فتح حساب مصرفي للشركة في الإمارات

ما يريد البنك الإماراتي أن يراه

طلب الحساب المصرفي لشركة هو ملف عناية واجبة لا مجرد استمارة. يريد البنك أن يعرف من يملك الشركة ومن يتحكم فيها وماذا تبيع ومن عملاؤها ومن أين سيأتي المال. وتنطبق قواعد المصرف المركزي لمكافحة غسل الأموال على كل مؤسسة، فتطرح البنوك كلها أسئلة متشابهة وإن اختلفت الصياغة.

جهّز نبذة قصيرة ووقائعية عن الشركة: الأنشطة، وكبار العملاء والموردين، والدول التي تتعامل معها، وحجم الإيرادات الشهرية المتوقع، وعدد الموظفين. وإذا كان لديك عقد موقّع أو أمر شراء فأرفقه. والنبذة المطابقة لأنشطة الرخصة تُقرأ أسرع من نبذة تحتاج إلى تفسير.

وكن صادقًا ومتسقًا: يجب أن تطابق الأرقام التي تعطيها للبنك ما في تسجيل ضريبة القيمة المضافة والعقود. وإذا كان للشركة مساهمون أجانب فتوقع أسئلة إضافية عن مصدر الأموال التي رُسملت بها، وتوفر مذكرة قصيرة مع كشوف داعمة تختصر الحوار.

وتذكّر أن البنك قد يقابل ممثلي الشركة شخصيًا أو عبر الاتصال المرئي، فليكن المفوض بالتوقيع قادرًا على شرح النشاط والعملاء والمصادر المالية بكلماته هو، دون الاستعانة بأوراق مكتوبة لا يفهمها. فالشرح الواثق يقلل أسئلة المتابعة أكثر من أي مرفق إضافي.

ويحسن أن تعد قائمة بالأسئلة التي تتوقع أن يطرحها البنك مع إجاباتك المكتوبة، فعندما يرى المسؤول إجابات مرتبة تتسق مع المستندات يقل احتمال طلب إيضاحات متكررة تطيل الإجراءات.

الوثائق وأسباب التأخير الشائعة

الملف الأساسي هو الرخصة التجارية، وعقد أو نظام التأسيس، وجوازات الملاك والمفوضين بالتوقيع وهوياتهم الإماراتية، وإثبات العنوان وعقد الإيجار. وتضاف إلى شركات المناطق الحرة شهادة التسجيل وشهادة الأسهم. وتطلب بعض البنوك كذلك بيانات المستفيد الحقيقي لأي مساهم اعتباري وصولًا إلى الأفراد المالكين.

وتأتي التأخيرات عادةً من فروق صغيرة: اسم مكتوب بشكل مختلف في الجواز والرخصة، أو وثيقة منتهية، أو عقد إيجار لا يغطي العنوان المرخّص. قارن الوثائق ببعضها قبل الموعد، واحضر الأصول إن طلبها البنك.

واسأل البنك أي فحوصه تجري قبل فتح الحساب وأيها بعده، فبعض الشروط مستمرة وينبغي أن تعرفها منذ البداية.

وإذا كان في الملكية شركة قابضة أو كيان أجنبي فجهّز شجرة الملكية موقعة وموضحة بالنسب حتى الأفراد، فهذه الوثيقة وحدها تختصر على البنك أسبوعًا من المراسلات.

وإذا كنت تعتمد على مستشار تأسيس يقدّم لك البنك، فاسأله عن العلاقة بينه وبين البنك وعن أي رسوم، واحتفظ بصورة من كل ما وقعته.

اختيار الحساب الذي يناسب مدفوعاتك

قارن الحسابات بما ستفعله بها فعلًا: عدد التحويلات شهريًا، ونسبة العملات الأجنبية، والحاجة إلى بطاقة شركة، ودفع الرواتب عبر نظام حماية الأجور، وصلاحيات الخدمات المصرفية الإلكترونية لأكثر من مفوض. وتختلف رسوم التحويل وغرامات الرصيد الأدنى ودفاتر الشيكات اختلافًا كبيرًا.

وإذا كنت تفوتر بالدولار أو اليورو فاسأل هل يقدم البنك حسابات فرعية بتلك العملات وكيف يحدد سعره عند التحويل. فالفرق بين السعر في دفاترك وسعر البنك مصدر شائع لعمل المطابقة في نهاية الشهر.

واسأل عن دعم الدفع الجماعي للرواتب والصيغ التي يستخدمها مزود الرواتب لديك، فتغيير البنك لاحقًا بسبب قيد في الرواتب عملية بطيئة ومربكة. وفكّر في المستقبل: الشركة التي تتوقع توظيفًا تحتاج دعم الرواتب وبطاقات الشركة بعد الفتح بوقت قصير، فاطلب هذه الميزات من البداية بدل فتح حساب ثانٍ.

ولا تغفل رسوم التحويلات الدولية وهامش الصرف، ففي الشركات التي تتعامل بالعملات الأجنبية تتجاوز هذه الكلفة أحيانًا رسوم الحساب كلها خلال سنة.

المفوضون بالتوقيع والخدمات الإلكترونية والرقابة الداخلية

حدد من يحق له التوقيع وحتى أي مبلغ قبل التقديم. تطلب معظم البنوك مفوضين بالاسم وتتيح سلطة منفردة أو مشتركة، والإعداد الذي تختاره يؤثر في العمل اليومي. وحد التوقيع المشترك للمدفوعات الكبيرة رقابة بسيطة تحمي الملاك والموظفين معًا.

وينبغي أن تعكس رموز الخدمات المصرفية الإلكترونية وحدود البطاقات ومسارات الموافقة هذه السياسة. اكتب السياسة، وأعطِ كل شخص الصلاحيات التي يحتاجها فقط، وراجع القائمة حين يغادر أحد الشركة.

وأضف عادة مطابقة أسبوعية: اعرض المتحصلات التي لم تُربط بفاتورة واطلب من مسؤول المبيعات تحديدها. والمتحصلات غير المطابقة التي مضى عليها شهر تعني غالبًا أن عميلًا يدفع مقابل شيء لم تفوتره أو أن فاتورة تحمل مبلغًا خاطئًا.

وأفضل ما يمكنك فعله لحماية الحساب أن توثّق من يملك أي صلاحية ومتى مُنحت، وأن تحتفظ بسجل للتغييرات يراه المدقق عند الطلب.

ولا تغفل رقابة التعامل مع العملات الأجنبية والمبالغ الكبيرة، فقد يطلب البنك إيضاحًا مسبقًا لتحويلات تتجاوز حدًا معينًا، وإعلامه بها قبل حدوثها يوفر عليك تجميد الحساب مؤقتًا.

مطابقة المدفوعات الواردة بالفواتير

حين يعمل الحساب يصبح التحدي اليومي مطابقة كل إيداع بفاتورة. وكثيرًا ما يترك العملاء المرجع فارغًا أو يسددون عدة فواتير بتحويل واحد. وأبسط ضبط هو رقم فاتورة فريد مطبوع بوضوح على كل فاتورة PDF مع طلب ذكره مرجعًا للدفع.

يُنتج 4invoices.net فواتير PDF مرقّمة ويحفظها في أرشيف، فيجد محاسبك قائمة واحدة يقارنها بكشف الحساب. وهو لا يقرأ كشف الحساب ولا يطابق الدفعات نيابة عنك؛ فالمقارنة يقوم بها شخص أو أداة المحاسبة التي تستخدمها.

واتفق على نمط للمرجع واذكره في الفاتورة، كرقم الفاتورة متبوعًا باسم الشركة. فالمراجع المتسقة تقلل العمل اليدوي في نهاية الشهر.

وإذا تأخر العملاء الدوليون في السداد فتأكد من أن بيانات حسابك الكاملة، بما فيها رمز السويفت، مكتوبة في قالب الفاتورة، فنقصها سبب شائع لتحويلات تضيع أو تعود.

إبقاء البنك مطمئنًا بعد الفتح

تراجع البنوك الحسابات من وقت لآخر وقد تطلب عقودًا أو فواتير تفسر تحويلات كبيرة أو غير معتادة. فاحتفاظك بمستندات كل عميل رئيسي في مكان واحد يتيح لك الرد خلال يوم لا خلال أسبوع من البحث.

احفظ اتفاقيات العملاء في 4mycontracts.net وتاريخ العميل في 4softcrm.net. وحين يسأل البنك عن دفعة تستطيع أن تُظهر العقد والفاتورة والمراسلات التي تشرحها، وهذا هو الدليل الذي يبحث عنه البنك.

وإذا رُفض طلبك فاسأل هل يستطيع البنك ذكر السبب بعبارات عامة، وهل يناسب نوع حساب آخر أو بنك آخر ملفك الخطر بشكل أفضل. وتتخصص بعض البنوك في الشركات الصغيرة والناشئة، وأخرى في التجارة. ولا تُدخل أموال العملاء في حساب شخصي لسد الفجوة أثناء الانتظار، فاختلاط الأموال يصعّب إثبات الدفاتر. وجدولة مراجعة ربع سنوية للرسوم والأرصدة والصلاحيات تمنع دفع ثمن ميزات لم تعد تستخدمها.

وتبقى القاعدة الذهبية أن يحتفظ البنك والشركة بالرواية نفسها: عملاء حقيقيون وعقود موثقة ومدفوعات تطابق النشاط.

عادةً الرخصة التجارية وعقد التأسيس وجوازات سفر الملاك والمدراء وهوياتهم الإماراتية وعقد إيجار أو إثبات للمقر، وأحيانًا خطة عمل أو عقود مع كبار العملاء. وتضيف شركات المناطق الحرة شهادة التسجيل. لكل بنك قائمته الخاصة، فاطلبها قبل أول موعد. وإذا طلب البنك وثائق إضافية فلا تتردد في الاستفسار عن الغرض منها. ولا تتردد في الاستفسار عن المدة المتوقعة.

تجري البنوك فحوص اعرف عميلك ومكافحة غسل الأموال على الملاك والأنشطة والمعاملات المتوقعة. وتأتي التأخيرات من وثائق ناقصة، أو ملاك مقيمين في دول عالية المخاطر، أو نموذج عمل غير واضح، أو نشاط لا يطابق الرخصة. وتقلل أسئلة المتابعة شرح واضح لعملائك وتدفقاتك النقدية. واحتفظ بنسخة من كل ما قدمته للبنك مع تاريخه.

تشترط بنوك كثيرة متوسط رصيد أو حدًا أدنى وتفرض رسومًا إذا انخفض الرصيد عنه، ويختلف المستوى باختلاف البنك ونوع الحساب. اطلب جدول الرسوم كتابةً وقارن كلفة الحساب بالمعاملات التي تتوقعها كل شهر، بما فيها التحويلات إلى الخارج، قبل أن تختار. وراجع هذا الجدول سنويًا لأنه يتغير. وتتغير رسوم البنوك فراجعها كل سنة.

تقدم بنوك كثيرة حسابات متعددة العملات، والدرهم مربوط بالدولار الأمريكي فتصبح المتحصلات بالدولار مباشرة. أما اليورو وغيره فيحدد البنك سعره عند التحويل. دوّن السعر المستخدم في كل فاتورة وإيصال بعملة أجنبية ليتمكن محاسبك من المطابقة بانتظام وتفسير أي فرق. واطلب من البنك جدول أسعار صرفه المعتمد. ويظل السجل الدقيق للأسعار ضروريًا للمطابقة.

صفحة إرشادية

هذه الصفحة للاطلاع العام فقط. تأكد من المتطلبات لدى الجهة المختصة في الإمارات أو مستشارك؛ وأدوات 4b2b تغطي الفوترة والتواصل وحفظ السجلات بشكل عام فقط.