Para facturar con CFDI 4.0 en México necesitas RFC, certificado de sello digital y un proveedor autorizado de certificación (PAC) que timbre cada comprobante. Debes capturar nombre, código postal y régimen fiscal del cliente tal como están en el SAT, además de su uso del CFDI.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet es un archivo XML con validez fiscal que documenta ventas, servicios, pagos, nóminas y traslados. La versión 4.0 incorporó validaciones más estrictas de los datos del receptor y nuevos campos, y hoy es la versión que debe usarse para emitir comprobantes.
Un CFDI se convierte en comprobante fiscal cuando un PAC lo valida y le agrega el timbre fiscal digital, con un folio fiscal único. Sin ese timbre, el documento no tiene efectos fiscales: tu cliente no podrá deducir el gasto ni acreditar el IVA. La representación impresa, el PDF, es solo una vista de lectura del XML.
Piensa en el CFDI como una cadena de tres elementos: el XML que contiene los datos, el timbre que le da validez y el PDF que lo hace legible. Si alguno falta, el cliente tendrá problemas. Un error común es enviar solo el PDF; el receptor necesita el XML para registrar la factura en su contabilidad y para consultar su vigencia ante el SAT.
Del emisor se requiere RFC, nombre o razón social y régimen fiscal. Del receptor, RFC, nombre tal cual figura en su constancia de situación fiscal, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal, además de la clave de uso del CFDI que él indique. Si alguno de esos datos no coincide con el SAT, el timbrado será rechazado.
Cada concepto debe incluir la clave de producto o servicio del catálogo del SAT, la clave de unidad, la cantidad, el valor unitario y el desglose de impuestos. También se declara la forma de pago, el método de pago y, en ventas en moneda extranjera, el tipo de cambio. Pide a tu cliente su constancia para evitar errores de captura.
La clave de uso del CFDI indica para qué usará el cliente la factura, por ejemplo gastos en general o adquisición de mercancías, y la determina él, no el emisor. Si el cliente te pide una clave que no corresponde a su régimen, avisa a tu contador antes de timbrar, porque una combinación incorrecta puede invalidar la deducción.
El PAC es una empresa autorizada por el SAT para validar y timbrar los CFDI. Hay muchos en el mercado, con diferencias en precio, soporte, integraciones y paquetes de timbres. Elige uno que ofrezca respaldo para consultas y un servicio estable en los días de cierre, cuando se concentra la facturación.
El flujo habitual es capturar la factura en el sistema que uses, que se conecta al PAC para timbrarla; después se envía el XML y el PDF al cliente. 4invoices.net no se conecta a un PAC ni al SAT y no timbra: sirve para preparar facturas en PDF y archivarlas. El comprobante fiscal válido siempre debe provenir de tu proveedor autorizado.
Evalúa a tu proveedor con criterios concretos: tiempo de respuesta ante errores, claridad de sus mensajes de rechazo, costo por paquete de timbres, copias de seguridad de los XML y posibilidad de exportar tus comprobantes si decides cambiar. Cambiar de PAC más adelante es posible, pero conviene que tus archivos estén siempre bajo tu control.
Un CFDI puede cancelarse cuando contiene errores o la operación no se realizó. La cancelación requiere indicar un motivo, y en ciertos casos, que el receptor acepte la solicitud. Si la factura se cancela por un error de datos, lo habitual es emitir otra con el folio correcto y relacionar ambas.
Los plazos y condiciones de cancelación se establecen en la normativa y han cambiado con el tiempo, por lo que debes confirmarlos con tu contador antes de cancelar. Cancelar fuera de tiempo o sin autorización del receptor puede dejar la factura vigente, y eso afecta la declaración de ambas partes.
Un recordatorio práctico: antes de cancelar una factura, consulta su estatus y pregunta a tu cliente si ya la registró. Si él la dedujo en una declaración, la cancelación obliga a ambas partes a corregir sus registros, y eso es más sencillo cuando se avisa con tiempo y se documenta el cambio.
Además de la factura de ingreso existen comprobantes de egreso para notas de crédito, de traslado para mover mercancía, de pago para documentar cobros posteriores y de nómina para sueldos. Cada tipo tiene reglas propias y, en varios casos, un complemento con información adicional.
Si vendes servicios a plazos o cobras después de emitir la factura, recuerda que hay una obligación posterior de emitir el comprobante de pago. Si transportas mercancía por carretera, aplica el complemento Carta Porte. Estos temas se desarrollan en otras páginas de esta sección.
La emisión de comprobantes de traslado sin valor comercial sirve para amparar mercancía en movimiento, y es una pieza clave en la logística. Si tu empresa mueve inventario entre bodegas, aprende cuándo se requiere y qué complemento le corresponde, porque los retenes carreteros revisan estos documentos con frecuencia.
Mantén actualizado un catálogo de clientes con su constancia de situación fiscal, define quién autoriza la emisión y quién revisa antes de enviar. Emite la factura el mismo día de la operación para no acumular rezagos, y envía siempre el XML junto con el PDF, porque el cliente necesita el archivo XML para deducir.
Con 4notify.net puedes enviar SMS o correos con el mensaje que tú redactes para avisar a tus clientes que su factura está lista o recordarles un vencimiento. Esos mensajes no reflejan el estado del comprobante ante el SAT; la vigencia se consulta en el portal oficial.
Incluye en tu procedimiento una revisión de datos del cliente al menos una vez al año. Los regímenes y domicilios fiscales cambian, y un cliente que no te avisó de su cambio puede hacerte emitir facturas rechazadas por el SAT. Un correo sencillo pidiendo su constancia actualizada evita la mayoría de los problemas.
El sistema antiguo genera XML con errores de estructura que el SAT rechaza.
El CFDI 4.0 debe generarse y timbrarse con un PAC autorizado por el SAT. 4invoices.net no genera CFDI 4.0 ni timbra; la integración de facturación electrónica solo existe para Rumanía.
No sé si el cliente recibió la factura ni si la cancelaron.
El estado del CFDI (vigente o cancelado) se consulta en el portal del SAT o con tu PAC. Con 4notify.net puedes enviar SMS o correos escritos por ti a tus clientes, pero no reflejan el estado del SAT.
Sí. Es la versión vigente del comprobante fiscal digital y la que debe usarse para emitir facturas. Para cumplir necesitas RFC, certificado de sello digital y un PAC que timbre. Si todavía usas un sistema antiguo, actualízalo con tu proveedor, porque los comprobantes en versiones anteriores pueden ser rechazados. Si usas software, confirma que esté actualizado.
Pide el RFC, el nombre o razón social exactamente como figura en el SAT, el código postal de su domicilio fiscal y su régimen fiscal, además de la clave de uso del CFDI. Solicita al cliente su constancia de situación fiscal, que contiene todos esos datos, antes de emitir la factura.
No. 4invoices.net no se conecta al SAT ni a un PAC y no timbra CFDI. Sirve para preparar facturas en PDF y conservarlas en un archivo. Para emitir un comprobante fiscal válido en México debes usar un proveedor autorizado de certificación y cumplir con los requisitos del SAT. Pídele prueba al proveedor.
Depende del error. Si hay un dato incorrecto, se cancela y se emite una nueva, relacionando ambas; si se trata de un ajuste de monto posterior, puede corresponder una nota de crédito. Pide a tu contador que determine la vía adecuada, pues una cancelación mal hecha afecta la deducción del cliente.
Los comprobantes y la contabilidad deben conservarse por el plazo que establece la legislación fiscal, que se cuenta a partir de determinadas fechas. Consulta con tu contador cuántos años aplican a tu caso y guarda tanto el XML como el PDF en un archivo ordenado y respaldado. Duda frecuente de principiantes.
Información general sobre el tema; no sustituye la consulta a la autoridad competente ni a un contador.
