Kontrolní hlášení DPH

Co kontrolní hlášení je a proč existuje

Kontrolní hlášení zavedl český zákon o DPH jako nástroj proti daňovým podvodům, zejména proti nárokování odpočtů z dokladů, které druhá strana nepřiznala. Finanční správa jej strojově porovnává: pokud dodavatel uvede fakturu, kterou odběratel neuplatnil, nebo naopak, vznikne rozdíl a úřad vyzve plátce k vysvětlení.

Podávají jej plátci DPH za zdaňovací období a obsahuje identifikaci protistran, čísla dokladů, základy daně a daň. Na rozdíl od přiznání nesestavuje souhrnný výsledek; jde o detailní soupis plnění. Tuto roli plní od okamžiku, kdy je přiznání podáno.

Příklad: dodavatel vystaví fakturu 30. března a odběratel ji zaúčtuje v dubnu. V kontrolním hlášení dodavatele za březen je faktura uvedena, u odběratele ještě ne, takže systém zobrazí nesoulad. Obvykle se vyřeší zdůvodněním, že doklad dorazil po uzávěrce, ale vysvětlení musí být doložitelné. Proto se vyplatí uchovávat datum doručení dokladu.

V praxi se hlášení u mnoha plátců ukáže jako detailní zrcadlo faktur: úřad vidí, komu a kolik jste fakturovali, a stejně tak vidí, od koho jste nakupovali. Pokud tedy odběratel uplatní odpočet z faktury, kterou vy v hlášení nemáte, systém to označí. Proto se vyplatí vystavené doklady zahrnout včas a bez vynechání pořadových čísel.

Jak je hlášení členěno

Hlášení se skládá z oddílů podle povahy plnění: například tuzemská plnění s přenesenou daňovou povinností, vydané doklady nad zákonný limit a přijaté doklady. U menších dokladů se údaje uvádějí souhrnně, u větších po jednotlivých položkách. Přesné členění a limity stanoví zákon a mění se, proto vždy čtěte aktuální pokyny Finanční správy.

Při sestavení je důležité, aby údaje o protistraně sedělo na DIČ a na číslo dokladu. Překlep v DIČ způsobí neshodu, i když je plnění v pořádku. Proto se vyplatí ověřit DIČ partnerů v registru plátců ještě před prvním vystavením faktury.

U přenesené daňové povinnosti, kterou se uplatňuje například ve stavebnictví či při některých dodávkách zboží, se údaje uvádějí v samostatném oddílu a odběratel sám přiznává daň. Přesné vymezení režimu a seznam komodit stanoví zákon a jeho příloha, proto se při pochybnostech obraťte na poradce.

Zvláštní pozornost si zaslouží opravné doklady a dobropisy. Snižují základ daně, a proto se uvádějí v hlášení také, často v jiném oddílu než původní faktura. Pokud dobropis nevykážete, odběratel snížil odpočet a vy ne, takže vznikne rozdíl, který bude úřad dohledávat.

Lhůty a podání

Lhůta pro podání je 25 dnů po skončení zdaňovacího období a pro právnické osoby i pro plátce s měsíčním obdobím se uplatňuje měsíčně. Hlášení se podává elektronicky ve strojově čitelném formátu, nejčastěji přes Daňový portál nebo datovou schránku. Podání v papírové formě zákon obecně neumožňuje.

Po podání dostanete potvrzení. Uložte si ho spolu s podkladem, protože se při dotazech úřadu používá jako důkaz včasného odeslání. Pokud zjistíte chybu, podává se opravné nebo následné hlášení podle povahy chyby; správný postup ověřte u poradce.

Pokud nemáte jistotu, že budete schopni hlášení odeslat včas, informujte o tom účetního s předstihem. Nedodání dokladů na poslední chvíli je častá příčina zpoždění. Dobrým zvykem je stanovit interní termín o týden dříve než zákonný.

Elektronické podání vyžaduje přístup do Daňového portálu nebo datové schránky. Mějte proto platné přihlašovací údaje i zástupce, který hlášení odešle, když onemocníte. Plná moc pro účetního musí být podána u finančního úřadu, jinak za vás nemůže jednat.

Vysvětlení rozdílů a sankce

Pokud se hlášení neshoduje s hlášením partnera, může vás finanční úřad vyzvat, abyste ve stanovené lhůtě rozdíl vysvětlili. Nevyhovění výzvě nebo pozdní podání mohou vést k pokutě, jejíž výši určuje zákon podle okolností. Výzvy se doručují do datové schránky, a proto je nutné ji sledovat.

Příčiny rozdílů jsou často banální: faktura vystavena v jednom měsíci a zaúčtována v jiném, chybné DIČ nebo číslo dokladu, opravný doklad uvedený na odlišném řádku. Účetní proto před odesláním kontroluje shodu s přiznáním a s evidencí DPH.

Při nesouladu dbejte na komunikaci s protistranou. Pokud jde o jejich chybu, požádejte o opravné hlášení; pokud o vaši, podejte ho sami. Zaznamenejte si, co jste komu poslali a kdy, aby byl postup zpětně doložitelný.

Dobré je vést seznam výzev a odpovědí. U každé výzvy zapište datum doručení do datové schránky, lhůtu k odpovědi, osobu odpovědnou za vyřízení a doložené podklady. Tento přehled se hodí i při pozdější kontrole, kdy úřad ověřuje, zda jste na výzvy reagovali.

Co 4b2b software poskytuje

Aplikace 4invoices vám pomůže mít vystavené faktury seřazené v archivu v PDF, s čísly dokladů a daty, která jste zadali. Kontrolní hlášení z nich nesestavuje, neexportuje data ve formátu Finanční správy a nehlídá lhůty. Slouží jako podklad, ze kterého účetní vychází.

Pokud chcete zaměstnance nebo klienty upozorňovat na blížící se termíny, můžete z účtu 4notify poslat SMS nebo e-mail. Texty i časování zadáváte ručně. Software nesleduje stav vašich hlášení ani nekomunikuje s úřadem.

Pokud zvažujete i dobrovolné využití SMS nebo e-mailů z 4notify pro interní připomínky, nastavte je ručně na dny, které odpovídají vašemu kalendáři. Aplikace samotná zákonné termíny nezná.

Pro menší firmu je přínosné nastavit jednoduchou kontrolu: seznam všech faktur měsíce, ke každé odkaz na řádek v hlášení. Kdo hlášení sestavuje, má jistotu, že žádná faktura nechybí, a kdo ho kontroluje, rychle vidí, kde hledat. Cvičení trvá pár minut.

Praktický kalendář měsíce

Zavedení pevného rytmu je nejlepší prevence chyb. Do pátého dne po skončení měsíce uzavřete vydané faktury, do desátého sesbírejte přijaté, do patnáctého je zaúčtujte a do dvacátého připravte hlášení s přiznáním ke kontrole. Posledních pět dnů ponechte jako rezervu pro opravy.

Pokud používáte externí kancelář, domluvte termíny dodání dokladů písemně. Zpoždění z vaší strany se promítá do jejího harmonogramu, a pokuta tak postihne vás.

Kalendář se vyplatí sdílet s dalšími lidmi, kteří dodávají podklady: obchodní oddělení, sklad, vedení. Zpoždění na jejich straně má přímý dopad na termín podání, a pokud o termínech vědí, spolupracují ochotněji.

Povinnost mají plátci DPH, právnické osoby i fyzické osoby, za každé zdaňovací období. Neplátci hlášení nepodávají. Výjimky a podrobnosti ověřte v zákoně o DPH nebo u poradce, protože podmínky se mohou měnit. Kontrolní hlášení se podává vedle přiznání, nikoli místo něj. Seznam povinných subjektů stanoví zákon o DPH. Detailní členění si vždy ověřte v pokynech Finanční správy.

Zpravidla do 25 dnů po skončení zdaňovacího období. U právnických osob a měsíčních plátců se tedy podává každý měsíc. Podání probíhá elektronicky přes portál Finanční správy nebo datovou schránku. Poslední den lhůty, který připadne na víkend či svátek, se posouvá na nejbližší pracovní den. Počet zpoždění ovlivňuje výši možné pokuty. Pokud lhůta připadne na nepracovní den, posouvá se.

Úřad může uložit pokutu za opožděné podání. Výše se odvíjí od zákona a okolností, například od toho, zda podání předcházela výzva. Pokud jste termín zmeškali, podejte hlášení co nejdříve a poraďte se s účetním o dalším postupu. Zpoždění vždy zdůvodněte a přiložte případné potvrzení o pokusu o odeslání. Pokuty stanoví zákon podle okolností případu.

Ne. Aplikace vystavuje faktury v PDF a archivuje je, ale kontrolní hlášení nesestavuje, neodesílá a neexportuje ve formátu Finanční správy. Data pro hlášení připraví účetní nebo specializovaný účetní software. Soubor pro Finanční správu tedy vytvoříte v účetním programu nebo přímo na portálu. Hlášení je třeba odeslat v předepsaném formátu přes portál.

Podle povahy chyby se podává opravné nebo následné kontrolní hlášení. Postup a lhůty upravuje zákon o DPH a pokyny Finanční správy, proto se obraťte na účetního a nenechávejte chybu bez povšimnutí. Opravu doložte dokladem. Doložte, proč k chybě došlo, což snižuje riziko sankce. Vyžadujte potvrzení přijetí a uložte jej. Pokud nejste plátce, povinnost podávat hlášení vám nevzniká.

Kontrolní hlášení: co a kde

Informativní stránka; hlášení se podává u Finanční správy.