Fyrirtækjareikningur og greiðslur

Hvað bankar biðja um við opnun

Íslenskir bankar eru tilkynningarskyldir aðilar samkvæmt lögum um aðgerðir gegn peningaþvætti og hryðjuverkafjármögnun og þurfa því að kynnast viðskiptavinum sínum. Fyrir félag þýðir það að leggja fram vottorð úr fyrirtækjaskrá, samþykktir, upplýsingar um stjórn og prókúruhafa, skilríki þeirra og upplýsingar um raunverulega eigendur. Bankinn spyr líka um eðli starfseminnar og væntanleg viðskipti.

Ferlið er ekki sjálfvirkt. Bankar meta áhættu hvers viðskiptavinar og geta beðið um viðbótargögn, til dæmis samninga, ársreikninga eða skýringar á uppruna fjármuna. Starfsemi í áhættugreinum eða með erlend viðskipti sætir oft ítarlegri skoðun. Undirbúðu svör við þessum spurningum fyrirfram og sendu öll gögn í einu, svo ferlið taki daga en ekki vikur.

Taktu fram í umsókn hvaða þjónustu þú þarft: netbanka fyrir fyrirtæki, debet- eða kreditkort, heimild fyrir fleiri en einn notanda og aðgang bókara. Margar bókhaldsstofur fá lesaðgang að reikningum fyrirtækja, sem sparar mikla vinnu við að senda yfirlit fram og til baka. Ræddu við bankann um réttindastýringu svo ekki fái allir fulla heimild.

Kröfur, tilvísanir og innborganir

Í íslenskum fyrirtækjaviðskiptum fer greiðsla yfirleitt fram í gegnum kröfu í netbanka greiðanda eða með millifærslu á reikningsnúmer seljanda. Krafa hefur gjalddaga, eindaga og tilvísun sem bankinn sendir áfram. Seljandi sem sendir PDF-reikning getur bætt við reikningsnúmeri, kennitölu og skýrri tilvísun svo kaupandi geti millifært án þess að leita að upplýsingum.

Tilvísun á að vera einkvæm og stutt, til dæmis reikningsnúmerið sjálft. Þegar greiðandi setur hana í skýringarreit millifærslunnar er hægt að rekja greiðsluna til réttrar kröfu án þess að giska. Vandamál skapast þegar kaupandi greiðir marga reikninga með einni færslu eða skrifar eigið heiti í stað tilvísunarinnar. Þá þarf að para handvirkt.

Ræddu við viðskiptavini sem reglulega greiða hærri fjárhæðir hvaða tilvísun þeir vilja sjá. Stór fyrirtæki og opinberir aðilar nota oft eigin pöntunar- eða kostnaðarnúmer, og reikningur sem ber það ekki er endursendur. Settu númerið í reikningstexta eða tilvísunarreit frá fyrstu sendingu, því það er ódýrara en að leiðrétta reikning síðar.

Sumir bankar bjóða lausnir þar sem krafa er stofnuð í netbanka seljanda og kaupandi greiðir í sínum netbanka án þess að þurfa að slá inn reikningsnúmer. Slík krafa sparar mörg handtök, en hún kostar gjald og krefst aðgangs að banka seljanda. Spurðu bankann hvaða leiðir eru í boði fyrir þína stærð af rekstri og hvað hver þeirra kostar.

Samræming bankayfirlita og bókhalds

Samræming þýðir að tryggja að hver færsla á bankayfirliti eigi sér samsvarandi færslu í bókhaldi. Inngreiðsla á móti reikningi lokar kröfunni, útgreiðsla á móti birgi lokar skuldinni og vaxtagjöld, gjöld og færslugjöld færast sem kostnaður. Þegar samræmingin er unnin í hverri viku fer lítið fyrir henni, en hver mánuður sem safnast upp margfaldar vinnuna.

Margar færslur eru einfaldar en nokkrar þurfa íhugun: innborgun án tilvísunar, fjárhæð sem stemmir ekki við reikning, tvígreiðsla eða endurgreiðsla. Skráðu slíkar færslur sérstaklega og spurðu viðskiptavininn áður en þú færir. Stundum liggur skýringin í gjaldi sem greiðandinn dró frá, til dæmis erlendu færslugjaldi.

Bókari getur fengið yfirlit mánaðarlega og útbúið uppgjör, en þú sjálf/ur ættir að halda utan um stöðu útistandandi krafna. Raðaðu kröfum eftir aldri og fylgdu eftir þeim sem eru komnar fram yfir eindaga. Fáar aðgerðir bæta lausafjárstöðu eins fljótt og að innheimta það sem þegar hefur verið reikningsfært.

Gerðu samræmingu að föstum lið í vikunni. Tuttugu mínútur á föstudegi með yfirlit í annarri hendi og lista yfir útistandandi reikninga í hinni er skilvirkara en klukkustundir í lok mánaðar. Þeir sem gera þetta sjá fljótt hverjir greiða seint og geta bregðast við áður en vanskil verða íþyngjandi.

Innheimta og vanskil

Þegar viðskiptavinur greiðir ekki á réttum tíma eru dráttarvextir reiknaðir samkvæmt lögum um vexti og verðtryggingu, nema samið hafi verið á annan veg. Innheimtulög setja jafnframt reglur um hvernig innheimta má fara fram, hvaða kostnað má leggja á skuldara og hvaða aðvaranir þarf að senda áður en gripið er til frekari aðgerða. Kynntu þér þau áður en þú felur innheimtufyrirtæki mál.

Fyrsta skrefið er yfirleitt vingjarnleg áminning. Hún getur verið tölvupóstur eða SMS sem vísar í reikningsnúmer, fjárhæð og eindaga. Næsta skref er skrifleg ítrekun þar sem tilgreint er hvað gerist ef greiðsla berst ekki. Margar vanskil stafa af gleymsku eða því að reikningur lenti hjá röngum starfsmanni, svo einföld áminning dugar oft.

Skráðu allar áminningar og svör í sögu viðskiptavinar. Ef mál fer lengra þarf að geta sýnt hvenær reikningur var sendur, hvenær hann var á eindaga og hvaða samskipti áttu sér stað. Heildstæð saga styður innheimtuna og dregur úr líkum á ágreiningi um hvort viðskiptavinur hafi fengið réttar upplýsingar.

Settu fram greiðsluskilmála í samningum og á reikningum: gjalddaga, eindaga, dráttarvexti og innheimtukostnað. Ef skilmálarnir koma ekki fram skriflega er erfiðara að innheimta, því viðskiptavinur getur borið við að hann hafi ekki samþykkt þá. Settu skilmálana í tilboð og endurtaktu þá í fyrsta reikningi hvers nýs viðskiptavinar.

Aðgangur, öryggi og aðgreining fjármála

Fyrirtækjareikningur á að vera aðskilinn frá einkareikningum eigenda. Blöndun gerir uppgjör erfið og leiðir til þess að erfitt verður að sýna fram á hvað er rekstrarkostnaður. Ef eigandi tekur út úr félagi þarf að færa það sem laun, arð eða lán, og hver leið hefur sínar skattalegu afleiðingar.

Notaðu rafræn skilríki fyrir innskráningu og veittu aðeins þeim aðgang sem þurfa hann. Prókúruhafi getur gert nánast allt í nafni félagsins, en lægri heimildir eru oft nóg: sá sem sér um bókhald þarf lesaðgang, sá sem greiðir reikninga þarf heimild til að stofna greiðslur en ekki endilega til að samþykkja þær. Tvöföld samþykkt dregur úr áhættu á svikum.

Gættu að svikapóstum. Tölvupóstur sem biður um breytt reikningsnúmer birgja eða sem þykist vera frá bankanum hefur kostað íslensk fyrirtæki mikið fé. Hringdu í birgjann í þekkt símanúmer áður en þú breytir upplýsingum, og vertu viss um að bankinn biðji aldrei um aðgangsupplýsingar í tölvupósti.

Hvað 4b2b kerfin geta og geta ekki

Í 4invoices.net skráir þú reikningsnúmer og tilvísun á PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni. Þú berð síðan saman bankayfirlitið og safnið handvirkt. Kerfið les ekki inn bankayfirlit, parar ekki greiðslur sjálfkrafa og hefur enga tengingu við íslenska banka.

Með 4notify.net getur þú sent viðskiptavinum SMS eða tölvupóst úr þínum eigin aðgangi, til dæmis áminningu um eindaga. Þú skrifar og sendir skilaboðin sjálf/ur; kerfið býr þau ekki til og sendir þau ekki sjálfkrafa. Kynntu þér reglur Persónuverndar um söfnun og notkun netfanga og símanúmera áður en þú sendir.

Bankar biðja yfirleitt um vottorð úr fyrirtækjaskrá, samþykktir, upplýsingar um stjórn og prókúruhafa, skilríki þeirra og upplýsingar um raunverulega eigendur. Þeir spyrja einnig um eðli starfseminnar og væntanleg viðskipti, enda ber þeim að uppfylla lög um aðgerðir gegn peningaþvætti. Nákvæmar kröfur eru mismunandi eftir bönkum, svo hafðu samband við þinn banka áður en þú mætir.

Tilvísun er auðkenni sem fylgir greiðslu og gerir seljanda kleift að sjá hvaða reikning hún á við. Best er að nota reikningsnúmerið sjálft. Þegar kaupandi setur tilvísunina í skýringarreitinn er auðvelt að para innborgunina við réttan reikning, bæði handvirkt og í bókhaldi, án þess að þurfa að giska út frá fjárhæð.

Nei. 4invoices.net geymir PDF-reikninga í reikningasafni, en les ekki inn bankayfirlit og parar ekki greiðslur við reikninga. Þú berð yfirlit úr netbanka saman við safnið handvirkt, helst vikulega, og merkir greidda reikninga í bókhaldinu sjálf/ur. Kerfið er ekki tengt íslenskum bönkum, greiðslumiðlun eða Skattinum á neinn hátt og sendir engin gögn þangað.

Já, þú getur sent viðskiptavinum SMS eða tölvupóst um ógreidda reikninga, til dæmis með 4notify.net, en þú skrifar skilaboðin og sendir þau sjálf/ur. Haltu textanum málefnalegum og taktu fram reikningsnúmer, fjárhæð og eindaga. Gættu þess að uppfylla kröfur persónuverndar- og fjarskiptalaga um notkun símanúmera og netfanga, og hafðu áminningar í hófi.

Eftirfylgni greiðslna

PDF-reikningar og SMS/tölvupóstur sem þú sendir sjálf/ur.