد والتصدير، والسجلات المحاسبية، وأوراق العمل التي بُني عليها كل إقرار. والمدة العامة للحفظ خمس سنوات، مع مدة أطول لبعض السجلات المتصلة بالعقارات.

وفي ضريبة الشركات المدة سبع سنوات بعد الفترة الضريبية، وتغطي القوائم المالية ودفاتر الأستاذ وكشوف البنك والعقود والمستندات المستخدمة لدعم الخيارات والتسعير بين الأطراف ذات العلاقة. ولأن المدتين تختلفان، فتطبيق قاعدة السبع سنوات على كل وثيقة أبسط وأكثر أمانًا.

وإذا غطى سجل واحد أكثر من فترة، كعقد متعدد السنوات، فعدّاد الحفظ يبدأ من نهاية الفترة التي يتعلق بها السجل، فاحتفظ به حتى تُغطى الفترة الأخيرة.

وتختلف السجلات التي تتعلق بالأصول الرأسمالية والعقارات عن سجلات المعاملات اليومية، فقد تظل صلتها بالضريبة قائمة سنوات أطول بسبب تعديلات الاسترداد، لذلك احتفظ بفواتير شراء الأصول ومستنداتها ما دام الأصل بحوزتك، واسأل مستشارك عن المدة في كل حالة.

وإذا بيعت الشركة أو اندمجت أو أُغلقت فإن التزام الحفظ لا يزول بزوال الكيان تلقائيًا، فحدد قبل أي صفقة من سيحتفظ بالسجلات ومن سيتحمل مسؤولية إتاحتها للهيئة، وضع ذلك في اتفاقية الصفقة.

الصيغة واللغة والمكان

تُقبل السجلات الإلكترونية حين تكون كاملة ودقيقة ويمكن إبرازها عند الطلب. وتتوقع الهيئة عمومًا أن تكون متاحة بالعربية أو الإنجليزية، فاحتفظ بنسخ مترجمة من الاتفاقيات الأجنبية المهمة.

احتفظ بالسجلات في الإمارات أو تأكد من أنك تستطيع استرجاعها بسرعة من الخارج. وإذا كانت ملفاتك في حساب استضافة خارج الدولة فدوّن كيف يُدخل إليها ومن يحمل بيانات الدخول، فالهيئة لن تنتظر استعادة حساب مقفل.

وإذا انتقلت إلى نظام جديد فصدّر البيانات القديمة بصيغة مقروءة قبل إغلاق الحساب القديم، واحفظ التصدير مع الأرشيف. فشركات كثيرة تفقد سنوات من السجلات حين ينتهي اشتراك.

وإذا استخدمت مورّدًا خارجيًا لحفظ البيانات فاقرأ عقده بعناية: أين تُخزَّن البيانات، ومن يستطيع الوصول إليها، وماذا يحدث عند انتهاء الاشتراك أو عند خلاف مع المورّد. وهذه الأسئلة أسهل قبل التوقيع بكثير.

وللمستندات الموقعة إلكترونيًا احتفظ بسجل التوقيع نفسه، أي الوقت والجهاز وبيانات الموقّع، مع الملف النهائي، فالعقد الموقع إلكترونيًا يستمد قوته من سجل المراحل بقدر ما يستمدها من نصه.

هيكل يعمل

نظّم حسب الشركة ثم السنة ثم النوع: فواتير المبيعات، وفواتير الموردين، وكشوف البنك، والرواتب، والعقود، والإقرارات الضريبية. واستخدم أسماء ملفات متسقة تتضمن التاريخ والطرف المقابل. والوثيقة التي لا تُوجَد في دقيقتين هي عمليًا مفقودة.

يحتفظ 4invoices.net بفواتير PDF الصادرة في أرشيف، ويحفظ 4mycontracts.net الاتفاقيات مع سجل الاعتماد. استخدم منطق التسمية والفترة نفسه في الاثنين، فيستطيع المراجع أن يتتبع عملية بيع من العقد إلى الفاتورة دون مساعدة من أنشأها.

ولا تقتصر السجلات الضريبية على الفواتير: فالمراجع الذي يتساءل عن خصم سيطلب العقد الذي يفسر التكلفة، والتسليم أو سجل الدوام الذي يثبت أن العمل تم، والتحويل المصرفي الذي يثبت أنه دُفع. والمستندات الثلاثة معًا تصنع الحجة، وكل واحد وحده ضعيف.

واستخدم ترتيبًا واحدًا للتسمية في كل السنوات: الشركة ثم السنة ثم الشهر ثم نوع المستند، بحيث يجد شخص جديد أي فاتورة دون أن يتعلم منطقك الخاص. وتجنب الأسماء الشخصية والتواريخ بصيغ مختلفة والاختصارات التي يفهمها زميل واحد فقط.

النسخ الاحتياطية والوصول والبيانات الشخصية

احتفظ بنسختين على الأقل في مكانين مختلفين وجرّب الاستعادة مرة في السنة. وقيّد الوصول بحسب الدور: يحتاج المحاسب إلى الفواتير، وتحتاج الموارد البشرية إلى ملفات الموظفين، ويحتاج المالك إلى كل شيء دون أن يعدّل.

وتتضمن السجلات بيانات شخصية كالأسماء والعناوين وتفاصيل الرواتب يحميها قانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات. فلا تحتفظ بأكثر مما تحتاج بعد انتهاء مدة الحفظ، واحذف بطريقة منضبطة ودوّن التاريخ.

وشفّر النسخ الاحتياطية التي تغادر المكتب وسجّل من يملك المفتاح، وشارك تعليمات الاستعادة مع شخص ثانٍ، واكتب أين تُحفظ بيانات الدخول إلى النسخ الاحتياطية.

ويستحق الأمر اختبارًا عمليًا: اطلب من شخص من خارج الفريق أن يسترجع فاتورة عمرها ثلاث سنوات بالاعتماد على التعليمات المكتوبة وحدها، وصحح كل نقطة تعثر فيها.

وراجع صلاحيات الوصول كل ستة أشهر، واحذف حسابات من غادروا الشركة، وسجّل من يملك مفاتيح التشفير.

ماذا تفعل حين تطلب الهيئة سجلاتك

يحدد الطلب عادةً الفترة ونوع السجل. ردّ في المهلة المذكورة وأرسل مجموعات كاملة واحتفظ بنسخة مما أرسلته. وإذا لم تجد شيئًا فقل ذلك واشرح ما فعلته للبحث، بدل تجاهل الطلب.

أجرِ طلبًا تجريبيًا مرة في السنة: اختر فاتورة عشوائية ثم اعثر على العقد وإثبات التسليم والدفعة والقيد في دفتر الأستاذ. فإذا استغرق التمرين ساعة فأرشيفك يحتاج عملًا قبل أن تصل مراجعة حقيقية.

وعيّن مالكًا واحدًا مسمى لصلاحية الحذف، وسجلًا مكتوبًا بما أُتلف ومتى. واكتب إجراء من صفحة واحدة يبين أين السجلات ومن يصل إليها وكم يُحفظ كل نوع وكيف يُجاب عن الطلب، فيصبح نقطة بداية لأي محاسب أو مدير جديد.

وإذا تغير مستشارك الضريبي أو محاسبك فسلّمه فهرسًا بالسجلات وأماكنها والمدد، ودوّن تاريخ التسليم في الملف.

وعند تغيير المدير المالي أو المحاسب اطلب محضر تسليم موقعًا يبين قائمة السجلات ومواقعها وأي أمور مفتوحة، ولا تقبل التسليم الشفهي وحده.

العقود والرواتب وسجلات داعمة للملف الضريبي

تدعم سجلات الرواتب، بما فيها العقود والرواتب المدفوعة والإجازات، جانب المصروفات، وتدعم سجلات الأصول الثابتة الإهلاك. احتفظ بفاتورة الشراء وتاريخ دخول الأصل الخدمة لكل قطعة معدات.

وفي المجموعات احتفظ بالاتفاقيات بين الشركات والحسابات التي بُنيت عليها إعادة التحميل. فمسار ورقي واضح للاتفاقيات والدفعات هو غالبًا الدفاع كله في أسئلة التسعير بين الأطراف ذات العلاقة.

واتفق مع محاسبك على قائمة إغلاق في نهاية السنة تتضمن التأكد من أن كل مستندات السنة في الأرشيف. وتذكّر أن الموظفين الذين يغادرون يأخذون معهم المعرفة، فاكتب أين الأرشيف وكيف سُميت ملفاته. وراجع ملاحظة مدد الحفظ كل ربع سنة مع تاريخ آخر فحص لها، لأن القواعد الضريبية تُعدَّل والملاحظة القديمة أسوأ من عدمها.

والتخزين السحابي مقبول إذا كنت تتحكم في الوصول وتستطيع تصدير كل شيء، فاقرأ شروط المزود بشأن موقع البيانات وما يحدث إن انتهى الاشتراك، واحتفظ بنسخ محلية من السجلات الأساسية.

وفي كل يناير راجع الأرشيف: هل اكتملت مستندات السنة الماضية، وهل حان وقت إتلاف سجلات انتهت مدتها، وهل توجد نسخ احتياطية سليمة؟

عمومًا خمس سنوات من نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها السجلات، مع مدد أطول لبعض السجلات المتصلة بالعقارات. وللهيئة الاتحادية للضرائب أن تطلبها خلال هذه المدة. تحقق من القاعدة الحالية لسجلاتك لدى الهيئة، فهناك استثناءات، وتبدأ المدة من نهاية الفترة التي تتعلق بها السجلات. وراجع الاستثناءات الخاصة بنشاطك. وراجع الاستثناءات الخاصة بنشاطك.

سبع سنوات بعد نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها، كما ينص قانون ضريبة الشركات. وتشمل القوائم المالية ودفاتر الحسابات والعقود والمستندات الداعمة لإقرارك. احفظها بصيغة تستطيع إخراجها منها بسرعة عند الطلب، والقاعدة التي يُبنى عليها التخطيط هي سبع سنوات. وتبدأ المدة من نهاية الفترة المعنية. واحتفظ بها في صيغة قابلة للقراءة. ولا تتعامل مع المدة كحد أدنى فقط.

نعم، يُقبل الحفظ الإلكتروني ما دامت السجلات كاملة ومقروءة ومتاحة عند طلب الهيئة. احتفظ بنسخة احتياطية، وقيّد الوصول، وتأكد أنك تستطيع إعادة إنتاج الفواتير والاتفاقيات الأصلية. واسأل مستشارك إن كانت وثيقة، كأصل موقع، يجب أن تبقى ورقية، ودوّن الجواب. وجرّب الاستعادة كل عام للتأكد. واختبر الاستعادة مرة كل سنة. وأخبر مستشارك بنظام الحفظ الذي تستخدمه.

تتوقع الهيئة عمومًا أن تكون السجلات متاحة بالعربية أو الإنجليزية، وقد تُطلب ترجمة للمستندات بلغات أخرى. احتفظ بنسخة مترجمة من العقود الأجنبية المهمة بجانب الأصل، خاصة حين تدعم موقفًا ضريبيًا، واحرص على أن تكون الترجمة صحيحة ومؤرخة. ويفضل ختمها بتاريخ الترجمة. وراعِ دقة الترجمة وتاريخها. وهذا أيسر عند أي مراجعة وأقل كلفة.

صفحة إرشادية

هذه الصفحة للاطلاع العام فقط. تأكد من المتطلبات لدى الجهة المختصة في الإمارات أو مستشارك؛ وأدوات 4b2b تغطي الفوترة والتواصل وحفظ السجلات بشكل عام فقط.