VÖEN vergi ödəyicisinin eyniləşdirmə nömrəsidir və Azərbaycanda hər şirkət və fərdi sahibkar üçün vergi uçotunun əsasını təşkil edir. Nömrə qeydiyyat zamanı verilir, e-taxes.gov.az kabinetində görünür və müqavilə, faktura və bank sənədlərində hər dəfə eyni formada yazılmalıdır.
VÖEN rəqəmlərdən ibarət unikal nömrədir və vergi orqanı tərəfindən hər vergi ödəyicisinə verilir. Eyniləşdirmə nömrəsi sizin vergi uçotundakı şəxsiyyət kartınız kimi işləyir: bütün gəlir, ƏDV və digər əməliyyatlar bu nömrə altında toplanır və DVX tərəfindən sizinlə əlaqələndirilir.
Praktikada VÖEN müqavilənin rekvizit hissəsində, qaimə-fakturada, bank ödənişinin təyinatında və DVX kabinetində görünür. Əməkdaşlara ayrıca VÖEN verilmir, onlar şəxsi eyniləşdirmə vasitələri ilə tanınır. Buna görə sənədləri hazırlayarkən şirkətin, fərdi sahibkarın və fiziki şəxsin nömrələrini qarışdırmamaq vacibdir.
Tərəfdaş seçərkən onun VÖEN-ini yoxlamaq da faydalıdır. Nömrənin mövcud olması şirkətin real fəaliyyət göstərdiyini birbaşa sübut etməsə də, saxta və ya yanlış rekvizitlərin qarşısını alır. Bank köçürməsindən əvvəl rekvizitlərə baxmaq sadə, lakin effektiv ehtiyat tədbiridir.
Əgər portalda VÖEN-ə uyğun şirkət adı sizin sənədlərdəki adla fərqlənirsə, səbəb adın qısaldılması, hüquqi formanın yazılış tərzi və ya köhnə adın qalması ola bilər. Əvvəlcə rəsmi reyestr adını qəbul edin, sonra bütün sənədləri ona uyğunlaşdırın. Bu yoxlama xüsusilə yeni müştərilərlə işə başlayarkən və iri avans ödənişi etməzdən əvvəl vacibdir.
Hüquqi şəxslərdə VÖEN dövlət qeydiyyatı prosesi ilə birlikdə verilir. Fərdi sahibkar üçün də nömrə uçota alınma zamanı yaranır. Sənədi aldıqdan sonra ilk iş DVX portalında kabinetə giriş əldə etmək və məlumatların düzgünlüyünü yoxlamaqdır.
Kabinetə giriş üçün elektron imza vasitələrindən, məsələn ASAN imzadan, və ya portalın təklif etdiyi digər üsullardan istifadə olunur. Hansı üsulun hazırda tələb olunduğunu e-taxes.gov.az və ASAN xidmət mərkəzinin məlumatlarından öyrənin. Giriş məlumatlarını yalnız məsul şəxslə paylaşın.
Dövri olaraq kimin giriş hüququ olduğunu yoxlayın. İşdən çıxmış mühasib və ya köməkçinin giriş vasitələri aktiv qalarsa, şirkətin vergi məlumatlarına icazəsiz müdaxilə riski yaranır. Giriş hüququnun ləğvi qaydasını kadr dəyişikliyi prosedurunun bir hissəsi edin.
İlk daxil olduqda kabinetdə şirkətin rəhbəri, ünvanı, fəaliyyət növləri və qeydiyyatda olduğu vergi rejimi kimi məlumatları yoxlayın. Səhv gördüyünüz hər bəndi qeyd edin və düzəliş üçün müraciət edin. Kiçik görünən uyğunsuzluq sonradan fakturaların qəbul olunmamasına səbəb ola bilər. Kabinetdə səlahiyyətli şəxslərin siyahısını rüblük baxışdan keçirin.
Hər sənəddə VÖEN rəsmi formada, boşluqsuz və səhvsiz yazılmalıdır. Rəqəm yerlərinin dəyişməsi, əlavə simvol və ya rekvizitlərin köhnə versiyasının istifadəsi yoxlama zamanı sənədin etibarsız sayılmasına səbəb ola bilər.
Faktura şablonları üçün rekvizit blokunu bir dəfə düzgün doldurun və kopyalayın. 4invoices.net-də şirkət məlumatlarını özünüz daxil edirsiniz və platforma onları DVX ilə yoxlamır, ona görə mənbə sənəd həmişə sizdə hazır olmalıdır.
Müştərinin VÖEN-ini yazanda isə onu əvvəlcə müqavilədən və ya rəsmi rekvizit kartından götürün, telefon və ya mesajdan yox. Əl ilə yazılan rəqəmlərdə səhv ehtimalı yüksəkdir. İri müqavilələrdə rekvizitlərin ikinci şəxs tərəfindən yoxlanması qaydasını tətbiq edin.
Rekvizit blokunu tərtib edərkən şirkətin tam adı, VÖEN-i, hüquqi ünvanı, bank rekvizitləri və əlaqə məlumatı eyni ardıcıllıqla yazılsın. Eyni blok müqavilədə, fakturada və sorğu məktublarında istifadə edilərsə, tərəfdaşlar sizi tez tanıyır və yoxlama sürətlənir.
Əgər faktura artıq göndərilib və VÖEN-də səhv aşkarlanıbsa, düzəliş qaydası fakturanın növündən asılıdır. Elektron vergi sənədlərində DVX sistemi ilə uyğun düzəliş və ya ləğv mexanizmi tətbiq olunur; PDF faktura isə yalnız daxili və ya müştəri ilə razılaşdırılmış sənəd kimi yenidən tərtib edilə bilər. Hansı yolun düzgün olduğunu mühasibdən soruşun.
Ünvan, ad və ya rəhbər dəyişikliyi baş verdikdə əvvəlcə DVX və reyestrdə yeniləmə aparılır, sonra bank və tərəfdaşlara bildiriş göndərilir. Bildirişi hazırlamaq üçün 4notify.net ilə SMS və ya e-poçt kanalından istifadə etmək olar; mətnin düzgünlüyünə siz cavabdehsiniz.
Hər düzəlişdən sonra köhnə və yeni sənədləri bir yerdə arxivləşdirin. Yoxlama zamanı hansı sənədin nə vaxt və niyə dəyişdirildiyini göstərmək şirkəti qoruyur. Düzəliş yazışmasını və təsdiqləyici sənədi faktura ilə eyni qovluqda saxlayın.
Bank rekvizitləri də bu sistemin bir hissəsidir. Hesab nömrəsini dəyişdirdikdə köhnə rekvizitli faktura şablonunu dərhal arxivə göndərin. Tərəfdaşa göndərilən köhnə hesab nömrəsi ödənişin səhv yerə getməsinə və ya gecikməsinə səbəb ola bilər. Əgər düzəliş bir neçə sənədə təsir edirsə, hamısını siyahı ilə izləyin ki, bir sənəd nəzərdən qaçmasın.
Biznesdə üç tip şəxs rast gəlinir: fiziki şəxs, fərdi sahibkar və hüquqi şəxs. Hər birinin vergi münasibətində fərqli statusu var və sənədlərdə fərqli rekvizit yazılır. Fərdi sahibkar kimi çıxış edən şəxs şəxsi alış-verişini biznes fakturasına daxil etməməlidir.
Hüquqi şəxs olduqda faktura yalnız şirkətin adı ilə verilir; şirkətin rəhbəri ayrıca fiziki şəxs kimi tanınır. Bu fərqi qarışdırmaq ödənişin yanlış hesaba keçməsinə və ya xərcin biznes hesabına aid edilməməsinə səbəb ola bilər.
Əgər eyni şəxs həm fərdi sahibkar, həm də MMC iştirakçısıdırsa, müqavilələrdə hansı qismdə imza etdiyini göstərmək xüsusilə vacibdir. 4softerp.net çoxşirkətli uçotda bir neçə hüquqi şəxsi ayrı-ayrı saxlamağa kömək edir, lakin vergi uçotunu DVX portalında yenə siz təmin edirsiniz.
Ünvan dəyişikliyi baş verdikdə kirayə və ya mülkiyyət sənədi, rəhbərin qərarı və lazım olan başqa sənədlər tələb oluna bilər. Hazırlıq mərhələsində bankı, əsas müştəriləri və lisenziya verən orqanı da xəbərdar etmək planını tərtib edin. Hər bildiriş üçün tarixi saxlayın. Əməkdaşlara ayrıca xatırlatma yazın ki, rekvizit blokunu yalnız təsdiqlənmiş şablondan götürsünlər.
Kiçik şirkətlərdə rekvizit səhvi çox vaxt kopyalanmış köhnə sənəddən qaynaqlanır. Ona görə rekvizit kartını bir yerdə, tarixi və versiyası ilə saxlayın. Yeni əməkdaşa şablon verərkən kartı göstərin və yoxlama tələb edin.
Rübdə bir dəfə əsas tərəfdaşlarınızın VÖEN və adlarını reyestr məlumatları ilə tutuşdurun. Bu qısa yoxlama gələcəkdə qaimənin rəddi, ödənişin gecikməsi və ya vergi yoxlamasında izahat tələbi kimi problemlərin qarşısını alır.
Böyük müştərilər üçün rekvizit dəyişikliyi bildirişini yazılı saxlayın və cavab alın. Şifahi razılaşmaya güvənmək mübahisə zamanı yardım etmir. Yeni bank hesabı, ünvan və ya ad barədə məlumatı bütün aktiv tərəfdaşlara eyni gündə göndərmək ən təmiz təcrübədir.
Tərəfdaşlardan gələn rekvizitləri qəbul edərkən də eyni qaydanı tətbiq edin. Yeni təchizatçının VÖEN-ini DVX məlumatı ilə tutuşdurmadan avans ödəməyin. Bu sadə yoxlama vaxtaşırı saxta rekvizitlə ödəniş tələb edən fırıldaq cəhdlərinin qarşısını alır. Hər belə yoxlamanı ayrıca qeyd etmək sonradan seçim əsaslandırmasını göstərməyə imkan verir.
Müştəri VÖEN-i səhv yazır və qaimə rədd edilir; düzəliş üçün həftələr itirilir.
Fakturaya VÖEN daxil etməzdən əvvəl müştərinin DVX kabinetindəki və ya müqavilədəki rekvizitləri tutuşdurun; 4invoices.net rekvizitləri sizin daxil etdiyiniz kimi saxlayır və DVX ilə yoxlamır.
Şirkət rekvizitləri müxtəlif sənədlərdə fərqlidir.
Rekvizitlər üçün tək mənbə sənədi saxlayın və hər dəyişiklikdən sonra faktura şablonunu yenidən yoxlayın.
Əməkdaşlar VÖEN-i telefonla və ya mesajda göndərir, rəqəm səhvləri artır.
Rekvizit kartını PDF kimi saxlayın və 4notify.net ilə yalnız yoxlanmış mətni müştərilərə göndərin.
VÖEN vergi ödəyicisinin eyniləşdirmə nömrəsidir və hüquqi şəxsləri, fərdi sahibkarları vergi orqanında fərqləndirir. Nömrə bütün vergi bəyannamələrində, qaimə-fakturalarda, müqavilələrdə və bank əməliyyatlarında tələb olunur. Onsuz müəssisənin rəsmi vergi uçotu və tərəfdaşlarla hesablaşması mümkün deyil, ona görə də nömrəni diqqətlə saxlayın. Nömrəni itirmisinizsə, qeydiyyat sənədinə və DVX kabinetinə baxın, çünki orada həmişə əlçatan olmalıdır.
Vergi ödəyicisinin məlumatlarını DVX-nin rəsmi portalında və ya e-taxes.gov.az kabinetində yoxlamaq mümkündür. Müqavilə bağlayarkən tərəfdaşın VÖEN-ini və adını reyestr məlumatları ilə tutuşdurmaq məsləhətdir. Əgər uyğunsuzluq görsəniz, sənədi təsdiq etməzdən əvvəl tərəfdaşdan izahat və rəsmi sənəd surəti istəyin. Qarşı tərəfin rekvizitləri sizin sorğunuzdan fərqlidirsə, sənədi təsdiq etməyin. Əlavə sual yaranarsa, rəsmi mənbədən və ya mühasibdən yazılı təsdiq almaq məsləhətdir.
Ümumiyyətlə, ad və ya ünvan dəyişdikdə eyniləşdirmə nömrəsi saxlanılır, lakin DVX və reyestrdəki məlumatlar yenilənməlidir. Dəyişikliyi bildirmək üçün müəyyən müddət və qaydalar mövcuddur. Yeni ad ilə faktura verməzdən əvvəl rəsmi yenilənməni təsdiq edən sənədi gözləyin və bank, tərəfdaşları xəbərdar edin. Dəyişiklik tarixini yazılı qeyd etmək sonradan hansı sənədin hansı versiyaya aid olduğunu izah etməyə kömək edir.
VÖEN vergi sənədinin rekvizitlərindən biridir. Onun olmaması və ya səhv yazılması qarşı tərəfin xərc və ƏDV hesabatında problem yarada bilər, bəzi hallarda elektron sənədin sistemdə qəbul edilməməsinə gətirib çıxarır. Nömrəni hər dəfə rəsmi mənbədən yoxlayın və şablonda dəyişməz saxlayın. İki rekvizit uyğun gəlməyəndə elektron imza ilə təsdiq edilmiş sənəd yoxlayın. Əlavə olaraq sənədin növündən asılı olaraq düzəliş qaydası fərqlənir.
DVX qeydiyyatı ilə uyğunluq sizin məsuliyyətinizdədir.
