Biznes bank hesabı Azərbaycanda şirkətin və fərdi sahibkarın manatla hesablaşmalarının əsas kanalıdır; açılış üçün qeydiyyat sənədləri, VÖEN və rəhbərin şəxsiyyət sənədi tələb olunur. Hər ödənişin təyinatını fakturaya bağlamaq daxilolmaları uçotla tutuşdurmağı xeyli asanlaşdırır və vaxt qənaəti yaradır.
Biznes hesabı bank seçimi ilə başlayır. Əsas meyarlar xidmət haqqı, internet bankçılıq imkanları, ödəniş sürəti, valyuta əməliyyatlarının şərtləri və şöbənin yaxınlığıdır. Çoxlu xaricə köçürmə edəcəksinizsə, xarici valyuta hesabının və SWIFT köçürmələrinin şərtlərini ayrıca soruşun.
Bir neçə bankdan yazılı tarif siyahısı alın və yalnız aylıq xidmət haqqına yox, hər köçürmə üçün komissiyaya, nağd çıxarışa və hesabın bağlanması şərtlərinə də baxın. Kiçik şirkətin ən çox istifadə etdiyi əməliyyatlar çox vaxt manatla daxili köçürmələrdir; bu əməliyyatların qiymətini əsas götürün.
Bankın internet bankçılıq proqramını sınaq üçün göstərməsini xahiş edin. Çıxarışı CSV və ya PDF kimi yükləmək, bir neçə istifadəçi əlavə etmək və səlahiyyətləri bölmək imkanı sonradan mühasibin işini asanlaşdırır.
Nümunə: aylıq on beş müştəriyə xidmət göstərən kiçik studiya üçün ən vacib şərt hesabdan manatla daxili köçürmələrin asan və ucuz olmasıdır. Xaricə nadir köçürmə edən üçün isə xarici valyuta hesabının tarifi seçimi dəyişmir. Ehtiyacınızı əvvəlcə iki sətirdə yazın, bankları ona görə müqayisə edin. Bankın hesabı bağlama şərtlərini də əvvəlcədən soruşun: minimal qalıq, qeyri-aktiv hesab haqqı və bağlanma müddəti sonradan gözlənilməz xərc yarada bilər.
Hüquqi şəxs üçün adətən qeydiyyat sənədi, nizamnamə, VÖEN məlumatı, rəhbərin təyinat qərarı və şəxsiyyət sənədi tələb olunur. Fərdi sahibkarda qeydiyyat sənədi və şəxsiyyət vəsiqəsi kifayət edir. Bank əlavə olaraq fəaliyyətin xarakteri haqqında məlumat və ya müqavilə nümunəsi istəyə bilər; bu, pul yuyulmasına qarşı qaydaların tələbidir.
Hesabla işləyəcək şəxslərin siyahısı və hər birinin səlahiyyət həddi açılış mərhələsində müəyyən edilir. Məsələn, mühasib ödəniş tapşırığı hazırlaya, rəhbər isə təsdiq edə bilər. Bu iki mərhələli təsdiq tək şəxsin səhvindən və ya sui-istifadədən qoruyur.
Rəhbər dəyişdikdə bank imzalar nümunəsini və səlahiyyətləri yeniləməlidir. Köhnə rəhbərin hesaba çıxışı bağlanmazsa, həm təhlükəsizlik, həm də hüquqi problem yaranır. Rəhbərlik dəyişikliyi qərarı bank üçün hazırlanacaq sənədlər siyahısına əlavə olunmalıdır.
Hesab sahibinin imza nümunəsi və hesabdan istifadə qaydası yazılı sənədlə təsdiqlənir. Bankın verdiyi müqavilənin təyin etdiyi hesab xidməti şərtlərini, limitləri və bağlanma qaydasını diqqətlə oxuyun. Əlavə xidmət, məsələn kart və ya POS-terminal, ayrıca müqavilə ilə bağlanır.
Hər ödənişin təyinatı sonradan uçotda əsas məlumat mənbəyidir. Müştəri «xidmət haqqı» yazanda hansı fakturanın ödənildiyi bilinmir, nömrə yazanda isə daxilolma dərhal uyğunlaşdırılır. Buna görə fakturanın ən görünən yerində nömrə və ödəniş təyinatı nümunəsi göstərilməlidir.
Fakturalar ardıcıl nömrələnməli, ləğv edilənlər isə qeyd olunmalıdır. Nömrələmədə boşluq yoxlama zamanı izahat tələb edə bilər. 4invoices.net-də hazırladığınız PDF fakturalar arxivdə saxlanır və nömrə ilə axtarılır; bu isə bank çıxarışı ilə müqayisəni əl ilə aparmağa imkan verir.
Avans ödənişi almısınızsa, onu ayrıca qeyd edin və yekun faktura verərkən çıxın. Avansın uçotda itməsi ən çox rast gəlinən səhvlərdən biridir: müştəri ödəniş etdiyini düşünür, sizin cədvəldə isə faktura hələ də «açıq» görünür.
Fakturada ödəniş müddətini «30 gün» yerinə konkret tarixlə yazın. Konkret tarix gecikməni müəyyənləşdirməyi sadələşdirir və xatırlatma göndərmək üçün hazır əsas yaradır. Nömrə, tarix və məbləği bank çıxarışındakı sətirlə tutuşdurmaq üçün cədvəldə bir sütun ayrın. Ödəniş təyinatı nümunəsini fakturanın aşağı hissəsində qalın şriftlə göstərmək müştərilərin çoxunun təyinatı düzgün yazmasına kömək edir.
Bank çıxarışını həftədə ən azı bir dəfə nəzərdən keçirin. Gözlənilməyən çıxışlar, təkrarlanan komissiyalar və identifikasiya olunmayan daxilolmalar dərhal aydınlaşdırılsın. Gündəlik baxış vaxt aparsa da, ay sonunda yığılmış uyğunsuzluqları araşdırmaqdan qat-qat ucuzdur.
Tutuşdurma üçün sadə üç sütunlu cədvəl kifayət edə bilər: bank çıxarışı sətri, uyğun gələn faktura nömrəsi və qeyd. İzah olunmayan sətirlər ayrıca siyahıya salınır. Bank importu və avtomatik uzlaşdırma bu səhifədəki alətlərdə yoxdur, ona görə intizamlı əl işi sistemin əvəzidir.
Müştəri ödənişi iki fakturaya bölübsə və ya bir köçürmə ilə iki faktura ödənibsə, bunu qeydə yazın və müştəri ilə razılaşdırılmış yazışmanı saxlayın. Bu cür hallar illik yoxlama zamanı ən çox sual doğuran məqamlardır.
Ay sonunda açıq qalan fakturaların siyahısını çıxarın və yaşlandırma qaydasında düzün: bir həftə, bir ay, üç ay gecikənlər. Üç aydan çox gecikən borc üçün ayrıca hərəkət planı lazımdır. Siyahını rəhbərə ay sonu hesabatı ilə birlikdə göstərin.
Likvidlik çatışmazlığının əsas səbəbi satış azlığı yox, gecikən daxilolmalardır. Hər fakturada ödəniş müddəti və gecikmə şərti göstərilməlidir. Gecikmə başlayandan sonra ilk xatırlatma qısa və kobud olmayan tonla göndərilir, ikinci xatırlatmada isə müqavilə şərtinə istinad olunur.
4notify.net hesabınızdan SMS və e-poçt bildirişi göndərməyə imkan verir. Mesajı özünüz hazırlayırsınız, buna görə fakturanın nömrəsini, məbləği və ödəniş tarixini mətndə göstərin. Göndərilən mesajların tarixi yazışma sübutu kimi sonradan işə yarayır.
Müştərinin əlaqələrini və danışıq tarixçəsini 4softcrm.net-də saxlamaq da faydalıdır: kimin nə vaxt zəng etdiyi və nə söz verdiyi bir yerdə görünür. Lakin hüquqi tələb və borcun məhkəmə yolu ilə alınması məsələləri ayrıca hüquqi məsləhət tələb edir.
Bankın SMS və e-poçt bildirişlərini də aktiv edin. Hər daxilolma və ya çıxış haqqında dərhal xəbər almaq səhv əməliyyatı tez görməyə kömək edir. Bildiriş nömrəsi və e-poçtu işdən ayrılmış əməkdaşa bağlı qalmasın. Təhlükəsizlik üçün yeni istifadəçi əlavə edərkən ona yalnız lazım olan səlahiyyəti verin və hər rübdə siyahını nəzərdən keçirin.
Hesaba giriş vasitələrini yalnız səlahiyyəti olan şəxslərə verin, parolları paylaşmayın və ikiqat təsdiq imkanını aktiv edin. İşdən ayrılan əməkdaşın giriş vasitəsi dərhal ləğv edilsin. Mobil bank tətbiqi olan telefonun itməsi halında bankı və giriş dəyişikliyi qaydasını əvvəlcədən bilin.
Ödəniş tapşırığı iki nəfərin iştirakı ilə hazırlanır və təsdiqlənir: biri məbləği və rekvizitləri daxil edir, digəri sənədlə tutuşdurub təsdiq edir. Yeni təchizatçıya ilk ödənişdə rekvizitləri müqavilə ilə, VÖEN-i isə DVX məlumatı ilə yoxlayın.
Saxta e-poçtla rekvizit dəyişikliyi tələbi geniş yayılmış fırıldaq üsuludur. Hesab nömrəsinin dəyişməsi barədə məktub alsanız, tərəfdaşa tanış kanalla, məsələn bilinən telefon nömrəsi ilə zəng edib təsdiqləyin. Təsdiq alınmayınca ödəniş etməyin.
Hesabın bağlanması və ya bankın dəyişdirilməsi də planlı aparılmalıdır. Yeni hesab rekvizitlərini müştərilərə yalnız rəsmi kanallarla və yazılı göndərin, köhnə hesaba gələn ödənişləri bir neçə ay izləyin və yönləndirin. Bankla yazışmanı rəsmi e-poçt ünvanından aparın və bütün vacib razılaşmaları yazılı təsdiqləyin.
Bank köçürmələri açıqlamasız gəlir; hansı fakturanın ödənildiyini tapmaq üçün vaxt itirilir.
Fakturada ödəniş təyinatı sahəsinə faktura nömrəsini yazın və müştəridən onu köçürmədə göstərməsini xahiş edin; 4invoices.net-də faktura arxivi ilə tutuşdurma əl ilə aparılır.
Gecikən ödənişlər xatırlanmır və pul axını pozulur.
4notify.net ilə müştəriyə SMS və ya e-poçt xatırlatması özünüz göndərirsiniz; mətn və vaxt sizin seçiminizdir.
Şirkətin bir neçə hesabı olduqda hansı hesabın nə üçün istifadə edildiyi qarışır.
4softerp.net çoxşirkətli maliyyə uçotunda hesabları şirkət üzrə ayrı saxlamağa imkan verir; bank importu isə yoxdur.
Banklar adətən şirkətin qeydiyyat sənədini, nizamnaməsini, VÖEN barədə məlumatı, rəhbərin şəxsiyyət sənədini və hesabla işləyəcək şəxslərin səlahiyyət sənədini tələb edir. Fərdi sahibkarlardan isə qeydiyyat sənədi və şəxsiyyət vəsiqəsi istənilir. Dəqiq siyahı bankdan bankdan fərqlənir, ona görə seçdiyiniz bankın cari tələbini əvvəlcədən yoxlayın. Bank bəzi hallarda əlavə izahat və ya fəaliyyət təsviri istəyə bilər, buna hazır olun.
Bəli, şirkət müxtəlif bankda və ya eyni bankda bir neçə hesab aça bilər. Bu, valyuta ayırmaq, əmək haqqı və əməliyyat vəsaitini ayırmaq və ya bankın riskini bölmək üçün istifadə olunur. Hər yeni hesab barədə vergi orqanına bildiriş qaydası qüvvədədirsə, onu vaxtında yerinə yetirmək lazımdır. Bir neçə hesabı olan şirkət hər hesabın təyinatını daxili qaydada yazılı saxlamalıdır.
Ən sadə üsul hər fakturaya unikal nömrə vermək və ödəniş təyinatında həmin nömrənin yazılmasını müştəridən xahiş etməkdir. Sonra ay sonunda bank çıxarışındakı daxilolmaları faktura siyahısı ilə sətir-sətir tutuşdurursunuz. Avtomatik bank importu bu səhifədəki alətlərdə mövcud deyil, ona görə tutuşdurma cədvəldə və ya uçot sistemində əl ilə aparılır. Qeyd edək ki, platformadakı fakturalar PDF formatdadır və bankla birbaşa əlaqəsi yoxdur.
Xatırlatmanı faktura vaxtı bitdikdən sonra qısa, nəzakətli mətnlə göndərin: faktura nömrəsi, məbləğ, ödəniş tarixi və bank rekvizitləri. 4notify.net-də SMS və ya e-poçt göndərə bilərsiniz, mesajı özünüz yazırsınız. İki xatırlatmadan sonra nəticə yoxdursa, müqavilədəki gecikmə şərtlərinə uyğun yazılı tələb göndərmək daha münasibdir. Borc böyüyürsə, müqavilədəki gecikmə şərtini və hüquqi yolları araşdırın. Eyni zamanda müqavilədə gecikmə faizi və ya cərimə şərti olmasa, xatırlatma yalnız nəzakət xarakteri daşıyır.
PDF faktura və özünüz göndərdiyiniz SMS/e-poçt xatırlatması.
