L'immatriculation au RCS, tenu par Luxembourg Business Registers, donne à la société son numéro d'identité commerciale. La demande est électronique et doit intervenir dans le mois suivant la signature des statuts ; le notaire s'en charge pour les actes notariés. La publication au RESA rend les informations opposables aux tiers.
Le Registre de Commerce et des Sociétés est tenu par Luxembourg Business Registers, ou LBR. Il rassemble les commerçants personnes physiques, les sociétés commerciales, les associations sans but lucratif, les fondations, les groupements d'intérêt économique et les succursales de sociétés étrangères. Chaque inscription reçoit un numéro, de la forme B suivie de chiffres pour les sociétés, qui identifie l'entité dans tous ses rapports avec les administrations, les banques et les cocontractants.
Le dossier d'une société comprend ses statuts, la liste de ses organes dirigeants, son siège, son objet et, au fil du temps, ses comptes annuels et les modifications successives. Tout tiers peut le consulter et en commander un extrait. Pour une PME qui répond à un appel d'offres ou ouvre un compte bancaire, cet extrait est la pièce qui prouve l'existence légale, la capacité de signer et l'étendue des pouvoirs des représentants.
La demande d'immatriculation est transmise par voie électronique au plus tard un mois après la signature des statuts. Lorsque la société est constituée par acte notarié, comme c'est le cas pour les SARL et les SA, le notaire effectue le dépôt. La publication au Recueil électronique des sociétés et associations, le RESA, intervient ensuite et marque le moment à partir duquel les tiers ne peuvent plus ignorer les actes publiés.
Le respect de ces délais compte, car une société non immatriculée en temps utile peut se heurter à des difficultés pratiques, notamment pour ouvrir un compte ou signer des contrats. Gardez l'attestation de dépôt et la référence de publication dans votre dossier de société. Si vous préparez en parallèle l'autorisation d'établissement et la TVA, coordonnez-vous avec le notaire pour que les dates se suivent sans délai mort entre deux démarches.
L'extrait du RCS se commande en ligne auprès du LBR. Il atteste les données en vigueur : dénomination, forme, siège, capital, représentants et pouvoirs. Vos partenaires le demanderont dans de nombreuses situations : ouverture de compte, souscription d'un bail, contrat-cadre avec un grand client ou dossier de financement. Les tarifs publiés par le LBR varient selon le support, électronique ou papier, et peuvent évoluer ; consultez toujours la grille en vigueur avant de commander.
Pensez à vérifier régulièrement que l'extrait correspond à la réalité de la société. Un gérant qui a quitté ses fonctions mais figure encore au registre peut continuer d'engager l'entreprise aux yeux des tiers de bonne foi. À chaque changement de siège, de dirigeant ou de capital, l'inscription doit être mise à jour. Le réflexe utile consiste à commander un extrait après chaque assemblée importante et à le comparer à vos propres statuts.
Parallèlement au RCS, les sociétés luxembourgeoises doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs au Registre des bénéficiaires effectifs, également tenu par le LBR depuis la loi du 13 janvier 2019. Il s'agit des personnes physiques qui, en dernier ressort, détiennent ou contrôlent la société. Cette déclaration doit être exacte et tenue à jour, car les banques et les professionnels soumis à la lutte contre le blanchiment la recoupent avec leurs propres vérifications.
En pratique, l'ouverture d'un compte bancaire ou la signature d'un contrat important déclenche souvent une demande de documents sur la chaîne de détention. Préparez un schéma d'actionnariat clair, avec les pourcentages et les pays de résidence. Une structure à plusieurs étages ne pose aucun problème en soi si elle est documentée, mais une chaîne opaque suscite des questions et ralentit toutes les démarches de conformité, y compris celles qui paraissent purement commerciales.
Les factures, lettres commerciales et sites web d'une société doivent comporter les mentions d'identification exigées par la loi, notamment la dénomination, la forme juridique, l'adresse du siège et le numéro d'immatriculation au registre. Dans 4invoices, vous saisissez une fois les données de votre société et elles figurent sur chaque facture PDF ; il n'existe aucune synchronisation avec le RCS, donc c'est à vous de reprendre l'extrait officiel comme référence.
Lorsque le siège ou la gérance change, mettez à jour les données de votre compte : elles s'appliquent aux factures futures, alors que les factures déjà émises demeurent telles quelles et restent consultables dans l'archive. Si vous gérez plusieurs sociétés, 4softerp permet de tenir une comptabilité générale par entité. Il ne tient pas lieu de registre et ne publie rien au RESA : la mise à jour officielle se fait auprès du notaire ou du LBR.
L'immatriculation s'inscrit dans une séquence : signature des statuts, dépôt au registre, publication au RESA, puis démarches fiscales et sociales. Une fois le numéro d'identification reçu, vous pouvez demander l'identification à la TVA auprès de l'AED et, si vous employez du personnel, vous affilier au Centre commun de la sécurité sociale. Chaque administration vérifie la cohérence entre vos déclarations, d'où l'importance d'utiliser partout la même dénomination et la même adresse.
Gardez un dossier de société à jour avec les statuts, la preuve de publication, l'extrait récent, la liste des bénéficiaires effectifs et les décisions d'assemblée. Ce dossier est le premier document qu'on vous réclamera lors d'une demande de financement, d'une due diligence ou d'un contrôle. Pour un groupe, harmonisez les pratiques entre filiales : modèle de procès-verbal, calendrier d'assemblées et responsable désigné pour les mises à jour du registre. Une revue annuelle de la fiche de chaque entité, comparée aux statuts à jour, permet de repérer à temps un gérant sorti qui figure encore, une adresse périmée ou un capital non modifié.
Les données légales diffèrent d'un document à l'autre — les factures ne sont pas toujours conformes.
Les données officielles figurent dans l'extrait du RCS. Dans 4invoices, vous saisissez une fois les données de votre société et elles apparaissent sur vos factures ; il n'y a pas de synchronisation avec le RCS.
En cas de modification (siège, gérants), des dizaines de modèles doivent être mis à jour manuellement.
Les modifications (siège, gérants) se déclarent au RCS. Vous mettez ensuite à jour les données de votre compte, qui s'appliquent aux factures futures.
Les bénéficiaires effectifs ne sont pas déclarés ou ne sont plus à jour.
Déclarez-les au registre dédié tenu par le LBR et mettez l'information à jour à chaque changement de détention, car les banques la recoupent.
Facturation en ligne avec factures PDF et archive des factures. Aucune transmission à l'administration fiscale locale ; l'intégration de la facturation électronique n'existe que pour la Roumanie.
ERP financier multi-sociétés et comptabilité. Les déclarations fiscales locales n'existent que pour la Roumanie.
Le Registre de Commerce et des Sociétés est tenu par Luxembourg Business Registers. Il enregistre les commerçants, les sociétés, les associations sans but lucratif, les fondations et les succursales étrangères, et publie les actes au RESA. Toute personne peut consulter les fiches et commander des extraits, dont le prix dépend du support choisi, électronique ou papier.
La demande doit être effectuée par voie électronique au plus tard un mois après la signature des statuts. Pour les sociétés constituées par acte notarié, le notaire assure le dépôt. Passé ce délai, des difficultés pratiques et des sanctions peuvent apparaître, notamment pour ouvrir un compte ou conclure des contrats.
Il identifie la société de manière univoque et permet au client de retrouver ses données officielles : forme, siège, représentants. La loi impose de mentionner sur les documents commerciaux les éléments d'identification, dont le numéro d'immatriculation. Reprenez la formulation de votre extrait, y compris la forme juridique et l'adresse exacte du siège.
Oui, les sociétés luxembourgeoises doivent inscrire leurs bénéficiaires effectifs au registre dédié, tenu par le LBR. L'information doit être exacte et mise à jour en cas de changement. Les banques et les professionnels assujettis à la lutte contre le blanchiment la recoupent régulièrement lors des vérifications d'identité. Un changement dans la chaîne de détention doit donc être déclaré sans attendre.
Faites constater la décision selon la forme prévue par les statuts, puis demandez l'inscription de la modification au registre, par le notaire si l'acte est notarié. Mettez ensuite à jour vos factures et vos contrats. Tant que le registre n'est pas à jour, les tiers peuvent légitimement se fier aux anciennes données.
Page informative : les données apparaissent sur vos factures ; pas de synchronisation avec le RCS.
