Stofna einkahlutafélag (ehf)

Hvað er einkahlutafélag og hvenær hentar það?

Einkahlutafélag, oftast skammstafað ehf., er félagsform þar sem hluthafar bera ekki persónulega ábyrgð á skuldum félagsins umfram hlutafé sitt. Um það gilda lög um einkahlutafélög nr. 138/1994. Félagið er sjálfstæður lögaðili sem á eignir, gerir samninga og greiðir skatta í eigin nafni, ólíkt einstaklingi sem rekur starfsemi undir eigin kennitölu.

Ehf. hentar þegar áhætta er umtalsverð, þegar fleiri en einn standa að rekstrinum eða þegar viðskiptavinir og lánveitendur búast við lögaðila. Verktaki sem tekur að sér stór verk eða seljandi sem birgir sig upp af vörum hefur oft hag af því að aðskilja einkaeignir frá rekstri. Ábyrgðarvernd er þó ekki algild, því stjórnendur geta borið ábyrgð á tjóni sem þeir valda af ásetningi eða gáleysi og bankar krefjast oft persónulegra ábyrgða á lánum.

Á móti kemur meiri formfesta. Félagið þarf samþykktir, stjórn, hluthafafundi, ársreikning og reglubundin skil til Skattsins. Sá sem er einn á ferð með litla áhættu ætti að bera ehf. saman við einstaklingsrekstur áður en hann ákveður sig; um þann kost er sérstök síða hér á vefnum.

Stofngögn og hlutafé

Stofnendur undirrita stofnsamning þar sem koma fram nöfn og kennitölur þeirra, hlutafjárfjárhæð og skipting hluta, ásamt samþykktum félagsins. Í samþykktum eru nafn félagsins, heimilisfang, tilgangur starfseminnar, hlutafé og reglur um stjórn og hluthafafundi. Tilgangurinn ætti að lýsa raunverulegri starfsemi án þess að vera svo þröngur að breyta þurfi samþykktum í hvert sinn sem reksturinn vex.

Lágmarkshlutafé einkahlutafélags er 500.000 krónur. Hlutaféð þarf að vera greitt þegar félagið er tilkynnt til skráningar, annaðhvort í peningum eða, að uppfylltum skilyrðum laganna, með öðrum verðmætum sem þá þarf að meta sérstaklega. Einfaldast er að greiða í peningum inn á bankareikning og varðveita staðfestingu á greiðslunni með stofngögnunum.

Veldu nafn með fyrirvara. Firmanafn má ekki vera of líkt nafni skráðs félags eða villandi um eðli starfseminnar, og fyrirtækjaskrá hafnar nöfnum sem brjóta gegn lögum um firmu. Leitaðu í fyrirtækjaskrá á vef Skattsins áður en þú lætur prenta nafnspjöld eða kaupir lén, því nafnbreyting eftir á útheimtir nýja tilkynningu og uppfærslu á öllum sniðmátum.

Ef stofnendur eru fleiri en einn er skynsamlegt að semja samhliða um hluthafasamkomulag. Þar má ákveða forkaupsrétt, hvað gerist þegar hluthafi vill selja eða hættir störfum og hvernig ágreiningur er leystur. Slíkt samkomulag er ekki skráð í fyrirtækjaskrá en kemur í veg fyrir að minnihluti og meirihluti rekist á þegar reksturinn vex.

Tilkynning til fyrirtækjaskrár Skattsins

Fyrirtækjaskrá er rekin af Skattinum, sem tók við hlutverki Ríkisskattstjóra og er enn oft kallaður RSK í daglegu tali. Félagið er tilkynnt til skráningar með stofnsamningi, samþykktum, stofnfundargerð og upplýsingum um stjórn, framkvæmdastjóra og prókúruhafa. Lög setja frest til að tilkynna félag eftir stofnfund og skráningargjald fer eftir gjaldskrá sem birt er á vef Skattsins.

Gögnin þurfa að stemma hvert við annað: nafn og kennitölur stofnenda, hlutafjárfjárhæð og undirskriftir eiga að vera eins í öllum skjölum. Misræmi er ein algengasta ástæða þess að umsókn er endursend til leiðréttingar. Auk þess þarf að skrá raunverulega eigendur félagsins samkvæmt lögum um skráningu raunverulegra eigenda.

Þegar skráningin er afgreidd er félaginu úthlutað kennitölu og það birtist í opinberri skrá. Eftir það getur þú pantað vottorð úr fyrirtækjaskrá, sem bankar, birgjar og opinberir aðilar biðja gjarnan um. Kennitalan fylgir félaginu allan líftíma þess og kemur fram á reikningum, samningum og skattframtölum.

Fyrstu skrefin eftir skráningu

Með kennitölu í hendi opnar þú bankareikning fyrir félagið. Bankar óska eftir vottorði úr fyrirtækjaskrá, skilríkjum stjórnarmanna og prókúruhafa og upplýsingum um raunverulega eigendur í samræmi við lög um aðgerðir gegn peningaþvætti. Gerðu ráð fyrir að ferlið taki nokkra daga og að bankinn spyrji út í eðli starfseminnar og væntanleg viðskipti.

Næst skráir þú félagið í launagreiðendaskrá, um leið og þú greiðir laun, líka þér sjálfum ef þú ert starfsmaður þess. Virðisaukaskattsskráning ræðst af eðli starfseminnar og veltu og er rakin á síðunni um VSK-skráningu hjá Skattinum. Leyfisskyld starfsemi, til dæmis veitingarekstur eða gisting, krefst auk þess leyfa frá sýslumanni eða sveitarfélagi.

Settu upp bókhald frá fyrsta degi. Bókhaldsskylda hefst við stofnun og færa þarf hlutafjárgreiðslu, stofnkostnað og fyrstu útgjöld þótt tekjur séu engar enn. Lög um bókhald nr. 145/1994 gera ráð fyrir að bókhaldsgögn séu varðveitt í sjö ár, svo skipuleg skjalavarsla borgar sig strax.

Algeng mistök við stofnun

Stofnendur gera oft ráð fyrir að ábyrgðartakmörkun komi af sjálfu sér. Sé félag rekið án bókhalds, án ársreiknings eða með eigið fé sem er augljóslega of lítið miðað við umfang, getur ábyrgð færst yfir á stjórnendur. Haltu því fundargerðir, haltu skrá yfir hluthafa og skilaðu ársreikningi innan lögbundins frests.

Önnur mistök eru að blanda saman einkafjármálum og fjármálum félagsins. Úttektir úr félaginu þarf að flokka sem laun, arð eða lán til hluthafa, og hvert þeirra hefur sínar skattalegu afleiðingar. Lán til hluthafa eru háð takmörkunum í lögum um einkahlutafélög, svo ræddu slíkt við bókara áður en peningar flytjast.

Loks vanmeta margir stofnkostnað og rekstrarfé fyrstu mánaðanna. Auk 500.000 króna hlutafjár þarf að ráða fyrir gjaldi til fyrirtækjaskrár, ráðgjöf lögmanns eða bókara, léni, hugbúnaði og fyrstu launum. Gerðu einfalda sex mánaða áætlun áður en þú leggur hlutaféð inn.

Gleymdu ekki ársreikningnum. Einkahlutafélag skilar ársreikningi til ársreikningaskrár Skattsins og lögin gera kröfu um undirritun stjórnar. Þótt starfsemin sé lítil eða engin fyrsta árið þarf samt að skila, og seinkun getur kostað sektir sem hægt var að komast hjá með einfaldri áminningu í dagatalinu.

Hvað 4b2b vistkerfið gerir og gerir ekki

Í 4invoices.net býrðu til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni; þar skráir þú nafn félagsins, kennitölu og VSK-númer eins og skráin geymir þau. 4softerp.net heldur almennt fjárhagsbókhald fyrir fleiri en eitt félag og hentar þeim sem vilja halda utan um færslur áður en bókari tekur við.

Hvorugt tólið tilkynnir félag til fyrirtækjaskrár, skilar gögnum til Skattsins eða tengist íslenskum stofnunum. 4softerp.net inniheldur hvorki íslenskan bókhaldslykil né skattskil. Skráningin sjálf fer fram á vef Skattsins og hlutafjárreikningurinn hjá bankanum.

Lágmarkshlutafé er 500.000 krónur, en það er ekki kostnaður heldur eigið fé sem verður eign félagsins. Að auki greiðir þú skráningargjald til fyrirtækjaskrár samkvæmt gjaldskrá Skattsins og eftir atvikum þóknun lögmanns eða bókara fyrir aðstoð við stofngögn. Gjaldskráin getur breyst, svo skoðaðu núgildandi upphæðir á vef Skattsins áður en þú greiðir.

Já, lög um einkahlutafélög heimila að einn stofnandi stofni félag og sé þá eini hluthafinn. Stofnandinn getur jafnframt verið stjórnarmaður og framkvæmdastjóri, en lögin setja reglur um skipan stjórnar og fyrirsvar sem þarf að uppfylla í samþykktum. Fáðu staðfestingu hjá Skattinum eða lögmanni um skilyrðin í þínu tilviki, ekki síst ef stofnandinn er búsettur erlendis.

Afgreiðslutími ræðst af álagi og því hvort gögnin eru fullnægjandi. Umsókn sem er rétt útfyllt og stemmir í öllum skjölum er afgreidd fyrr en umsókn sem þarf að senda aftur til leiðréttingar. Skatturinn veitir upplýsingar um áætlaðan afgreiðslutíma á vef sínum. Gefðu út reikninga og skrifaðu undir samninga í nafni félagsins þegar kennitalan liggur fyrir.

Bæði eru hlutafélagaform með takmarkaðri ábyrgð hluthafa. Hlutafélög lúta lögum um hlutafélög nr. 2/1995 og krefjast hærra lágmarkshlutafjár, sem er 4.000.000 króna, á móti 500.000 krónum hjá einkahlutafélagi. Hlutafélög hafa jafnframt rýmri heimildir til að afla fjár frá mörgum fjárfestum. Flest lítil og meðalstór fyrirtæki velja ehf. vegna einfaldari umgjarðar.

Þú getur sett kerfið upp og skoðað sniðmát áður en félagið er skráð, en reikninga í nafni þess ættir þú að gefa út þegar það hefur fengið kennitölu og, ef það á við, VSK-númer. 4invoices.net býr til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni, en tengist hvorki Skattinum né fyrirtækjaskrá og tilkynnir ekkert þangað fyrir þína hönd.

Næstu skref eftir skráningu

Almennt tól fyrir PDF-reikninga og safn; skráning hjá Skattinum fer fram sérstaklega.