Conciliación bancaria

Qué se compara y por qué difiere

El extracto bancario muestra lo que el banco ha procesado; tus libros muestran lo que la empresa ha registrado. Casi nunca coinciden el último día del mes. Una transferencia ordenada el día 30 puede aparecer en el extracto el día 2, y un cobro depositado por un cliente el 31 puede registrarse en libros recién cuando alguien lo identifique.

Las diferencias se agrupan en pocas categorías: operaciones registradas en libros pero no en el banco, como cheques girados no cobrados; operaciones registradas por el banco pero no en libros, como comisiones, intereses y el Impuesto a las Transacciones Financieras; y errores de registro en cualquiera de las dos partes.

La cuenta del PCGE donde se reflejan estos saldos es la cuenta 10, efectivo y equivalentes de efectivo, con subcuentas por banco y por moneda. Llevar una subcuenta por cada cuenta bancaria permite conciliar de manera independiente y acotar rápidamente dónde está una diferencia.

Método paso a paso

Primero, obtén el extracto del mes y el mayor de la subcuenta del banco. Segundo, marca cada movimiento coincidente en ambos documentos, empezando por los de mayor importe. Tercero, lista lo que quedó sin marcar en cada lado y clasifícalo: partidas en tránsito, cargos del banco no contabilizados, abonos sin identificar y errores.

Cuarto, registra en libros lo que el banco ya procesó y la empresa aún no: comisiones de mantenimiento, intereses ganados, retenciones y el ITF. Quinto, deja constancia de las partidas en tránsito con su fecha esperada de cobro o pago. El saldo ajustado de libros debe coincidir con el saldo ajustado del banco.

Un ejemplo: el extracto cierra en S/ 48 500 y el libro en S/ 51 200. La diferencia de S/ 2 700 se explica por un cheque de S/ 3 000 girado y no cobrado, menos un abono de S/ 300 que el banco acreditó y que la empresa aún no registró. Cuando la explicación cuadra al centavo, la conciliación está terminada.

Casos propios del sistema peruano

El Impuesto a las Transacciones Financieras grava ciertas operaciones bancarias con una tasa de 0,005 %, y el banco lo cobra directamente en la cuenta. Suele aparecer como pequeños cargos que la empresa olvida registrar; con cientos de movimientos al mes, esos centavos suman diferencias difíciles de rastrear.

La cuenta de detracciones en el Banco de la Nación se concilia por separado. Los depósitos que hacen tus clientes ingresan allí, no a tu cuenta corriente, y se aplican al pago de tributos. Si registras esos depósitos como cobros normales, tu saldo de caja aparecerá inflado y tu cuenta por cobrar, desaparecida antes de tiempo.

Con cuentas en dólares, el saldo en libros se ajusta por diferencia de cambio al cierre. Concilia primero en la moneda original y después revisa la valorización en soles. Mezclar ambos pasos oculta errores: un tipo de cambio mal aplicado puede aparentar una diferencia de operaciones que en realidad no existe.

Identificar cobros y detectar clientes morosos

El mayor reto práctico es saber a qué factura corresponde cada abono. Los clientes pagan sumando varias facturas, descuentan retenciones o depositan sin indicar referencia. Si no se identifica el abono, la factura sigue figurando como pendiente y se envía una reclamación injusta al cliente que ya pagó.

Pedir que el cliente incluya el número de factura en la referencia de la transferencia mejora mucho la tasa de identificación. En su defecto, un responsable debe cruzar importes y fechas, y consultar al cliente por correo. Los abonos que siguen sin identificar a fin de mes se registran en una cuenta transitoria, con seguimiento.

Con la conciliación al día, la lista de cuentas por cobrar es confiable y el equipo comercial puede consultarla antes de aceptar un nuevo pedido de un cliente con deuda vencida. Eso permite priorizar la gestión de cobranza por antigüedad: primero los saldos vencidos de mayor importe, luego los de menor monto, con un mensaje claro y la factura adjunta cuando corresponda.

Controles internos y frecuencia

Conciliar una vez al mes es el mínimo. Empresas con muchos movimientos concilian semanalmente, y las pequeñas pueden revisar el saldo cada semana y conciliar formalmente al cierre. Lo importante es que la persona que concilia no sea la misma que autoriza los pagos: esa separación de funciones es el control más sencillo contra fraudes.

Guarda la conciliación firmada o aprobada cada mes junto con el extracto. Si más tarde una diferencia reaparece, el historial de conciliaciones permite saber cuándo nació. Esa trazabilidad es muy valiosa ante una auditoría o cuando el banco rectifica un cargo. Anota además quién preparó cada conciliación y quién la revisó, con fecha, para que el control interno quede demostrable por escrito.

Revisa también los accesos a la banca por internet: quiénes pueden operar, con qué límites y con qué token. Una conciliación impecable no sirve si cualquiera puede mover fondos sin dejar rastro.

Apoyo del ecosistema y límites

4b2b no se conecta a bancos ni importa extractos, y no concilia automáticamente. La conciliación sigue siendo un trabajo tuyo o de tu contador con los extractos que descargues del banco.

En 4invoices.net puedes anotar una referencia de pago en cada factura y consultar el archivo de facturas para saber cuáles siguen pendientes. Con 4notify.net puedes enviar recordatorios de pago por SMS o correo a los clientes con facturas vencidas, con el mensaje que redactes.

4softerp.net permite registrar movimientos de la empresa y compartirlos con el contador para que haga el cruce con los extractos.

Como mínimo una vez al mes, con el cierre contable. Las empresas con muchos movimientos conviene que concilien semanalmente, y las pequeñas pueden revisar saldos cada semana y conciliar formalmente al final del mes. La persona que concilia no debería ser la misma que autoriza los pagos, para mantener una separación básica de funciones.

Regístralo en una cuenta transitoria y trata de identificarlo con importe, fecha y datos de la operación, consultando al banco si es necesario. Pide a tus clientes que indiquen el número de factura en la referencia. Si pasan semanas sin identificarlo, no lo apliques a una factura al azar: revisa con tu contador cómo tratarlo.

Es el Impuesto a las Transacciones Financieras, con una tasa de 0,005 % aplicable a ciertas operaciones bancarias, que el banco retiene o cobra directamente. Debe registrarse en libros como gasto o según el tratamiento que indique tu contador. Es una causa muy frecuente de pequeñas diferencias entre el extracto y la contabilidad.

No. La plataforma no se conecta a bancos ni importa extractos. Puedes anotar una referencia de pago en cada factura de 4invoices.net, revisar tu archivo de facturas y cruzarlo tú con el extracto, o compartir tus registros con tu contador a través de 4softerp.net. La conciliación la haces tú o tu contador.

Página informativa

Guía informativa; los trámites oficiales se realizan ante la autoridad competente.