Faktura və bank uzlaşması Azərbaycanda verilmiş fakturaların ödənişlərlə tutuşdurulması, açıq alacaqların izlənməsi və valyuta əməliyyatlarının manata düzgün çevrilməsidir. Məqsəd hər fakturanın statusunu bilmək, borcun yaşını görmək və müştərilərlə qalıqları ardıcıl təsdiqləməkdir; hər biri üçün sadə, təkrarlanan qayda lazımdır.
Faktura uzlaşması hər kəsilmiş fakturanın statusunu bilməkdir: ödənilib, qismən ödənilib, gecikib, mübahisəlidir. Bu məlumat olmadan şirkət nə qədər pul alacağını və nə vaxt alacağını bilmir, nağd pul axını planı isə təxmini qalır. Kiçik şirkətdə bir cədvəl, böyük şirkətdə uçot sistemi bu funksiyanı yerinə yetirir.
Əsas qayda hər fakturanın unikal nömrəsi olması və hər ödənişin həmin nömrə ilə əlaqələndirilməsidir. Ödəniş təyinatında nömrə yazılmayıbsa, müştəridən sorğu göndərmək lazımdır. Avtomatik uyğunlaşdırma yoxdursa, intizamlı əl uçotu bu boşluğu doldurur.
Qismən ödənişlər xüsusi diqqət tələb edir. Müştəri fakturanın bir hissəsini ödəyibsə, qalıq məbləğ ayrıca görünməlidir. Qismən ödənişi tam ödəniş kimi qeyd etmək alacaqların itməsinə səbəb olur.
Uzlaşma yalnız gələn pula baxmaq deyil, verilməmiş fakturaların da yoxlanılmasını əhatə edir. Müştəriyə xidmət göstərilib, amma faktura hələ kəsilməyibsə, gəlir uçotdan düşür. Aylıq yoxlamada xidmət aktı olan, amma fakturası olmayan işləri axtarın. Məsələn, ayda 60 faktura kəsən şirkətdə yalnız on fakturanın gecikməsi belə nağd pul axınına ciddi təsir edir; ona görə hər ayın 5-də açıq fakturaların siyahısını çıxarıb gecikənlərə baxmaq yaxşı vərdişdir. Fakturanın üzərində ödəniş müddətini konkret tarixlə yazmaq gecikmənin başladığı günü mübahisəsiz müəyyənləşdirir və xatırlatmanı vaxtında göndərməyə əsas verir.
Azərbaycanda hesablaşma valyutası əsasən manatdır. Valyuta qanunvericiliyi rezidentlər arasında xarici valyutada hesablaşmanı məhdudlaşdırır, qeyri-rezident tərəfdaşla əməliyyatda isə valyuta razılaşdırıla bilər. Faktura hazırlamazdan əvvəl müştərinin statusunu və hesablaşma valyutasını müəyyənləşdirin.
Xarici valyutada razılaşdırılmış əməliyyatda faktura valyutada yazıla, manat ekvivalenti isə Mərkəzi Bankın rəsmi məzənnəsi ilə göstərilə bilər. Hansı tarixə məzənnə tətbiq olunur, qanunvericilik və uçot qaydaları ilə müəyyən edilir. Müqavilədə də bunu yazmaq mübahisənin qarşısını alır.
Məzənnə fərqi alacaq ödənişi vaxtında məzənnənin dəyişməsindən yaranır. Fərq mənfəət və ya zərər kimi uçotda göstərilir. Hesablamanı mühasib aparır; 4invoices.net məzənnə fərqini hesablamır və uçot qeydi yaratmır.
Sənədlərdə valyuta və məbləğ yazılışı vahid olmalıdır: AZN və ya «manat» işarəsi, ondalık ayırıcı, minlik ayırıcı. Fərqli yazılış tutuşdurma zamanı səhvlərə yol açır. Hesablaşma valyutası ilə bağlı qərarı müqavilə mərhələsində verin, çünki faktura kəsiləndən sonra valyutanı dəyişmək hər iki tərəfin sənədlərini yenidən işləməyi tələb edir.
Yaşlandırma açıq fakturaların gecikmə müddətinə görə qruplaşdırılmasıdır. Adi bölgü: vaxtı çatmayanlar, 1–30 gün, 31–90 gün və 90 gündən çox gecikənlər. Hər qrup üçün müxtəlif hərəkət tətbiq olunur və rəhbər ən kritik qrupa şəxsən diqqət yetirir.
Gecikmənin səbəblərini qeyd edin: müştəri sənədi almayıb, mübahisə var, pul çatışmazlığı var, yoxsa sadəcə unudub. Səbəb müəyyən edilmədən xatırlatma göndərmək effektsizdir. Sənəd problemi varsa, yenidən göndərmək kifayətdir; mübahisə varsa, ayrıca görüş lazımdır.
Xatırlatma mesajlarını 4notify.net vasitəsilə SMS və ya e-poçtla göndərə bilərsiniz. Mətn qısa, faktura nömrəsi və məbləği ilə olmalıdır. Sistem özü xatırlatma planlaşdırmır, hər göndərişə siz qərar verirsiniz.
Uzun gecikən borclar üçün müqavilədəki gecikmə şərtlərinə (cərimə, faiz) baxın. Hüquqi addımlara başlamazdan əvvəl sənədlərin tamlığını yoxlayın: müqavilə, akt, faktura və çatdırılma sübutu. Hüquqşünas məsləhəti burada vacibdir. Gecikmənin tarixçəsini müştəri üzrə saxlamaq növbəti müqavilədə ödəniş şərtlərini (avans, qısa müddət) əsaslandırmağa imkan verir.
Qalıq aktı iki şirkətin eyni tarixə eyni borc məbləğini göstərdiyini təsdiqləyir. Fərq varsa, səbəb müəyyənləşdirilir: yoldakı ödəniş, tərəflərin fərqli tarixi, qaytarılma, düzəliş fakturası. Fərqin üstündən uzun müddət keçməsi onun izahını çətinləşdirir.
İri müştərilərlə rüblük akt, orta müştərilərlə yarımillik, kiçik müştərilərlə isə ildə bir dəfə kifayət edə bilər. Aktı kim hazırlayır, kim göndərir, kim cavab gözləyir? Bu rolları təyin edin ki, tapşırıq itməsin.
Müştəridən təsdiq cavabı alındıqda sənədi uçot qovluğunda saxlayın. Təsdiq alınmayıbsa, ikinci xatırlatma göndərin və müddət sonrası vəziyyəti qeyd edin. İllik audit zamanı bu sənədlər debitor qalıqlarının təsdiqi kimi istifadə olunur.
Mübahisəli maddələri qalıq aktından ayrıca göstərin. Mübahisə həll olunana qədər təsdiq edilmiş hissə ilə mübahisəli hissənin ayrı yazılması hər iki tərəfin vəziyyətini aydın göstərir. Qalıq aktında yalnız məbləğ yox, hansı fakturaların daxil edildiyi də göstərilməlidir ki, fərq olduqda tərəflər dəqiq sətri tapa bilsinlər. İllik auditdən əvvəl bütün iri müştərilərdən qalıq təsdiqi almış şirkət debitor borcunun mövcudluğunu asanlıqla sübut edir.
Qaytarma, endirim və ya səhv qiymət düzəlişi üçün orijinal fakturaya istinad edən düzəliş sənədi hazırlanır. Elektron vergi sənədlərində düzəliş qaydası DVX sistemində müəyyən edilir; PDF faktura isə yalnız daxili və ya müştəri ilə razılaşdırılmış sənəd kimi yenilənə bilər.
Düzəliş edilən fakturanın nömrəsi, tarixi və səbəbi aydın göstərilməlidir. Müştəri öz uçotunda hansı sənədi düzəltməli olduğunu dərhal anlamalıdır. Qeyri-müəyyən düzəliş müştərinin mühasibində sual yaradır.
Kreditin müştəriyə qaytarılması və ya növbəti fakturadan çıxılması da ayrıca razılaşdırılmalıdır. Pul qaytarılırsa, bank ödənişi düzəliş sənədinin nömrəsinə istinad etməlidir. Yoxsa bank çıxarışında izahsız çıxış görünəcək.
Hər düzəlişi ayrıca siyahıda izləyin. Aylıq düzəlişlərin sayı artırsa, kök səbəb aşkar edilməlidir: qiymət siyahısının köhnəlməsi, yanlış miqdar, komunikasiya boşluğu. Səbəbi aradan qaldırmaq düzəlişlərin özündən ucuzdur. Düzəliş sənədlərinin nömrələmə ardıcıllığını ayrıca saxlayın və ay sonunda onların orijinal fakturalarla əlaqəsini yoxlayın. Düzəliş sənədləri üçün ayrıca qeyd cədvəli aparmaq ay sonunda ƏDV və gəlir hesablamalarının yenidən yoxlanmasını sürətləndirir.
4invoices.net PDF faktura və faktura arxivi verir. Arxivdə fakturaları nömrə və tarixə görə axtarmaq, siyahı çıxarmaq mümkündür. Bank çıxarışı ilə avtomatik uyğunlaşdırma, bank importu, məzənnə fərqinin hesablanması və DVX ilə inteqrasiya mövcud deyil.
Buna görə praktik iş axını belədir: faktura arxivindən açıq fakturaların siyahısı cədvələ çıxarılır, bank çıxarışı cədvələ əlavə edilir, daxilolmalar nömrə ilə fakturalara bağlanır, uyğunlaşmayanlar ayrıca araşdırılır. Cədvəl sadə olsa da, ardıcıllıq təmin olunarsa, effektiv işləyir.
Əgər müştəri sayı artıbsa, 4softcrm.net-də hər müştəri üzrə danışıq tarixçəsi, söz verilmiş ödəniş tarixi və növbəti addım saxlanıla bilər. CRM maliyyə uçotu deyil, lakin alacaq üzrə kommunikasiyanı mərkəzləşdirir. Cədvəldə hər faktura üçün status sütunu yaradın: açıq, qismən ödənilib, ödənilib, mübahisəli; rənglərlə fərqləndirmək rəhbərin baxışını sürətləndirir. Əl uçotunun etibarlı işləməsi üçün cədvəldə hər sətrin yanında yoxlayan şəxsin adı və tarix olmalıdır.
Faktura siyahısı ilə bank daxilolmaları ayrı yerlərdə qalır; hansı faktura açıqdır, bilinmir.
Faktura arxivindən açıq fakturaların siyahısını cədvələ çıxarın və hər daxilolmanı nömrə ilə qapadın; 4invoices.net-də avtomatik bank uzlaşması yoxdur.
Xarici valyutada razılaşdırılmış müqavilədə məzənnə fərqi hesablamada mübahisə yaradır.
Müqavilədə məzənnənin mənbəyini və tarixini yazın; uçot qaydalarını mühasibdən dəqiqləşdirin.
Müştəri ilə qalıq fərqləri aylarla yığılır.
Ayda bir dəfə qarşılıqlı qalıq aktını göndərin; xatırlatma üçün 4notify.net-dən SMS və ya e-poçt göndərə bilərsiniz.
Valyuta qanunvericiliyi rezidentlər arasında hesablaşmalarda əsasən manatın tətbiqini nəzərdə tutur, xarici valyuta yalnız qanunla icazə verilən hallarda istifadə edilir. Qeyri-rezident müştəri ilə müqavilədə valyuta razılaşdırıla bilər. Konkret əməliyyatınız üçün qaydanı bank və ya mühasib vasitəsilə yoxlayın, çünki səhv valyuta seçimi cərimə riski yarada bilər. Qismən ödəniş halında qalıq məbləği ayrıca qeyd edin.
Xarici valyutada olan fakturanın manat ekvivalenti əməliyyat günü Mərkəzi Bankın rəsmi məzənnəsi ilə hesablanır, ödəniş günü isə məzənnə fərqli ola bilər. Yaranan fərq uçotda ayrıca maddə kimi əks olunur. Hesablama qaydasını və vergi nəticələrini mühasib müəyyənləşdirir; bu səhifədəki alətlər məzənnə fərqini avtomatik hesablamır. Məzənnə mənbəyini müqavilədə də yazmaq məsləhətdir. Müəyyən etdiyiniz qaydanı komanda ilə paylaşın ki, hamı eyni yanaşmanı tətbiq etsin.
Açıq fakturaların siyahısını tarixə görə düzün və gecikməni qrupla ayırın: bir həftə, bir ay, üç ay. Hər qrup üçün fərqli hərəkət planı müəyyən edin: xatırlatma, zəng, yazılı tələb. Siyahını ayda ən azı bir dəfə yeniləyin və rəhbərə göstərin ki, böyük gecikmələr gözdən qaçmasın. Hər qrup üçün məsul şəxs təyin etmək izləməni asanlaşdırır.
Qalıq aktı iki tərəfin müəyyən tarixə qarşılıqlı borc qalığını təsdiqləyən sənəddir. O, fərqləri erkən aşkarlayır, borcun mövcudluğunu sübut edir və mübahisə zamanı dəlil kimi istifadə olunur. Hər rüb sonunda iri müştərilərlə akt imzalamaq təcrübədə yaxşı vərdişdir, kiçik müştərilərdə isə yazılı e-poçt təsdiqi də kifayət edə bilər. Aktı həm kağızda, həm elektron formada saxlayın.
Məzənnə və uçot qaydaları mühasibdədir; platforma PDF faktura verir.
