प्राइवेट लिमिटेड कंपनी का निगमन

निगमन की प्रक्रिया में क्या होता है

प्राइवेट लिमिटेड कंपनी का निगमन कंपनी अधिनियम, 2013 के तहत MCA पोर्टल से होता है। SPICe+ फ़ॉर्म एक ही आवेदन में कई चरण जोड़ देता है: कंपनी के नाम का आरक्षण, हर नए निदेशक का निदेशक पहचान संख्या (DIN), कंपनी का PAN और TAN, और वैकल्पिक पंजीकरण जैसे GSTIN, EPFO और ESIC। निदेशक डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र (DSC) से इलेक्ट्रॉनिक रूप में हस्ताक्षर करते हैं, इसलिए सबसे पहला काम अक्सर इन प्रमाणपत्रों का इंतज़ाम होता है।

ढाँचे की न्यूनतम शर्तें सीधी हैं। प्राइवेट कंपनी में कम से कम दो निदेशक चाहिए, जिनमें से कम से कम एक भारत का निवासी हो, और कम से कम दो शेयरधारक, जबकि सदस्यों की ऊपरी सीमा 200 है। आज न्यूनतम चुकता पूँजी की कोई शर्त नहीं है, लेकिन आप जो अधिकृत पूँजी घोषित करते हैं, उसी से पंजीकरण शुल्क और संस्थापक दस्तावेज़ों पर राज्य का स्टांप शुल्क तय होता है। इसलिए कोई गोल आँकड़ा नक़ल करने के बजाय सलाहकार के साथ तय करें।

निदेशक, शेयरधारक और रखे जाने वाले रजिस्टर

निगमन के साथ कुछ ज़िम्मेदारियाँ आती हैं, जो शुरुआती उत्साह में आसानी से छूट जाती हैं। कंपनी को पहली बोर्ड बैठक करनी होती है, पहला ऑडिटर नियुक्त करना होता है, ऐसा पंजीकृत कार्यालय रखना होता है जहाँ सरकारी डाक पहुँचे, और सदस्यों, निदेशकों व शेयर हस्तांतरण के वैधानिक रजिस्टर बनाए रखने होते हैं। बोर्ड की बैठक साल में कम से कम चार बार होनी चाहिए और लगातार दो बैठकों के बीच 120 दिन से ज़्यादा का अंतर नहीं होना चाहिए; हर बैठक का कार्यवृत्त (मिनट्स) ज़रूरी है।

जिस कंपनी ने शेयर जारी किए हैं, उसे निगमन के 180 दिन के भीतर कारोबार शुरू करने की घोषणा भी दाखिल करनी होती है, वरना रजिस्ट्रार नाम हटाने की कार्यवाही शुरू कर सकता है। इस तारीख़ को कर की समय-सीमा की तरह लें: प्रमाणपत्र आने के दिन ही कैलेंडर में लिख लें।

पहले हफ़्ते: बैंक खाता, invoicing और पहली बिक्री

शेयर के लिए सदस्यता लेने वाले अपना पैसा कंपनी के अपने बैंक खाते में जमा करते हैं, कभी निजी खाते में नहीं। एक उदाहरण लें: दो संस्थापक ₹10 के 50,000 इक्विटी शेयरों के लिए सदस्यता लेते हैं, यानी कुल ₹5,00,000। यह जमा, बैंक विवरण और आवंटन रिकॉर्ड आपकी बही-खाता प्रविष्टियों की पहली कड़ी बनते हैं, इन्हें वहाँ रखें जहाँ अकाउंटेंट को मिल जाएँ।

कंपनी अधिनियम यह भी अपेक्षा करता है कि कंपनी का नाम, पंजीकृत पता और CIN उसके व्यावसायिक पत्रों और बिल-हेड पर दिखें, इसलिए आपके इनवॉइस टेम्पलेट में ये पहले दस्तावेज़ से ही होने चाहिए। 4invoices में कंपनी का विवरण एक बार भरें, GSTIN मिलते ही जोड़ें, और उसके बाद हर इनवॉइस क्रमांकित PDF के रूप में आर्काइव में रहता है।

PAN, बैंक खाता और ज़रूरत हो तो GSTIN तैयार होने से पहले कंपनी के नाम पर कारोबार शुरू न करें। GSTIN के बिना जारी इनवॉइस पर GST नहीं लग सकता, और बाद में उसे सुधारने का मतलब दस्तावेज़ दोबारा जारी करना और ग्राहकों को अंतर समझाना है। एक छोटी सूची काम आती है: निगमन प्रमाणपत्र आ गया, बैंक खाता खुल गया, इनवॉइस टेम्पलेट में CIN है, पहला ग्राहक रिकॉर्ड बना, पहला अनुबंध हस्ताक्षरित।

अनुबंध: संस्थापक, कर्मचारी और वेंडर

पहले महीने में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ अगले पाँच साल की दिशा तय कर देते हैं: शेयरधारक समझौता, संस्थापकों की वेस्टिंग शर्तें, नियुक्ति पत्र, और वेंडर या क्लाइंट अनुबंध। दस्तावेज़ों पर स्टांप शुल्क राज्य का विषय है, इसलिए कर्नाटक में और महाराष्ट्र में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ पर शुल्क अलग हो सकता है; कुछ भी हस्ताक्षर करने से पहले वकील से पूछें कि कौन-से नियम लागू हैं।

औज़ार जो कर सकता है, वह है प्रक्रिया को व्यवस्थित रखना। 4mycontracts में आप अनुबंध का मसौदा बनाते हैं, समीक्षक को भेजते हैं, दर्ज करते हैं कि किसने किस संस्करण को मंज़ूर किया और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर लेते हैं। सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 के तहत इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड और हस्ताक्षर मान्य हैं, हालाँकि कुछ दस्तावेज़ों पर अब भी भौतिक स्टांप ज़रूरी हो सकता है, जिस पर आपका सलाहकार बताएगा।

पहले साल से वार्षिक दायित्व

वित्त वर्ष 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है। उसके बंद होने पर कंपनी के खाते ऑडिट होते हैं, आम बैठक में अपनाए जाते हैं और निर्धारित फ़ॉर्मों में कंपनी रजिस्ट्रार के पास दाखिल होते हैं, आम तौर पर वित्तीय विवरणों के लिए AOC-4 और वार्षिक रिटर्न के लिए MGT-7। हर निदेशक को हर साल DIN KYC भी पूरा करना होता है। ये फ़ाइलिंग आपका कंपनी सचिव या चार्टर्ड अकाउंटेंट करता है; यहाँ के ऐप केवल यह सुनिश्चित करते हैं कि पीछे के इनवॉइस और अनुबंध माँगने पर मिल जाएँ।

कर के मोर्चे पर, कंपनी का अनुमानित दायित्व वैधानिक सीमा पार करने पर वह साल भर में किस्तों में अग्रिम कर देती है, जिनकी तारीख़ें 15 जून, 15 सितंबर, 15 दिसंबर और 15 मार्च हैं। कंपनी का आयकर रिटर्न आम तौर पर साल बंद होने के बाद 31 अक्टूबर तक देय होता है, और आयकर विभाग समय-समय पर विस्तार अधिसूचित करता है। देर से फ़ाइलिंग और देर से अग्रिम कर, दोनों पर ब्याज और शुल्क लगता है, इसलिए ये तारीख़ें वित्त के ज़िम्मेदार व्यक्ति के साझा कैलेंडर में रखें।

जो संस्थापक पैसा जुटाना चाहते हैं, वे पहले शेयर आवंटन से ही एक सरल पूँजी-संरचना रिकॉर्ड रखें: किसके पास कितने शेयर हैं, किस भाव पर, किस तारीख़ को और किस प्रस्ताव के तहत। निवेशक उस शीट को रजिस्टरों से मिलाते हैं, और कोई भी अंतर बातचीत का मुद्दा बन जाता है।

पहले साल की आम ग़लतियाँ

संस्थापकों की सबसे आम ग़लती निजी और कंपनी के पैसे का मिलना है। कंपनी के वेंडर को निजी खाते से भुगतान करने या बिना कारण दर्ज किए नक़दी निकालने से ऐसी प्रविष्टियाँ बनती हैं जिन्हें अकाउंटेंट को बाद में निदेशक ऋण, वेतन या ख़र्च के रूप में वर्गीकृत करना पड़ता है, और हर एक के नतीजे अलग हैं। शुरू में तय करें कि कौन-से ख़र्च कंपनी उठाएगी और उन्हें कंपनी खाते से ही चलाएँ।

दूसरी ग़लती संस्थापकों के बीच मौखिक व्यवस्थाएँ हैं। कोड, ब्रांड या क्लाइंट सूची का मालिक कौन है, यह सवाल पहले मतभेद तक चुप रहता है; वेस्टिंग और निकास शर्तों वाला हस्ताक्षरित शेयरधारक समझौता उस विवाद से कहीं सस्ता है जिसे वह रोकता है। तीसरी ग़लती कार्यवृत्त का न होना है: ड्यू-डिलिजेंस के दौरान ऋणदाता और निवेशक बोर्ड के कार्यवृत्त और प्रस्ताव माँगते हैं, और सालों बाद उन्हें दोबारा बनाना सवालों को न्योता देता है।

अंत में, संस्थापक रजिस्ट्रार के सवाल का जवाब देने में लगने वाले समय को कम आँकते हैं। MCA में पंजीकृत ईमेल और मोबाइल नंबर पर नज़र रखें, क्योंकि नोटिस वहीं जाते हैं, और अपने कंपनी सचिव को बताएँ कि जवाब की ज़िम्मेदारी किसकी है।

प्राइवेट लिमिटेड कंपनी में कम से कम दो निदेशक चाहिए, और उनमें से कम से कम एक भारत का निवासी होना चाहिए, यानी पिछले वित्त वर्ष में कम से कम 182 दिन देश में रहा हो। कंपनी बढ़ने पर और निदेशक नियुक्त किए जा सकते हैं। निगमन दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर से पहले हर निदेशक के पास DIN और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र होना चाहिए।

आज न्यूनतम चुकता पूँजी की कोई शर्त नहीं है। फिर भी आप अधिकृत पूँजी घोषित करते हैं, और वही आँकड़ा पंजीकरण शुल्क तथा संस्था-ज्ञापन और अंतर्नियमों पर देय स्टांप शुल्क को प्रभावित करता है। राज्य के अनुसार स्टांप शुल्क अलग होता है, इसलिए फ़ाइल करने से पहले अपने चार्टर्ड अकाउंटेंट या कंपनी सचिव से कुल ख़र्च निकलवाएँ, ताकि बजट यथार्थवादी रहे।

समय नाम की मंज़ूरी, डिजिटल हस्ताक्षर कितनी जल्दी तैयार होते हैं, दस्तावेज़ कितने पूरे हैं और रजिस्ट्रार कोई सवाल उठाता है या नहीं, इन पर निर्भर करता है। कई सीधे आवेदन कुछ दिनों में निपट जाते हैं, पर निगमन प्रमाणपत्र जारी होने और कंपनी का PAN हाथ में आने तक निवेशकों, मकान-मालिकों या बैंकों को कोई तारीख़ का वादा न करें।

नहीं। निगमन और वार्षिक फ़ाइलिंग MCA पोर्टल पर आप या आपके सलाहकार करते हैं। निगमन के बाद 4b2b आपको इनवॉइसिंग, अनुबंध और CRM ऐप देता है, और उसका कंपनी रजिस्ट्रार, GST नेटवर्क या किसी भी सरकारी प्रणाली से कोई संबंध नहीं है। सभी सरकारी पोर्टलों पर काम आपका सलाहकार करता है, 4b2b नहीं, इसलिए उनसे संपर्क पहले से रखें।

निगमन प्रमाणपत्र, संस्था-ज्ञापन और अंतर्नियम, बैंक खाता खोलने के दस्तावेज़, बोर्ड के कार्यवृत्त, शेयर आवंटन रिकॉर्ड, संस्थापक व कर्मचारी अनुबंध और हर बिक्री इनवॉइस रखें। ऑडिटर या निवेशक इन्हें माँगेगा, और ये एक ही खोजने-योग्य जगह पर हों तो बाद में दोबारा बनाने के दिन बच जाते हैं। अलग-अलग फ़ोल्डर के बजाय एक अकाउंट में रखना सबसे सरल है।

निगमन से पहले इनवॉइस तक

निगमन के हफ़्ते से ही पेशेवर इनवॉइस जारी करें।