أن تصبح صاحب عمل في الإمارات

الإطار القانوني في خطوطه العامة

ينظم العمل في القطاع الخاص المرسوم بقانون اتحادي بشأن تنظيم علاقات العمل ولوائحه التنفيذية، وتتولى إنفاذه وزارة الموارد البشرية والتوطين. وللمناطق الحرة كمركز دبي المالي العالمي وسوق أبوظبي العالمي لوائح عمل خاصة، ويجب أن يتبع عقدك اللائحة التي تنطبق على كيانك.

والعقد المكتوب مطلوب، ويسجله نظام الوزارة. وهو يحدد المسمى الوظيفي والراتب والبدلات وساعات العمل والإجازات وشروط الإنهاء. ولأن القانون تغيّر في السنوات الأخيرة فإن قالبًا من شركة أقدم أو من بلد آخر خطر، فاستخدم قالبًا حديثًا راجعه محامٍ محلي.

وتأكد مبكرًا هل تخضع شركتك للقانون الاتحادي أم للوائح منطقة حرة بعينها. فالجواب يؤثر في قوالب العقود وقنوات حل النزاعات وبعض قواعد نهاية الخدمة، وخلط الاثنين في قالب واحد خطأ متكرر.

وللموظفين في القطاع الخاص حقوق تتعلق بالإجازة السنوية والإجازة المرضية وإجازة الأمومة وغيرها، ولكل منها شروط وفترات. فلا تعتمد على ما اعتادته شركات أخرى، واطلب من محاميك جدولًا مختصرًا بحقوق موظفيك الحالية.

ملف المنشأة والتصاريح والتأشيرات

قبل أول تعيين تفتح الشركة ملف منشأة لدى الوزارة مستخدمة الرخصة التجارية وعقد الإيجار. ثم يحتاج كل موظف إلى تصريح عمل وتأشيرة إقامة، مع فحص اللياقة الطبية وتسجيل الهوية الإماراتية. وتختلف الخطوات ومراكز الخدمة قليلًا بين البر الرئيسي والمناطق الحرة.

ويعتمد عدد التأشيرات التي تستطيع الشركة كفالتها على حجم المكتب والرخصة، فالمكتب المرن سيحد من ذلك. خطط لعدد الموظفين للعام القادم قبل اختيار المقر، واترك وقتًا لكل خطوة، فلا يجوز أن يعمل الموظف الجديد بصورة نظامية قبل صدور التصريح.

واطلب من مركز الخدمة أو المنطقة الحرة قائمة خطوات مكتوبة والمدة المتوقعة لكل خطوة، وشاركها مع الموظف الجديد ليعرف متى يستطيع أن يبدأ ومتى يستطيع السفر.

وتتطلب بعض المهن موافقات أو شهادات مهنية قبل التعيين، كالأطباء والمهندسين، فاسأل الجهة التنظيمية عن الوثائق المطلوبة قبل أن تعد المرشح بتاريخ بدء.

دفع الرواتب عبر نظام حماية الأجور

يدفع معظم أصحاب العمل في القطاع الخاص الرواتب عبر نظام حماية الأجور الذي يرسل بيانات الرواتب إلى الوزارة من خلال بنك أو شركة صرافة. ويجب أن يدفع صاحب العمل في موعده وأن يطابق ملف الراتب العقد. والتأخر في الدفع مراقب، والتكرار قد يوقف التصاريح الجديدة.

أما احتساب الرواتب والملف نفسه فيتولاهما بنكك أو مزود الرواتب أو محاسبك. ويحفظ 4softhr.net سجل الموظف والإجازات وكشوف الدوام التي تغذي هذا الاحتساب، لكنه لا يُنتج ملفات WPS ولا يحتسب مكافأة نهاية الخدمة.

ضع تقويمًا لدورة الرواتب: موعد إغلاق الحضور، ومراجعة التغييرات، والإرسال إلى البنك، واليوم الذي يجب أن تصل فيه الرواتب إلى الحسابات. وحين تُكتب الدورة يستطيع زميل جديد تشغيلها أثناء الإجازات دون تخمين.

ويتعين أن يطابق الراتب في ملف الحماية الراتب في العقد وفي قسيمة الراتب، فاختلاف بسيط بين الثلاثة هو أحد أسباب الملاحظات في المراجعات.

ويمكن لبعض أصحاب العمل التعاقد مع شركة متخصصة لإدارة الرواتب، وفي هذه الحالة احتفظ بنسخة من الاتفاقية وبتقارير الرواتب الشهرية، فمسؤوليتك القانونية عن دفع الأجور في موعدها لا تنتقل إلى المزوّد.

سجلات تستحق الحفظ من اليوم الأول

احتفظ بملف لكل موظف: العقد الموقع، ونسخ الجواز والتأشيرة، والهوية الإماراتية، والتصريح، وبطاقة التأمين، والوصف الوظيفي، وسجل الإجازات، والإنذارات، وأوراق الخروج. وحين تسأل الوزارة أو المدقق تجيب من مكان واحد.

وسجّل الإجازة حين تُؤخذ لا في نهاية السنة. فالنزاع في نهاية علاقة العمل يدور غالبًا حول إجازة غير مدفوعة أو إشعار أو مكافأة، ومن يملك سجلات مؤرخة يبدأ من موقف أقوى. ويسجل 4softhr.net الإجازات وكشوف الدوام، ويحفظ 4mycontracts.net العقد الموقع وتعديلاته.

وخذ نسخًا احتياطية منتظمة من ملفات الموظفين وقيّد الوصول إليها، لأنها تحتوي أرقام جوازات وبيانات رواتب هي بيانات شخصية بموجب قواعد حماية البيانات في الإمارات. وأضف قائمة مراجعة لمن يغادر: تسوية نهائية يحتسبها المحاسب، وإلغاء التأشيرة، وإعادة المعدات، وإلغاء صلاحيات الأنظمة، ونموذج إخلاء طرف موقّع.

ويمكن أن تكون الملفات الورقية الأصلية موجودة في خزانة مقفلة، مع نسخ ممسوحة في أرشيف محمي، فلا تفقد الشركة شيئًا إذا ضاع أحدهما.

ولا تحتفظ بصور الهويات وجوازات السفر في مجلدات مفتوحة أو في تطبيقات المحادثة، وضعها في أرشيف مقيّد الوصول مع سجل لمن اطلع عليها.

فترة التجربة والإشعار ونهاية الخدمة وواجبات أخرى

تتضمن العقود عادةً فترة تجربة يحدد القانون حدها الأقصى، وفترة إشعار على الطرفين. وتُستحق مكافأة نهاية الخدمة بحسب مدة الخدمة والراتب، وقد تغيرت أحكام العقود محددة المدة وغير محددة المدة في السنوات الأخيرة، فلا تنسخ قوالب قديمة.

ولأن المكافأة التزام يتزايد كل سنة، اطلب من محاسبك أن يحتفظ بتقدير لها في الحسابات. واحتفظ بتاريخ الراتب وتواريخ الالتحاق في سجل الموظف لأنها مدخلات الاحتساب.

ويُنتظر من أصحاب العمل الأكبر في البر الرئيسي تحقيق مستهدفات التوطين التي تحددها الوزارة وتُحدَّث دوريًا. وقد تقع الشركات الأصغر خارج المستهدف لكن عليها متابعة الحدود مع نمو عدد الموظفين. ويدخل التأمين الطبي والسلامة المهنية وقواعد ساعات العمل والراحة والإجازات في الواجبات أيضًا، فاكتبها في دليل موظف يوقّعه كل موظف جديد.

وينبغي أن يعرف الموظفون من يتصل بهم لأي استفسار عن الراتب أو الإجازات، فالمسؤول المعروف يقلل الإشاعات والنزاعات.

وإذا استعنت بمستشار موارد بشرية خارجي فاحتفظ بنسخة من اتفاقيته وحدد بوضوح ما الذي يتولاه وما الذي يبقى مسؤوليتك، فالجهة التي توقّع العقد مع الموظف تبقى مسؤولة نظامًا مهما فوضت من أعمال.

أخطاء يقع فيها أصحاب العمل لأول مرة

أكثر الأخطاء شيوعًا بدء العمل قبل صدور التصريح. والثاني راتب يختلف بين العقد وملف الحماية وقسيمة الراتب. والثالث معاملة مستقل طويل الأجل كمتعاقد بينما يشبه نمط عمله التوظيف.

أنشئ قائمة قصيرة لكل تعيين: العقد موقّع، والتصريح معتمد، والتأمين فعّال، وحساب الراتب جاهز، واستحقاق الإجازة مسجل، وتواريخ الانتهاء مدونة. وتكرار القائمة لكل شخص يجعل العملية مملة، وهذا ما تريده من الامتثال.

وأخبر المديرين الجدد بالأساسيات: لا عمل قبل التصريح، ولا راتب خارج العقد، ولا وعود شفهية بشأن الإجازات. فمذكرة من صفحة واحدة تُقرأ في اليوم الأول تمنع عددًا مفاجئًا من النزاعات. وراجع قالب العقد مع محامٍ مرة كل سنة، لأن لوائح العمل تُعدَّل من حين لآخر، وقد لا يعكس قالب كان صحيحًا في البداية الأحكام الحالية.

وفي النهاية، العلاقة الجيدة مع الموظفين تبدأ بعقد واضح وسجلات منظمة، وليس بكثرة اللوائح.

وفي حال النزاع مع موظف فاحتفظ بكل المراسلات وسجلات الحضور ونسخ الإنذارات، ثم استشر محاميًا قبل إنهاء الخدمة أو احتساب المستحقات النهائية.

يذكر العقد المكتوب عادةً الطرفين والمسمى الوظيفي ومكان العمل وتاريخ البدء ومدة العقد بحسب ما يسمح به القانون والراتب والبدلات وساعات العمل والإجازات. وتخضع العقود للمرسوم بقانون اتحادي بشأن تنظيم علاقات العمل ولوائحه التنفيذية. وليراجع محامٍ قالب العقد قبل استخدامه مع أول موظف. ولا تعتمد على قالب قديم دون مراجعة. وعدّل القالب كلما تغيرت اللوائح.

هو النظام الإلكتروني الذي يدفع به معظم أصحاب العمل في القطاع الخاص الرواتب عبر بنك أو شركة صرافة، وتراقبه وزارة الموارد البشرية والتوطين. وقد يؤدي تأخر ملفات الرواتب أو غيابها إلى غرامات وقيود على التصاريح الجديدة. يقدّم بنكك أو مزود الرواتب الملف، لا نظام 4softhr. ويحفظ البنك أو المزود إثبات الإرسال. وللتفاصيل راجع تعليمات الوزارة.

في دبي وأبوظبي يُلزم أصحاب العمل بتوفير التأمين الصحي للعاملين، ولدى الإمارات الأخرى قواعدها ومتطلباتها المتدرجة. تحقق من متطلبات الإمارة التي صدرت فيها رخصتك، لأنها تؤثر في إصدار التأشيرات وفي التكلفة الشهرية لكل موظف والتغطية المطلوبة منذ أول تعيين. وللإمارات الأخرى قواعدها وفتراتها الانتقالية. وتتوفر قوائم بشركات التأمين المعتمدة. وتختلف التغطية المطلوبة بحسب الإمارة والفئة.

لا. يحفظ 4softhr.net سجلات الموظفين والإجازات وكشوف الدوام فقط. وتُحتسب المكافأة بموجب قانون العمل من مدة الخدمة والراتب، فاطلب من محاسبك أو مستشار الموارد البشرية احتسابها، واحتفظ بالسجلات الداعمة والحساب الموقع في ملف الموظف لأي فحص لاحق وللتسوية النهائية. واحتفظ بنسخة موقعة من الحساب النهائي. وقد يحتسبها مزود الرواتب نيابة عنك.

صفحة إرشادية

هذه الصفحة للاطلاع العام فقط. تأكد من المتطلبات لدى الجهة المختصة في الإمارات أو مستشارك؛ وأدوات 4b2b تغطي الفوترة والتواصل وحفظ السجلات بشكل عام فقط.