En Colombia el empleador debe transmitir mensualmente la nómina electrónica a la DIAN y pagar los aportes de seguridad social a través de la PILA. Son dos obligaciones distintas: una soporta costos y deducciones ante la DIAN, y la otra paga salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales.
La nómina electrónica es un documento soporte de pago de nómina que el empleador transmite a la DIAN. Su función es tributaria: sin él, los pagos a empleados no se reconocen como costo o gasto deducible. La PILA, en cambio, es el mecanismo de pago de aportes a seguridad social y parafiscales, y se hace a través de operadores de información autorizados.
Hacer una sola no exime de la otra. Una empresa puede estar al día en PILA y tener la nómina electrónica sin transmitir, o al revés. Cada una tiene su propio control: la DIAN para la primera y la UGPP, junto con las entidades de seguridad social, para la segunda.
Regla práctica: antes de cerrar la nómina del mes, confirma que el mismo salario base y las mismas novedades se usen en la PILA y en el documento electrónico, porque las diferencias entre ambos son una fuente frecuente de requerimientos.
El empleador transmite la información por cada trabajador y por cada periodo de pago: devengados, deducciones, auxilios y valores pagados. La DIAN fija el formato, la frecuencia y el plazo de transmisión, que corresponde al mes siguiente; consulta la regla vigente porque los plazos se han ajustado en el tiempo.
Cuando hay errores, no se edita el documento original, sino que se emite una nota de ajuste. También hay ajustes cuando se corrige una liquidación después de la transmisión inicial. Conserva los comprobantes de pago individuales, porque el trabajador puede solicitarlos.
Los trabajadores independientes y los contratistas no entran en la nómina electrónica; a ellos se les paga contra cuenta de cobro o factura, y se les aplica el documento soporte cuando no están obligados a facturar.
A través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes se pagan los aportes a salud, pensión y riesgos laborales (ARL), y los aportes a la caja de compensación familiar. Algunas empresas están exoneradas del aporte al SENA y al ICBF, y de la cotización de salud del empleador, para los empleados que ganan menos de diez salarios mínimos, siempre que cumplan las condiciones del Estatuto Tributario.
La base de cotización es, en general, el salario devengado, con topes mínimo y máximo. Los porcentajes se reparten entre empleador y trabajador, y varían por el tipo de aporte y la clase de riesgo de la ARL. Pide a tu contador o a la entidad el cálculo actualizado, porque las cifras cambian por reformas.
El pago se hace en el operador que elijas, dentro de las fechas del calendario, que dependen del número de trabajadores o del NIT. El pago extemporáneo causa intereses de mora.
Las novedades como incapacidades, licencias o ingresos y retiros del mes se reportan en la planilla, y cada una afecta el cálculo de los aportes de ese periodo. Una incapacidad, por ejemplo, tiene reglas de cotización y de reconocimiento distintas según su origen, y por eso conviene registrar su fecha y su soporte médico el mismo día en que llega.
Además del salario, el empleador paga prestaciones: prima de servicios, cesantías con sus intereses, vacaciones y dotación para quienes ganan hasta cierto tope. La prima se paga en dos cuotas, a mitad y a final de año. Las cesantías se consignan en el fondo escogido por el trabajador dentro del plazo de febrero, y los intereses se pagan al trabajador en enero.
El auxilio de transporte se paga a quienes devengan hasta cierto múltiplo del salario mínimo. El salario integral tiene reglas especiales: su monto mínimo es superior al ordinario, e incluye el factor prestacional, por lo que no genera prima ni cesantías aparte.
Cada uno de estos conceptos se contabiliza mensualmente como provisión y se paga en su fecha. Si no se provisiona, el pago de enero o de diciembre aplasta el flujo de caja.
Las vacaciones se causan a razón de quince días hábiles por año de servicio; llevar el saldo por trabajador evita pagos inesperados al terminar el contrato.
El tipo de contrato determina obligaciones: término indefinido, fijo, por obra o labor, o de aprendizaje. La terminación sin justa causa genera indemnización según la antigüedad y el tipo de contrato. La liquidación final incluye salarios pendientes, prestaciones proporcionales y vacaciones no disfrutadas.
La reforma laboral aprobada en 2025 modificó aspectos de jornada, recargos y contratación; antes de ajustar políticas internas, confirma el texto vigente con un abogado laboralista. La jornada máxima también se ha ido reduciendo gradualmente por la Ley 2101 de 2021.
Documenta cada novedad: incapacidades, licencias, horas extras, vacaciones. Esos soportes alimentan la nómina y la PILA, y son la defensa de la empresa ante una reclamación laboral.
Cuando un empleado se retira, entrega su certificado laboral y los exámenes médicos de egreso que correspondan, y deja el cierre de liquidación firmado. Si el trabajador no acepta la liquidación, la empresa puede consignar el valor ante la autoridad competente para evitar la sanción por falta de pago de prestaciones.
4softhr.net te sirve para llevar el registro de empleados, permisos y partes de horas, de modo que las novedades del mes estén ordenadas antes de liquidar. El cálculo de nómina de 4softhr.net solo está disponible para Rumanía: no liquida salarios colombianos, no genera PILA ni transmite la nómina electrónica a la DIAN.
La nómina electrónica se transmite desde un sistema habilitado, y la PILA se paga con un operador autorizado. Tu contador o un proveedor especializado hace esas dos partes; el ecosistema aporta el orden de la información previa.
Los aportes PILA se calculan manualmente y hay errores de liquidación.
Los aportes PILA se calculan y pagan según las normas vigentes, con apoyo de tu contador. 4softhr.net no calcula aportes ni genera PILA; el cálculo salarial solo existe para Rumanía.
El reporte de nómina a la DIAN genera trabajo adicional mensual.
La nómina electrónica se transmite a la DIAN mediante un sistema habilitado; 4softhr.net no genera ni reporta nómina electrónica. Sí permite llevar la evidencia de empleados, permisos y horas.
Las novedades de horas extras e incapacidades llegan por mensajes sueltos y se olvidan al liquidar.
Registra permisos y partes de horas en 4softhr.net desde el momento en que ocurren; el cálculo de la nómina colombiana y la PILA los hace tu contador con un sistema habilitado.
RR. HH. y control horario: empleados, permisos y partes de horas. El cálculo de nómina solo está disponible para Rumanía.
Facturación en línea con facturas en PDF y archivo de facturas. No se presenta ante la autoridad tributaria local; la integración de facturación electrónica solo está disponible para Rumanía.
Los pagos a empleados pueden no ser aceptados como costo o gasto deducible, y la DIAN puede sancionar la omisión. Es una obligación independiente de la PILA. Si ya te atrasaste, consulta con tu contador cómo ponerte al día y qué sanciones aplican, antes de que la DIAN te requiera.
No. La PILA es el medio para pagar aportes de seguridad social y parafiscales; la nómina electrónica es el documento que reporta a la DIAN los pagos a empleados para soportar costos. Se hacen en sistemas distintos, con calendarios distintos y ante entidades distintas. Cumplir una no cubre la otra.
Prima de servicios, cesantías con sus intereses, vacaciones y, para quienes ganan hasta cierto tope, dotación, además de los aportes de seguridad social. Cada concepto tiene su fecha de pago. El salario integral y algunos contratos tienen reglas distintas. Un abogado laboral o un contador te confirma el cálculo según el caso.
No, la nómina electrónica es para trabajadores dependientes. A los contratistas se les paga contra factura electrónica o, si no están obligados a facturar, la empresa emite el documento soporte. Eso sí, debes verificar que estén afiliados a seguridad social, porque la empresa responde por controles que hace la UGPP.
Se puede, pero causa intereses de mora y puede traer sanciones de las entidades de seguridad social y de la UGPP. Además, el trabajador puede perder cobertura en caso de enfermedad o accidente. Si te atrasaste, paga cuanto antes y consulta con tu contador cómo regularizar los periodos pendientes y evitar nuevas sanciones.
Contenido informativo; los trámites se realizan ante la autoridad competente.
