QR-Rechnung & Fakturierung

Was die QR-Rechnung ist

Seit dem Wegfall der orangen und roten Einzahlungsscheine ist die QR-Rechnung das einheitliche Zahlungsformat in der Schweiz und in Liechtenstein. Sie wird nach den Vorgaben der Schweizer Zahlungsverkehrsbranche gestaltet und besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der QR-Code im Zahlteil enthält alle Zahlungsdaten in maschinenlesbarer Form.

Für den Zahlenden bedeutet das: scannen, prüfen, freigeben. Er muss weder Kontonummer noch Betrag oder Referenz abtippen, und Tippfehler entfallen. Für den Rechnungssteller erleichtert die Referenz die automatische Zuordnung des Eingangs zur offenen Rechnung. Gerade bei vielen Kunden bringt das spürbar Zeitgewinn.

Die QR-Rechnung kann sowohl in Franken als auch in Euro ausgestellt werden. Als Konto kommen Schweizer und liechtensteinische IBAN in Frage. Ob Ihre Bank alle Varianten unterstützt, erfahren Sie bei ihr. Unternehmen mit internationaler Kundschaft stellen oft zusätzlich eine normale SEPA-Verbindung auf der Rechnung bereit.

Wer bisher mit Einzahlungsscheinen gearbeitet hat, merkt den Unterschied vor allem bei der Zuordnung: Die strukturierte Referenz erlaubt es der Buchhaltung, Eingänge mit hoher Trefferquote automatisch den offenen Posten zuzuordnen, wenn die Bank die Daten in einem Standardformat liefert.

QR-IBAN, Referenztypen und Einrichtung

Für die strukturierte QR-Referenz verwenden Sie eine spezielle QR-IBAN, die Ihre Bank ausstellt. Sie unterscheidet sich von der normalen IBAN und wird nur für QR-Rechnungen mit QR-Referenz benötigt. Daneben gibt es die Referenz nach ISO 11649, die auch mit normaler IBAN genutzt werden kann, sowie die Variante ohne Referenz mit freiem Mitteilungsfeld.

Welche Referenz Sie wählen, hängt vom Zuordnungsprozess ab. Wer viele Rechnungen automatisiert abstimmen will, nutzt eine Referenz mit Rechnungsnummer. Für wenige Rechnungen genügt eine Mitteilung im Freitextfeld. Besprechen Sie das mit der Bank und mit Ihrem Treuhänder, bevor Sie die Rechnungsvorlage festlegen, denn eine nachträgliche Umstellung verursacht Aufwand.

Der Zahlteil muss bestimmte Masse, Schriftgrössen und Trennlinien einhalten. Banken und Branchenverbände stellen Vorgaben und Prüfwerkzeuge bereit, mit denen Sie die Rechnung validieren können. Prüfen Sie eine Testrechnung unbedingt mit dem E-Banking der Bank, bevor Sie sie an Kunden senden.

Beachten Sie, dass die Bank für Einrichtung und Betrieb der QR-IBAN teils Gebühren erhebt. Vergleichen Sie die Konditionen mehrerer Institute und rechnen Sie die Kosten gegen den Zeitgewinn bei der Zuordnung.

Was 4invoices bei der Fakturierung leistet

4invoices erstellt Rechnungen als PDF und legt sie in einem Rechnungsarchiv ab. Absenderdaten, Positionen, Steuersätze und Zahlungsbedingungen tragen Sie selbst ein. So haben Sie eine einheitliche Vorlage für die Rechnungen Ihrer Firma, die sich per E-Mail verschicken oder ausdrucken lässt.

Eine QR-Rechnung nach Schweizer Standard erzeugt das Produkt nicht, und es gleicht auch keinen Kontoauszug ab. Wenn Ihre Kunden den Zahlteil erwarten, benötigen Sie dafür eine Lösung Ihrer Bank oder eines spezialisierten Anbieters. Das PDF von 4invoices dient dann als Träger der übrigen Rechnungsangaben.

Die Verantwortung für richtige Sätze, Steuernummer und Pflichtangaben bleibt bei Ihnen. 4invoices prüft sie nicht rechtlich und übermittelt nichts an die Steuerverwaltung. Beim Aufbau Ihrer Vorlage hilft ein Blick in die Merkblätter der Steuerverwaltung und die Rückfrage beim Treuhänder.

Rechnungsinhalt und Pflichtangaben

Eine ordnungsgemässe Rechnung nennt den Namen und die Anschrift von Lieferant und Empfänger, Datum und Art der Leistung, das Entgelt, den Steuersatz oder -betrag sowie die Steuernummer, soweit Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Laufende Nummern sind zu führen, damit Lücken auffallen. Gutschriften und Stornos sollten ebenfalls dokumentiert werden.

Fügen Sie Zahlungsziel, Bankverbindung und eine Kontaktperson hinzu. Wer in Franken und Euro fakturiert, gibt die Währung in jeder Zeile klar an und rechnet nicht in der Rechnung um, ohne den Kurs zu nennen. Rundungsregeln sollten einheitlich sein, damit Summen und Steuer zusammenpassen.

Bei Leistungen an Kunden im Ausland können besondere Hinweise nötig sein, zum Beispiel auf die Befreiung als Ausfuhr oder auf den Leistungsort. Welche Formulierung zutrifft, hängt vom Sachverhalt ab. Lassen Sie sich Mustertexte vom Treuhänder geben und speichern Sie sie als Textbausteine in der Vorlage.

Kontrollieren Sie vor dem Versand stets, ob Betrag, Währung und Referenz zum Auftrag passen. Fehler im Zahlteil bemerken Kunden erst bei der Zahlung, und die Korrektur kostet beide Seiten Zeit.

Versand, Archivierung und Nachverfolgung

Rechnungen werden meist per E-Mail als PDF versandt. Achten Sie auf einheitliche Dateinamen mit Rechnungsnummer und Kundennummer, damit Empfänger die Dokumente leicht zuordnen. Bei grösseren Kunden lohnt sich die Klärung, ob diese eine zentrale Rechnungsadresse oder ein Portal verwenden.

Archivieren Sie jede versandte Rechnung unverändert. Nachträgliche Änderungen sollten durch eine neue Rechnung oder Gutschrift erfolgen, nicht durch Überschreiben. Die Aufbewahrungsdauer legt das Gesetz fest, Ihr Treuhänder nennt sie Ihnen. Ein einheitlich geführtes Archiv erleichtert Prüfungen durch die Steuerverwaltung.

Für die Nachverfolgung offener Rechnungen können Sie aus dem 4notify-Konto selbst verfasste Erinnerungen per E-Mail oder SMS versenden. Ein automatisches Mahnwesen gibt es nicht. Notieren Sie Fälligkeiten im CRM oder im Kalender und erinnern Sie freundlich, bevor Sie zu Mahnungen übergehen.

Wer viele wiederkehrende Rechnungen stellt, etwa für Abonnements oder Mieten, sollte Vorlagen und Referenzmuster so anlegen, dass sie über Monate stabil bleiben und sich leicht prüfen lassen.

Typische Fehler vermeiden

Häufig scheitern QR-Rechnungen an kleinen Details: falsche Schriftgrösse, fehlende Trennlinie, ungültige Referenz oder Mitteilungen mit nicht erlaubten Zeichen. Testen Sie jede Vorlage mit einer echten Zahlung. Ein einziger Test im E-Banking erspart später viele Rückfragen von Kunden, deren Programm die Rechnung nicht liest.

Ein weiterer Fehler ist die Vermischung mehrerer Währungen auf einer Rechnung oder die falsche IBAN für die jeweilige Währung. Führen Sie getrennte Vorlagen für Franken und Euro und beschriften Sie diese deutlich. So landet der Betrag auf dem richtigen Konto und der Abgleich bleibt einfach.

Schliesslich wird die Ablage unterschätzt: Wer PDFs in privaten Ordnern verteilt, findet sie bei einer Prüfung nicht. Zentrale Archivierung, einheitliche Benennung und klare Zuständigkeit sind die einfachsten Massnahmen gegen Chaos.

Eine Stichprobe von fünf bis zehn Rechnungen pro Quartal, die Sie vom Zahlungseingang bis zur Buchung zurückverfolgen, zeigt zuverlässig, ob die Vorlage im Alltag funktioniert.

Die QR-Rechnung ist das einheitliche Zahlungsformat im Frankenraum. Sie besteht aus Zahlteil und Empfangsschein mit einem QR-Code, der Betrag, Empfänger und Referenz enthält. Der Zahlende scannt den Code im E-Banking und gibt die Zahlung frei. Das Format ersetzt die früheren Einzahlungsscheine. Das Format ist branchenweit einheitlich vorgegeben. Die Banken bieten dazu Merkblätter an.

Für die QR-Referenz ja, diese Sonder-IBAN stellt Ihre Bank aus. Für die Referenz nach ISO 11649 oder die Variante ohne Referenz genügt die normale IBAN. Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Sie Zahlungseingänge zuordnen. Besprechen Sie das vor der Gestaltung der Vorlage mit der Bank. Fragen Sie Ihre Bank nach den Gebühren.

Nein. 4invoices erstellt Rechnungen als PDF mit Archiv, erzeugt aber keine QR-Rechnung nach Schweizer Standard und gleicht keine Kontoauszüge ab. Den Zahlteil beziehen Sie über Ihre Bank oder einen anderen Anbieter. Das PDF kann die restlichen Rechnungsangaben und das Archiv abdecken. Das PDF-Archiv bleibt davon unberührt. Klären Sie dies vorab mit Ihrer Bank.

Ja, die QR-Rechnung lässt sich in Franken und in Euro ausstellen. Das Konto muss die jeweilige Währung führen, und die Bank muss das Format unterstützen. Prüfen Sie ausserdem, ob Ihre Kunden in der EU den Zahlteil lesen können, oder geben Sie zusätzlich eine SEPA-Verbindung an. Prüfen Sie dies mit einer Testzahlung.

Rechnungen als PDF

Informationsseite: PDF-Rechnungen mit Archiv; keine QR-Rechnung.