Računovodstvo i poslovne knjige

Šta zakon traži od firme

Pravna lica u BiH vode poslovne knjige po načelima dvojnog knjigovodstva, uz primjenu računovodstvenih standarda koje propisuje entitet. U FBiH i RS postoje odvojeni zakoni o računovodstvu i reviziji, koji uređuju kontni okvir, rokove i vrste finansijskih izvještaja. Brčko distrikt ima vlastiti propis.

Zavisno od veličine, firma se razvrstava kao malo, srednje ili veliko pravno lice, a od toga zavise obim izvještaja i obaveza revizije. Većina novih firmi su mala društva s jednostavnijim izvještajem, ali s rastom prometa treba pratiti kriterijume. Obrtnik ne vodi poslovne knjige na isti način; za njega pravila o evidenciji prihoda i rashoda zavise od izabranog režima oporezivanja.

Sitna firma s pet zaposlenih i obrtnik bez zaposlenih nisu isti slučaj, ali oba trebaju znati koje knjige i izvještaji se od njih traže. Prva godina je prilika da se to sredi, jer kasnije ispravke traže više truda.

Za novu firmu je korisno prvih mjesec dana provesti uz računovođu koji vam objasni kontni plan, tokove dokumenata i rokove. Uložen sat objašnjenja kasnije štedi desetine sati ispravki, a nova osoba u firmi dobija jasan priručnik.

Knjigovodstvene isprave: osnov svakog knjiženja

Svako knjiženje počinje ispravom: fakturom, izvodom iz banke, ugovorom, blagajničkim izvještajem ili obračunom plata. Isprava mora sadržavati datum, opis posla, iznos i potpise ili oznake ovlaštenih lica. Bez isprave ne postoji pouzdano knjiženje.

U praksi većina nesporazuma s inspekcijom proizlazi iz isprava koje fale ili su nepotpune: račun bez PDV broja, gotovinska isplata bez priznanice, putni nalog bez datuma povratka. Takvi troškovi se ne priznaju ili otvaraju pitanja.

Primjer: firma koja organizuje obuku mora uz fakturu predavača imati i ugovor, spisak polaznika i dokaz o plaćanju. Računovođa će upravo te dokumente tražiti pri zatvaranju mjeseca. Račun koji glasi na fizičko lice, a ne na firmu, ili bez broja i datuma, knjigovođa često odbija. Naučite osoblje da pri svakoj kupovini traži račun na ime firme s JIB-om.

Zadnja stavka na listi su ugovori i punomoćja: ko je ovlašten potpisati narudžbu, ko prima robu i ko odobrava plaćanje. Bez ovlaštenja na papiru, trošak koji nastane po nalogu pogrešne osobe može biti osporen kao nepriznat izdatak.

Šta radi firma, a šta računovođa

Podjela rada je jednostavna ako je jasna unaprijed. Firma izdaje i prikuplja isprave, plaća obaveze i daje na vrijeme izvode iz banke. Računovođa knjiži, usklađuje saldakonte, priprema PDV prijavu i sastavlja izvještaje, a firma ih odobrava.

Najbolji ugovori sa računovođom navode rokove: do kada se predaje dokumentacija, kada se vraćaju knjigovodstveni izvještaji i ko odgovara za kašnjenje. Dogovorite i kontakt osobu za hitna pitanja, jer računovođa obično radi s desetinama klijenata.

Ako vodite više firmi, 4softerp.net omogućava višefirmsko knjigovodstvo u jednom nalogu, kao opći finansijski alat. Nema lokalni kontni okvir i ne podnosi lokalne prijave, tako da lokalnu usklađenost provjerava računovođa. Dogovorite i način predaje dokumenata: skeniranje, foto aplikacija, papirni registrator. Bilo koji da odaberete, jedinstvena šema imenovanja fajlova (datum, dobavljač, iznos) ubrzava rad obe strane.

Neki računovođe rade po fiksnoj mjesečnoj naknadi, drugi po broju dokumenata ili knjiženja. Pregledajte ugovor: šta je uključeno, koliko košta prekoračenje, ko radi godišnji obračun i šta se dešava pri raskidu. Razlika u modelima može biti znatna kod firmi sa mnogo malih transakcija.

Mjesečni ritam i kontrola

Mjesec u kojem se knjige redovno zatvaraju obično izgleda ovako: do petog dana prikupljanje isprava, do desetog knjiženje, uz usklađivanje izvoda i saldakontā, a zatim izvještaj o prometu i PDV prijava. Takav ritam smanjuje iznenađenja na kraju godine.

Korisne kontrole su usklađivanje stanja na računu s knjigama, pregled otvorenih faktura prema kupcima i dobavljačima, i provjera da li je svaka plata, svaki doprinos i svaki porez knjižen na odgovarajući konto. Za procjenu zdravlja firme dovoljno je jednom mjesečno pogledati tri brojke: stanje na računu, potraživanja preko roka i obaveze koje dospijevaju u narednih trideset dana.

Kad se jave nepoznate stavke, ne ostavljajte ih do kraja godine. Nerazjašnjena uplata od 800 KM u martu izgleda sitno, ali u decembru, kad se zaboravi ko ju je uplatio, postaje zagonetka.

Ako vidite da se isti problem ponavlja, napravite pravilo: dokumenti koji kasne više od pet dana kreću se kroz posebnu listu, a odgovorna osoba ih mora riješiti prije sljedećeg zatvaranja.

Godišnji obračun i izvještaji

Krajem godine firma radi popis imovine i obaveza, usklađuje stanja s knjigama i sastavlja godišnji obračun. Finansijski izvještaji obično obuhvataju bilans stanja, bilans uspjeha i bilješke, a veće firme i izvještaj o novčanim tokovima. Predaju se agenciji nadležnoj za entitet, FIA-i u FBiH ili APIF-u u RS, u propisanom roku.

Neki poslovi traže uvid u izvještaje: banke pri odobravanju kredita, javni naručioci na tenderima i partneri pri ugovaranju većih poslova. Zato su tačni i blagovremeni izvještaji dio poslovnog ugleda, ne samo zakonska obaveza.

Ako firma ima revizijsku obavezu, revizora ugovorite prije kraja godine, da popis i potvrde salda ne budu u žurbi.

Ako firma ima zalihe, popis robe u količinama i vrijednostima obavezan je. Razlike između knjiga i stvarnog stanja objašnjavaju se prije izvještaja, a ne poslije. Popis vodi komisija koju imenuje direktor, a zapisnik se čuva uz godišnji obračun.

Čuvanje dokumentacije i digitalni arhiv

Zakoni propisuju rokove čuvanja za različite vrste dokumenata: knjige, isprave, izvještaje i dokumentaciju za zaposlene. Rokovi se razlikuju, pa ih zapišite u pravilnik, jer prerano odlaganje u smeće može biti kršenje zakona.

Digitalna arhiva je dozvoljena ako su dokumenti čitljivi i dostupni inspekciji u razumnom roku. PDF fakture u 4invoices.net čuvaju se u arhivi izdatih dokumenata, što olakšava traženje, ali tu je riječ o kopijama izdatih faktura, ne o cijeloj zakonskoj evidenciji firme.

Ovaj tekst je informativan. Za konkretan slučaj obratite se licenciranom računovođi u svom entitetu. Praktično: odaberite jedno mjesto za dokumentaciju, napravite kopiju van firme i ne dozvolite da jedan zaposleni jedini zna gdje je šta. Pad diska ili odlazak osobe ne smije zaustaviti firmu.

Kad zaposleni odlazi, preuzmite od njega pristup knjigovodstvenim sistemima, bankovnim tokenima i arhivama istog dana.

Firma je dužna voditi poslovne knjige i sastavljati izvještaje prema zakonu. To može raditi vlastiti stručno osposobljen radnik ili vanjska računovodstvena agencija. Većina malih firmi bira agenciju zbog troška i stručnosti. Obrtnici imaju jednostavnije obaveze, ali i oni često traže savjet računovođe. Dogovorite se o rokovima predaje. Ugovorom odredite i ko odgovara za rokove.

U FBiH izvještaji se predaju Finansijsko-informatičkoj agenciji (FIA), a u RS agenciji APIF, u rokovima koje određuje zakon o računovodstvu i reviziji entiteta. Brčko distrikt ima vlastiti postupak. Tačan rok i način predaje provjerite kod računovođe i na stranici agencije. Isti dokument služi i pri reviziji. Rok za izvještaj upišite u kalendar firme.

To je dokument koji dokazuje poslovni događaj: faktura, izvod iz banke, ugovor, blagajnički izvještaj, putni nalog. Mora sadržavati datum, opis, iznos i podatke ovlaštenih lica. Bez isprave knjiženje nije pouzdano, a trošak može biti nepriznat pri kontroli. Bez isprave trošak može biti nepriznat. Isti dokument služi i kao dokaz za porezni odbitak.

Ne. 4softerp.net je višefirmski finansijski ERP i opći računovodstveni alat, ali nema lokalni kontni okvir i ne podnosi lokalne prijave. Možete ga koristiti za interni pregled i evidenciju, dok zakonske knjige i izvještaje sastavlja računovođa u skladu s propisima entiteta. Za zakonske knjige uvijek odgovara računovođa. Računovođi ostavite pristup potrebnim dokumentima.

Informativna stranica

Vodič o knjigovodstvu u BiH; opće informacije.