İşçilərin ezamiyyəti Azərbaycan şirkətləri üçün işçinin müvəqqəti başqa şəhər və ya ölkəyə göndərilməsidir; əmr, xərclərin əsaslandırılması və hesabat vacibdir. Xaricə uzunmüddətli göndərmələrdə vergi, sosial sığorta, viza və iş icazəsi məsələləri ayrıca, həm də səfərdən xeyli əvvəl araşdırılmalıdır.
Ezamiyyə işçinin daimi iş yerindən kənarda müəyyən müddətə işəgötürənin tapşırığını yerinə yetirməsidir. Əmək Məcəlləsi işçinin hüquqlarını, o cümlədən xərclərin ödənilməsini müəyyən edir. İşçi ezamiyyətə yalnız əmr əsasında göndərilir və bu zaman iş yeri və orta əmək haqqı saxlanılır.
Ölkədaxili və xarici ezamiyyətlərin sənədləşməsi eyni deyil. Xarici ezamiyyətdə viza, sığorta, valyuta xərcləri və təyinat ölkənin qaydaları əlavə olunur. Gündəlik xərc normaları ölkəyə görə fərqli ola bilər və qanunvericilikdə ya daxili qaydada müəyyən edilir.
Daxili ezamiyyə siyasəti yazılı olmalıdır. Orada kimin təsdiq etdiyi, hansı xərclərin ödənildiyi, avans qaydası və hesabat müddəti göstərilir. Siyasət olmayanda hər ezamiyyət ayrıca mübahisə predmetinə çevrilir.
Ezamiyyə siyasətini əməkdaşlara yazılı çatdırın və imza ilə tanış edin. İşçi öz hüquq və öhdəliyini bildikdə sənədləri vaxtında təqdim edir, mühasib isə hesabatı tez bağlayır. Məsələn, beş günlük xarici ezamiyyətdə avans, viza haqqı və sığorta xərcləri əvvəlcədən smetaya salınarsa, səfərdən sonrakı hesabat bir gündə bağlanır. Ezamiyyə müddəti işçinin orta əmək haqqının saxlanması ilə bağlıdır, ona görə səfər günləri tabeldə düzgün və tam göstərilməlidir.
Əmrdə işçinin adı, vəzifəsi, təyinat yeri, müddət, məqsəd və xərclərin mənbəyi göstərilir. Əmr səfərdən əvvəl imzalanmalıdır; geriyə tarixli əmr yoxlama zamanı şübhə yaradır. Əmri rəhbər və ya səlahiyyətli şəxs imzalayır.
Avans verilirsə, məbləğ və hesabat müddəti əmrdə və ya ayrıca sənəddə göstərilir. Səfər başa çatdıqdan sonra işçi müəyyən müddət ərzində xərc hesabatı təqdim edir. Hesabat gecikdikdə avans şirkətə borc kimi qalır.
Xərc sənədləri: aviabilet, otel qəbzi, nəqliyyat çekləri, yemək və digər xərclər. Sənədlərdə şirkətin adı və tarix düzgün olmalıdır. Xarici dildəki sənədlərin qısa tərcüməsi mühasibin işini asanlaşdırır.
Hesabatı və əmri hər ezamiyyət üçün ayrıca qovluqda saxlayın. 4softhr.net işçi məlumatlarını, məzuniyyət və iş vaxtı qeydlərini saxlamaqda kömək edir, lakin ezamiyyə xərclərini hesablamır və vergi orqanına göndərmir. Hesabatı bir səhifədə hazırlayın: səfərin məqsədi, görülən işlər, nəticə, xərclərin cəmi və əlavə edilmiş sənədlərin siyahısı. Avans verilən işçi hesabatı vermədən ikinci ezamiyyətə göndərilməməlidir; bu qayda daxili siyasətdə yazılsın.
Əsaslandırılmış və sənədli ezamiyyə xərcləri adətən şirkətin xərcinə aid edilir, lakin gündəlik normaları aşan hissə işçinin gəliri kimi vergiyə cəlb oluna bilər. Dəqiq norma və qaydalar qanunvericilikdə dəyişə bildiyi üçün konkret rəqəmi mühasibdən və ya DVX izahatlarından götürün.
Xaricdə olan işçinin xərcləri valyutada ödənilir. Valyutanın manata çevrilməsi və məzənnənin tətbiqi qaydası uçotun bir hissəsidir. Kartla ödənilən xərclərin bank çıxarışında məbləği ilə qəbzdəki məbləğ fərqlənə bilər; bu fərqi hesabatda izah edin.
İş səfəri ilə şəxsi səfərin qarışdırılması yoxlamada ən çox şübhə doğuran haldır. Şəxsi gün əlavə edildikdə həmin günün xərcini ayrıca göstərin. Aviabileti şəxsi hissə ilə birgə alırsınızsa, iş hissəsinin qiymətini ayırın.
Ayrıca nəzərə alın: qrup səfərlərində hər işçi üçün ayrıca hesabat və təsdiq lazımdır. Kollektiv sənəd çox vaxt mübahisəli olur. Əsas qayda budur ki, hər xərc üçün sənəd, hər sənəd üçün biznes izahı olmalıdır; izahı olmayan xərc yoxlamada şəxsi xərc kimi qiymətləndirilə bilər. Aviabilet və otel rezervasiyasını şirkət adına etmək sənədlərin düzgün tərtibini asanlaşdırır və şəxsi xərclə qarışmasının qarşısını alır.
İşgüzar səfər ilə faktiki iş fərqli anlayışlardır. Görüş, danışıq və konfrans adətən işgüzar səfərə aiddir, xaricdə xidmət göstərmək və ya layihə icra etmək isə iş icazəsi tələb edə bilər. Qaydalar ölkədən asılıdır və tez-tez dəyişir.
Uzunmüddətli və təkrarlanan göndərmələr təyinat ölkədə daimi nümayəndəlik yaradıb-yaratmadığı sualını doğura bilər. Bu halda şirkət həmin ölkədə vergiyə cəlb oluna bilər. İkiqat vergitutma sazişləri bu sualın həllində əsas rol oynayır.
Göndərməzdən əvvəl işçinin pasportunun etibarlılıq müddətini, sığortasını və təyinat ölkənin giriş şərtlərini yoxlayın. Tibbi sığorta və təcili evakuasiya sığortası səfər müddəti uzun və ya təhlükəli bölgəyə olduqda xüsusilə vacibdir.
Fövqəladə hallar üçün əlaqə planı hazırlayın: kim işçi ilə əlaqə saxlayır, kim yerli əlaqə şəxsidir, hansı nömrələr istifadə olunur. İşçiyə məlumat vermək üçün 4notify.net-də SMS və ya e-poçt göndərmək mümkündür; mesajı özünüz hazırlayırsınız. Təyinat ölkəsində komandirovkanın tipik hüquqi riskləri (iş icazəsi, vergi, sığorta) barədə qısa məlumat vərəqəsi hazırlayıb işçiyə verin. Mühüm təlimat: viza müddəti ilə səfər müddəti arasında ehtiyat gün saxlayın ki, uçuş gecikməsi icazəsiz qalmağa çevrilməsin.
Qısa ezamiyyədə işçi adətən Azərbaycanın sosial sığorta sistemində qalır və əmək haqqı davam edir. Uzunmüddətli xarici göndərmələrdə isə hansı ölkənin sosial sığorta qaydalarının tətbiq olunduğu sualı ortaya çıxa bilər. Azərbaycan bəzi ölkələrlə sosial təminat sazişlərinə malikdir.
Əmək müqaviləsinə əlavə razılaşma lazım ola bilər: göndərmə müddəti, iş yeri, əlavə ödənişlər, qayıtma şərtləri. Əlavə razılaşma işçinin hüquqlarını qoruyur və mübahisənin qarşısını alır.
Işçi xaricdə xəstələnərsə və ya qəza baş verərsə, şirkətin öhdəlikləri və sığorta əhatəsi əvvəlcədən bilinməlidir. Sığorta polisini işçiyə və kadr məsuluna verin.
İşçinin qayıtdıqdan sonrakı hesabatı sadə olsun: nəticə, xərc, açıq məsələlər. Hesabat həm rəhbərə, həm də gələcək ezamiyyətin planlaşdırılmasına kömək edir. Əlavə razılaşmada işçinin ev ölkəsinə qayıtma hüququ və xərcin kim tərəfindən ödənilməsi də göstərilsin. İşçidən səfərdən əvvəl şəxsi əlaqə məlumatlarını və yaxın şəxs kontaktını yazılı alın; bu məlumat yalnız fövqəladə hal üçün istifadə olunmalıdır.
Ezamiyyə planı ildə bir dəfə və rüblük qaydada yenilənərsə, xərclər proqnozlaşdırılır. Plan səfərlərin sayı, təyinat ölkələri və təxmini büdcəni əhatə etməlidir. Büdcədən kənar səfərlər üçün əlavə təsdiq mexanizmi nəzərdə tutun.
Kadr uçotunda ezamiyyə günləri ayrıca qeyd olunmalıdır ki, iş vaxtı və məzuniyyət hesablanması səhv olmasın. 4softhr.net işçilərin, məzuniyyətlərin və tabellərin uçotunu aparır; bu, ezamiyyə günlərini qeyd etməyə kömək edir.
Ən çox rast gəlinən səhvlər: əmrin geriyə tarixlə imzalanması, xərc sənədinin itməsi, avansın vaxtında bağlanmaması və şəxsi xərclərin biznes xərci kimi göstərilməsi. Bu səhvlərdən qaçmaq üçün qısa yoxlama siyahısı hazırlayın. Hər ezamiyyət tamamlananda rəhbər nəticəni yazılı təsdiqləsin ki, xərc və nəticə arasındakı əlaqə sənədləşsin. Xərc smetasını səfərdən əvvəl təsdiq edin və fakt ilə müqayisə edən qısa cədvəl saxlayın; bu, növbəti büdcə planlaşdırmasını dəqiqləşdirir.
İşçi ezamiyyətə gedib, lakin əmr və xərc sənədləri tam deyil; sonradan xərclərin əsaslandırılması çətin olur.
Ezamiyyə əmrini, qrafiki və xərc hesabatını hər ezamiyyət üçün bir qovluqda saxlayın; 4softhr.net işçi və məzuniyyət uçotu verir, əmək haqqı hesablamır.
Xaricdəki işçi ilə əlaqə qırılır, növbəti addım bilinmir.
4notify.net ilə işçiyə SMS və ya e-poçt göndərə bilərsiniz; mətni özünüz yazırsınız.
Bir neçə şirkət arasında işçi göndərilir, xərc paylanması qarışır.
4softerp.net çoxşirkətli maliyyə uçotunda şirkətləri ayrı saxlayır; paylama qaydasını mühasib müəyyənləşdirir.
Adətən ezamiyyə haqqında əmr, ezamiyyə vəsiqəsi və ya tapşırıq, səfərin məqsədi və müddəti göstərilir. Səfərdən sonra xərc sənədləri və qısa hesabat təqdim olunur. Dəqiq forma və tələblər qanunvericilikdə və şirkətin daxili qaydasında müəyyən edilir, buna görə mühasibdən və ya kadr məsulundan cari formanı alın. Daxili qayda yazılıdırsa, mübahisələr azalır. Risklərdən qaçmaq üçün hər addımda məsul şəxsin adı və tarixi qeyd olunsun.
Adətən nəqliyyat, yaşayış, gündəlik xərclər və səfərlə bağlı digər əsaslandırılmış xərclər daxildir. Gündəlik xərc normaları və xərclərin vergi baxımından qəbul edilməsi qaydaları qanunvericilikdə müəyyən edilir və dəyişə bilər. Xərclərin sənədlə təsdiqlənməsi vacibdir, ona görə bilet, qəbz və qaimələri saxlayın. Xərc sənədlərində şirkətin adı və tarix olmalıdır. İlkin mərhələdə düzgün quraşdırılmış proses sonrakı illərdə kifayət qədər vaxt qazandırır.
Qısa işgüzar səfərlər üçün çox vaxt viza kifayət edir, lakin xaricdə faktiki iş görmək üçün iş icazəsi tələb oluna bilər. Qaydalar ölkədən ölkəyə fərqlənir. Göndərməzdən əvvəl təyinat ölkənin səfirliyindən və ya miqrasiya orqanından cari tələbləri yoxlayın, çünki icazəsiz iş ciddi cərimə və deportasiya riski yaradır. Bu qaydanı yoxlamadan səfəri planlaşdırmayın.
Uzunmüddətli göndərmələrdə işçinin hansı ölkənin sosial sığorta sisteminə ödəniş etməsi məsələsi yarana bilər. Azərbaycan bəzi ölkələrlə sosial təminat sazişləri imzalayıb. Konkret ölkə üçün saziş olub-olmadığını və işçinin statusunu ixtisaslı məsləhətçi ilə dəqiqləşdirin. Konkret sazişin mətni rəsmi mənbələrdə yerləşir. Bunun üçün səfərdən əvvəl sığorta şirkətinin şərtlərini oxuyun, xarici səfər üçün əhatə dairəsini yoxlayın və polisi işçiyə təqdim edin.
Sığorta və vergi statusu ixtisaslı məsləhətçi ilə dəqiqləşdirilir.
