Rekening bank usaha dibuka atas nama badan, bukan pengurus, dengan membawa akta, surat keputusan pengesahan, NPWP, NIB, dan identitas pengurus. Setelah rekening aktif, setiap penerimaan perlu dicocokkan dengan faktur agar piutang, pembukuan, dan SPT tetap sama. Halaman ini membahas dokumen, kanal pembayaran, dan kebiasaan pencocokan yang menghemat waktu akuntan.
Bank umumnya meminta akta pendirian beserta perubahannya, surat keputusan pengesahan badan hukum, NPWP badan, NIB, identitas semua pengurus yang berwenang, dan contoh tanda tangan. Beberapa bank juga meminta bukti alamat usaha, seperti kontrak sewa atau surat domisili, serta gambaran kegiatan usaha dan perkiraan transaksi bulanan.
Karena bank menjalankan prinsip mengenali nasabah, siapkan juga keterangan tentang pemilik manfaat, yaitu orang perseorangan yang pada akhirnya memiliki atau mengendalikan perusahaan. Peraturan presiden mewajibkan korporasi menetapkan dan melaporkan pemilik manfaat, sehingga data ini perlu sudah tersusun sebelum Anda datang ke bank.
Datang dengan semua pengurus yang akan menjadi penanda tangan bila memungkinkan. Menunda tanda tangan salah satu direktur dapat menunda aktivasi akses perbankan daring berhari-hari.
Waktu pembukaan rekening berbeda-beda antarbank dan antarkantor cabang. Tanyakan sejak awal apakah pembukaan dapat dimulai secara daring dan berapa lama biasanya sampai akses perbankan daring aktif, supaya pembayaran pertama tidak datang sebelum rekening siap.
Untuk badan usaha yang baru berdiri, beberapa bank menawarkan paket rekening bisnis dengan fasilitas gabungan seperti kartu debit perusahaan, akses perbankan daring, dan rekening valuta asing. Bandingkan biaya bulanan, batas transaksi harian, serta kemampuan mengunduh mutasi dalam format yang mudah diolah sebelum menentukan pilihan.
Gunakan rekening usaha hanya untuk transaksi usaha. Pencampuran dengan keperluan pribadi menyulitkan pembukuan dan membuka risiko bahwa pengeluaran pribadi diperlakukan sebagai penghasilan atau biaya yang tidak dapat dikurangkan.
Atur kewenangan transaksi secara berjenjang: pembuat transaksi dan pemberi persetujuan sebaiknya orang berbeda. Untuk usaha kecil yang pengurusnya hanya satu atau dua orang, batasi nominal transaksi tanpa persetujuan kedua dan catat kebijakan itu.
Pisahkan pula rekening untuk pajak bila arus kas Anda fluktuatif. Sisihkan PPN yang dipungut dan PPh yang dipotong ke rekening tersendiri, sehingga setoran bulanan tidak mengurangi modal kerja yang sudah terpakai.
Bank juga lazim mengenakan biaya administrasi bulanan dan saldo minimum. Bandingkan biaya transfer antarbank, biaya kartu, dan biaya virtual account, sebab selisih kecil per transaksi menjadi besar bila volume penjualan tinggi.
Pelanggan Indonesia membayar lewat transfer antarbank, virtual account, QRIS, dan kartu. Transfer real-time antarbank lewat BI-FAST memudahkan pelunasan di luar jam kliring, sementara virtual account membantu pencocokan karena tiap pelanggan atau tiap faktur diberi nomor tersendiri.
QRIS dipakai terutama pada penjualan ritel, dan dana biasanya masuk setelah dipotong biaya penyedia sesuai ketentuannya. Karena nilai yang masuk lebih kecil dari penjualan, catat penjualan bruto dan biaya terpisah supaya laporan laba rugi tidak mengecil.
Untuk pelanggan korporat, transfer dan virtual account lebih lazim. Tulis nomor rekening, nama pemilik rekening, dan nomor faktur pada setiap tagihan agar bagian keuangan mereka tidak menebak-nebak.
Cantumkan hanya satu rekening utama pada faktur untuk setiap mata uang. Terlalu banyak pilihan rekening mendorong pelanggan mentransfer ke rekening yang salah, dan pembayaran yang nyasar memerlukan konfirmasi manual berhari-hari.
Rekonsiliasi dasar adalah memadankan setiap baris mutasi dengan satu atau beberapa faktur terbuka. Kuncinya ada pada tiga hal: nomor referensi pada berita transfer, jumlah, dan tanggal. Pembayaran yang kurang karena potongan PPh atau biaya bank dicatat sebagai selisih dengan keterangan yang jelas.
Anda dapat mengunduh mutasi dari perbankan daring, mencocokkannya secara manual atau di aplikasi pembukuan, dan menandai faktur yang lunas. 4invoices.net tidak mengambil mutasi dari bank, tetapi arsip faktur PDF-nya membantu menelusuri tagihan; 4softerp.net dapat dipakai untuk mencatat pembukuan perusahaan Anda.
Lakukan rekonsiliasi mingguan, bukan bulanan. Selisih kecil yang segera ditemukan hampir selalu mudah dijelaskan, sedangkan selisih yang menumpuk satu bulan sering tidak dapat ditelusuri lagi.
Contoh: sebuah agen perjalanan menagih empat peserta rombongan dalam satu faktur. Dua peserta membayar bersama dalam satu transfer, dua lainnya terpisah. Dengan nomor faktur dan nama peserta pada berita transfer, keempat pembayaran dapat dicocokkan dalam beberapa menit.
Perhatikan transfer yang masuk lewat kliring atau antarbank dengan nominal berakhiran unik. Beberapa pelanggan sengaja menambahkan angka kecil sebagai kode pengenal; catat pola ini di lembar pencocokan agar tidak dianggap selisih yang tidak dikenal.
Piutang yang terlambat perlu tindak lanjut bertahap: pengingat ramah beberapa hari sebelum jatuh tempo, pemberitahuan pada hari jatuh tempo, lalu panggilan atau surat resmi bila terlambat. Dokumentasikan setiap kontak dan respons pelanggan.
4notify.net mengirim SMS atau e-mail dari akun Anda, sehingga Anda dapat menyampaikan pengingat dengan isi yang Anda tulis sendiri. Pengiriman tidak berjalan otomatis berdasarkan jatuh tempo; Anda yang memutuskan kapan dan kepada siapa pesan dikirim.
Untuk pelanggan yang berulang kali terlambat, tinjau syarat pembayaran. Uang muka, pembayaran bertahap, atau batas kredit sering lebih efektif daripada menagih berkali-kali setelah barang diserahkan.
Catat pula hasil setiap penagihan dalam satu kolom di lembar piutang: tanggal pesan dikirim, respons pelanggan, dan janji bayar. Dengan catatan itu, siapa pun di tim dapat melanjutkan penagihan tanpa bertanya ulang.
Buat prosedur serah terima untuk kunci akses: bila pengurus berganti, kredensial lama dicabut hari itu juga dan penanda tangan baru didaftarkan ke bank. Tertundanya pembaruan penanda tangan sering menahan pembayaran penting selama berhari-hari.
Hal yang kerap menimbulkan masalah antara lain: menerima pembayaran ke rekening pribadi pengurus, membiarkan setoran tanpa berita transfer, dan tidak memeriksa mutasi sebelum menutup buku bulanan. Pemeriksa pajak membandingkan penerimaan bank dengan penjualan yang dilaporkan, sehingga selisih tak terjelaskan menjadi bahan pertanyaan.
Jaga keamanan akses perbankan daring: kredensial tidak dibagikan lewat pesan, perangkat penyetuju diamankan, dan akses staf yang berhenti segera dicabut.
Simpan rekening koran bulanan dalam arsip berurutan. Dokumen pendukung pembukuan wajib tersedia sampai jangka waktu yang ditentukan ketentuan umum perpajakan, dan rekening koran adalah salah satu yang paling sering diminta.
Satu pemeriksaan sederhana tiap akhir bulan: jumlahkan semua penerimaan dari rekening koran, bandingkan dengan penjualan yang dicatat, lalu jelaskan selisihnya. Jika selisihnya berupa uang muka, pembayaran dimuka, atau pelunasan bulan lalu, catat dengan keterangan; selisih lain harus ditelusuri sebelum buku ditutup.
Penerimaan transfer bank tiba sebagai notifikasi generik tanpa nomor referensi faktur yang memadai, membuat pencocokan manual ke e-Faktur Coretax terbuka lambat dan rawan kesalahan pada volume transaksi tinggi.
Cantumkan nomor referensi pada faktur dan cocokkan penerimaan dengan mutasi bank secara manual; produk tidak terhubung ke bank.
Pengingat tagihan dikirim tidak konsisten atau tidak dikirim sama sekali saat tim keuangan sibuk, memperpanjang hari piutang dan mengganggu arus kas perusahaan.
Pengingat dapat Anda kirim sendiri sebagai SMS atau e-mail melalui 4notify.net; pengingat tidak terkirim otomatis.
Satu pembayaran pelanggan mencakup tiga faktur sekaligus, tetapi berita transfer hanya menyebut nama perusahaan.
Minta pelanggan menulis semua nomor faktur pada berita transfer, dan catat pelunasan per faktur di 4softerp.net dengan lampiran mutasi sebagai bukti.
Bank umumnya meminta akta pendirian dan perubahannya, surat keputusan pengesahan badan hukum, NPWP badan, NIB, identitas pengurus, dan contoh tanda tangan, kadang ditambah bukti alamat usaha. Bank juga menanyakan pemilik manfaat perusahaan. Persyaratan tepatnya berbeda antarbank, jadi tanyakan daftar terbaru sebelum datang agar tidak bolak-balik ke kantor cabang. Siapkan salinan digital semua dokumen.
Secara praktik tidak disarankan. Pembayaran usaha ke rekening pribadi mengaburkan pembukuan, menyulitkan pembuktian omzet, dan dapat memicu pertanyaan dari pemeriksa pajak. Gunakan rekening atas nama perusahaan atau, bagi usaha perseorangan, rekening khusus usaha yang terpisah dari rekening belanja dan keperluan pribadi sehari-hari agar catatan Anda mudah dipertanggungjawabkan. Pisahkan rekening sejak bulan pertama.
Mintalah pelanggan mencantumkan seluruh nomor faktur pada berita transfer, atau minta rincian pembayaran lewat e-mail. Dalam pembukuan, pecah satu penerimaan menjadi pelunasan per faktur dan catat selisih, misalnya biaya bank atau potongan PPh, secara terpisah dengan keterangan. Simpan mutasi dan rincian itu sebagai bukti bila nanti ditanyakan. Simpan rincian pembayaran bersama mutasi.
Tidak. 4invoices.net menyusun faktur PDF dan menyimpannya di arsip, tanpa mengambil mutasi dari bank atau menandai pelunasan otomatis. Pencocokan penerimaan dengan faktur Anda lakukan sendiri berdasarkan mutasi dari perbankan daring, atau dengan bantuan pembukuan di 4softerp.net oleh akuntan Anda, yang mencatat pelunasan sesuai bukti bank. Catat pelunasan hanya setelah dana benar-benar masuk.
Idealnya mingguan untuk usaha dengan banyak transaksi, dan setidaknya sebelum penutupan buku setiap bulan. Rekonsiliasi yang sering membuat selisih kecil cepat ditemukan dan dijelaskan, sedangkan rekonsiliasi yang menumpuk hingga akhir tahun hampir selalu berujung pada penelusuran panjang serta angka yang sulit dipertanggungjawabkan kepada pemeriksa. Jadwalkan di kalender sebagai tugas tetap.
SMS atau e-mail dari akun Anda saat Anda memutuskan.
