Fakturace v korunách a devizách

Náležitosti faktury v Česku

Faktura je v praxi základním dokladem o prodeji. Pro plátce DPH musí splňovat náležitosti daňového dokladu: označení dodavatele a odběratele, jejich IČO a DIČ, číslo dokladu, datum vystavení a datum uskutečnění plnění, předmět, základ daně, sazbu a výši daně, celkovou částku. Neplátce uvádí údaje bez daně.

Dobrá faktura dále obsahuje bankovní spojení, variabilní symbol, splatnost a způsob úhrady. Z obchodního hlediska zkracuje čas k platbě to, když je faktura jasná a odběratel nemusí nic doptávat. Chyba v IČO nebo číslu účtu naopak platbu zdržuje.

Příklad: konzultant vystaví fakturu na 24 200 Kč včetně 21 % DPH. Základ činí 20 000 Kč a daň 4 200 Kč. Pokud se při zaokrouhlení mezi položkami objeví rozdíl v halířích, měl by být vysvětlen pravidlem, které firma používá jednotně. Nejčistší cestou je počítat daň ze základu celé faktury a zaokrouhlit jednou.

Pamatujte, že faktura je zároveň obchodním dokumentem a podkladem pro účetnictví. Proto by měla být bez překlepů, v souladu se smlouvou a s objednávkou. Pokud odběratel požaduje na faktuře číslo objednávky, uveďte je, protože jeho účetní jinak fakturu může vrátit.

Faktury v korunách

Pro tuzemské obchody je standardem koruna česká. Částky se uvádějí s dvěma desetinnými místy a zaokrouhlení se řídí pravidly pro DPH. Pokud se na fakturu sčítá více položek, zkontrolujte, že součty odpovídají základu a dani dle jednotlivých sazeb, protože finanční úřad při kontrole porovnává právě tyto součty.

Vedle samotné faktury se používají zálohové faktury, dobropisy a opravné doklady. Zálohová faktura není daňovým dokladem, dokud se k ní nevztahuje přijatá platba; po přijetí platby se vystavuje daňový doklad k přijaté záloze. Tyto postupy konzultujte s účetním.

Kromě měny a sazby věnujte pozornost datu uskutečnění zdanitelného plnění. U služeb dodaných průběžně se může lišit od data vystavení. Datum rozhoduje o období přiznání, takže jeho chybné uvedení posune daň do jiného měsíce.

Při zálohových platbách rozlišujte zálohovou fakturu a daňový doklad k přijaté platbě. Zálohová faktura sama o sobě nemá vliv na daň, kdežto doklad o přijaté platbě ano. Pokud dostanete zálohu od plátce, vystavíte doklad nejpozději v zákonné lhůtě, kterou si ověřte.

Faktury v eurech a jiných měnách

Při fakturaci v cizí měně uvádíte měnu a částku v této měně. Pro účely daně z přidané hodnoty musí plátce přepočítat částku na koruny, a to kurzem, který zákon umožňuje použít, nejčastěji kurzem ČNB platným ke dni uskutečnění plnění. Způsob přepočtu zvolte jednotně a držte se jej.

Při úhradě v jiném dni se kurz liší, což vyvolává kurzový rozdíl. Ten se promítá do účetnictví jako zisk nebo ztráta, kterou účtuje účetní. Pokud obchodujete s EU pravidelně, může být výhodné vést zvláštní eurový účet, aby vás kurzové rozdíly netížily.

Praktické doporučení: vyberte si kurz jedenkrát a zaznamenejte ho v interní poznámce na dokladu. Při kontrole pak snadno doložíte, jak jste k částce v korunách došli. Pokud fakturujete často v téže měně, sjednoťte postup napříč zákazníky.

Jazyk a formát dokumentu

Zahraniční odběratelé často požadují fakturu v angličtině nebo ve svém jazyce. Český zákon na jazyk faktury neklade zvláštní požadavky, ale daňová kontrola může požadovat překlad. Uvádějte proto klíčové údaje srozumitelně a archivujte i překlady.

Formát PDF je pro většinu soukromých a firemních odběratelů dostačující. Některé instituce, zejména veřejné, požadují strukturované formáty, například ISDOC nebo prostřednictvím Peppol. Aplikace 4invoices vystavuje PDF a ISDOC ani UBL/Peppol neexportuje, takže v těchto případech potřebujete jiný nástroj.

Pro obchod s EU je důležité uvádět DIČ obou stran včetně předpony země. Chybně uvedené DIČ může znamenat, že odběratel není považován za plátce a plnění se zdaňuje jinak. Ověřte DIČ zákazníka v evropské databázi VIES před vystavením faktury.

Pokud se zákazník domáhá strukturované faktury, zeptejte se jej na konkrétní formát a kanál, kterým ji bude přijímat. Veřejná správa má často vlastní portál a požadavky se liší od instituce k instituci. Se znalostí požadavků můžete posoudit, zda vám postačí PDF, nebo budete potřebovat samostatný nástroj.

Při zahraničních obchodech se hodí uvádět i číslo objednávky, kontaktní osobu a podmínky platby v jazyce partnera. Čím jednoznačnější doklad, tím menší pravděpodobnost, že se zasekne ve schvalování u odběratele.

Archivace a dohledatelnost

Vystavené faktury je potřeba uchovat po zákonem stanovenou dobu a umět je dohledat. Uložte je pod jednotným názvem, například rok, číslo a odběratel. Archiv 4invoices uchovává kopie vystavených PDF v účtu, ze kterého je můžete stáhnout pro účetního nebo kontrolu.

Archiv nenahrazuje účetnictví ani neslouží jako elektronická evidence tržeb. Dobropisy a opravné doklady pojmenujte tak, aby bylo zřejmé, ke které faktuře patří. Pokud měníte číslování nebo šablony, dokumentujte to.

Doporučujeme také nastavit pevné pravidlo číslování a pravidelně kontrolovat, že v řadě nechybí žádné číslo. Zrušené nebo chybné doklady ponechte v archivu s označením, aby řada zůstala nepřerušená.

Nastavte si pravidlo pro vedení kopií: každý vystavený doklad je v archivu, a pokud jej odešlete e-mailem, uložte i odeslanou zprávu. Při sporu o doručení tak máte důkaz o datu odeslání.

Doporučuje se rovněž každé čtvrtletí zkontrolovat, zda řada čísel faktur nemá mezery a zda jsou všechny doklady uložené v archivu.

Postup před odesláním faktury

Před odesláním zkontrolujte pět věcí: správné IČO a DIČ odběratele, měnu a sazbu, datum plnění a splatnost, číslo účtu a variabilní symbol, popis plnění srozumitelný i pro někoho, kdo zakázku neviděl. Kontrolní seznam zabere minutu a ušetří korespondenci.

Po odeslání si zapište, komu a kdy faktura odešla. Pokud odběratel nereaguje, můžete z účtu 4notify poslat upomínku jako SMS nebo e-mail; text volíte sami a zprávy neodesílají se automaticky.

U nových odběratelů se vyplatí poslat první fakturu s krátkým doprovodným textem a ověřit, že dorazila na správnou adresu. U opakovaných dodávek stačí potvrdit termín splatnosti a kontaktní osobu účetního oddělení.

Označení dodavatele a odběratele včetně IČO a DIČ, číslo dokladu, data vystavení a plnění, popis plnění, základ daně, sazbu a výši DPH, celkovou částku. Konkrétní výčet stanoví zákon o DPH, proto jej ověřte v aktuálním znění nebo u poradce. Částka se zaokrouhluje podle zákona a pravidel účetní jednotky. Údaje a součty musí odpovídat.

Pro DPH se zpravidla používá kurz ČNB platný k určenému dni, například ke dni uskutečnění plnění, případně jiný zákonem dovolený kurz. Zvolený způsob uplatňujte jednotně. Pro účetnictví určí kurz a kurzové rozdíly účetní. Rozdíl mezi dnem plnění a dnem úhrady vyvolává kurzové rozdíly. Kurz zvolte podle pravidel vaší účetní jednotky.

Ne. Aplikace vystavuje faktury ve formátu PDF a ukládá je do archivu. Export ve formátu ISDOC ani UBL/Peppol neposkytuje. Pokud odběratel vyžaduje strukturovaný formát, použijte nástroj, který ho umí. Pokud chcete strukturované faktury posílat, ověřte u příjemce, jaký formát přijímá. Nástroj s tím vám poradí dodavatel. Pozor, že nepřesný odkaz na zákon může vyvolat nejasnosti.

Zákon na jazyk faktury žádné požadavky neklade, ale správce daně může v případě kontroly požadovat překlad. Důležité je, aby klíčové údaje byly srozumitelné a odpovídaly účetní evidenci. Texty ve faktuře zadáváte sami. Uchovávejte i původní verzi, aby byl doložitelný jazyk dokumentu. Překlad pro kontrolu zajistěte na vlastní náklady. Zeptejte se i na to, zda odběratel opravné doklady přijímá elektronicky.

Podle povahy chyby se vystaví opravný daňový doklad nebo dobropis. Původní fakturu nepřepisujte. Postup a náležitosti ověřte u účetního, protože ovlivňují přiznání k DPH. Dobropis i opravný doklad musí odkazovat na původní fakturu. Opravy dokumentujte v účetnictví. Doklad pojmenujte tak, aby odkazoval na původní fakturu, a odešlete ho odběrateli s vysvětlením důvodu opravy. Archivujte oba dokumenty vedle sebe.

Koruny i eura

Informativní stránka: faktury v PDF, bez ISDOC/Peppol.