Darbo užmokestis Lietuvoje apskaičiuojamas pagal Darbo kodeksą, o iš jo išskaičiuojamas gyventojų pajamų mokestis ir socialinio bei sveikatos draudimo įmokos, kurias darbdavys perveda į VMI ir Sodros sąskaitas. Čia aptariamos darbdavio pareigos, pranešimai Sodrai ir tai, kuriuos darbus ekosistema atlieka, o kurių ne.
Darbuotojas dirbti gali pradėti tik pasirašius darbo sutartį. Ji sudaroma raštu, joje nurodomos pareigos, atlyginimas, darbo laikas ir kitos esminės sąlygos pagal Darbo kodeksą. Sutarties šabloną verta parengti su teisininku, nes klaidos vėliau virsta ginčais.
Apie naujo darbuotojo priėmimą darbdavys praneša Sodrai, o pranešimas teikiamas prieš darbuotojui pradedant dirbti. Pranešti reikia ir apie darbo sutarties pasibaigimą. Terminus ir formas nurodo Sodra, todėl patikrinkite aktualią informaciją e. Sodros portale. Iš anksto sutarkite, kas rengia sutarčių projektus, kas juos tikrina ir kas paskutinis pasirašo.
Nepraleiskite paprastų detalių: darbuotojo asmens kodo, banko sąskaitos, bandomojo laikotarpio, darbo vietos. Netikslūs duomenys sukelia vėlavimus išmokant atlyginimą ir pataisymus Sodros sistemoje. Prieš pradedant darbą tegul darbuotojas pasirašo, kad susipažino su vidaus tvarka.
Atskirai pasirūpinkite darbuotojų asmens duomenimis. Jų tvarkymui taikomi duomenų apsaugos reikalavimai, todėl pasirinkite, kas turi prieigą prie personalo bylų, ir saugokite jas saugiai. Neperduokite darbuotojų duomenų per atvirus pokalbių kanalus, o dokumentų kopijas šalinkite, kai nebereikia jų saugoti.
Atlyginimas apskaičiuojamas pagal sutartį ir faktiškai dirbtą laiką. Iš jo išskaičiuojamas gyventojų pajamų mokestis (GPM) ir darbuotojo socialinio bei sveikatos draudimo įmokos, o darbdavys moka savo įmokas. Tarifus ir lengvatas nustato įstatymai, kurie keičiasi, todėl šiame vadove jų nevardijame. Pateikiama tvarka dažnai keičiasi, todėl kasmet pasitikrinkite, ar jūsų šablonai atitinka naujausias nuostatas.
Kai kuriems darbuotojams taikomi neapmokestinamojo pajamų dydžio (NPD) pritaikymas ar kitos lengvatos, jei jie įstatyme nurodytose kategorijose. NPD taikymas priklauso nuo pajamų dydžio ir darbuotojo prašymo, todėl šį skaičiavimą atlikite atsargiai ir pagal aktualias VMI nuostatas.
Minimalų darbo užmokestį (MMA) nustato Vyriausybė, o jis keičiasi. Jūsų pareiga – užtikrinti, kad atlyginimas, pritaikius darbo laiko normą, nebūtų mažesnis. Patikrinkite aktualią sumą prieš kiekvienų metų pradžią ir peržiūrėkite sutartis. Jei darbuotojas dirba ne visą darbo laiką, atlyginimas ir minimalios sąlygos gali būti skaičiuojamos proporcingai.
Priedai, premijos ir kompensacijos taip pat turi turėti dokumentinį pagrindą. Jei mokate premiją, užfiksuokite įsakymu, kam ir už ką. Tai svarbu ne tik apskaitai, bet ir tuo atveju, jei darbuotojas vėliau ginčys sumą. Be dokumento ginčai dažnai baigiasi darbdavio nenaudai.
Darbo kodeksas nustato darbo laiko normas, poilsio laiką, viršvalandžių ir darbo poilsio dienomis atlygį. Darbdavys privalo tvarkyti darbo laiko apskaitą ir pateikti ją pagal reikalavimą. Žiniaraščiai yra pagrindinis dokumentas, iš kurio skaičiuojamas atlyginimas. Reguliariai tikrinkite, ar žiniaraščiai sutampa su faktiškai dirbtu laiku, nes ginčai dažnai kyla būtent dėl to.
Kasmetinės atostogos suteikiamos pagal įstatymą, o atostoginiai apskaičiuojami pagal nustatytą tvarką. Atostogų grafikas turi būti suderintas su darbuotojais ir fiksuotas. Jei darbuotojas išeina, neišnaudotos atostogos kompensuojamos pinigais.
Susirgus darbuotojui, pirmąsias ligos dienas apmoka darbdavys, vėliau išmoką mokėti perima Sodra, jei laikomasi nustatytų sąlygų. Tikslią tvarką ir terminus nurodo Sodra, todėl neapsiribokite draugų patarimais. Dokumentų kopijas saugokite personalo byloje. Tai ypač svarbu įmonėms, kuriose dirba daug žmonių, nes mažos klaidos greitai virsta didelėmis sumomis.
Nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams taip pat reikia aiškios tvarkos. Sutartyje ar atskirame susitarime nurodykite darbo laiką, ryšio priemones ir kompensacijas už įrangą. Darbo laiko apskaita šiuo atveju yra dar svarbesnė, nes kitaip sunku įrodyti, kiek valandų žmogus dirbo.
Tipiška mėnesio rutina yra tokia: surenkama darbo laiko apskaita, apskaičiuojamas atlyginimas, išmokami pinigai, sumokami mokesčiai ir įmokos, pateikiami reikalaujami pranešimai Sodrai ir VMI. Kiekvienam žingsniui turi būti žmogus ir terminas.
Daugelis smulkių įmonių skaičiavimą perduoda buhalteriui ar specializuotai įmonei. Tada vadovo atsakomybė yra laiku pateikti žiniaraščius, sutarčių pakeitimus ir kitus duomenis. Susitarkite dėl paskutinės dienos, iki kurios duomenys turi pasiekti buhalterį.
Kad mėnesio uždarymas nebūtų chaosas, vedkite vieną bendrą lentelę: kas dirbo, kiek valandų, kas buvo atostogų ar ligos, kas gavo priedus. Tokia lentelė sumažina klaidų ir leidžia greitai atsakyti į darbuotojų klausimus. Tokia lentelė turėtų būti prieinama tik tiems, kam reikia, nes joje yra jautrių duomenų.
Mėnesio uždarymą palengvina vienos dienos taisyklė: iki konkrečios mėnesio dienos visi pakeitimai, priedai ir nedarbingumo lapai pateikiami buhalteriui. Pavėluotas pakeitimas pereina į kitą mėnesį, o ne stabdo viso skaičiavimo. Šią taisyklę užrašykite ir pasirašykite kartu su komanda.
4softhr.net skirta personalo ir darbo laiko apskaitai: darbuotojų sąrašui, atostogoms ir darbo laiko žiniaraščiams. Tai padeda surinkti duomenis, kurių reikia atlyginimui apskaičiuoti, ir išvengti popierinių lentelių. Darbuotojai gali matyti savo atostogų likutį ir pateikti prašymus.
Paslauga neskaičiuoja Lietuvos darbo užmokesčio, GPM ar Sodros įmokų. Darbo užmokesčio skaičiavimas šioje platformoje galimas tik Rumunijai. Todėl atlyginimus skaičiuoja buhalteris ar specializuota programa, o 4softhr.net duomenys tampa jų šaltiniu.
4notify.net gali būti naudingas, kai norite siųsti darbuotojams SMS ar el. laišką, pavyzdžiui, apie pamainų pakeitimus. Žinutes parašote ir išsiunčiate patys iš paskyros. Jokių automatinių pranešimų Sodrai ar VMI ekosistema nesiunčia.
Ekosistemos įrankiai čia padeda tvarkos kūrimu. Darbo laiko žiniaraščius ir atostogų prašymus galite vesti 4softhr.net, o kontaktus su darbuotojais – CRM ar kitame sąraše. Visgi atlyginimų skaičiavimą ir mokėjimą Sodrai atlieka kita programa ar buhalteris, nes šios platformos Lietuvai tokių funkcijų neturi.
Dažniausia klaida – pavėluotas pranešimas Sodrai apie priimtą darbuotoją. Už tai gali būti taikoma atsakomybė, todėl įtraukite pranešimą į pirmos darbo dienos kontrolinį sąrašą. Antra klaida – netiksliai suskaičiuotas atostogų likutis, kuris išryškėja darbuotojui išeinant. Jei abejojate dėl atsakomybės ribų, pasitarkite su teisininku dar prieš pasirašydami sutartį su darbuotoju.
Trečia – viršvalandžiai be dokumentų. Jei darbuotojas dirba ilgiau nei numatyta, turi būti aiškus sutikimas ir apskaita. Kitaip kyla ginčų dėl apmokėjimo. Ketvirta – gaunamų pažymų nesaugojimas, kuris trukdo vėliau įrodyti išmokų pagrindą.
Penkta klaida – pasikliovimas viena programa be patikrinimo. Net jei sistema skaičiuoja automatiškai, bent kartą per metus patikrinkite rezultatus su buhalteriu ir palyginkite su Sodros bei VMI duomenimis. Taip rasite sistemines klaidas, kol jos nenusirito į metų sumas.
Prieš samdydami užsienio darbuotoją pasidomėkite papildomomis taisyklėmis: leidimais dirbti, gyvenamosios vietos deklaravimu, mokesčių rezidencija. Jos priklauso nuo žmogaus pilietybės ir situacijos. Tokius klausimus geriau išsiaiškinti iki sutarties pasirašymo, o ne po jo.
GPM ir Sodra įmokos skaičiuojamos rankiniu būdu — formulės keičiasi kasmet, klaidos neišvengiamos.
GPM ir Sodra įmokas skaičiuokite su buhalteriu pagal galiojančias normas; 4softhr.net darbo užmokesčio Lietuvai neskaičiuoja (skaičiavimas galimas tik Rumunijai).
Sodros SAM ataskaita rengiama atskirai nuo darbo užmokesčio skaičiavimo — dvigubas darbas.
SAM ataskaita teikiama Sodros sistemoje; 4softhr.net jos negeneruoja. Platformoje galite tvarkyti darbuotojų sąrašą, atostogas ir darbo laiką.
Darbo laikas ir atostogos fiksuojamos skirtinguose failuose, todėl atlyginimas skaičiuojamas su klaidomis.
Tvarkykite atostogas ir žiniaraščius vienoje 4softhr.net paskyroje ir perduokite duomenis buhalteriui; atlyginimus ir Sodros įmokas skaičiuoja buhalteris.
Darbdavys praneša Sodrai apie naujo darbuotojo priėmimą prieš jam pradedant dirbti, o vėliau – ir apie sutarties pasibaigimą. Pranešimai teikiami elektroniniu būdu, o formos ir terminai nurodomi Sodros svetainėje ar e. Sodros portale. Patikrinkite aktualią tvarką, nes ji gali keistis. Jei turite tarptautinių darbuotojų, papildomai pasitarkite su teisininku dėl jų statuso.
Už teisingą atlyginimo apskaičiavimą ir mokesčių sumokėjimą atsako darbdavys, net jei skaičiavimą atlieka buhalteris ar programa. Todėl pasirašykite su paslaugų teikėju aiškią sutartį ir periodiškai patikrinkite rezultatus. Tarifus ir lengvatas nustato įstatymai, o jų keitimus skelbia VMI ir Sodra. Nepamirškite, kad įstatymų pakeitimai gali paveikti jūsų skaičiavimus jau nuo kitų metų pradžios. Kiekvienų metų pradžioje peržiūrėkite sutartis ir patikrinkite, ar atlyginimai atitinka galiojančias normas.
Ne. 4softhr.net skirta darbuotojų sąrašui, atostogoms ir darbo laiko žiniaraščiams, o darbo užmokesčio skaičiavimas galimas tik Rumunijai. Lietuvos atlyginimus, GPM ir Sodros įmokas skaičiuoja buhalteris ar specializuota programa, o darbo laiko duomenis galite paimti iš 4softhr.net. Jei skaičiavimą atlieka programa, bent kartą per metus palyginkite rezultatus su buhalterio skaičiavimais. Neaiškius atvejus aptarkite su kompetentingu specialistu.
Pirmąsias ligos dienas paprastai apmoka darbdavys, o vėliau išmoką moka Sodra, jei laikomasi nustatytų sąlygų. Tikslią tvarką, išmokos dydį ir terminus nusako Sodra ir įstatymai, todėl pasitikrinkite oficialioje informacijoje. Darbuotojo nedarbingumo pažymėjimą saugokite personalo byloje. Dokumentą saugokite personalo byloje ir pasirūpinkite, kad prieiga prie jos būtų ribota. Taisyklės laikui bėgant keičiasi, todėl atnaujinkite žinias reguliariai.
Atostoginiai skaičiuojami pagal Darbo kodekso ir Vyriausybės nustatytą tvarką, remiantis vidutiniu darbo užmokesčiu per nustatytą laikotarpį. Tiksli formulė priklauso nuo darbuotojo situacijos, todėl skaičiavimą atlieka buhalteris ar programa. Atostogų grafiką suderinkite su darbuotojais ir saugokite įsakymus. Paprašykite buhalterio paaiškinti, kaip konkrečiai apskaičiuota jūsų suma, ir pasilikite išrašą. Atostogų grafiką atnaujinkite pasikeitus komandai, kad nesusidarytų persidengimų.
Personalo ir darbo laiko apskaita; darbo užmokesčio skaičiavimo nėra.
