Účetnictví a závazky

Kdo musí vést účetnictví a jak

Povinnost vést účetnictví mají mimo jiné obchodní společnosti, družstva a osoby zapsané v obchodním rejstříku. Vedou ho v podvojné soustavě, kdy se každá transakce zachycuje na dvou účtech. Fyzické osoby podnikající na živnost mohou vést jen daňovou evidenci příjmů a výdajů, pokud nesplní zákonné podmínky, nebo se pro účetnictví samy rozhodnout.

Účetnictví se vede v českých korunách. Pokud firma obchoduje v cizí měně, přepočítává transakce kurzem stanoveným podle účetních pravidel, nejčastěji kurzem ČNB. Rozdíl mezi dnem vzniku a úhrady vyvolává kurzové rozdíly, které se účtují do nákladů nebo výnosů.

Praktický příklad: malá s.r.o. fakturuje služby několika odběratelům a nakupuje materiál. Každý měsíc účetní zaúčtuje vydané faktury do výnosů, přijaté do nákladů, bankovní pohyby vyrovnají pohledávky a závazky a pokladní doklady se zaúčtují zvlášť. Výsledkem je výkaz zisku a ztráty, ze kterého lze odhadnout daň ještě před koncem roku.

Zvláštní kategorií jsou účetní jednotky, které účtují v soustavě jednoduchého účetnictví, například spolky nebo některé nepodnikatelské subjekty. Nepoužívají podvojné zápisy, ale vedou knihy příjmů a výdajů. Pokud do této skupiny patříte, zjistěte u účetního, zda jste ji nepřekročili a nevzniká vám povinnost přejít na podvojné účetnictví.

Účtový rozvrh a účetní doklady

Základem je účtový rozvrh, který určuje, na jaké účty se jednotlivé transakce zapisují. Česká praxe vychází z vyhlášky pro podnikatele a z účtové osnovy; konkrétní rozvrh si firma stanoví podle potřeb, ale musí splnit zákonné požadavky na průkaznost. Změna rozvrhu v průběhu roku je možná jen z věcných důvodů.

Účetním dokladem je každá listina, která prokazuje transakci: faktura, bankovní výpis, pokladní doklad, smlouva, interní doklad. Musí mít zákonné náležitosti, a zejména být průkazný. Chybějící nebo nečitelný doklad se při kontrole zpravidla neuzná jako náklad.

Účetní doklad musí být správný, úplný, průkazný a srozumitelný, což jsou zásady, které zákon výslovně nastavuje. V praxi to znamená, že by měl být zřejmý obsah transakce, strany, částka, datum a podpis odpovědné osoby, pokud se vyžaduje. Smlouvy a objednávky stojí za to uchovávat spolu s fakturou.

Kontrola účetnictví probíhá nejčastěji z podnětu finančního úřadu. Kontrolor žádá účetní knihy, doklady a smlouvy za vybrané období a porovnává je s přiznáními. Dobrá evidence, rychlá odpověď a pořádek v archivu zkracují kontrolu a snižují riziko doměření daně.

Spolupráce s účetní kanceláří

Většina malých a středních firem využívá externí účetní kancelář. Dobrá spolupráce stojí na jasném rozdělení rolí: vy dodáváte doklady včas a úplné, kancelář je zaúčtuje, připraví přiznání a komunikuje s úřady. Smlouva by měla určit termíny, rozsah služeb, cenu a odpovědnost za chyby.

Zeptejte se předem, v jakém systému pracuje a v jaké podobě chce doklady. Mnoho kanceláří přijímá elektronické doklady ve složce nebo e-mailem, jiné požadují papír. Sjednocení formy ušetří čas oběma stranám a sníží riziko ztráty dokladu.

Smlouva s účetní kanceláří by měla obsahovat i ustanovení o ochraně osobních údajů a o předání dokumentace při ukončení spolupráce. Při změně kanceláře tak nehrozí, že po vás bude chtít poplatek za vydání dat, nebo že se rozpadne kontinuita účtování.

Zvažte i digitalizaci dokladů. Papírové doklady se skenují a ukládají do elektronického archivu, přičemž zákon stanoví podmínky pro jejich průkaznost. Skenování samo o sobě nestačí, pokud nelze prokázat shodu s originálem, a proto se řiďte pokyny účetního.

Uzávěrka, závěrka a zveřejnění

Na konci účetního období se účty uzavírají a sestavuje se účetní závěrka, jejíž rozsah závisí na velikosti firmy. U mnoha společností se zveřejňuje ve sbírce listin obchodního rejstříku, přičemž lhůtu a podmínky určuje zákon. Zanedbání povinnosti může mít za následek pokutu.

Po uzávěrce následuje přiznání k dani z příjmů právnických osob. Nezapomeňte, že termín podání se může prodloužit, pokud přiznání podává daňový poradce na základě plné moci; podmínky vždy ověřte na webu Finanční správy.

Pro malé podniky platí zjednodušení v rozsahu závěrky, ale povinnost vést účetnictví a uzavřít knihy zůstává. Jakmile firma překročí zákonné hranice velikosti, rozšiřuje se rozsah výkazů a může vzniknout povinnost auditu. Zeptejte se účetního, ve které kategorii se nacházíte.

Prakticky si zakladatel může vytvořit kalendář roku: leden inventarizace a příprava závěrky, březen až duben přiznání k dani z příjmů, průběžně DPH, čtvrtletně přehledy pro vedení. S kalendářem odpadá zmatek, kdy se co dělá, a lidé si mohou předem naplánovat dovolené.

Co z toho pokrývá 4b2b software

Aplikace 4invoices ukládá vámi vystavené faktury v PDF do archivu, které pak můžete předat účetní kanceláři. Přijaté doklady a bankovní výpisy nespravuje. Účetnictví nevede, nezaúčtovává a nesestavuje závěrku.

4softerp je finanční ERP určené pro evidenci více společností, bez českého účtového rozvrhu a bez českých daňových podání. Využijete ho tam, kde potřebujete přehled napříč entitami, ale oficiální účetnictví pro Česko vede vaše účetní v programu, který odpovídá českým pravidlům.

Doporučuje se také zálohovat data účetního programu a archivovat exporty. Pokud kancelář pracuje v cloudovém systému, ověřte, zda máte přístup k datům i po ukončení smlouvy.

Spolupráce s účetním by měla zahrnovat i pravidelné schůzky nad výsledky. Několikaminutový rozbor zisku, pohledávek a závazků je pro majitele užitečnější než tabulka, které nerozumí. Účetní jako poradce pomůže rozhodnutím o investicích i cenách.

Jak předcházet nejčastějším problémům

Typickými potížemi jsou opožděné doklady, neúplné výpisy a chybějící podpisy. Pomůže pravidelný týdenní nebo měsíční režim: předání dokladů, kontrola bankovních pohybů, odsouhlasení pohledávek a závazků. Případné nejasnosti vysvětlujte hned, nikoli až při uzávěrce.

Doporučuje se také vést jednoduchý přehled otevřených položek: neuhrazené faktury, zálohy a nevyúčtované cesty. Tento přehled umožní účetní lépe odhadnout daňovou povinnost i likviditu a snižuje riziko překvapení při závěrce.

Zvažte také riziko závislosti na jediném člověku. Pokud účetní onemocní nebo ukončí spolupráci, měla by firma mít přístup k datům a dokumentaci. Proto vyžadujte předání pravidelných záloh a znalost, kde jsou doklady uloženy.

Obchodní společnosti, družstva a další zapsané osoby ano. Fyzické osoby podnikající na živnost mohou vést daňovou evidenci, pokud nejsou plátci s povinností účtovat nebo nezvolí účetnictví dobrovolně. Konkrétní podmínky stanoví zákon o účetnictví, a proto je ověřte s odborníkem. Pro přesnější posouzení se obraťte na účetního, který zná vaši situaci. Fyzická osoba může účtovat dobrovolně.

Lhůty stanoví zákon o účetnictví a daňové předpisy a liší se podle druhu dokladu: například závěrka, účetní knihy a doklady mají různé doby. Přesné údaje si ověřte u účetního nebo v zákoně. Uchovávání v elektronické podobě je možné, pokud je zajištěna průkaznost. Doba uchování se počítá od konce účetního období, kterého se doklad týká. Neuchování dokladu může vést k nepřiznání nákladu.

Ne. Aplikace vystavuje faktury v PDF a archivuje je. Účetnictví nezaúčtovává, nevede účetní knihy ani nesestavuje závěrku. Archiv vystavených faktur můžete předat účetní, která doklady zaúčtuje ve svém programu. Využijete ho jako zdroj podkladů, ne jako účetní systém. Výsledek pak předáte účetní ke zpracování. Účetní software evidenci vede a archivuje účetní doklady.

Obvykle ve chvíli, kdy firma nemá dostatek interní kapacity nebo odbornosti. Kancelář nabízí zastupitelnost a znalost aktuálních předpisů. Před výběrem se zeptejte na reference, rozsah služeb a odpovědnost za chyby; cena by neměla být jediným kritériem. Dobrý výběr usnadní ročně desítky hodin práce. Smlouvu si nechte poradit od právníka. Vždy se ptejte konkrétně na doby uchovávání.

U většiny obchodních společností ano, ukládá se do sbírky listin v obchodním rejstříku. Rozsah a lhůty stanoví zákon. Některé společnosti mají zjednodušenou povinnost, což posuďte s účetním. Termíny pro zveřejnění závěrky se řídí zákonem o veřejných rejstřících. Sankci za nezveřejnění stanoví zákon, výše se liší. Zveřejnění provádí jednatel nebo účetní podle pověření.

Propojeno s účetní kanceláří

Informativní stránka o účetnictví v Česku.