Bankarsko usklađivanje

Šta se poredi i zašto

Izvod iz banke pokazuje šta je banka stvarno knjižila na vašem računu, a knjige šta je firma evidentirala. Razlike su normalne: uplata je stigla ali nije knjižena, rata je naplaćena ali nema dokumenta, nalog je zadat ali još nije izvršen. Usklađivanje pronalazi svaku razliku i dodjeljuje joj objašnjenje.

Kad se radi redovno, nastaje dvostruka korist: knjige su tačne za PDV prijavu i pregled likvidnosti, a greške i prevare otkrivaju se u roku od nekoliko dana, ne u godišnjem obračunu. Neusklađen račun uvijek je znak da neki dokument fali.

Za firmu s više računa u više banaka usklađivanje se radi odvojeno za svaki račun, a potom se pravi zbirni pregled. Tako se lakše vidi gdje je novac, a pogreška u jednoj banci ne zaklanja stanje u drugoj.

Za firmu koja izdaje stotine faktura mjesečno ručno uparivanje postaje spor posao, pa se mnogi odlučuju na knjigovodstveni program s uvozom izvoda. Prije kupovine provjerite da li program podržava format izvoda vaše banke, jer formati se razlikuju od banke do banke.

Koraci mjesečnog usklađivanja

Prvo preuzmite izvod za cijeli mjesec i provjerite da početno stanje odgovara završnom stanju prošlog izvoda. Zatim uparite svaku stavku izvoda sa knjiženjem: uplate kupaca sa izdatim fakturama, isplate sa ulaznim fakturama, plaće i doprinose sa obračunom, naknade banke sa troškovima.

Stavke koje nemaju par označite i riješite jednu po jednu. Za uplatu bez poziva na broj nazovite kupca ili pogledajte iznos na otvorenim fakturama. Za isplatu bez dokumenta tražite račun od dobavljača ili objašnjenje od lica koje je zadalo nalog.

Na kraju napravite kratak zapis: stanje na izvodu, stanje u knjigama, lista stavki u razlici i potpis. Taj list je dokaz da je kontrola urađena. Primjer iz prakse: u martu je knjiga pokazivala 18.400 KM, a izvod 17.950 KM. Razlika od 450 KM objašnjena je naknadom banke za održavanje računa i kamatom, koje niko nije proknjižio. Takve stavke traže samo da ih neko pogleda.

Za svaki nalog koji je zadat, ali nije izvršen, zapišite razlog; nalozi koji čekaju odobrenje ili je račun bio blokiran. Ako razlika ostane neobjašnjena nakon svih provjera, ne zatvarajte mjesec unošenjem stavke "ostalo". Zapišite iznos, datum i ime osobe koja će istražiti stvar. Neobjašnjena razlika koja prelazi na sljedeći mjesec uvećava se, a sa njom i rizik.

Tipične razlike i njihovi uzroci

Najčešća razlika su djelimične uplate: kupac plati dio fakture, a ostatak se zaboravi. Slijede uplate na pogrešan poziv na broj, dvostruke uplate i uplate za više faktura jednim nalogom, koje treba raspodijeliti. Svaka od njih traži vlastito knjiženje.

Posebnu pažnju traže naknade banke i kamate, koje se pojavljuju samo na izvodu. Ako se ne proknjiže, stanje u knjigama je trajno veće od stvarnog. Isto vrijedi za devizne uplate, gdje banka obračuna naknadu ili kurs različit od očekivanog.

Primjer: kupac iz Austrije uplati 5.000 EUR, a banka knjiži 9.779,15 KM umanjeno za naknadu. Knjigovođa mora proknjižiti prilive i naknadu odvojeno, inače otvorena stavka kupca ostaje djelimično neplaćena. Veći iznosi nepoznatog porijekla traže posebnu pažnju. Propisi o sprečavanju pranja novca obavezuju banku, a i firmu da dokumentuje porijeklo sredstava. Neidentifikovanu uplatu ne vraćajte i ne knjižite na neki konto bez objašnjenja.

Pogrešno proknjižena uplata je posebna vrsta greške: kupac je platio fakturu, ali je uplata dodijeljena drugom kupcu. Posljedica je da jedan kupac izgleda kao dužnik, a drugi kao da ima preplatu. Takve greške otkrivaju se tek kad kupac pozove i pita zašto je dobio opomenu za plaćenu fakturu.

Devize i kursne razlike

Euro je vezan za konvertibilnu marku, 1 EUR = 1,95583 KM, pa se uplate u eurima knjiže bez kursne razlike. Kod ostalih valuta razlika nastaje između dana fakture i dana naplate. Knjigovođa je evidentira kao pozitivnu ili negativnu kursnu razliku.

Kad banka koristi vlastitu kursnu listu, a ne srednji kurs Centralne banke, stvara se i dodatni trošak. Provjerite to u ugovoru o računu, a veće iznose pregovarajte posebno.

Pri obračunu kursnih razlika zapišite izvor kursa i datum, jer će revizor tražiti dokaz. Isti kurs treba primjenjivati dosljedno za sve transakcije tog dana.

Posebno oprezni budite kod uplata koje stižu s računa trećih lica, naročito kad kupac plati račun preko druge firme iz grupe. Takvu uplatu treba upariti uz pisanu potvrdu kupca da plaća za svoje obaveze, ili ćete imati otvorenu stavku koju niko ne priznaje.

Otvorene stavke i naplata

Bankarsko usklađivanje prirodno vodi do liste neplaćenih faktura. Tu se vidi ko kasni i koliko, i može se odlučiti o opomeni. Prvi korak je podsjetnik prije dospijeća, drugi opomena nakon dospijeća, a treći formalno upozorenje.

4invoices.net čuva PDF fakture i arhivu izdatih dokumenata, što olakšava traženje podataka pri uparivanju. 4notify.net može poslati SMS ili e-mail podsjetnik kupcu iz vašeg naloga. Nijedan od njih ne preuzima izvode i ne knjiži uplate automatski, pa uparivanje ostaje na vama ili računovođi.

Kod kupaca koji redovno kasne razmislite o kraćem roku plaćanja ili avansu.

Plan naplate možete napraviti u tri koraka: podsjetnik tri dana prije dospijeća, poziv ili poruka dan nakon dospijeća i pismena opomena nakon sedam dana. Svaki korak zabilježite u evidenciji kupca.

Granice automatizacije i dobra praksa

Ekosistem 4b2b ne povezuje se sa bankama u BiH, ne preuzima izvode i ne izvršava plaćanja. Ova stranica je informativna.

Dobra praksa je da usklađivanje radi osoba koja ne zadaje naloge za plaćanje, da se izvod arhivira u PDF obliku i da se razlike preko praga koji firma odredi eskaliraju direktoru. Takva podjela dužnosti štiti i firmu i zaposlenog.

Konačno, uvedite godišnju kontrolu: svako zadnje stanje u godini treba potkrijepiti potvrdom banke. Revizor ili računovođa je traži, a izdavanje potvrde obično traje nekoliko dana, pa je zatražite na vrijeme.

Pravilo za kraj: izvod bez zapisa o provjeri smatra se neprovjerenim. Kratak potpis, datum i napomena o preostalim stavkama dovoljni su da pri reviziji pokažete da je kontrola rađena redovno.

To je poređenje stanja na izvodu iz banke sa stanjem u knjigama firme, uz objašnjenje svake razlike dokumentom. Radi se mjesečno, prije zatvaranja knjiga i PDV prijave. Cilj je da knjige tačno prikazuju stvarno stanje na računu, te da se greške i neidentifikovane uplate otkriju na vrijeme. Postupak ponavljajte svakog mjeseca bez izuzetka.

Najčešći razlozi su uplate koje nisu proknjižene, naknade banke i kamate koje se vide samo na izvodu, nalozi zadati ali neizvršeni, uplate na pogrešan poziv na broj i kursne razlike. Svaku razliku treba pratiti do dokumenta, ne ispravljati je proizvoljnim knjiženjem. Svaku razliku zapišite sa uzrokom. Ako uzrok ostane nejasan, upitajte banku.

Uplate u eurima knjiže se po fiksnom kursu 1 EUR = 1,95583 KM bez kursne razlike, ali uz naknadu banke kao poseban trošak. Za druge valute razlika između dana fakture i dana naplate knjiži se kao kursna razlika, prema pravilima koja vam objasni računovođa. Provjerite kurs koji banka stvarno primjenjuje. Kurs i datum navedite uz svaku stavku.

Ne. 4invoices.net izrađuje PDF fakture i čuva ih u arhivi, ali ne preuzima bankovne izvode i ne knjiži uplate. Arhiva pomaže pri uparivanju, jer brzo pokazuje otvorene fakture, no samo usklađivanje radi osoba u firmi ili računovođa. Uparivanje i dalje radite sami. Uparivanje ostaje obaveza firme ili računovođe. Preuzimanje izvoda i uparivanje ostaju ručni posao.

Informativna stranica

Vodič o usklađivanju s bankom; bez automatskog usklađivanja u ekosistemu.