OSVČ a živnostenské podnikání

Kdo je OSVČ a co ho odlišuje od s.r.o.

Osoba samostatně výdělečně činná podniká jako fyzická osoba, nejčastěji na základě živnostenského oprávnění, ale také jako svobodné povolání nebo v zemědělství. Na rozdíl od společnosti s ručením omezeným neexistuje oddělený právní subjekt: za závazky ručí podnikatel celým svým majetkem. Naopak odpadá notář, základní kapitál i soudní zápis do obchodního rejstříku.

Právě jednoduchost je důvod, proč většina podnikatelů začíná jako OSVČ. Změna na s.r.o. přijde na řadu zpravidla ve chvíli, kdy roste riziko ze smluv, přibývají zaměstnanci nebo je třeba vstoupit do vztahů s většími odběrateli, kteří si právnickou osobu vyžadují.

Při výběru formy se ptejte, jaké riziko ze smluv na sebe berete. Grafik s malými zakázkami většinou obstojí jako OSVČ, kdežto stavební firma s několika zaměstnanci má jiné odpovědnostní nároky. Pokud nevíte, kolik budete fakturovat, začněte jednodušeji a formu změňte, až budou čísla jasnější.

Při srovnání s s.r.o. nezapomeňte na administrativu. OSVČ podává přiznání k dani z příjmů fyzických osob, přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu a případně přiznání k DPH, zatímco společnost navíc sestavuje účetní závěrku a zveřejňuje ji v rejstříku. Rozdíl v pracovní zátěži bývá větší než rozdíl v daních, zejména u malých podniků.

Ohlášení živnosti a první kroky

Živnost se ohlašuje na živnostenském úřadě, buď osobně, nebo elektronicky přes Czech POINT či datovou schránku. U volných živností stačí splnit obecné podmínky, jako jsou svéprávnost a bezúhonnost; u vázaných živností se doklady o odborné způsobilosti přikládají. Po vydání živnostenského listu vám bude přiděleno IČO a daňové povinnosti se vám zaregistrují u příslušného finančního úřadu.

Do osmi dnů od zahájení činnosti je nutné oznámit zahájení samostatné výdělečné činnosti okresní správě sociálního zabezpečení a své zdravotní pojišťovně. Termíny a podmínky ověřte na stránkách ČSSZ, protože se mohou měnit. Datovou schránku fyzické osoby si můžete zřídit dobrovolně, a pokud ji máte, kontrolujte ji stejně pravidelně jako poštovní schránku.

Pokud začínáte při zaměstnání nebo na studiích, zjistěte, zda se na vás vztahují zvláštní pravidla pro vedlejší činnost. Odvody se v takovém případě odvíjejí od jiných základů a minimálních záloh, což ovlivňuje, kdy se vám podnikání začne vyplácet. Konkrétní částky každý rok oznamuje ČSSZ a zdravotní pojišťovny.

Daně a odvody: výdajový režim, paušál a skutečné náklady

Základ daně z příjmů se u OSVČ počítá ze skutečně vedených výdajů nebo z výdajů uplatněných procentem z příjmů. Při výběru záleží na tom, jaký je poměr nákladů a tržeb v oboru. Existuje také paušální režim, který sjednocuje daň a pojistné do jedné měsíční platby, má ale vlastní podmínky, například limit příjmů.

Pojistné na sociální a zdravotní pojištění se platí zálohově a vyúčtuje se po podání přiznání. Výpočty měníte jen s vědomím, že pravidla se každý rok upravují. Pokud si nejste jistí, požádejte účetního nebo poradce a čísla ověřte u Finanční správy a ČSSZ, ne v našem obsahu.

Zálohy se platí průběžně, takže si vytvořte rezervu na daň. Dobrá praxe je odkládat určité procento z každé přijaté platby na samostatný účet; konkrétní procento vám určí účetní podle vaší situace. Při nepravidelných příjmech tak nehrozí, že vám po podání přiznání chybí peníze na doplatek.

Faktury živnostníka: co na ně patří

Faktura OSVČ nese jméno, adresu místa podnikání, IČO, případně DIČ, číslo dokladu, datum vystavení, splatnost, popis plnění, částku a bankovní spojení s variabilním symbolem. Plátce DPH doplňuje datum uskutečnění zdanitelného plnění, sazbu a základ daně. Neplátce na fakturu DPH neuvádí a často tam poznamenává, že není plátcem.

Online fakturace 4invoices vystaví tyto doklady v PDF a uloží je do archivu, takže je po letech snadno dohledáte při kontrole nebo na žádost odběratele. Software nehlídá, zda jste překročili limit pro registraci k DPH, a nevytváří ISDOC. Tato kontrola zůstává na vás nebo na účetním, kterému průběžně posíláte přehled příjmů.

Pokud fakturujete zahraničním odběratelům, uveďte jazyk faktury a měnu; v češtině i v angličtině se údaje liší jen názvy polí. Pamatujte, že kurz přepočtu do korun se řídí pravidly pro daně, a ověřte jej s účetním.

Číslo faktury neměňte zpětně a nevynechávejte pořadí. Pokud vystavíte doklad chybně, zrušte jej opravným dokladem, nikoli přepsáním původního. Kontrolor tak vidí průkaznou historii a vy se vyhnete podezření, že jste doklad upravili dodatečně.

Kdy zvážit přechod na s.r.o.

Přechod se vyplatí, pokud podnikání přináší výrazný zisk, hrozí vysoké závazky z odpovědnosti nebo chcete vstoupit do dlouhodobých vztahů s firmami. Ve srovnání s paušálními odvody OSVČ může být s.r.o. výhodnější i daňově, záleží však na způsobu odměňování jednatele a rozdělení zisku.

Rozhodnutí je potřeba počítat konkrétně pro vaši situaci. Připravte si za poslední rok příjmy, náklady a odvody a probírejte je s účetním. Jakmile se začnete přibližovat limitu obratu pro DPH, ohlídejte si i datum registrace, protože se tím mění i způsob vystavování faktur.

Konkrétním ukazatelem je situace, kdy váš čistý zisk po odvodech klesá, protože zálohy rostou rychleji než příjem. V takovém případě stojí za to nechat si spočítat variantu s.r.o. na reálných číslech za poslední rok.

Evidence a archivace dokladů

Živnostník musí uchovávat doklady o příjmech a výdajích po zákonem stanovenou dobu, která se liší podle typu dokladu. Praktické je ukládat je chronologicky, v papírové i elektronické podobě, a sladit označení s účetním programem. Doklad, který nelze dohledat, se při kontrole obvykle posuzuje v neprospěch podnikatele.

V archivu 4invoices zůstávají faktury, které jste vystavili, ve formátu PDF s datem vystavení. Přijaté faktury od dodavatelů aplikace nespravuje, uložte je proto do vlastní složky nebo je pravidelně posílejte účetní. Zálohy dělejte ideálně měsíčně, aby se nehromadily na konec roku.

Ještě před podáním přiznání si ověřte, zda máte všechny doklady za celé období a zda souhlasí součty příjmů s bankovním účtem. Chybějící doklad se dohledává hůře než při průběžné kontrole.

Při přechodu z živnosti na s.r.o. nezapomeňte převést i smlouvy s odběrateli, a to novou smlouvou nebo dodatkem.

Plátcem DPH se OSVČ stává po překročení zákonného limitu obratu za posledních dvanáct po sobě jdoucích měsíců, aktuálně dvou milionů korun, nebo dobrovolně na vlastní žádost. Přihlášku podáváte u finančního úřadu. Přesný postup a lhůty ověřte na webu Finanční správy, protože se mohou změnit. Podmínky se mohou měnit, proto vždy čtěte aktuální stav na webu Finanční správy.

Fyzickým osobám podnikajícím se datová schránka nezřizuje automaticky, zřídit si ji ale můžete na vlastní žádost. Pokud vám ji úřad zřídí z moci úřední, například u některých povinností, musíte ji také sledovat. U úředních zásilek platí fikce doručení po uplynutí stanovené doby. Pokud se u vás zřízení datové schránky mění, informuje vás o tom příslušný úřad.

Fakturu vystavíte bez DPH, s vaším IČO, jménem a adresou, údajem o plnění, datem, splatností a číslem účtu. Dobrou praxí je doplnit poznámku, že nejste plátcem DPH. Po překročení limitu se musíte přihlásit k registraci a poté fakturovat s daní už podle zákona. Údaje o odběrateli zkontrolujte, aby jméno, IČO a adresa odpovídaly veřejnému rejstříku.

Ne. Aplikace vystavuje faktury v PDF a uchovává je v archivu, ale nepočítá daň z příjmů, zálohy na pojistné ani nepodává přiznání. Výpočet i podání provádíte vy nebo váš účetní u Finanční správy, ČSSZ a zdravotní pojišťovny. Nástroj tedy slouží jen k vystavení dokladu, ne k výpočtům pro úřady. Jeho funkce je omezená na vystavení dokladu a uložení kopie.

Obecně když je zisk dostatečně vysoký, hrozí větší odpovědnostní rizika nebo to vyžadují obchodní partneři. Přesné srovnání vždy zahrnuje daň z příjmů právnických osob, odměnu jednatele a daň z dividend, proto si ho nechte spočítat účetním na konkrétních číslech. Při výpočtu zohledněte i nároky na budoucí důchod a nemocenské, které se liší mezi OSVČ a zaměstnaným jednatelem.

OSVČ, ale v pořádku

Informativní stránka: faktury v PDF a archiv.