i.SAF yra VMI sistema, kuria PVM mokėtojai teikia sąskaitų faktūrų duomenis, o i.VAZ – sistema važtaraščių duomenims. Abu duomenų rinkiniai teikiami elektroniniu būdu per VMI paslaugas, ir juos rengia apskaitos programa ar buhalteris. Čia paaiškinta, kam jie skirti, kokios klaidos dažnos ir ko ekosistema neatlieka.
i.SAF – tai elektroninė sistema, per kurią PVM mokėtojai teikia VMI informaciją apie išrašytas ir gautas sąskaitas faktūras. Duomenys perduodami struktūruota forma, todėl inspekcija gali automatiškai palyginti pardavėjo ir pirkėjo informaciją ir greičiau pastebėti neatitikimus. Naudojamas ES SAF-T principu pagrįstas formatas.
Verslui tai reiškia, kad kiekviena sąskaita turi būti tikslesnė nei anksčiau. Neteisingas PVM kodas, pasikartojantis numeris ar klaidinga data iškart matomi sistemoje. Kita vertus, tvarkingai dirbančiai įmonei sistema tampa patogi: jei duomenys teisingi, atsakyti į VMI klausimus pakanka vienu paspaudimu. Todėl investicija į sąskaitų kokybę atsiperka greičiau, nei daugelis tikisi, ypač kai mėnesio apimtys auga.
Tikslūs reikalavimai, kas ir kokius duomenis privalo teikti, nurodyti įstatymuose ir VMI aprašuose. Jie laikui bėgant tikslinami, todėl visada tikrinkite naujausias versijas VMI svetainėje, o ne remkitės senais straipsniais ar draugų patarimais.
Dažniausiai pirmą kartą su i.SAF susiduriama tada, kai įmonė tampa PVM mokėtoja. Iki to laiko sąskaitų klaidos atrodė nekenksmingos, o dabar kiekviena eilutė pasiekia mokesčių administratorių. Todėl naujam PVM mokėtojui verta iš karto peržiūrėti sąskaitų šabloną, pirkėjų duomenis ir numeracijos taisykles, kol dar nėra daug dokumentų.
i.VAZ skirta važtaraščių duomenims, kai prekės vežamos pagal įstatyme nustatytas taisykles. Duomenis apie siuntą, siuntėją, gavėją, vežėją ir vežamas prekes teikia atsakingi asmenys prieš pradedant vežimą ar jo metu. Tikslus pareigų paskirstymas priklauso nuo vežimo rūšies.
Praktikoje tai svarbu logistikos, prekybos ir gamybos įmonėms. Jei vežate prekes automobiliu, o vairuotojui neįteikiate teisingų dokumentų, patikrinimas kelyje gali baigtis bauda. Todėl įmonė turi aiškią tvarką, kas teikia duomenis, kas tikrina ir kas kontaktuoja su vežėju.
Jei esate paslaugų verslas ir prekių nevežate, i.VAZ jūsų nepaveiks. Vis dėlto verta žinoti, kad kai kurie klientai ar partneriai gali prašyti i.VAZ numerių iš jūsų, todėl pasidomėkite pagrindais. Tokia nepatogi situacija dažnai atsitinka su pasenusiais kontaktais, kurių niekas neperžiūrėjo ilgą laiką.
Vežėjai ir sandėlių darbuotojai dažnai nežino, kad prieš vežimą turi būti pateikti duomenys. Todėl įmonėje aiškiai nurodykite, kas atsakingas: pardavimų skyrius, logistikos vadovas ar pats vežėjas. Be tokios tvarkos važtaraštis iš sandėlio išvažiuoja anksčiau, nei kas nors ranka ar sistema įveda reikiamą informaciją.
Dažniausiai i.SAF failas generuojamas iš apskaitos programos, kuri palaiko VMI nustatytą formatą. Prieš pateikdami patikrinkite, ar visi pardavimo ir pirkimo dokumentai įtraukti, ar PVM kodai teisingi ir ar sumos sutampa su deklaracija. Naudinga sutikrinti bendras sumas su PVM deklaracija: jei skiriasi, klaida kažkur dokumentuose.
Kartais problema atsiranda dėl pirkėjų ar tiekėjų duomenų: neteisingas kodas, užsienio įmonė be kodo, fizinis asmuo. Tokius įrašus verta peržiūrėti prieš pateikiant. Dar geriau – peržiūrėti sąskaitas kiekvieną savaitę, o ne vieną kartą per mėnesį. Net jei klaida atrodo smulki, geriau ją ištaisyti iš karto, nei leisti jai kauptis eilutėse iš mėnesio į mėnesį.
Jei sistema grąžina klaidų pranešimą, perskaitykite jį atidžiai. Pranešimai paprastai nurodo eilutę ir problemos pobūdį. Pataisykite šaltinio duomenis ir pateikite iš naujo, o ne redaguokite failą rankiniu būdu, nes kitą mėnesį klaida pasikartos.
Užsienio pirkėjai ir tiekėjai kelia atskirą klausimą: jų identifikavimo kodai skiriasi nuo Lietuvos. Prieš pateikdami failą įsitikinkite, kad užsienio kontrahentų PVM kodai parašyti tinkama forma ir kad šalis nurodyta teisingai. Netikslūs duomenys dažniausiai paaiškėja tik gavus klaidų pranešimą iš sistemos.
Duomenų teikimo terminus ir periodiškumą nustato VMI. Jie siejami su mėnesiu ar kitu laikotarpiu, tad kalendoriuje pažymėkite datas ir paskirkite atsakingą žmogų. Už vėlavimą ar neteisingų duomenų pateikimą gali būti skiriamos baudos, todėl neatidėliokite paskutinei minutei.
Atsakomybė už duomenų teisingumą tenka įmonei, o ne programos gamintojui ar buhalterio įmonei. Jeigu pasitikite išoriniu buhalteriu, pasirašykite aiškią sutartį, kas ir kada pateikia duomenis bei kas atsako už klaidas. Tai apsaugo abi puses.
Susitarkite, kaip bus elgiamasi su pataisymais. Jei po pateikimo paaiškėja klaida, kam ir kaip reikia pranešti, kas parengia naują failą. Kuo aiškesnė tvarka, tuo greičiau išspręsite problemą, kai laikas veikia prieš jus.
Jei bendrovė turi sezoninį verslą, mėnesio apimtys gali labai svyruoti. Dideli mėnesiai reikalauja daugiau laiko patikrai, todėl iš anksto suplanuokite papildomas dienas. Tam, kad nepritrūktų laiko, dokumentų tvarkymą pradėkite dar prieš mėnesio pabaigą, o ne po jos.
4invoices.net išrašo PDF sąskaitas ir laiko jų archyvą, bet neformuoja i.SAF failo, neteikia duomenų VMI ir nesijungia prie i.MAS. Tą patį galioja 4softerp.net: tai kelių įmonių finansinė ERP, kuri nėra pritaikyta Lietuvos mokestinių duomenų teikimui.
Todėl i.SAF ir i.VAZ rengiate programa, kuri palaiko VMI formatus, arba perduodate buhalteriui. Ekosistemos paslaugos gali padėti tvarkyti sąskaitų PDF versijas, kontaktus ir komunikaciją, bet ne atstoti oficialios mokestinės sistemos. Atskirai aptarkite, kas ir kaip bus informuojama apie rezultatą, kad sprendimai nelauktų kelių dienų.
Tokia aiški riba padeda išvengti rizikos. Jei kas nors žada „automatinį i.SAF“ be integracijos su VMI, patikrinkite, ar tai tikrai veikia. Pirmiausia paprašykite pavyzdžio ir patvirtinimo iš VMI sistemos, kad duomenys priimti.
Rengdami sutartį su buhalterine įmone, pasirūpinkite, kad joje būtų aprašyta ir pagalba, jei VMI pateikia užklausą dėl i.SAF duomenų. Užklausos paprastai turi trumpą atsakymo terminą, todėl svarbu, kad paslaugų teikėjas būtų pasiekiamas ir žinotų, kur laikomi šaltiniai.
Praktinė rutina gali atrodyti taip: savaitės pabaigoje registruojamos naujos sąskaitos, mėnesio pabaigoje buhalteris sulygina pardavimus ir pirkimus, tada sugeneruoja i.SAF failą ir patikrina klaidas, po to pateikia VMI ir laukia patvirtinimo. Kiekvienas žingsnis fiksuojamas, kad kitas mėnuo vyktų taip pat. Svarbiausia, kad pasirinkta programa palaikytų aktualų VMI formatą ir būtų atnaujinama pasikeitus reikalavimams.
Jei įmonė turi daug sąskaitų, rutiną verta papildyti tarpine patikra vidurio mėnesį. Tuomet klaidos randamos anksčiau ir ištaisomos be skubėjimo. Taip pat išmokite naudoti ataskaitas, kurios rodo neturinčias PVM kodo sąskaitas.
Svarbiausia taisyklė: nelaukite paskutinės dienos. Sistemos kartais būna perkrautos, o klaidų taisymas užtrunka. Pateikus ankstyvą versiją, turite laiko išspręsti netikėtumus.
Mažos įmonės dažnai klausia, ar verta rinktis brangesnę buhalterinę programą vien dėl i.SAF. Atsakymas priklauso nuo sąskaitų kiekio. Jei per mėnesį išrašote kelias dešimtis sąskaitų, paprasta programa gali pakakti. Jei jų šimtai, automatizuotas patikrinimas ir klaidų ataskaitos sutaupo daug valandų.
i.SAF XML failas generuojamas rankiniu būdu iš apskaitos programos — procesas trunka valandas.
i.SAF XML failą rengia jūsų apskaitos programa ar buhalteris ir teikia per VMI sistemą; 4invoices.net ir 4softerp.net i.SAF nerengia, neeksportuoja ir neteikia (integracija yra tik Rumunijai).
i.VAZ važtaraščių duomenys renkami iš skirtingų šaltinių — didelė klaidų rizika.
i.VAZ važtaraščių duomenis rengia ir teikia vežėjas ar siuntėjas VMI sistemoje; platforma važtaraščių netvarko ir nesinchronizuoja su sandėliu.
Klaida atsiranda tik pateikus failą ir paaiškėja jau artėjant terminui.
Peržiūrėkite sąskaitų archyvą kas savaitę, ieškodami trūkstamų rekvizitų; i.SAF failą rengia jūsų apskaitos programa ar buhalteris.
i.SAF yra VMI elektroninė sistema, kurioje PVM mokėtojai teikia sąskaitų faktūrų duomenis struktūruotu formatu. Tai leidžia mokesčių administratoriui greičiau palyginti pardavėjų ir pirkėjų informaciją. Kas ir kokius duomenis privalo teikti, nurodo įstatymai ir VMI aprašai, todėl pasitikrinkite aktualią versiją jų svetainėje. Jei abejojate, ar jūsų įmonei tai taikoma, paklauskite VMI konsultantų arba buhalterio ir gaukite atsakymą raštu.
i.SAF skirta sąskaitų faktūrų duomenims, o i.VAZ – važtaraščių duomenims, kai vežamos prekės pagal įstatyme nustatytas taisykles. Pirmąją teikia PVM mokėtojai pagal sąskaitas, antrąją – už vežimą atsakingi asmenys. Kuriems vežimams ji taikoma, patikslinkite VMI svetainėje, nes taisyklės turi niuansų. Dėl konkrečių vežimų ir pareigų pasidalijimo pasitikslinkite VMI informacijoje, nes taisyklės turi išimčių.
Failą dažniausiai sugeneruoja apskaitos programa arba išorinis buhalteris, o įmonė atsako už tai, kad duomenys būtų teisingi ir pateikti laiku. Prieš pateikiant verta sulyginti sumas su PVM deklaracija. Jei pasitikite buhalteriu, pasirašykite aiškią sutartį, kas atsako už klaidas ir pataisymus. Taip pat įrašykite sutartyje terminus, kada duomenys turi pasiekti buhalterį, kad nereikėtų skubėti paskutinę dieną.
Ne. 4invoices.net skirta PDF sąskaitoms išrašyti ir archyvui laikyti, ji nesijungia prie VMI sistemų ir neteikia i.SAF. Duomenų rengimui ir pateikimui naudokite apskaitos programą, kuri palaiko VMI formatą, arba perduokite darbą buhalteriui, o archyvą naudokite kaip dokumentų šaltinį. Prieš pateikimą pasitikrinkite, ar šaltiniai sutampa su PVM deklaracija, nes tai greitai atskleidžia klaidų priežastį.
Atidžiai perskaitykite pranešimą, nes jis dažniausiai nurodo problemos eilutę. Ištaisykite šaltinio duomenis apskaitos programoje, o ne tik faile, ir pateikite iš naujo. Jei klaidos priežasties nesuprantate, kreipkitės į VMI pagalbos liniją ar buhalterį ir pasilikite susirašinėjimo kopijas. Išsaugokite klaidos pranešimo kopiją ir pataisymo patvirtinimą, kad vėliau galėtumėte parodyti, jog reagavote laiku.
Duomenys teikiami VMI sistemoje; platforma jų neteikia.
