Buhalterinė apskaita Lietuvoje tvarkoma pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą ir verslo apskaitos standartus arba tarptautinius standartus, jei jie taikomi. Metinės finansinės ataskaitos teikiamos Registrų centrui. Čia paaiškinta, kaip organizuoti dokumentus, dirbti su buhalteriu ir kokia darbų dalis lieka ekosistemos įrankiams.
Lietuvos įmonių apskaitą reglamentuoja Buhalterinės apskaitos įstatymas, o ataskaitų rengimą – Finansinių ataskaitų rinkinių įstatymas. Daugumai bendrovių taikomi verslo apskaitos standartai (VAS), kai kurioms privaloma ar leidžiama taikyti tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus (TFAS). Tikslius kriterijus ir ribas nusako įstatymai, todėl jų nereikėtų prisiminti iš atminties ar spėlioti.
Kuriuos standartus taikyti, priklauso nuo įmonės dydžio, veiklos pobūdžio ir kitų kriterijų. Įmonės skirstomos į mikro, mažas, vidutines ir dideles, o nuo to priklauso ataskaitų rinkinio apimtis ir audito pareiga. Pasitikrinkite savo kategoriją kasmet, nes ji keičiasi augant verslui. Tokiu būdu kiekvienais metais galite lengviau įvertinti, ar nereikės kito ataskaitų rinkinio ar audito.
Naujai įsteigtai bendrovei pirmiausia reikia apskaitos politikos – dokumento, kuriame aprašoma, kaip registruojami ilgalaikis turtas, atsargos, pajamos ir kitos sritys. Jį paprastai parengia buhalteris, o vadovas patvirtina. Be jo apskaita tampa nenuosekli.
Mažoms bendrovėms dažnai pakanka paprastos apskaitos politikos, tačiau ji turi būti parašyta ir laikoma kartu su kitais dokumentais. Joje nurodoma, kaip nustatoma atsargų savikaina, kaip skaičiuojamas nusidėvėjimas, kada pripažįstamos pajamos. Vėliau, keičiantis buhalteriui, šis dokumentas padeda išlaikyti nuoseklumą.
Apskaitos pagrindas – pirminiai dokumentai: sąskaitos, sutartys, kasos ir banko dokumentai, aktai. Kiekvienas jų turi būti išsaugotas ir užregistruotas laikantis įstatymo reikalavimų. Jei dokumentų trūksta, buhalteris negali jų pripažinti, ir tai kainuoja pinigų. Dokumentų trūkumas yra viena dažniausių priežasčių, kodėl metų pabaiga virsta streso laikotarpiu.
Sąskaitų planas yra struktūra, kurioje klasifikuojami visi ūkiniai įvykiai. Kiekviena įmonė jį pritaiko pagal savo veiklą. Pasirinkę buhalterinę programą, įsitikinkite, kad ji leidžia sukurti ar importuoti jūsų planą.
4softerp.net yra kelių įmonių finansinė ERP, bet ji neturi standartinio Lietuvos sąskaitų plano ir neteikia ataskaitų Registrų centrui. Todėl, jei jums reikia vietinių ataskaitų, jas gaminate kita programa arba per buhalterį, o ERP naudojate vidiniam valdymui.
Pirminis dokumentas turi būti pagrįstas: iš jo turi būti galima suprasti, kas, kam, už ką ir kada sumokėjo. Neaiškūs įrašai, pavyzdžiui, sąskaita be aprašymo ar kvitas be pirkėjo, kelia klausimų. Todėl kuo greičiau papildykite trūkstamą informaciją, kol dar prisimenate sandorio aplinkybes.
Daugelis smulkių bendrovių perduoda apskaitą išorės buhalteriui. Sutartyje aiškiai nurodykite, kokias paslaugas gaunate: dokumentų registravimą, atlyginimų skaičiavimą, PVM deklaracijas, finansinių ataskaitų rengimą. Taip pat aptarkite terminus ir atsakomybę.
Jūsų užduotis – laiku pateikti dokumentus. Sutarkite, kaip tai bus daroma: kas savaitę, kas mėnesį, per bendrą aplanką ar kitą kanalą. Kuo nuosekliau pateikiate dokumentus, tuo mažiau klausimų ir pataisymų. Jei turite klausimų, užduokite juos iš karto, nes pavėlavus išaiškinti dalyką kartais tampa sudėtinga ar neįmanoma.
Kartą per ketvirtį pasikalbėkite su buhalteriu apie rezultatus, ne tik apie dokumentus. Paprašykite pasakyti, kokios išlaidos auga, kokie klientai apmoka vėluodami, ar yra mokestinės rizikos. Gera apskaita padeda priimti sprendimus, o ne tik tikrina senus.
Pasirenkant buhalterį verta pasiteirauti apie patirtį jūsų srityje. Elektroninės prekybos, statybų ar paslaugų įmonėms būdingi skirtingi niuansai. Paprašykite, kad buhalteris trumpai paaiškintų, kaip tvarkys jūsų pajamas ir išlaidas, ir kokių dokumentų iš jūsų tikisi.
Pasibaigus finansiniams metams reikia parengti finansinių ataskaitų rinkinį: balansą, pelno (nuostolių) ataskaitą ir aiškinamąjį raštą, jei jis privalomas. Mažos ir mikro įmonės teikia sutrumpintus rinkinius. Ataskaitos patvirtinamos visuotiniame akcininkų susirinkime.
Ataskaitų rinkinys teikiamas Registrų centrui nustatyta tvarka ir terminais. Kai kurioms įmonėms privalomas auditas, o tai reikalauja papildomo laiko. Informaciją apie tai, ar jūsų įmonei audito reikia, patikrinkite pas buhalterį ar audito įmonę. Atsakingas asmuo turi aiškiai žinoti terminus ir patikrinti, ar viskas pateikta tinkama forma.
Metų pabaigoje atlikite inventorizaciją: patikrinkite turtą, atsargas, skolas ir gautinas sumas. Skolos, kurių neįmanoma išieškoti, turi būti tinkamai apskaitytos. Tvarkingai atlikta inventorizacija padeda ne tik ataskaitoms, bet ir sprendimams dėl kitų metų. Gerai atlikta inventorizacija taip pat padeda atrasti pamestą turtą ar nepripažintas skolas.
Prieš teikdami ataskaitas, perskaitykite jas ne tik kaip skaičius. Palyginkite su praėjusių metų rezultatais ir paklauskite, kodėl atsirado pokyčių. Dažnai dėl vienos pamirštos sąskaitos ar neteisingos klasifikacijos rezultatas atrodo geriau ar blogiau nei yra iš tikrųjų.
4invoices.net leidžia išrašyti PDF sąskaitas ir saugoti jų archyvą. Tai patogu, kai buhalteris prašo dokumentų: visus galite surasti vienoje vietoje. Archyvas nesuteikia mokestinės atitikties garantijos, jis tik padeda laikyti kopijas tvarkingai. Tokiu būdu išvengiama klaidų, kai viena dokumentų versija pasensta, o kita lieka naudojama.
4softerp.net tinka, jei valdote kelias įmones ir norite matyti finansinį vaizdą vienoje vietoje. Ji nėra Lietuvos buhalterinė programa, todėl oficialias ataskaitas ir deklaracijas rengiate kitur. Šiuo požiūriu ERP papildo, o ne pakeičia jūsų buhalterį.
Svarbu išsiaiškinti, kas už ką atsakingas. Jei dokumentai laikomi keliose vietose, nustatykite, kuri iš jų yra pagrindinė, ir sinchronizuokite su kitomis rankiniu būdu. Taip išvengsite situacijos, kai skirtingos versijos duoda skirtingus rezultatus.
Jei valdote kelias įmones, tarpusavio sandoriai tampa atskira tema. Paskolos, paslaugos ir nuoma tarp susijusių įmonių turi būti dokumentuotos sutartimis, o kainos paprastai atitikti rinkos sąlygas. Šiuos klausimus aptarkite su buhalteriu, nes jie gali turėti mokestinių pasekmių.
Dažniausia klaida – asmeninių ir verslo išlaidų maišymas. Jei bendrovės sąskaitos mokate asmenines išlaidas, vėliau sunku paaiškinti, kas tai buvo. Antra klaida – dokumentų nebuvimas: pirkimas už grynuosius be kvito yra praktiškai neįrašomas.
Trečia problema – vėlavimas. Jei dokumentus pateikiate buhalteriui po kelių mėnesių, jis nebegali laiku apskaičiuoti mokesčių. Nustatykite aiškų terminą, pavyzdžiui, iki kito mėnesio penktos dienos, ir jo laikykitės. Tuomet žinosite, kad bendrovė gali laiku įvykdyti prievoles ir kad pinigai neišleidžiami be pagrindo.
Ketvirta – neperžiūrimos ataskaitos. Gavę rezultatus perskaitykite juos ir uždavinėkite klausimus. Jei nesuprantate skaičiaus, paprašykite paaiškinti. Jūs esate atsakingas už bendrovės rezultatus, net jei apskaitą atlieka kitas žmogus.
Galiausiai pagalvokite apie pereinamuosius laikotarpius: kai keičiasi buhalteris, programa ar teisinė forma. Parenkite aiškų perdavimo planą su dokumentų sąrašu, atvirų klausimų sąrašu ir terminais. Be plano dažnai prarandama informacija, ir tai atsiliepia ataskaitų kokybei.
Dokumentai išsisklaidę po el. pašto priedus ir USB diskus — buhalterė praranda laiką juos rinkdama.
Susitvarkykite dokumentus (sąskaitas, banko išrašus) kartu su buhalteriu; 4invoices.net saugo sąskaitų archyvą, o 4softerp.net tvarko kelių įmonių apskaitą.
Sąskaitų planas neatitinka Lietuvos apskaitos standartų — reikia rankinio koregavimo.
Sąskaitų planą ir metinę atskaitomybę pagal LAS/TFAS rengia buhalteris; 4softerp.net neturi standartinio Lietuvos sąskaitų plano ir neteikia ataskaitų Registrų centrui.
Dokumentai pateikiami buhalteriui po kelių mėnesių ir apskaita vėluoja.
Nustatykite mėnesinį terminą ir pateikite išrašytas sąskaitas iš 4invoices.net archyvo kartu su banko išrašais; apskaitos klausimus sprendžia buhalteris.
Daugumai bendrovių taikomi verslo apskaitos standartai (VAS), o kai kuriais atvejais privaloma ar leidžiama taikyti tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus (TFAS). Kuris variantas jums tinka, priklauso nuo įmonės dydžio ir veiklos, todėl tai patikslinkite su buhalteriu ar audito įmone. Jei augate ir netrukus peržengsite kriterijus, planuokite perėjimą iš anksto, kad nepritrūktumėte laiko.
Metinių finansinių ataskaitų rinkinys teikiamas Registrų centrui nustatyta tvarka ir terminais, o kai kurioms įmonėms privalomas ir auditas. Ataskaitų apimtis priklauso nuo įmonės dydžio kategorijos. Terminus ir formatus tikrinkite oficialiuose šaltiniuose arba paprašykite buhalterio patvirtinimo. Jei abejojate, kokia kategorija taikoma, paklauskite buhalterio. Pasitikslinkite terminus oficialiuose šaltiniuose ir pažymėkite juos kalendoriuje bei buhalterio sutartyje.
Įstatymas nereikalauja turėti būtent darbuotoją buhalterį, tačiau apskaitą turi tvarkyti kompetentingas asmuo ar išorinė įmonė. Smulkios bendrovės dažniausiai perduoda darbą buhalterinei įmonei. Pasirinkus, sutartyje aiškiai aprašykite paslaugų apimtį, terminus ir atsakomybę. Pasirinkite specialistą, kuris supranta jūsų veiklos specifiką, ir aptarkite lūkesčius iš anksto. Pasitarimas su buhalteriu pradžioje dažnai sutaupo daugiau pinigų, nei kainuoja, nes padeda išvengti klaidų.
Ne. 4softerp.net yra kelių įmonių finansinė ERP ir neturi standartinio Lietuvos sąskaitų plano, taip pat neteikia ataskaitų Registrų centrui. Oficialias ataskaitas ir deklaracijas rengiate apskaitos programoje arba per buhalterį, o ERP naudojate finansiniam valdymui ir vidiniam stebėjimui. Vietinėms ataskaitoms naudokite programas, pritaikytas Lietuvos reikalavimams, o ERP palikite vidiniam stebėjimui. Tikslią informaciją visada patikrinkite oficialiuose šaltiniuose.
Sutarkite su buhalteriu dėl vieno kanalo ir periodiškumo, pavyzdžiui, savaitinio dokumentų perdavimo. Laikykite sąskaitas, sutartis ir banko išrašus tvarkingai, vienodais pavadinimais. 4invoices.net archyve rasite išrašytas sąskaitas, tačiau pirkimo dokumentus turite sukaupti patys. Jei kuri nors sąskaita pasimetė, paprašykite jos kopijos iš tiekėjo, nelaukdami metų pabaigos. Išsaugokite dokumentus tvarkingai ir tiek laiko, kiek reikalauja teisės aktai, kad neprarastumėte įrodymų.
Apskaitos prievolės yra buhalterio atsakomybė.
