Fakturisanje u KM i devizama

Obavezni elementi fakture

Faktura koja ima pravni učinak i daje kupcu pravo na odbitak PDV-a mora imati redni broj, datum izdavanja i datum isporuke, naziv, sjedište i identifikacione brojeve prodavca i kupca, opis robe ili usluge, količinu, cijenu bez PDV-a, osnovicu, stopu i iznos poreza. Ako je prodavac u sistemu PDV-a, ispisuje se i njegov PDV broj.

Za opšte obveznike stopa je 17 %, bez snižene stope za isporuke unutar zemlje. Ako je isporuka oslobođena, na primjer izvoz, na fakturi se naznačava osnov oslobođenja. Brojke koje se ne slažu, poput zbira stavki i ukupnog iznosa, razlog su da kupac vrati fakturu.

Koristite jedan provjeren šablon i ne prepravljajte ga svaki put. Najčešće greške nastaju kad se faktura sastavlja ručno iz stare. Provjerite i da li kupac traži posebne podatke, kao što su broj narudžbenice ili ugovora, jer veći kupci mogu odbiti fakturu bez toga. Takve detalje unesite u šablon za tog kupca jednom, pa ćete izbjeći ispravke.

Za firme sa mnogo kupaca korisno je imati internu listu obaveznih podataka po kupcu: tačan naziv, JIB, PDV broj, adresa za slanje, kontakt za fakture i dogovoreni rok plaćanja. Takav katalog ubrzava izdavanje i smanjuje vraćanje faktura.

Numeracija, datumi i rokovi plaćanja

Fakture se numerišu uzastopno, bez praznina, u okviru godine ili serije. Praznina u nizu je pitanje za inspekciju, jer može značiti sakrivenu isporuku. Storno i ispravke izdaju se kao posebni dokumenti koji upućuju na originalnu fakturu, a ne kao brisanje.

Datum izdavanja i datum isporuke mogu se razlikovati, a od njih zavise obračunski period za PDV i početak roka plaćanja. U ugovoru unaprijed navedite rok, zateznu kamatu i način dostave fakture, da kupac ne može tvrditi da je račun stigao prekasno.

Primjer: firma koja isporuči robu 30. u mjesecu, a fakturu izda 3. narednog, mora paziti na koji se period porez odnosi, jer nastaje u trenutku isporuke.

Za usluge koje traju mjesecima, poput održavanja ili pretplate, dogovorite da li se fakturiše mjesečno unaprijed ili unatrag. Obje opcije su moguće, ali utiču na trenutak nastanka obaveze za PDV i na likvidnost firme. Za avansne uplate izdaje se avansni račun, a konačna faktura ga potom uračunava; praksa i obrasci zavise od računovođe.

Devizne fakture i kurs

Fakture prema inostranim kupcima mogu se izdavati u eurima ili drugoj valuti, ali se knjigovodstveno iskazuju u KM. Preračun se obično radi po srednjem kursu Centralne banke BiH na dan nastanka obaveze. Euro je vezan za marku, 1 EUR = 1,95583 KM, pa kod eura nema kursnih razlika.

Za dolar, funtu ili franak razlike nastaju između dana fakture i dana naplate. Računovođa ih knjiži kao kursne razlike. U ugovorima s promjenjivim valutama razmislite o klauzuli koja određuje referentni kurs. Na fakturi za inostranog kupca naznačite IBAN i SWIFT/BIC, naknade banke ko snosi i, kod izvoza, osnov oslobođenja od PDV-a.

Pri fakturisanju u stranoj valuti, na fakturu upišite i protuvrijednost u KM po kursu koji ćete koristiti u knjigama. Time se izbjegavaju nesporazumi s kupcem i računovođom oko iznosa PDV-a i osnovice.

Pri dugim ugovorima s valutnom klauzulom, na fakturi navedite referentni kurs i datum. Time sprječavate spor oko toga da li se fakturiše po kursu na dan ugovora ili na dan isporuke, što kod valuta koje nisu euro može značiti zamjetan iznos.

Fiskalni račun i faktura u praksi

Ako prodajete građanima, često je potreban fiskalni račun, a ne samo faktura; pravila su entitetska i obrađena u posebnom vodiču. Faktura je dokument za poslovanje sa drugim firmama i ostaje osnov za odbitak PDV-a.

U praksi firma koja prodaje i građanima i firmama vodi dva toka: fiskalni računi iz uređaja i fakture za pravna lica. Računovođa ih na kraju spaja u obračun PDV-a. Pazite da se isti promet ne iskaže dva puta.

Pitanje koje se često postavlja: može li se na istoj fakturi naplatiti roba i usluga s različitim tretmanom? Može, ali svaka stavka mora imati vlastitu osnovicu i stopu, a ukupno se sabira. Računovođa treba odobriti raspored.

Za maloprodaju građanima, uz fiskalni račun nekad se izdaje i faktura na zahtjev, naročito kad kupac traži račun na ime firme. Tada oba dokumenta moraju navoditi isti iznos i isti promet, da se isti prihod ne iskaže dvaput.

Izrada i arhiva faktura u 4invoices.net

4invoices.net omogućava da jednom unesete podatke firme i kupaca i izradite PDF fakture u istom obliku. Izdate fakture ostaju u arhivi, pa ih možete naći po kupcu ili datumu kad inspektor ili računovođa traži kopiju.

Platforma ne šalje fakture UINO-u, ne povezuje se s fiskalnim uređajima i ne obračunava PDV prijavu. Integracija e-fakturisanja postoji samo za Rumuniju. Sadržaj fakture, iznos poreza i tretman isporuke ostaju vaša odgovornost.

Uz 4notify.net možete iz svog naloga poslati kupcu SMS ili e-mail podsjetnik kad se približi dospijeće.

Korisna praksa je da uz svaku fakturu u arhivi čuvate narudžbu ili ugovor i potvrdu isporuke. Kad kupac ospori iznos, odgovor tražite jednim klikom, a ne pretraživanjem e-pošte.

Najčešće greške i kako ih izbjeći

Najčešće su pogrešan PDV broj kupca, izostavljen opis isporuke, neusklađena valuta između ugovora i fakture i fakture izdate sa kašnjenjem od više sedmica. Svaka od njih može odgoditi plaćanje ili ugroziti odbitak ulaznog poreza kod kupca.

Korisno je pravilo da isti kolega ne izdaje i ne odobrava fakturu, a mjesečno uporedite niz faktura s knjigom izlaznih računa. Tako se praznine i duplikati vide odmah, a ne na reviziji.

Za kupce koji kasne, razmislite o stalnoj klauzuli o zateznoj kamati u ugovoru i unesite je u šablon. Primjena kamate zavisi od propisa i ugovora, ali bez klauzule vaš zahtjev je slabiji.

Dobra navika je da na kraju svake sedmice pogledate listu neplaćenih faktura i odlučite o koraku za svaku. Naplata je dio fakturisanja: faktura koja nije izdata na vrijeme, poslana pravom kanalom i praćena do uplate, još nije posao završen.

Redni broj, datum izdavanja i isporuke, podatke prodavca i kupca s identifikacionim brojevima, opis isporuke, količinu, cijenu, osnovicu, stopu PDV-a od 17 % i iznos poreza. Prodavac u sistemu PDV-a navodi i svoj PDV broj. Za oslobođene isporuke navodi se osnov oslobođenja, na primjer izvoz. Provjerite i da li kupac traži posebne podatke.

Možete, posebno kupcima iz inostranstva, ali se za knjigovodstvo iznos iskazuje u KM po kursu Centralne banke BiH. Euro je vezan za marku u odnosu 1 EUR = 1,95583 KM, pa kursnih razlika nema, dok kod drugih valuta nastaju razlike između dana fakture i naplate. Isto vrijedi i za druge valute. Kod ostalih valuta navedite na fakturi i datum kursa.

Ako ste u sistemu PDV-a, da. PDV broj dobijate od UINO-a nakon registracije i on se razlikuje od JIB-a. Kupac koji je obveznik PDV-a bez njega ne može priznati odbitak ulaznog poreza, pa će vam fakturu vratiti na ispravku. PDV broj kupca provjerite u registru obveznika prije prve fakture. Provjerite ga i u registru obveznika.

Ne. Platforma izdaje PDF fakture i čuva arhivu, ali nema vezu s UINO-om, poreskim upravama entiteta ni fiskalnim uređajima. Integracija e-fakturisanja dostupna je samo za Rumuniju. Prijave i fiskalizaciju u BiH obavljate zakonskim kanalima, uz računovođu. Ostale prijave i fiskalizacija ostaju na vama. Za prodaju građanima vrijede pravila o fiskalizaciji. Zakonske prijave podnosi računovođa.

Informativna stranica

Vodič o fakturisanju u KM i devizama; ekosistem ne šalje fakture UINO-u.