El registro de comerciante en SURI es el paso que habilita a un negocio para cobrar el IVU y rendir su planilla mensual al Departamento de Hacienda. Sin ese certificado no debes vender bienes o servicios sujetos al impuesto. 4b2b no radica en SURI: la planilla la presentas tú o tu CPA.
Todo negocio que venda bienes tangibles sujetos al IVU, o que preste servicios sujetos a él, debe inscribirse como comerciante ante el Departamento de Hacienda antes de empezar a cobrar. El registro se hace en SURI y produce el Certificado de Registro de Comerciante, que se exhibe en el establecimiento. Quien opera solo por internet o desde su casa también debe tenerlo si vende cosas sujetas al impuesto.
No todo ingreso lleva IVU. Algunos servicios, ciertas ventas de alimentos y otras partidas reciben un tratamiento distinto, y las reglas para servicios profesionales entre comerciantes tienen su propia lógica. Por eso la pregunta correcta antes de inscribirte no es «¿vendo?», sino «¿qué de lo que vendo está sujeto al impuesto y a qué tasa?», y esa respuesta la da tu CPA con las instrucciones vigentes de Hacienda.
Conviene registrarse con tiempo, porque la apertura de un local, una feria o una tienda en línea no espera a que el certificado llegue. Vender antes de estar inscrito expone al comerciante a multas y a tener que pagar el impuesto de su bolsillo, ya que el cliente no lo pagó.
Para completar el registro tendrás a la mano el número de identificación patronal (EIN) de la entidad o el seguro social de la persona natural, el certificado de incorporación si es una corporación o LLC, la dirección física del negocio, el código de la actividad económica y una estimación de las ventas mensuales. Hacienda pide además que se designe a la persona responsable de la cuenta en SURI.
Una buena práctica es crear la cuenta de SURI con un correo corporativo compartido y no con el personal de un empleado. Cuando esa persona se va, la entidad pierde acceso a sus propias planillas y recuperar la cuenta toma semanas. Anota también en un lugar seguro quién tiene la clave y cuándo se renueva el certificado, según indique Hacienda.
Las sucursales y los puntos de venta adicionales siguen sus propias reglas de registro. Si abres un segundo local en otro municipio, pregunta a Hacienda si necesita certificado propio o si se añade al existente, porque la respuesta depende de cómo estén organizadas tus cuentas.
La planilla mensual del IVU se radica en SURI a más tardar el día 20 del mes siguiente, de modo que todo el trabajo previo es ordenar el mes anterior. Una ruta sencilla es esta: al terminar el mes exportas o reúnes las facturas en PDF del periodo, las separas entre ventas con IVU, ventas exentas y ventas fuera de la Isla, sumas cada grupo y entregas el resumen a tu CPA para que confirme el tratamiento.
Un ejemplo con cifras. Un comercio emite tres facturas en abril: 2,000 dólares de mercancía tributable, 800 dólares de mercancía tributable y 1,500 dólares de reventa con certificado. La base sujeta es 2,800 dólares; al 11,5 % el IVU del mes es 322 dólares, de los cuales 294 corresponden al componente estatal del 10,5 % y 28 al municipal del 1 %. Los 1,500 dólares quedan en otra línea, respaldados por el certificado del comprador.
Ese resumen lo elabora quien prepara la planilla, no el sistema. Lo que 4invoices aporta es un archivo ordenado donde cada factura está completa, con fecha, cliente y monto, para que la suma no dependa de papeles sueltos.
Un comerciante que compra mercancía para revenderla no debería pagar IVU sobre esa compra, porque el impuesto se cobra al consumidor final. Para ello entrega a su proveedor un certificado de reventa, que se genera a través de SURI. El proveedor lo conserva como respaldo de por qué no cobró el impuesto en esa venta.
El problema aparece cuando el certificado se usa para algo que no es reventa, por ejemplo equipo de oficina o consumibles que la empresa utiliza. En ese caso el impuesto sí corresponde, y quien presentó el certificado responde ante Hacienda. Antes de darle un certificado a un proveedor, confirma con tu CPA qué compras califican.
Del lado contrario, si tú vendes a otros comerciantes, exige el certificado antes de dejar de cobrar el IVU y archívalo junto a la factura. Una venta exenta sin certificado en el expediente es la primera que Hacienda cuestiona en una auditoría. Archívalo en la misma carpeta que las facturas de ese cliente, con la fecha en que lo recibiste.
Los productos del ecosistema no se conectan a SURI, no calculan el IVU por línea ni preparan la planilla. 4invoices emite y archiva facturas; 4softerp lleva libros. Todo lo que se radica ante Hacienda se hace en SURI por ti o por tu CPA, y esa distinción conviene tenerla clara cuando evalúes cualquier software.
Si el negocio cierra, el registro de comerciante no se extingue solo. Hay que informar a Hacienda el cese de operaciones, rendir las planillas pendientes hasta la fecha de cierre y, según el caso, solicitar los certificados que acrediten que no quedan deudas. Cerrar sin hacer ese trámite deja cuentas abiertas que siguen generando requerimientos. Antes de cancelar, pide a tu CPA un repaso de las planillas del último periodo, porque la última suele ser la que se olvida, y guarda todo el expediente de IVU durante el tiempo que la ley exija.
Llega el día 20 y hay que cuadrar a mano las ventas del mes para la planilla del IVU.
Reúne las facturas del mes desde tu archivo de facturas y calcula los totales con tu CPA; la planilla mensual se radica en SURI. Los productos no generan un informe de IVU ni se conectan a SURI.
No está claro qué ventas llevaron IVU y cuáles fueron exentas.
Indica en cada factura si la venta lleva IVU o está exenta, según lo que te confirme tu CPA. El sistema no determina la exención por ti.
Los certificados de reventa de los proveedores se pierden entre correos.
Guarda en tu ERP o junto a los contratos una copia de cada certificado de reventa que recibas y anota tú su fecha, para tenerlo a la mano si Hacienda lo pide.
Facturación en línea con facturas en PDF y archivo de facturas. No se presenta ante la autoridad tributaria local; la integración de facturación electrónica solo está disponible para Rumanía.
ERP financiero y contabilidad multiempresa. Las declaraciones fiscales locales solo están disponibles para Rumanía.
No. El ecosistema no se conecta a SURI ni prepara la planilla; la radicación la haces tú o tu CPA directamente en la plataforma de Hacienda. Lo que sí puedes hacer con 4invoices es tener todas las facturas del mes en PDF y ordenadas, para que quien prepara la planilla sume sobre documentos completos.
Vender bienes o servicios sujetos al IVU sin estar registrado puede acarrear multas, y el impuesto no cobrado al cliente tendrías que pagarlo con fondos propios. Las cuantías y el procedimiento los fija Hacienda, así que consulta a tu CPA antes de abrir al público y registra el negocio con tiempo.
No necesariamente. Hay ventas sujetas, ventas exentas y servicios con tratamiento propio, y de eso depende lo que se escribe en cada factura. Pide a tu CPA una lista de tus productos y servicios con su tratamiento y úsala como guía al emitir; 4invoices no decide por ti si una línea lleva el impuesto.
La planilla se presenta en SURI y su fecha límite es el día 20 del mes siguiente al periodo que se informa. Si el 20 cae en día no laborable puede aplicar la regla general de prórroga, por lo que conviene confirmar la fecha exacta en el calendario que publica Hacienda cada año.
Archivo de facturas en PDF para preparar la planilla; la radicación es en SURI.
