e-qaimə DVX vasitəsilə

e-qaimənin yeri vergi sistemində

Elektron qaimə-faktura vergi orqanına əməliyyat barədə məlumatın real vaxta yaxın çatdırılmasının əsas alətlərindəndir. Sənəd dövlət sistemində qeydə alınır, tərəflər onu elektron şəkildə görür və qəbul edir. Beləliklə, kağız qaimə ilə bağlı itki, gecikmə və saxtalaşdırma riskləri azalır.

Hansı şəxslərin və hansı əməliyyatların e-qaimə ilə rəsmiləşdirilməsi qanunvericilikdə müəyyən olunur və dəyişə bilər. Ona görə ƏDV ödəyicisi olub-olmamağınızdan, satış növündən və müştəri tipindən asılı olaraq öhdəliyi DVX təlimatları ilə yoxlayın.

Bu səhifə qaydaları yenidən yazmır, çünki əməliyyat qaydaları yeniləndikcə köhnə izahat yanlış istiqamət verə bilər. Rəsmi mənbə e-taxes.gov.az portalı və DVX-nin təlimatlarıdır; mühasib isə konkret vəziyyətiniz üçün düzgün prosedurun seçilməsinə kömək edir.

Praktik məsləhət: yeni müştəri ilə müqavilə bağlayarkən sənəd mübadiləsi qaydasını yazın. Hansı sənədlər e-qaimə ilə, hansı PDF fakturalarla və hansı yazışma ilə təsdiqlənəcək? Bu qısa maddə sonradan mübahisələrin qarşısını alır. Praktikada ən ciddi risk qaydanı bilməməkdən yox, onu gec öyrənməkdir: ilk iri müştəri tələb edəndən sonra portal hazırlığına başlayan şirkət birinci sifarişi gecikdirə bilər, ona görə kabinet girişi və səlahiyyətli şəxslər əvvəlcədən hazırlanmalıdır. Hazırlıq siyahısına bunları salın: kabinet girişi, səlahiyyətli əməkdaşın adı, məhsul və xidmət siyahısı, ölçü vahidləri və müştəri rekvizitləri bazası.

PDF faktura ilə fərq

PDF faktura ixtiyari formatda hazırlanan, müştəriyə e-poçtla göndərilən sənəddir. O, qiyməti, məbləği, ödəniş rekvizitlərini və şərtləri aydın göstərir. Lakin dövlət sistemi bu faylı tanımır, ona görə vergi baxımından rəsmi qaimə-faktura kimi qəbul edilməyə bilər.

Çox şirkət iki sənəd növündən birlikdə istifadə edir: e-qaimə vergi öhdəliyini yerinə yetirmək, PDF faktura isə ödəniş təlimatı və təqdimat üçün. Bu halda hər iki sənədin nömrəsi, məbləği və tarixi bir-biri ilə uyğun olmalıdır.

4invoices.net PDF faktura hazırlamağa və arxivdə saxlamağa imkan verir. Hazırladığınız fakturanı e-qaimə ilə tutuşdurub nömrələri uyğunlaşdırmaq sizin məsuliyyətinizdir; alət DVX ilə birbaşa əlaqə qurmur və e-qaimə təqdim etmir.

Müştəriyə hansı sənədi nə üçün göndərdiyinizi aydın yazın. Məsələn, e-poçtun mövzusunda «e-qaimə nömrəsi» və «ödəniş fakturası» ifadələrini istifadə etmək qarışıqlığın qarşısını alır. Müştərinin mühasibi də sizin sənəd quruluşunu tez anlayır. Fərq məhz burada ortaya çıxır: müştərinin mühasibi əvəzləşdirmə üçün dövlət sistemindəki sənədə baxır, sizin göndərdiyiniz PDF isə onun üçün yalnız izahedici əlavədir. Müştərinin mühasibi ilə ilk əməkdaşlıqda sənəd formatını qısa yazışma ilə təsdiqləmək sonrakı çaşqınlığın qarşısını alır.

Verilmə prosesi

e-qaimənin tərtibi üçün şirkət DVX portalındakı kabinetə daxil olur, müştərinin VÖEN-ini seçir, məhsul və ya xidmət sətirlərini, miqdarı, qiyməti və ƏDV məbləğini daxil edir və sənədi təsdiq edir. Təsdiqdən sonra sənəd qarşı tərəfin kabinetində görünür.

Məlumat daxil edərkən yazılış dəqiqliyinə diqqət edin: ad, VÖEN, məhsul təsviri və ölçü vahidi. Sonradan düzəliş etmək vaxt aparır, qarşı tərəfin də hesabatına təsir edir. Daxili yoxlama qaydası təyin edin ki, hər sənədi təsdiq etməzdən əvvəl ikinci şəxs baxsın.

Yüksək həcmdə sənəd verən şirkətlər üçün məlumatları əl ilə daxil etmək yorucu ola bilər. Belə hallarda portalın və ya mühasibat proqramının təklif etdiyi digər üsulları araşdırın; bu qərarı mühasib və texniki məsul birgə verməlidir.

Sənəd göndərildikdən sonra statusunu izləyin: qəbul olunub, rədd edilib, yoxsa gözləyir? Rədd halında səbəbi öyrənin və düzəliş edin. Statusu izləmək üçün həftəlik baxış cədvəli yaradın. Eyni müştəriyə dəfələrlə sənəd verən şirkətlər üçün məhsul adlarının və ölçü vahidlərinin ardıcıl yazılması da vacibdir; fərqli yazılış hesabatlarda təkrar sətirlər yaradır və tutuşdurmanı çətinləşdirir. Çox sətirli sənədlərdə miqdar, qiymət və ƏDV cəminin düzgün hesablandığını təsdiqdən əvvəl kalkulyatorla yoxlayın.

Düzəliş, ləğv və mübahisəli hallar

Müştəri sənəddə səhv görürsə və ya əməliyyatdan imtina edirsə, sistem düzəliş və ya ləğv mexanizmi təklif edir. Hansı halda hansı yolun seçilməli olduğu əməliyyatın xarakterindən asılıdır: miqdar səhvi, qiymət səhvi, qaytarılma və ya xidmətin ləğvi hər biri fərqli rəsmiləşdirilir.

Düzəliş mübahisəsini yalnız e-poçtla həll etməyin, yazışmanı sənədləşdirin və razılaşmanı yazılı təsdiqləyin. Mübahisə bir neçə aya uzandıqda ilkin razılaşma və göndərilmiş sənədlər şirkətin əsas dəlilidir.

Daxili uçotda düzəliş edilmiş sənədin köhnə və yeni versiyalarını ayrıca saxlayın. PDF fakturanı yenidən hazırlayırsınızsa, yeni nömrə və ya dəyişiklik qeydi ilə göndərin ki, müştərinin mühasibi iki fərqli sənədi eyni əməliyyat kimi qəbul etməsin. Qaytarma halında ilkin sənədin nömrəsi, qaytarılan miqdar və səbəb müştərinin yazılı razılığı ilə qeyd olunmalıdır, yoxsa hər iki tərəfin uçotu fərqli nəticə verir. Mübahisəli düzəlişdə portaldakı status ekranının görüntüsünü və müştəri yazışmasını eyni qovluğa əlavə edin.

Daxili nəzarət və təhlükəsizlik

Portal girişi şirkətin vergi məlumatlarına çıxışdır. Giriş vasitəsini yalnız məsul əməkdaşlara verin, onların siyahısını saxlayın və dəyişikliyi yazılı qeyd edin. Elektron imza vasitəsi ayrıca qorunmalı və paylaşılmamalıdır.

Əməkdaşlarla yazılı daxili qayda hazırlayın: kim sənəd tərtib edir, kim təsdiqləyir, kim arxivləşdirir. Hər addım üçün cavabdeh şəxs olmasa, kiçik səhvlər tez-tez təkrarlanır və vaxtında aşkarlanmır.

Verilmiş e-qaimələrin surətlərini və ya siyahısını dövri olaraq arxivləşdirin. Portalda məlumat mövcud olsa da, öz arxivinizin olması yoxlama zamanı və portala müvəqqəti giriş problemi olduqda faydalıdır. Arxiv serverinin sabitliyi vacibdirsə, 4hosting.net-in VPS və hosting həllərindən istifadə etmək mümkündür. Əlavə qoruma kimi giriş etdiyiniz kompüterdə yenilənmiş antivirus və ekran kilidi istifadə edin, sertifikat faylını isə heç vaxt e-poçtla göndərməyin. Əlavə olaraq portala giriş vaxtları və kimin hansı sənədi təsdiq etdiyi barədə daxili jurnal aparmaq təhlükəsizliyi artırır.

Ödənişlərlə əlaqə

e-qaimə verildikdən sonra müştərinin ödəməsini izləmək lazımdır. Ödəniş müddəti və təyinatı həm sənəddə, həm də PDF fakturada eyni yazılmalıdır. Bank köçürməsi daxil olanda təyinatdakı nömrə sənədlə uyğunlaşdırılır.

Gecikən ödənişlər üçün 4notify.net vasitəsilə müştəriyə SMS və ya e-poçt göndərmək mümkündür. Mesajda e-qaimə nömrəsini, məbləği və son tarixi göstərin. Mesajı sizin adınızdan və sizin seçdiyiniz vaxtda göndərirsiniz.

Uzunmüddətli müştərilərlə münasibətdə hesablaşma aktları və ya tutuşdurma sənədi də faydalıdır. Ayda bir dəfə qarşılıqlı qalıqları təsdiqləmək müştəri ilə fərqin uzun müddət yığılmasının qarşısını alır. Ay sonunda verilmiş e-qaimə siyahısını daxili faktura arxivi və bank daxilolmaları ilə üçlü tutuşdurma bu sahədə ən faydalı rutin addımdır. Müştəri ilə mübahisə yaranarsa, həm DVX sistemindəki sənədi, həm PDF fakturanı, həm də bank ödənişini bir yerdə təqdim etmək mövqeyinizi gücləndirir.

e-qaimə Azərbaycanda DVX-nin elektron sistemi vasitəsilə tərtib olunan və qarşı tərəfə göndərilən qaimə-fakturadır. Sənəd dövlət sistemində qeydə alındığı üçün tərəflər arasında əməliyyatın vergi baxımından təsdiqi rolunu oynayır. Hansı şəxslərin və hansı əməliyyatlar üçün e-qaimə vermək məcburiyyətində olduğunu DVX təlimatlarından və Vergi Məcəlləsindən yoxlayın. Qeyd edək ki, öhdəliyin dəqiq həcmi şirkətin vergi statusundan asılı ola bilər.

Xeyr. PDF faktura özü yalnız fayldır və DVX sisteminə daxil olmur. O, müştəriyə təqdimat, daxili uçot və arxiv üçün yararlıdır. Rəsmi e-qaimə tələb olunan hallarda sənədi DVX portalında tərtib etmək lazımdır. 4invoices.net PDF faktura və arxiv imkanı verir, lakin e-qaiməni DVX-ə göndərmir. Platforma isə yalnız PDF faktura hazırlayır və arxivləşdirir.

Səhv aşkar edildikdə sistemin nəzərdə tutduğu düzəliş və ya ləğv mexanizmindən istifadə olunur. Hansı hallarda sənədi ləğv etmək, hansı hallarda düzəliş sənədi vermək lazım olduğunu DVX təlimatları və mühasib izah edir. Səhvi dərhal tərəfdaşa bildirin ki, onun hesabatında da uyğun düzəliş aparılsın və mübahisə yaranmasın. Müddətlər və düzəliş formaları dəyişə bildiyi üçün cari təlimata baxın.

Portala giriş üçün elektron imza və ya DVX-nin qəbul etdiyi digər kimlik vasitəsi tələb olunur. Hansı vasitənin hazırda qəbul edildiyini e-taxes.gov.az və ASAN xidmət məlumatlarında yoxlayın. Giriş vasitələrini yalnız səlahiyyətli şəxsə verin və işdən ayrılan əməkdaşın səlahiyyətini dərhal ləğv edin. Girişlərin yenilənməsi üçün mühasibə də xəbər verin. Hər halda cari tələblər dəyişə bildiyindən son məlumatı rəsmi portaldan yoxlamaq lazımdır.

DVX e-qaiməsi — məlumat səhifəsi

e-qaimə DVX portalında verilir; platforma göndərmir.