الفوترة للعملاء بالدولار واليورو والدرهم

اختيار عملة الفاتورة

العملة قرار تجاري قبل أن تكون قرارًا محاسبيًا. فوتر بالعملة التي يريد عميلك الدفع بها وتتوافق مع عملة تكاليفك. فإذا كانت معظم تكاليفك بالدرهم أو الدولار فالفوترة بهما تزيل مخاطر الصرف. وإذا أصر عملاء في أوروبا على اليورو فسعّر باليورو وتقبّل حركة الصرف أو أضف بندًا لاقتسامها.

وتفكّر في طبيعة عميلك: فشركة متعددة الجنسيات ذات مقر أوروبي لديها غالبًا فريق حسابات دائنة لا يدفع إلا باليورو عبر دورة بنكية قياسية، وعميل خليجي أو آسيوي قد يفضل الدولار. ومطابقة عملتهم تزيل سببًا للتأخير.

والدرهم مربوط بالدولار الأمريكي بسعر ثابت منذ عقود، فالفوترة بالدولار لا تخلق مخاطر تحويل تقريبًا في الدفاتر. أما اليورو والجنيه وغيرهما فتتحرك مقابله. واكتب عملة الفاتورة في العقد وعرض السعر، ولا تغيّرها بين الطلب والفاتورة دون اتفاق.

وللعقود الطويلة التي تمتد عدة سنوات فكّر في بند مراجعة للسعر عند تغير العملة بنسبة معينة، فالشركة التي تلتزم بسعر ثابت لثلاث سنوات بعملة تتحرك قد تجد هامشها قد تآكل في السنة الثانية دون أن يتغير شيء في عملها.

وقبل أن تقرر عملة الفاتورة تحقق من أن فريق المبيعات لا يعد العملاء بأسعار بعملات مختلفة في مراسلات غير موثقة، فأسعار تتناقض بين عرض وآخر تُلزمك أحيانًا بأقلها وتضعك في موقف محرج مع العميل.

يجب إظهار الضريبة بالدرهم

عندما تفرض ضريبة القيمة المضافة على فاتورة بعملة أجنبية يجب أن تُظهر الفاتورة الضريبية مبلغ الضريبة بالدرهم باستخدام سعر صرف تسمح به قواعد الضريبة. وتعرض شركات كثيرة الفاتورة كاملة بالعملة الأجنبية وتضيف سطرًا بما يعادل الضريبة بالدرهم.

ويمكن أن يكون مصدر السعر سعر المصرف المركزي للإمارات في تاريخ التوريد أو سعرًا آخر تعتمده الهيئة. وأيًّا اخترت فوثّقه واستخدمه في كل مرة.

وإذا كان البيع بنسبة الصفر، كتصدير مؤهل، فما زلت تحتاج فاتورة ضريبية صحيحة بالبيانات التي تتطلبها القواعد، وإن لم تُحصَّل ضريبة. وجهّز مثالًا مطبوعًا لمحاسبك: فاتورة بإجمالي بعملة أجنبية، والضريبة بالدرهم، والسعر المستخدم ومصدره. وحين يُعتمد التصميم تتبعه كل الفواتير وتصبح المراجعة أسرع. وإذا طلب عميل تخطيطًا مختلفًا كرقم أمر الشراء أو رمز المشروع على كل بند فأضفه إلى القالب مرة واحدة.

وعندما تضع تاريخ استحقاق على الفاتورة فاكتبه بصيغة لا تحتمل لبسًا بين الصيغ المختلفة للتواريخ، فعملاء الخارج يقرؤون التواريخ بترتيب مختلف أحيانًا، وهذا يسبب أخطاء في جدولة الدفع.

وللعملاء الذين يدفعون على دفعات أصدر لكل دفعة فاتورة بمرجعها، أو فاتورة واحدة بجدول دفعات واضح، ولا تقبل أن يدفع العميل مبلغًا لا يطابق أي فاتورة دون إيضاح مكتوب.

تسجيل التحويلات وأرباح الصرف وخسائره

تُمسك حساباتك بالدرهم، فتُسجَّل كل فاتورة بعملة أجنبية بسعر يوم المعاملة، ويُسجَّل الدفع بسعر يوم الاستلام. والفرق ربح أو خسارة صرف.

اجعل القاعدة صريحة: أي مصدر للسعر، وأي تاريخ، وكيف تُعاد تقييم الأرصدة في نهاية الشهر. والاتساق في الطريقة أهم من الطريقة نفسها، لأن المدقق يختبر الاتساق. وراجع الفواتير المفتوحة بعملات أجنبية في نهاية الشهر واسأل محاسبك كيف تُعاد تقييمها، فالحركات غير المحققة قد تبدو كبيرة حين تتحرك العملة، والأفضل شرحها شهريًا لا اكتشافها في نهاية السنة.

احفظ إشعار البنك لكل إيصال بعملة أجنبية مع الفاتورة. يصدر 4invoices.net فواتير PDF بالعملة التي تختارها ويحتفظ بها في أرشيف؛ والمعالجة المحاسبية من اختصاص محاسبك.

وأنشئ في دفاترك حسابًا لأرباح وخسائر الصرف منفصلًا عن الإيرادات، فهذا يوضح للإدارة هل الربح من العمل نفسه أم من حركة العملة، ويسهّل شرح النتائج للمستثمرين والبنوك.

وإذا استخدمت منصة مدفوعات تحوّل العملة تلقائيًا فسجّل السعر المطبق وعمولة المنصة لكل عملية، لأن المبلغ الذي يصل إلى حسابك قد يختلف عن مبلغ الفاتورة بسبب الرسوم وهامش الصرف، ويحتاج محاسبك إلى هذه الأرقام ليطابق الإيراد بدقة.

بنود العقد التي تحمي الهامش

أضف بندًا قصيرًا عن أسعار الصرف إذا طالت مدد الدفع: إما صلاحية السعر لعدد من الأيام أو آلية لاقتسام الفرق إذا تجاوز نطاقًا معينًا. وحدد من يتحمل الرسوم المصرفية وتاريخ اعتبار الدفع مستلمًا.

ويمكن أن تقلل الدفعات المقدمة المخاطرة. اطلب مقدمًا للأعمال المخصصة وأصدر فاتورة مقدمة ثم اخصمها من الفاتورة النهائية. وأبقِ الترقيم نظيفًا ليمكن ربط المقدمة بالفاتورة الختامية.

ووقّع الشروط في وثيقة لا في محادثة. يحفظ 4mycontracts.net العقد وتعديلاته مع سجل الاعتماد، فتستطيع أن تُظهر ما اتُّفق عليه. واكتب تعليمات الدفع القياسية مرة واحدة: اسم البنك واسم الحساب ورقمه ورمز السويفت والتعليمات بدفع جميع الرسوم، وانسخها في كل قالب فاتورة.

واطلب من عملائك الدوليين تأكيد استلام فاتورة الدفعة المقدمة، فكثير منهم يحتاج إلى أمر شراء قبل أن يحرك الأموال.

ومن الحكمة أن تذكر في العقد الجهة التي تحدد سعر الصرف المرجعي إذا اتُّفق على الربط بعملة أخرى، كسعر يُنشر في موقع محدد في يوم محدد، لئلا يختلف الطرفان على المبلغ الواجب سداده.

الأعمال المصرفية واستلام الدفعات

افتح حسابًا متعدد العملات أو حسابات فرعية إذا كنت تستلم المال بعملات عدة بانتظام. وقارن رسوم التحويلات الواردة وهامش الصرف الذي يطبقه البنك والمدة التي يستغرقها وصول الأموال.

وضع بيانات حسابك المصرفي ورقم الفاتورة والمرجع الصحيح في كل فاتورة. فالتحويلات الدولية كثيرًا ما تفقد المرجع، فقل للعميل أن يضع رقم الفاتورة في تفاصيل الدفع.

وقارن إشعار تحويل العميل بكشف حسابك. فإذا وصل المبلغ ناقصًا فطالب بالفرق بسرعة والمراسلات حديثة.

وللدفعات الكبيرة فكّر في الاتفاق على حساب وسيط أو خطاب اعتماد، فهذه الوسائل تقلل المخاطر المرتبطة بالمعاملات العابرة للحدود.

التسعير عبر العملات

إذا نشرت أسعارًا فقرر هل تنشر عملة واحدة أم عدة. تخلق الأسعار المتعددة عمل تحديث وأخطاء، والسعر المرجعي الواحد مع التحويل عند عرض السعر أبسط. وفي حال النشر بعملة العميل نفسها فقرّب المبالغ إلى أرقام معقولة واحتفظ بتاريخ السعر الذي استخدمته في التحويل.

وراجع قائمة أسعارك كل ربع سنة مقابل تكاليفك وأسعار الصرف. فخصم كان عادلًا حين كان اليورو أقوى قد يصبح خاسرًا.

سجّل العملة والسعر المتفق عليه في كل فرصة بـ 4softcrm.net ليصدر فريق المالية الفاتورة كما بيعت تمامًا. والنظام يحفظ ملاحظاتك ولا يحوّل العملات نيابة عنك.

وحين يطلب العميل الدفع بعملة غير مدعومة من بنكك فاسأل البنك عن الرسوم الإضافية قبل قبول الطلب، وانقل هذه الكلفة إلى السعر إن لزم.

نعم. تفوتر شركات إماراتية كثيرة بالدولار، والدرهم مربوط بسعر ثابت بالدولار الأمريكي. وإذا انطبقت الضريبة فيجب أن يظهر مبلغها بالدرهم أيضًا. تأكد أن حسابك المصرفي يستطيع استلام الدولار، واحتفظ بطريقة سعر الصرف نفسها في دفاترك على مدار السنة. وراجع بنود الفوترة بالدولار في عقودك الطويلة. واكتب العملة في عرض السعر.

تسمح قواعد الضريبة بالسعر الذي ينشره المصرف المركزي للإمارات أو بسعر آخر تعتمده الهيئة الاتحادية للضرائب. اختر طريقة واحدة وطبقها باتساق ودوّنها في سياستك المحاسبية. واطلب من محاسبك أن يؤكد مصدر السعر المناسب لحالتك، وسجّل السعر المستخدم على كل فاتورة. ويجب أن يظهر السعر المستخدم في ملف الفاتورة. ووثّق قرارك في سياسة مكتوبة.

الفروق بين سعر تاريخ الفاتورة وسعر وصول المال أرباح أو خسائر صرف في حساباتك، يسجلها محاسبك وقد يكون لها آثار ضريبية. قلل المخاطرة بتقصير مدة السداد أو بعرض أسعار صالحة لمدة محدودة، أو بشرط في العقد يقاسم الفرق إذا تجاوز السعر نطاقًا متفقًا عليه. وناقش مع محاسبك المعاملة الضريبية للفروق.

اتفق في العقد وعلى الفاتورة على من يتحمل رسوم البنوك المراسلة، مثلًا بعبارة تفيد أن كل رسوم التحويل يدفعها المرسل. وإلا قد تستلم أقل من المفوتر وتضطر إلى تفسير الفرق في دفاترك أو ملاحقة رصيد صغير بين العملات. واذكر العملة المطلوب استلامها بوضوح. ودوّن اتفاقك مع العميل كتابةً. وتأكد من تعليمات الدفع في كل فاتورة.

صفحة إرشادية

هذه الصفحة للاطلاع العام فقط. تأكد من المتطلبات لدى الجهة المختصة في الإمارات أو مستشارك؛ وأدوات 4b2b تغطي الفوترة والتواصل وحفظ السجلات بشكل عام فقط.