Pentru a înființa un SRL în Moldova depui actele la Agenția Servicii Publice, iar societatea apare în Registrul de stat al persoanelor juridice cu un număr de identificare (IDNO). Urmează contul bancar, contabilitatea și primele facturi, iar ordinea acestor pași contează mai mult decât pare.
Societatea cu răspundere limitată este reglementată de Legea nr. 135/2007 și este forma în care se înregistrează cele mai multe afaceri mici și mijlocii din Republica Moldova. Asociații răspund pentru obligațiile societății doar în limita aportului lor la capitalul social, deci un litigiu cu un client sau o datorie către un furnizor nu pun în pericol, ca regulă, bunurile personale ale fondatorilor.
Avantajul practic apare și în relația cu partenerii: un contract semnat de o persoană juridică, cu date verificabile în registrul public, inspiră mai multă încredere unui importator din Chișinău sau unui client din Iași decât un contract semnat de o persoană fizică. Prețul este o administrare mai formală: decizii consemnate, situații financiare anuale, evidență contabilă completă.
Un exemplu concret: doi parteneri care deschid o agenție de design își pun în statut un obiect de activitate larg, dar declară un singur gen principal. Când primul client mare cere un contract, au deja o entitate cu răspundere limitată, un extras din registru de prezentat și un IBAN scris pe oferta de preț, deci negocierea pornește fără improvizații.
Prima etapă este alegerea denumirii și verificarea disponibilității ei în registru, pentru că două societăți nu pot funcționa sub aceeași denumire. Apoi se redactează actul constitutiv: statutul, împreună cu decizia sau contractul de constituire, în care apar asociații, administratorul, obiectul de activitate, sediul și capitalul social.
Cererea de înregistrare se depune la Agenția Servicii Publice, iar după examinare societatea este înscrisă în Registrul de stat al persoanelor juridice. Fondatorul primește documentele de înregistrare și numărul IDNO, pe care îl vei scrie pe fiecare factură, contract și cerere bancară. Dacă ai nevoie de o dată exactă sau de o taxă, confirmă-le direct la ASP, deoarece ele se modifică.
Documentele depuse se verifică, iar un nume prea asemănător cu al altei societăți, un sediu fără dovadă sau o semnătură lipsă duc la respingerea cererii și la reluarea pașilor. Păstrează copii ale tuturor actelor depuse, pentru că ți le vor cere banca, notarul și contabilul.
Mărimea capitalului social și modul în care fiecare asociat contribuie, în bani sau în bunuri, se stabilesc în actul constitutiv, în limitele prevăzute de lege. Un aport în natură, de exemplu un echipament sau un calculator, cere de regulă o evaluare, așa că nu-l trece în statut cu o valoare aleasă la întâmplare.
Administratorul reprezintă societatea în fața băncilor, a clienților și a organelor fiscale. Dacă el se schimbă, ori dacă intră un asociat nou, modificarea trebuie înregistrată la ASP; până atunci, pentru terți, valabile rămân datele din registru, iar o factură sau un contract semnat de persoana greșită devine o problemă de dovadă.
Pentru un cuplu de asociați merită redactate din prima zi regulile de lucru: cine decide ce, cum se împart profiturile, ce se întâmplă dacă unul vrea să iasă. Statutul este locul unde aceste reguli devin obligatorii, iar o discuție făcută la început costă mult mai puțin decât un conflict ulterior între asociați.
Cu extrasul din registru deschizi un cont curent în lei moldovenești (MDL), cu IBAN, într-o bancă licențiată. Contul servește pentru încasări de la clienți, plata furnizorilor și a salariilor, deci alege banca după comisioane și după felul în care îți permite să vezi plățile.
Societatea intră în evidența Serviciului Fiscal de Stat, de unde decurg obligațiile de raportare, iar statutul de plătitor de TVA depinde de venituri sau de o opțiune. Contabilitatea se ține conform Legii contabilității și raportării financiare nr. 287/2017: un contabil angajat sau o firmă de contabilitate, ales înainte de prima operațiune, evită reconstituiri costisitoare.
Firmele noi uită adesea de termenele interne: aprobarea situațiilor financiare, evidența asociaților, procesele-verbale ale deciziilor. Un registru simplu al deciziilor, semnat la timp, te ajută la orice control și la vânzarea ulterioară a părților sociale.
Din 4invoices.net emiți facturi PDF cu denumirea, sediul și IDNO-ul din extrasul ASP, pe care le păstrezi în arhivă, iar 4softerp.net te ajută să urmărești mai multe societăți într-un singur loc, dacă ai mai multe firme. Datele juridice le introduci tu; nu există sincronizare cu registrul.
Ecosistemul nu se conectează la platforma Serviciului Fiscal de Stat și nu depune declarații. Facturarea electronică fiscală, atunci când te privește, se face în sistemul SFS; modulele noastre rămân un instrument de lucru lângă ea, nu un înlocuitor.
Dacă lucrezi cu o firmă de contabilitate, trimite-i documentele în același ritm: facturi emise, extrase, contracte. Un contabil care primește totul lunar poate semnala din timp o problemă de TVA sau de salarii, în timp ce un contabil care primește un sac de acte la final de an poate doar să le rezolve cum apucă.
Pentru partea de arhivă, păstrează statutul, extrasul, deciziile asociaților și contractele de bază într-un dosar digital cu denumiri clare și date în nume. Când banca, un auditor sau un cumpărător al afacerii cere „actele firmei”, le poți trimite în câteva minute, nu în câteva zile.
Prima greșeală este amestecarea banilor: plata cheltuielilor personale din contul firmei sau încasarea unor sume ale firmei într-un cont personal. În evidență apar apoi împrumuturi neexplicate, iar la un control justificarea este grea.
A doua este facturarea fără contract. Un client mic poate plăti fără probleme, dar când apare un dezacord, singura dovadă a ceea ce s-a promis este un schimb de mesaje. Un contract scurt, cu obiect, preț, termen de plată și penalități, rezolvă majoritatea disputelor.
A treia este neglijarea calendarului: situațiile financiare anuale, declarațiile periodice și plata contribuțiilor au termene fixe stabilite de lege. Notează-le într-un calendar comun cu contabilul și revizuiește-l la început de an, pentru că termenele se pot modifica.
Imediat după înregistrare vin primele facturi, dar nu există un sistem pentru e-Factura SFS.
Facturarea electronică prin SFS se face la sursă, în platforma SFS. 4invoices.net emite doar facturi PDF cu arhivă și nu se conectează la SFS; integrarea de e-facturare cu autoritatea fiscală există doar pentru România.
Obligația ținerii evidenței contabile există din prima zi, iar cunoștințele interne lipsesc.
Planul de conturi și registrele se stabilesc cu firma de contabilitate. 4softerp.net este un ERP financiar multi-societate, dar nu conține planul de conturi moldovenesc și nu depune declarații locale.
Facturare online cu facturi PDF și arhivă de facturi. Nu transmite documente la autoritatea fiscală locală; integrarea de e-facturare este disponibilă doar pentru România.
ERP financiar multi-societate și contabilitate. Declarațiile fiscale locale sunt disponibile doar pentru România.
Durata depinde de completitudinea dosarului și de felul în care îl depui la ASP, iar termenele oficiale se verifică la agenție. Cele mai multe întârzieri vin din denumiri deja ocupate sau din acte constitutive cu sediul neclar. Pregătește mai multe variante de denumire și contractul de locațiune pentru sediu înainte de depunere, ca să nu pierzi zile cu corecturi.
Mărimea capitalului social se stabilește în actul constitutiv, în limitele Legii nr. 135/2007. Cerințele pot varia după activitate; unele domenii reglementate, de exemplu cele cu licență, impun condiții proprii. Verifică la ASP și la autoritatea de licențiere ce se aplică obiectului tău de activitate, în loc să te bazezi pe cifre auzite de la terți.
Legea permite, în general, ca asociați să fie și persoane străine, dar banca, ASP și organele fiscale pot cere documente suplimentare: traduceri legalizate, apostilă și un administrator cu care să poată comunica. Confirmă lista exactă la ASP și la banca aleasă, apoi cere ajutorul unui jurist, pentru că greșelile la acte străine costă timp.
Pe prima factură apar denumirea completă a societății, IDNO, sediul, contul bancar cu IBAN și, dacă ești înregistrat, codul de TVA, toate identice cu extrasul din registru. Adaugă numărul și data facturii, descrierea serviciului, prețul și termenul de plată. În 4invoices.net completezi datele firmei o singură dată în profil și le regăsești pe fiecare factură PDF.
Ghid despre primii pași după înregistrare; ecosistemul nu se conectează la SFS.
