Contabilidad y obligaciones

Quién está obligado a llevar contabilidad

Las sociedades llevan contabilidad por ley. En las personas naturales, la obligación aparece cuando los ingresos, el capital o los costos del año superan los umbrales que fija el reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno; por debajo de ellos pueden llevar un registro simplificado de ingresos y gastos. Los montos se actualizan, así que verifica los vigentes en el SRI.

Un contribuyente en RIMPE tiene un tratamiento propio y suele estar liberado de llevar contabilidad completa, aunque no de conservar comprobantes. Quien crece y cruza el umbral debe cambiar de modalidad desde el período correspondiente, lo que implica un contador, un sistema contable y un plan de cuentas. Conviene anticiparlo antes de que el cambio sea obligatorio.

Aun si hoy no estás obligado, llevar contabilidad desde pronto tiene ventajas concretas: puedes saber qué productos o clientes dejan margen, demostrar ingresos para un crédito y sustentar gastos ante el SRI. Quien llega al umbral sin historial contable suele pagar al contador una reconstrucción larga y costosa.

NIIF completas o NIIF para PYMES

Las compañías sujetas al control de la Superintendencia aplican las Normas Internacionales de Información Financiera. La Superintendencia clasifica a las empresas por activos, ingresos y otras variables para decidir si aplican las NIIF completas o la versión para pequeñas y medianas entidades, mucho más simple en reconocimiento y en revelaciones. Esa clasificación se revisa con resoluciones, por eso consulta la vigente.

La diferencia práctica se nota en temas como instrumentos financieros, beneficios a empleados, propiedades de inversión y deterioro de activos, donde la versión completa exige más cálculos y notas. Una empresa pequeña que aplica NIIF para PYMES y crece debe preparar con tiempo la transición, porque comparar cifras del año anterior bajo otro marco exige reexpresar saldos.

La regla de oro es no mezclar marcos. Si cierras un año con una política de depreciación y al siguiente cambias el método sin dejarlo documentado, los estados no son comparables y el auditor pedirá explicaciones. Cada política contable relevante debe constar por escrito y ser aprobada por la administración.

Plan de cuentas, libros y respaldo documental

La contabilidad se apoya en un plan de cuentas que refleja la actividad. Para sociedades que reportan a la Superintendencia, el plan de cuentas debe permitir armar los estados financieros en el formato de reporte; muchos contadores usan el plan sugerido por la entidad como base y lo adaptan. Los libros de actas, de socios y de variaciones de capital son parte del orden societario.

Cada asiento descansa en un documento: facturas de venta y compra, retenciones, extractos bancarios, contratos y roles de pago. La normativa tributaria exige conservar esos documentos por el plazo legal, que en general es de siete años. Una compañía que no puede mostrar el respaldo de un gasto lo pierde como deducible ante una revisión del SRI, aunque el gasto fuera real.

Un ejemplo: una constructora paga un anticipo de 5 000 dólares a un proveedor con transferencia. Para sustentarlo necesita la orden de compra, el comprobante bancario, la factura posterior y, si hay retención, su comprobante. Con esa cadena completa, el gasto es deducible y el IVA es crédito; con una pieza faltante, ambos pueden quedar en duda.

Cierre anual, impuesto a la renta y reportes

El año fiscal coincide con el año calendario. Tras el 31 de diciembre se realizan los ajustes de cierre: depreciaciones, provisiones, inventario, conciliaciones bancarias y confirmación de saldos de clientes y proveedores. Con los estados financieros listos, la junta general los aprueba y se prepara la declaración del impuesto a la renta de la sociedad, cuyo calendario también se organiza por el noveno dígito del RUC.

Las compañías que reportan a la Superintendencia presentan además sus estados financieros y anexos en su portal. Las cifras de ambos reportes deben cuadrar entre sí, y con los anexos tributarios mensuales; una diferencia sin explicación es el principal motivo de requerimientos. Una conciliación entre el balance y la declaración de renta, antes de presentar, ahorra explicaciones posteriores.

Algunas partidas del cierre suelen sorprender: el inventario físico contra el sistema, las cuentas por cobrar de dudosa recuperación y los pasivos no registrados, como servicios recibidos y aún sin factura. Hacer un inventario de pasivos a diciembre evita que enero muestre gastos que pertenecen al año anterior.

Cómo organizar la información del mes

Fija una rutina de cierre mensual con cuatro entregas: ventas, compras, bancos y nómina. Cada responsable entrega su paquete antes del día cinco del mes siguiente; el contador concilia, registra y devuelve consultas antes del día diez. Con ese ritmo, la declaración de IVA y las retenciones salen sin prisa y los errores se detectan temprano.

Una empresa que reúne en diciembre las facturas de todo el año suele descubrir comprobantes perdidos, compras sin sustento y diferencias de caja. Corregir doce meses de golpe cuesta mucho más que corregir uno por mes, y a menudo implica pagar multas por declaraciones presentadas con información incompleta.

Para la nómina del cierre, concilia los saldos de las provisiones de décimos, vacaciones y utilidades con el detalle por trabajador. Un saldo contable que no cuadra con la suma individual suele ocultar errores de cálculo que, de no corregirse, se arrastran y crecen cada mes.

Apoyo de las herramientas y sus límites

4softerp.net ofrece contabilidad financiera general para una o varias sociedades, útil para llevar el diario y los mayores, y 4invoices.net conserva tus facturas en PDF como archivo de consulta. Esa base ordenada facilita el trabajo de tu contador.

Ni uno ni otro trae el plan de cuentas oficial de Ecuador, aplica reglas NIIF, genera los anexos del SRI ni arma los reportes de la Superintendencia. Esos entregables los prepara tu contador con tus registros. Antes de migrar tus libros a cualquier sistema, pídele a tu contador que valide que podrá exportar la información en el formato que necesita.

Si trabajas con varias sociedades, mantén una contabilidad separada por cada una y registra con claridad las operaciones entre ellas, como préstamos o servicios compartidos. Esas partidas se presentan como transacciones con partes relacionadas y requieren documentos de respaldo y, en ciertos casos, informes adicionales ante el SRI.

La Superintendencia de Compañías clasifica a las empresas según sus activos, ingresos y otras variables, y establece quiénes aplican NIIF completas y quiénes NIIF para PYMES. Los umbrales se actualizan mediante resoluciones. Pregunta a tu contador cuál te corresponde este año, porque una empresa en crecimiento puede cambiar de grupo sin avisarle.

En general, siete años para los comprobantes de venta, retención y documentos que respaldan la contabilidad, conforme a la normativa tributaria. Algunos documentos societarios, como actas y escrituras, se guardan mientras la compañía exista. Si guardas copias digitales, asegúrate de que sean legibles y estén respaldadas en un lugar distinto del equipo de trabajo.

Solo si supera los umbrales de ingresos, capital o costos que fija el reglamento; si no, puede llevar un registro de ingresos y gastos. Los umbrales cambian con los años, de modo que verifica en el SRI el valor actual y evalúa tu situación al cierre del año anterior, porque la obligación se determina con esas cifras.

Las compañías controladas presentan sus estados financieros anuales en el portal de la Superintendencia en las fechas del calendario, que dependen del noveno dígito del RUC. Antes debe haberlos aprobado la junta general. Consulta el calendario del año y agenda tus fechas internas con margen para correcciones de última hora.

Una hoja de cálculo sirve para negocios muy pequeños, pero se vuelve riesgosa cuando crece el volumen: no controla asientos duplicados, ni cierres de período, ni accesos. Para sociedades conviene un sistema contable con control de períodos y auditoría de cambios, y que permita exportar los datos para reportar a las autoridades.

Página informativa

Información general sobre el tema; no sustituye la consulta a la autoridad competente ni a un contador.