Les sociétés luxembourgeoises déposent leurs comptes annuels au registre de commerce dans le mois suivant leur approbation, et au plus tard sept mois après la clôture, par voie électronique via la plateforme eCDF. Le fichier FAIA est le format d'export comptable standardisé que l'AED peut réclamer lors d'un contrôle.
Le dépôt eCDF concerne la collecte électronique de données financières : il sert à transmettre les comptes annuels sous un format structuré. Le FAIA, pour fichier d'audit informatisé de l'AED, répond à une autre logique : c'est un export de l'ensemble des écritures comptables dans une structure normalisée, que l'administration peut demander pour contrôler la TVA et d'autres impôts. Le premier est une obligation périodique de publicité, le second une capacité à produire sur demande.
Cette distinction a des conséquences pratiques. Une société peut avoir déposé ses comptes dans les temps et se retrouver incapable de fournir un FAIA exploitable si son logiciel ne l'exporte pas. À l'inverse, un FAIA parfait ne dispense pas du dépôt annuel. Vérifiez avec votre fiduciaire laquelle de ces obligations vous incombe, à quelle date, et quel logiciel produira chaque fichier avant la première clôture. Pour une petite société, ces deux sujets arrivent en même temps lors de la première clôture, ce qui justifie de les traiter dès l'ouverture du dossier comptable.
Les associés ou actionnaires doivent approuver les comptes annuels en assemblée dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. Les comptes approuvés sont ensuite déposés au registre dans le mois suivant l'approbation, et au plus tard sept mois après la clôture. Pour un exercice calé sur l'année civile, cela signifie une approbation à la fin du premier semestre et un dépôt au plus tard à la fin du mois de juillet.
Le non-respect de ces délais expose à des amendes et peut, en cas de manquement répété, conduire à des mesures plus lourdes sur la société et ses dirigeants. Les comptes déposés sont publics : les banques, les fournisseurs et les concurrents peuvent les consulter. Préparez donc la clôture avec la même rigueur que le reste, et prévoyez une relecture par votre expert-comptable avant la tenue de l'assemblée plutôt qu'après l'envoi au registre.
Les comptes annuels comprennent un bilan, un compte de profits et pertes et une annexe, établis selon le plan comptable normalisé et le schéma prévu par la loi du 19 décembre 2002. Les petites sociétés peuvent bénéficier de présentations abrégées, sous conditions de taille que la loi définit. Le format de transmission suit des modèles structurés, et la cohérence interne entre bilan, résultat et annexe est contrôlée avant acceptation du dépôt.
Selon la taille et la nature de la société, les comptes doivent être contrôlés par un réviseur d'entreprises agréé ou surveillés par un commissaire. Anticipez ces missions, qui ont leur propre calendrier. Gardez enfin un classeur des pièces de clôture : inventaires, réconciliations bancaires, états des stocks, liste des immobilisations et des provisions. En cas de question du registre ou de l'administration, ces pièces permettent de justifier chaque ligne rapidement. Gardez la version approuvée et la version déposée dans le même dossier, avec la preuve de la date de dépôt, afin de répondre à toute question ultérieure sans recherche longue.
Lors d'un contrôle, l'AED peut demander le fichier d'audit informatisé pour analyser les écritures de la période. Il doit être produit dans la structure définie par l'administration, ce qui suppose un logiciel comptable capable de l'exporter ou une conversion préalable. Les données doivent correspondre aux comptes déposés et aux déclarations de TVA : un écart entre les trois sources attire naturellement les questions de l'inspecteur.
Pour vous préparer, testez l'export avant tout contrôle, sur un exercice clos, et conservez le fichier avec le dossier de clôture. Vérifiez que les plans de comptes, les codes de TVA et les tiers sont cohérents dans toute la base. Une anomalie corrigée à froid, avec une note explicative, se discute bien mieux qu'une anomalie découverte au moment de la demande. Votre fiduciaire connaît en général les paramètres attendus par l'AED.
Une clôture sereine repose sur un calendrier : rapprochements bancaires mensuels, inventaire des créances et des dettes, contrôle des immobilisations, provisions, TVA réconciliée avec la comptabilité. Fixez des dates internes de remise des pièces et de validation des chiffres, bien avant les dates légales. Associez le dirigeant à la revue des postes sensibles, comme les comptes courants d'associés et les créances douteuses, qui conditionnent la lecture des comptes par les banques. Un calendrier partagé avec le réviseur évite que son audit commence après la date prévue pour l'assemblée.
Dans le cas d'un groupe, harmonisez les périmètres et les dates entre filiales luxembourgeoises. Si l'assemblée est convoquée tardivement, le délai de dépôt risque d'être dépassé même si les chiffres sont prêts. Programmez les dates d'assemblée dès le début d'année, réservez les créneaux de votre fiduciaire et de votre réviseur, et tenez un registre des décisions. Ces gestes simples valent mieux qu'un rattrapage de dernière minute.
4softerp est un ERP financier et comptable multi-sociétés qui permet de tenir une comptabilité générale par entité. Il ne génère pas de fichier FAIA, ne fournit pas de plan comptable luxembourgeois prêt à l'emploi et ne dépose rien via eCDF. 4invoices conserve vos factures émises en PDF dans une archive, ce qui facilite la justification des produits, mais il n'exporte pas non plus de FAIA et ne transmet aucune donnée à l'administration.
L'écosystème sert donc de matière première : des écritures ordonnées, des factures complètes, un historique accessible. La production du fichier réglementaire, le contrôle du format et le dépôt sur la plateforme se font avec votre fiduciaire ou avec un logiciel comptable adapté au marché luxembourgeois. Si vous choisissez de combiner plusieurs outils, définissez par écrit qui exporte quoi et à quelle date pour que la chaîne de clôture reste lisible.
Les données comptables sont éparpillées dans plusieurs fichiers — générer un FAIA conforme prend des jours.
Le FAIA et le dépôt eCDF se préparent avec votre fiduciaire ou un logiciel comptable adapté. 4softerp ne génère pas de fichier FAIA et ne dépose rien via eCDF.
Le délai de dépôt eCDF est oublié jusqu'au dernier moment.
Notez le délai dans votre propre calendrier ; le produit n'envoie pas de rappels eCDF et ne prépare pas les comptes pour le dépôt.
L'export demandé par l'AED lors d'un contrôle n'a jamais été testé.
Testez l'export FAIA de votre logiciel comptable sur un exercice clos et conservez le fichier avec le dossier de clôture, avec l'aide de votre fiduciaire.
ERP financier multi-sociétés et comptabilité. Les déclarations fiscales locales n'existent que pour la Roumanie.
Facturation en ligne avec factures PDF et archive des factures. Aucune transmission à l'administration fiscale locale ; l'intégration de la facturation électronique n'existe que pour la Roumanie.
Les comptes sont approuvés en assemblée dans les six mois suivant la clôture, puis déposés au registre dans le mois suivant l'approbation, et au plus tard sept mois après la clôture. Pour un exercice calendaire, cela correspond à une échéance finale en juillet. Des sanctions s'appliquent en cas de retard. Cela garantit que le dépôt reste dans les délais légaux.
C'est le fichier d'audit informatisé de l'AED, un export normalisé de l'ensemble des écritures comptables que l'administration peut demander lors d'un contrôle. Il n'est pas déposé chaque année comme les comptes annuels. Votre logiciel comptable ou votre fiduciaire doit être en mesure de le produire dans la structure attendue. Demandez à votre expert-comptable de tester l'export avant la première clôture.
Non. Le dépôt des comptes annuels au registre et les déclarations fiscales auprès des administrations sont deux obligations distinctes, avec des destinataires, des formats et des échéances différents. Le dépôt eCDF vise la publicité des comptes ; les impôts se déclarent séparément auprès de l'AED et de l'administration des contributions directes. Les deux démarches se préparent donc séparément, avec leurs propres pièces.
Non. 4softerp est un ERP financier et comptable multi-sociétés, sans plan comptable luxembourgeois prêt à l'emploi, sans export FAIA et sans dépôt eCDF. Il peut servir à tenir la comptabilité générale, mais la production du fichier réglementaire et le dépôt se font avec votre fiduciaire ou un logiciel adapté. Vérifiez auprès d'eux ce qui reste à votre charge.
Page informative : le dépôt eCDF et le FAIA ne sont pas fournis par le produit.
