بین الاقوامی گاہک حاصل کرنا اور ان پر نظر رکھنا

برآمدی لیڈز کہاں سے آتی ہیں

پاکستانی سافٹ ویئر ہاؤسز، ٹیکسٹائل اور چمڑے کے برآمد کنندگان، سرجیکل آلات بنانے والے اور ایجنسیاں خریدار تجارتی نمائشوں، پلیٹ فارمز، لنکڈ ان رابطوں، حوالوں اور اپنی ویب سائٹ سے ڈھونڈتی ہیں۔ ذرائع مختلف ہیں، مگر ہر لیڈ ایک جگہ اپنے ذریعے کے ساتھ آنی چاہیے، ورنہ آپ نہیں جان سکتے کہ کون سا چینل ادائیگی کرتا ہے۔ سیالکوٹ کا مینوفیکچرر جو بیرونِ ملک نمائش میں شرکت کرے 120 بزنس کارڈ جمع کر سکتا ہے۔ نظام کے بغیر اکثر ایک ماہ میں بھلا دیے جاتے ہیں۔ ہر کارڈ اسی ہفتے درج ہو اور نمائش کے نام سے ٹیگ ہو تو فالو اپ کی ترتیب بنائی اور ناپی جا سکتی ہے۔

آنے والی پوچھ گچھ کو الگ ٹیگ دیں۔ جو خریدار آپ کی ویب سائٹ یا سفارش سے آیا وہ عموماً ٹھنڈے رابطے سے گرم ہوتا ہے، اور جواب کا وقت اہم ہے: ایک کاروباری دن کے اندر خریدار کی زبان میں جواب اکثر شارٹ لسٹ ہونے اور بھلا دیے جانے کا فرق بنتا ہے۔

ایسے مراحل جو برآمدی سودوں کی رفتار سے ملتے ہیں

مراحل کا مختصر سیٹ اور ہر مرحلے سے اگلے میں جانے کی شرط طے کریں: نئی لیڈ، اہل، نمونہ یا کوٹیشن بھیجا گیا، مذاکرات، جیتا، ہارا۔ اہل کی تعریف لکھی ہو: حقیقی خریدار، ایسی مصنوعات جو آپ سپلائی کر سکیں، آپ کی کم از کم سے زیادہ مقدار اور معقول بجٹ۔ مثال: نمائش کے 120 رابطوں میں سے 30 اہل بنتے ہیں، 12 کو کوٹیشن یا نمونہ ملتا ہے، 4 مذاکرات تک پہنچتے ہیں اور 2 خریدتے ہیں۔ یہ تناسب وہ اعداد ہیں جنہیں بہتر بنانا ہے، اور وہ تبھی بنتے ہیں جب مراحل یکساں درج ہوں۔ ہر ہارے ہوئے سودے کی وجہ لکھیں: قیمت، ترسیل کا وقت، کم از کم آرڈر، سرٹیفکیشن یا کوئی جواب نہیں۔ ایک سہ ماہی بعد نمونہ بتاتا ہے کہ کیا بدلنا ہے۔

باسی سودوں کا قاعدہ بنائیں۔ اگر کوٹیشن پر تیس دن اور دو فالو اپ کے بعد جواب نہ ملے تو سودا مذاکرات میں پڑا رہ کر پائپ لائن پھلانے کی بجائے جائزے کی تاریخ والی نگہداشت کی فہرست میں چلا جائے۔ صاف پائپ لائن پُر امید پائپ لائن سے بہتر آرڈروں کی پیش گوئی کرتی ہے۔

ٹائم زونز اور زبانوں میں فالو اپ

بیرونی خریدار اپنے کام کے اوقات میں جواب دیتے ہیں، جو پاکستان میں رات پڑ سکتے ہیں۔ ہر رابطے کا شہر اور ٹائم زون ریکارڈ پر لکھیں اور کالز اور پیغامات ان کی صبح کے لیے منصوبہ بند کریں۔ طے کریں کہ لیڈ کا مالک کون ہے، تاکہ دو ساتھی ایک ہی خریدار کو مختلف پیشکش نہ لکھیں۔ فالو اپ خریدار کی کام کی زبان میں لکھیں، عموماً انگریزی، اور مختصر اور مخصوص رکھیں: آپ نے کیا پیش کیا، تاریخ، اگلا قدم۔ 4softcrm ای میل اور SMS رابطے کے ریکارڈ سے بھیجتا ہے، تو پیغام اور اس کی تاریخ ساتھ رہتے ہیں، اور 4notify جہاں رابطے نے رضامندی دی ہو مختصر SMS یا WhatsApp بھیج سکتا ہے۔

ثقافتی توقعات رفتار اور لہجے کے بارے میں یاد رکھیں۔ بعض خریدار فوری غیر رسمی جواب چاہتے ہیں، دوسرے رسمی اور تفصیلی۔ رابطے پر لکھیں کہ خریدار کا پسندیدہ انداز کیا ہے، اور نام اور عہدے درست لکھیں، کیونکہ غلط ہجے محسوس ہوتے ہیں۔

کوٹیشن، نمونے اور شرائط

خریدار آپ کا موازنہ دوسرے ملکوں کے سپلائرز سے کرتے ہیں، لہٰذا کوٹیشن میں مصنوعات، مقدار، فی اکائی قیمت، کرنسی، انکوٹرم، ترسیل کا وقت، ادائیگی کی شرائط اور میعاد درج ہو۔ ہر کوٹیشن سودے پر تاریخ کے ساتھ لکھیں، اور نمونہ بھیجنے پر کورئیر کا حوالہ اور پہنچنے کی تاریخ نوٹ کریں۔ منزل کے قانونی اور ریگولیٹری تقاضے کوٹیشن سے پہلے دیکھیں: لیبلنگ، سرٹیفکیشن، پابند مواد اور درآمدی ڈیوٹیاں خریدار کی فکر ہیں مگر طے کرتی ہیں کہ وہ آپ سے خرید سکتے ہیں یا نہیں۔ جواب سودے پر لکھ دیں تاکہ سیلز پرسن ایک سوال کا ایک ہی جواب دیں۔

سودا جیتنے کے بعد کاغذی کارروائی 4mycontracts میں معاہدے اور 4invoices میں انوائسنگ پر منتقل کریں، تاکہ CRM میں جو وعدہ ہوا اور انوائس میں جو لکھا ہے وہ ملے۔ بیرونی خریداروں کے بہت سے تنازعات ایسی کوٹیشن سے شروع ہوتے ہیں جو انوائس سے مختلف ہو۔

ہفتہ وار پائپ لائن جائزہ اور آن لائن ساکھ

طے شدہ ایجنڈے کے ساتھ ہفتہ وار جائزہ رکھیں۔ پہلے، پچھلے ہفتے جن سودوں کا مرحلہ بدلا اور کیوں۔ دوسرے، وہ سودے جن کی اگلی کارروائی کی تاریخ گزر چکی۔ تیسرے، بغیر مالک کی نئی لیڈز۔ چوتھے، ہارے ہوئے سودے اور درج وجہ۔ ہر شخص ہر فعال سودے پر تاریخ والی کارروائی لے کر اٹھے۔ اعداد سادہ رکھیں: شامل لیڈز، اہل، بھیجی کوٹیشنز، جیتے سودے، جیتی ہوئی مالیت، اور پہلے رابطے سے آرڈر تک اوسط دن۔ ماہ بہ ماہ موازنہ کریں، فرضی ہدف سے نہیں۔ کوٹیشن بنانے والے اور کام ڈیلیور کرنے والے کو بلائیں؛ جب پیداوار کا عملہ سنتا ہے کہ خریدار کیا مانگتے ہیں تو صلاحیت کے مسائل جلد دیکھ لیتا ہے۔

جس خریدار نے آپ کا نام نہیں سنا وہ جواب دینے سے پہلے آپ کی ویب سائٹ دیکھے گا۔ اپنا رجسٹرڈ کمپنی نام، پتہ، سرٹیفکیشنز، مصنوعات کی رینج، فیکٹری یا ٹیم کی تصاویر اور ایسا رابطہ فارم دکھائیں جو CRM تک پہنچے۔ 4buildsite ٹیمپلیٹس دیتا ہے اور 4hosting سائٹ ہوسٹ کرتا ہے۔ دعوے معتدل اور قابلِ تصدیق رکھیں: نامزد سرٹیفکیشنز، سال، فراہم کردہ زمرے۔ اجازت کے ساتھ کیس اسٹڈیز صفات سے زیادہ قائل کرتے ہیں۔ ایکوسسٹم آپ کے ریکارڈ اور پیغامات تیار کرتا ہے؛ خریدار پیدا نہیں کرتا اور آرڈر کی ضمانت نہیں دیتا۔

ہر لیڈ مشترکہ CRM میں اس کے ذریعے، ملک، ٹائم زون، رابطہ شخص، مرحلے اور اگلی کارروائی کی تاریخ کے ساتھ درج کریں۔ 4softcrm رابطے، لیڈز اور سودے رکھتا ہے اور ای میل اور SMS رابطے کے ریکارڈ سے بھیجتا ہے۔ پائپ لائن کا ہفتہ وار جائزہ لیں تاکہ کوئی فالو اپ تاریخ نظر انداز نہ ہو، اور ہر لیڈ کا ایک مالک مقرر کریں۔

سادہ سیٹ کام کرتا ہے: نئی لیڈ، اہل، کوٹیشن یا نمونہ بھیجا گیا، مذاکرات، جیتا اور ہارا۔ لکھیں کہ اہل کیا ہے، جیسے حقیقی خریدار، ایسی مصنوعات جو آپ سپلائی کر سکیں اور کم از کم آرڈر سے اوپر مقدار۔ ہارے ہوئے سودوں کی وجہ لکھیں تاکہ نمونے نظر آئیں۔ جیسے جیسے آپ کی مصنوعات کی رینج بدلے ہر سہ ماہی تعریفیں دیکھیں۔

پہلے رابطے کے فوراً بعد فالو اپ کریں، پھر خریدار کے خریداری کے چکر کے مطابق وقفوں سے، عموماً کوٹیشن بھیجنے کے ایک ہفتے کے اندر اور پھر ہر دو سے تین ہفتے بعد۔ ہر پیغام میں کوئی قدر شامل کریں، جیسے نمونے کی صورتحال یا نئی سرٹیفکیشن، یہ دہرانے کی بجائے کہ آپ انتظار کر رہے ہیں۔ واضح انکار پر رک جائیں اور وجہ لکھیں، بار بار دہرانے کی بجائے۔

4notify آپ کے اکاؤنٹ سے SMS اور WhatsApp پیغامات بھیجتا ہے۔ انہیں صرف ان رابطوں کے لیے استعمال کریں جنہوں نے وصول کرنے پر اتفاق کیا ہو اور مختصر رکھیں۔ بیرونی خریداروں سے پہلے رابطے کے لیے زیادہ تر ای میل موزوں ہے، اور پیغام رسانی تصدیقوں اور یاددہانیوں کے لیے بہتر ہے۔ پیغام سے پہلے رابطے کے مقامی قواعد اور ترجیحات دیکھیں۔

پلانز کی قیمت یورو میں ہے، اور ہر پروڈکٹ کے اپنے ڈومین پر سبسکرپشن اور بلنگ ہوتی ہے۔ آپ کی اپنی گاہکوں کو جاری کردہ انوائسیں پھر بھی روپے میں یا اس غیر ملکی کرنسی میں رقم دکھا سکتی ہیں جس پر آپ اپنے خریدار سے متفق ہوں۔ پلان کی قیمت سے اپنے کوٹیشن میں لاگت کا حساب لگاتے وقت یورو کی موجودہ شرح استعمال کریں۔

معلوماتی صفحہ

یہ صفحہ صرف معلومات کے لیے ہے۔ تقاضوں کی تصدیق FBR، متعلقہ صوبائی اتھارٹی یا SECP سے کریں؛ 4b2b کے ٹولز صرف عمومی انوائسنگ اور ریکارڈ کے لیے ہیں۔