Bank uzlaşması

Bank uzlaşmasının mahiyyəti

Bank uzlaşması şirkətin kitablarındakı pul qalığı ilə bank çıxarışındakı qalığın eyni olduğunu təsdiq edir. Fərq varsa, səbəb tapılır və düzəldilir. Prosesin əsas faydası səhvləri, təkrar ödənişləri və icazəsiz əməliyyatları erkən görməkdir.

Uzlaşmanın üç tipik fərq mənbəyi var: zaman fərqi (əməliyyat uçotda var, bankda hələ yoxdur), bank haqqında məlumatın uçota daxil edilməməsi (komissiya, faiz) və səhvlər. Hər birinin öz həll yolu var və fərqi bu üç qrupa ayırmaq işi sürətləndirir.

Uzlaşma yalnız mühasibin işi deyil, rəhbərin də nəzarət alətidir. Rəhbər ay sonunda bank qalığını və uzlaşma nəticəsini görməlidir. Əgər uzlaşma aparılmırsa, pulun harada olduğunu dəqiq bilmək mümkün deyil.

Kiçik şirkətlər üçün sadə cədvəl kifayətdir: soldakı sütun çıxarış sətirləri, sağdakı sütun uçot qeydləri, ortada uyğunluq statusu. Böyük həcmdə isə uçot proqramında uzlaşma modulu istifadə olunur; bu səhifədəki alətlərdə bank importu yoxdur. Misal üçün, bank qalığı 12 400 manat, uçot qalığı isə 12 150 manatdırsa, 250 manatlıq fərq çıxarışda komissiya, yoldakı ödəniş və ya təkrar sətir axtarışı ilə izah olunur; fərqin üç qrupa bölünməsi axtarışı qısaldır.

Addım-addım prosedur

Birinci addım: dövrün sonuna bank çıxarışını yükləyin və açılış, bağlanış qalığını yoxlayın. İkinci: hər daxilolmanı faktura və ya gəlir qeydi ilə uyğunlaşdırın. Üçüncü: hər çıxışı xərc, təchizatçı ödənişi və ya əmək haqqı qeydi ilə tutuşdurun. Dördüncü: uyğunlaşmayanları ayrıca siyahıya salın.

Uyğunlaşmayan sətirlər üçün hər birinin qarşısında səbəb və məsul şəxs yazılır. «Müştəri adı aydın deyil» və ya «təyinat yoxdur» kimi qeydlər sorğu göndərmək üçün əsasdır. Siyahı növbəti ayın uzlaşmasında yenidən yoxlanılır.

Beşinci: bank komissiyalarını və faizləri uçota alın. Altıncı: yoldakı ödənişlərin siyahısını çıxarın və növbəti ay bankda göründüyünü yoxlayın. Yeddinci: yekun qalığı tutuşdurun və uzlaşma qeydini imzalayın.

Uzlaşma sənədini, yəni cədvəli, çıxarışı və izahları aylıq qovluqda saxlayın. Yoxlama və audit zamanı bu sənəd şirkətin pul nəzarətinin sübutudur. Uzlaşma cədvəlinin başlığında dövr, hesab nömrəsi, hazırlayanın adı və tarix göstərilsin ki, sonradan hansı versiyanın təsdiq edildiyi bilinsin. Uzlaşma zamanı tapılmış hər düzəlişi ayrıca jurnal sətri ilə qeyd edin ki, hansı qalığın nə vaxt və niyə dəyişdiyi bəlli olsun.

İzahsız daxilolmalar

İzahsız daxilolma müştərinin ödəniş təyinatında fakturanı göstərməməsi, üçüncü şəxsin ödəməsi və ya səhvən köçürmə nəticəsində yaranır. Pulu avtomatik gəlir kimi qəbul etmək olmaz, əvvəlcə mənbəyi müəyyən edilməlidir.

Ödəyici adı və məbləğ əsasında müştəri siyahısında axtarış aparın. Tapmasanız, ödəyiciyə e-poçt və ya SMS göndərib təyinatı dəqiqləşdirin. 4notify.net bu sorğunu göndərməyə imkan verir, mətni isə özünüz hazırlayırsınız.

Səhvən köçürülmüş pul varsa, qaytarılma prosedurunu bank və göndərənlə razılaşdırın. Pul şirkət hesabında qalarsa, sonradan mübahisə və ya hüquqi problem yarana bilər. Həll olunana qədər məbləği ayrıca qeyd edin.

Təkrar edən izahsız daxilolmalar müştəri üçün ödəniş təyinatı şablonu göndərməyin faydalı olduğunu göstərir. Fakturada «Təyinat: faktura №…» nümunəsi yazmaq problemləri xeyli azaldır. Təkrarlanan izahsız daxilolmalar üçün müştəri siyahısında ödəyicinin bank adını əlavə sütun kimi saxlamaq növbəti dəfə tanımanı sürətləndirir. Səhvən daxil olmuş pulu geri qaytarmazdan əvvəl bankdan yazılı təsdiq alın, çünki yanlış qaytarma ikinci səhvə çevrilə bilər.

Xərc tərəfi və nəzarət

Çıxışlar üçün əsas sual hər ödənişin sənədli əsasının olmasıdır: təchizatçı fakturası, əmək haqqı cədvəli, vergi ödənişi, borc qaytarması. Əsassız çıxış tapılarsa, dərhal rəhbərə bildirilməlidir.

Təkrar ödənişlər yaygın səhvdir: eyni faktura iki dəfə ödənilir. Uzlaşma zamanı eyni məbləğ və eyni qarşı tərəf üzrə bir-birinə yaxın tarixli ödənişlərə xüsusi baxın. Təkrar ödəniş aşkar olunarsa, təchizatçıdan geri qaytarma və ya növbəti ödənişdən tutulma tələb edin.

Ödənişlərin təsdiq mexanizmi iki mərhələli olmalıdır: biri hazırlayır, digəri təsdiqləyir. Bu, hesabdan səhv və ya icazəsiz çıxışı ciddi azaldır. Giriş vasitələrini yalnız səlahiyyətli şəxslərə verin və dövri yoxlayın.

Saxta rekvizit dəyişikliyi sorğularından ehtiyatlı olun. Təchizatçı e-poçtla yeni hesab nömrəsi bildirirsə, əvvəlcə tanış kanalla zəng edib təsdiq alın. Təsdiqsiz ödəniş etmək geri qaytarılması çətin zərər gətirə bilər. Ödəniş gününün ertəsi günü bank çıxarışını yoxlamaq səhv icra olunmuş və ya imtina edilmiş ödənişi dərhal aşkar etməyə kömək edir. Hər həftənin sonunda 15 dəqiqəlik qısa baxış ay sonunda yığılmış iki saatlıq araşdırmanı əvəz edir.

Çoxlu hesab və çoxlu şirkət

Bir neçə bank hesabı olan şirkətdə hər hesab ayrıca uzlaşdırılır. Daxili köçürmələr, yəni bir hesabdan digərinə, iki tərəfdə eyni məbləğ və tarixlə görünməlidir; biri görünmürsə, yoldakı köçürmə və ya səhv olaraq qiymətləndirilir.

Bir neçə hüquqi şəxs olduqda hər şirkətin bank hesabları ayrıca saxlanılır. Şirkətlər arasında borc verilməsi və ya xidmətlərin ödənişi müqavilə ilə rəsmiləşdirilməlidir. 4softerp.net çoxşirkətli uçotda şirkətləri ayrı saxlamağa imkan verir.

Xarici valyuta hesabları manat ekvivalenti ilə qeyd olunur və ay sonunda yenidən qiymətləndirilir. Qiymətləndirmə qaydasını mühasib müəyyən edir. Çıxarış valyutada, uçot manatda olduqda tutuşdurma iki valyutada aparılır.

Hər hesab üçün məsul şəxsi və aylıq uzlaşma tarixini təqvimdə qeyd edin. Hesabın sayı artdıqca bu intizam daha da vacib olur. Hesablar arasında köçürmə edərkən həm çıxış, həm giriş sətrini eyni gün qeyd edin, yoxsa ay sonunda yoldakı vəsait kimi qalıb təkrar araşdırma tələb edir. Hesablar arasında daxili köçürmələrin siyahısını ayrıca saxlamaq ay sonunda ikiqat sayılma riskini aradan qaldırır.

Alətlərin imkanları və məhdudiyyətləri

Platformadakı alətlər bank uzlaşmasını avtomatlaşdırmır. 4invoices.net faktura arxivi verir, 4softerp.net çoxşirkətli uçot imkanı yaradır, lakin bank çıxarışının importu, avtomatik uyğunlaşma və bank inteqrasiyası mövcud deyil. Uzlaşma hələlik cədvəl və ya mühasibin proqramı ilə aparılır.

Buna baxmayaraq düzgün qurulmuş proses əl işini də yüngülləşdirir: vahid faktura nömrəsi, vahid ödəniş təyinatı qaydası, aylıq çıxarış arxivi və məsul şəxs. Bu dörd element olduqda uzlaşma bir neçə saata başa çatır.

Uzlaşma nəticələrini rəhbərə qısa hesabatla təqdim edin: bank qalığı, uçot qalığı, fərq, izahlı maddələr, açıq maddələr. Rəhbər imza ilə təsdiq edir və hesabat arxivə daxil olur. Hesabatın sonunda növbəti ay üçün açıq maddələrin siyahısını əlavə edin və məsul şəxsi təyin edin. Uzlaşma hesabatının sonuna rəhbərin imzası və tarix əlavə edilməsi daxili nəzarət proseduru kimi çıxış edir.

Kiçik həcmdə əməliyyatı olan şirkət üçün ayda bir dəfə, ay sonu bağlanışından əvvəl uzlaşma kifayət edə bilər. Əməliyyat həcmi artdıqda həftəlik və ya gündəlik baxış faydalıdır, çünki səhvləri erkən görmək onları düzəltməyi asanlaşdırır. Əsas qayda uzlaşmanı hesabat təqdim olunmazdan əvvəl və mütləq ay sonu bağlanışının bir hissəsi kimi etməkdir. Əməliyyat həcmi artdıqca tezliyi də artırın.

Çıxarışı bankın internet bankçılıq platformasından yükləmək, əksər hallarda isə PDF, Excel və ya digər formatda almaq mümkündür. Format bankdan banka fərqlənir. Rəsmi təsdiqlənmiş çıxarış lazım olarsa, şöbədən möhürlü nüsxə tələb oluna bilər. Çıxarışı həmişə aylıq saxlayın və uçot qovluğuna əlavə edin. Bank rekvizitlərində şirkət adının düzgünlüyünü də yoxlayın. Aydın olmayan hallarda tərəflərlə yazılı razılaşma ən etibarlı müdafiə vasitəsidir.

Bu, adətən yoldakı ödəniş, yəni uçotda tarixi bu aya, bankda isə növbəti aya düşən əməliyyat və ya çek, ödəniş tapşırığı hələ icra olunmayıb deməkdir. Bəzən səbəb səhv hesabda uçot qeydi və ya təkrarlanan qeydiyyat ola bilər. Əməliyyatı sənədlə izləyin və növbəti ay bankda göründüyünü yoxlayın. Bankın izahı yazılı olarsa, uçotda sənəd kimi saxlanıla bilər.

Bankın tutduğu xidmət haqqı, köçürmə komissiyası və digər ödənişlər çıxarışda ayrıca sətir kimi görünür və xərc kimi uçota alınmalıdır. Çox şirkət bu kiçik məbləğləri unudur və qalıq fərqinin səbəbini axtarır. Hər ay komissiyaların cəmini bank tarifləri ilə tutuşdurun, gözlənilməz artım bankdan izah tələb etməyə əsas verir. İzahsız artım olduqda bankın tarif siyahısını yenidən tələb edin.

Bank köçürmələri və fakturalar

Müqayisə əl ilədir; xatırlatmanı özünüz göndərirsiniz.