Zahlungsverkehr in CHF und EUR

Zwei Währungen, zwei Zahlungswege

Der Schweizer Franken ist gesetzliches Zahlungsmittel, doch ein grosser Teil der Handelspartner sitzt im Euroraum. Die liechtensteinischen Banken bieten daher Konten in beiden Währungen an. Franken-Zahlungen laufen über das Schweizer Interbankensystem, Euro-Zahlungen über SEPA, an dem Liechtenstein als EWR-Mitglied teilnimmt. Beide Wege sind schnell und kosten wenig.

Für Zahlungen in Drittwährungen oder an Banken ausserhalb des SEPA-Raums kommen Korrespondenzbanken ins Spiel. Das verteuert und verlängert die Zahlung. Klären Sie mit der Bank, welche Spesen anfallen, wie lange Auslandsüberweisungen dauern und ob eine Sammelabwicklung günstiger ist. Bei Lieferantenzahlungen sparen kleine Optimierungen über das Jahr spürbar Geld.

Eine einfache Regel: Fakturieren und zahlen Sie möglichst in der Währung, in der Sie Einnahmen und Ausgaben haben. Wer Löhne und Mieten in Franken zahlt, aber Erlöse in Euro erhält, trägt ein Währungsrisiko, das über Konten in beiden Währungen oder Absprachen mit Kunden begrenzt werden kann.

Wer häufig Zahlungen ins Ausland leistet, sollte mit der Bank über Sammelaufträge, Zahlungsfreigaben und Limits sprechen. Pro Zahlung anfallende Gebühren summieren sich bei vielen kleinen Lieferanten und lassen sich oft durch Bündelung deutlich senken.

IBAN, BIC und Referenzen

Jedes Konto hat eine IBAN, die mit dem Ländercode beginnt. Liechtensteinische Konten beginnen mit LI, Schweizer mit CH. Auf Rechnungen sollten IBAN, Bank, BIC und Kontoinhaber vollständig stehen. Bei zwei Währungen gehören beide Verbindungen mit klarer Zuordnung auf die Rechnung, damit Kunden nicht versehentlich die falsche wählen.

Für Euro-Zahlungen im SEPA-Raum genügt die IBAN, der BIC ist in der Regel nicht mehr nötig. Als Verwendungszweck gibt der Zahlende Rechnungsnummer oder Referenz an. Fordern Sie Kunden ausdrücklich auf, diese Angabe zu verwenden, denn nur so lassen sich Zahlungen automatisch oder zumindest schnell zuordnen.

Für Franken-Zahlungen im Inland nutzen viele Firmen die QR-Rechnung mit QR-IBAN und strukturierter Referenz. Mehr dazu auf der Seite zur QR-Rechnung. Wichtig ist, dass Referenzsysteme konsequent eingesetzt und nicht je nach Kunde gewechselt werden. Dokumentieren Sie das Format und halten Sie es in der Buchhaltung einheitlich.

Prüfen Sie ausserdem, ob Ihre Kunden Instant-Zahlungen im Euroraum nutzen können. Das beschleunigt den Geldeingang, setzt aber voraus, dass beide Banken das Verfahren unterstützen und dass Limiten eingehalten werden.

Währungsrisiko und Umrechnung

Kurse zwischen Franken und Euro schwanken. Wer in Euro fakturiert und in Franken bilanziert, bucht bei jeder Zahlung eine Kursdifferenz. Diese sind Teil des Ergebnisses und gehören sauber verbucht. Legen Sie fest, ob Sie mit Tageskurs, Monatskurs oder Bankkurs rechnen, und wenden Sie das Verfahren einheitlich an.

Zur Begrenzung des Risikos gibt es einfache Mittel: Preise in der Währung der Kosten festlegen, Währungsklauseln im Vertrag, kurze Zahlungsziele oder Terminkurse über die Bank. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Volumen und Marge ab. Lassen Sie sich von Ihrer Bank und vom Treuhänder beraten, bevor Sie Verträge mit langen Laufzeiten abschliessen.

Beachten Sie auch den Aufschlag der Bank auf den Wechselkurs. Dieser ist oft bedeutender als die sichtbaren Gebühren. Wer regelmässig grosse Beträge tauscht, kann über Rahmenkonditionen verhandeln. Dokumentieren Sie die Konditionen und prüfen Sie sie einmal jährlich.

Eine monatliche Übersicht der Kursdifferenzen zeigt, ob Ihr Geschäftsmodell stark vom Wechselkurs abhängt und ob Sicherungsmassnahmen lohnen.

Zuordnung, Abstimmung und Fehlerquellen

Im Alltag sind es kleine Dinge, die Zeit kosten: unvollständige Verwendungszwecke, Sammelüberweisungen mit mehreren Rechnungen, Abzug von Bankspesen durch den Zahlenden. Legen Sie fest, wie Sie damit umgehen, etwa mit einem Spesenkonto für Differenzen und einer Notiz in der Buchung.

Stimmen Sie Konten mindestens monatlich ab. Der Saldo laut Buchhaltung muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen, getrennt nach Währung. Abweichungen sollten Sie sofort klären, bevor sie sich aufsummieren. Dokumentieren Sie Ursachen und Korrekturen, damit der Treuhänder sie bei der Revision nachvollziehen kann.

Das ERP-Modul dient als allgemeine Buchhaltung, in der Sie Zahlungen manuell den Belegen zuordnen. 4invoices archiviert PDF-Rechnungen und gleicht keine Kontoauszüge ab. Bankschnittstellen und Behördenverbindungen gehören nicht zum Umfang; die Zuordnung bleibt Handarbeit mit Unterstützung der Referenzen.

Bei Kunden, die häufig Teilzahlungen leisten, hilft ein Hinweis auf der Rechnung, wie Teilbeträge zu kennzeichnen sind. Das beschleunigt die Zuordnung und senkt die Zahl offener Posten.

Mahnen, erinnern und Liquidität planen

Offene Posten in zwei Währungen verlangen eine klare Übersicht. Führen Sie eine Liste nach Fälligkeit und Währung und prüfen Sie sie wöchentlich. Wer rechtzeitig nachfasst, spart sich spätere Mahnkosten und hält die Liquidität stabil. Gerade bei Euro-Kunden aus dem Ausland lohnt eine freundliche Erinnerung kurz vor der Fälligkeit.

Über Ihr 4notify-Konto können Sie selbst verfasste Zahlungserinnerungen per E-Mail oder SMS versenden. Das System entscheidet nicht über Verzug und führt keine Mahnstufen automatisch durch. Formulieren Sie Texte klar und nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Währung und Bankverbindung, damit der Empfänger sofort zahlen kann.

Planen Sie die Liquidität in beiden Währungen getrennt. Ein Wochenplan für erwartete Eingänge und fällige Ausgänge zeigt rechtzeitig Engpässe. Halten Sie eine Reserve vor, die Gehälter und Steuern eines Monats deckt. So bleibt die Firma auch handlungsfähig, wenn ein grosser Kunde später zahlt.

Sicherheit im Zahlungsverkehr

Betrug über gefälschte Rechnungen und angeblich geänderte Bankverbindungen nimmt zu. Verlangen Sie bei Änderungen von IBAN-Angaben eine Bestätigung über einen zweiten Kanal und führen Sie wichtige Zahlungen nach dem Vier-Augen-Prinzip aus. Eine schriftliche Regel dafür schützt Mitarbeitende, die sonst unter Zeitdruck entscheiden.

Schützen Sie E-Banking-Zugänge mit zweiter Authentifizierung, vergeben Sie Rechte nach Bedarf und entziehen Sie Berechtigungen sofort bei Ausscheiden von Mitarbeitenden. Prüfen Sie Zahlungslisten vor der Freigabe auf ungewöhnliche Beträge oder neue Empfänger.

Schliesslich helfen regelmässige Schulungen, Phishing zu erkennen. Besprechen Sie aktuelle Betrugsmaschen kurz im Team und halten Sie fest, an wen sich Mitarbeitende im Zweifel wenden können. Ein kurzer Anruf beim Lieferanten kostet wenig und verhindert grosse Schäden.

Nutzen Sie zuletzt Plausibilitätsprüfungen bei neuen Empfängern: Name, IBAN und Land müssen zusammenpassen. Viele Banken bieten dazu Prüffunktionen an.

Franken-Zahlungen laufen über das Schweizer Interbankensystem, Euro-Zahlungen über SEPA, an dem Liechtenstein teilnimmt. Beide sind schnell und günstig. Für andere Währungen oder Länder ausserhalb des Raums brauchen Sie Korrespondenzbanken, was mehr kostet und länger dauert. Fragen Sie Ihre Bank nach Gebühren. Die genauen Gebühren nennt Ihre Bank in der Preisliste.

Das richtet sich nach Ihren Kosten und Kunden. Wer überwiegend in Franken zahlt, fakturiert besser in Franken, um Kursrisiken zu vermeiden. Bei Kunden im Euroraum kann Euro sinnvoll sein. Die Entscheidung gehört in den Vertrag und sollte mit Treuhänder und Bank abgestimmt sein. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung für den Fall von Rückfragen der Revision.

Nein. 4invoices erstellt Rechnungen als PDF mit Archiv, liest aber keine Kontoauszüge ein und erzeugt keine QR-Rechnung. Die Zuordnung von Zahlungen erfolgt manuell, etwa im ERP-Modul, mit Hilfe von Rechnungsnummern und Referenzen. Rückfragen beantwortet Ihre Bank, die Buchhaltung bleibt bei Ihnen beziehungsweise Ihrem Treuhänder. Ob der Aufwand lohnt, entscheidet das Rechnungsvolumen.

Prüfen Sie Änderungen von Bankverbindungen über einen zweiten Kanal, arbeiten Sie nach dem Vier-Augen-Prinzip und sichern Sie das E-Banking mit zweiter Authentifizierung. Schulen Sie Ihr Team regelmässig. Bei Verdacht informieren Sie umgehend Ihre Bank und gegebenenfalls die Polizei. Eine interne Richtlinie dazu schützt auch Mitarbeitende, die unter Zeitdruck entscheiden. Bewahren Sie Belege zu Betrugsfällen für Bank und Behörden auf.

Zahlungsverkehr: Überblick

Informationsseite: PDF-Rechnungen und selbst geschriebene Erinnerungen; kein automatischer Zahlungsabgleich.